Che cosa è un bilancio di verifica: una guida completa

Nessuno avvia un'attività perché ama la contabilità (a meno che, forse, non sia un commercialista). Ma avere i conti in ordine è imprescindibile. Un modo per garantirlo è utilizzare un bilancio di verifica. E sebbene un bilancio di verifica non sia un metodo infallibile per garantire che il sistema contabile di un'azienda sia privo di errori, può aiutare a individuare piccoli errori e correggere quelli più grandi nel libro mastro. In breve, se qualcosa non va, un bilancio di verifica è l'occasione per individuarlo prima che diventi un problema serio.

In questo articolo spiegheremo cosa sono i bilanci di verifica, perché sono importanti e come compilarne uno nel modo più semplice possibile.

Sommario
Che cos'è un bilancio di verifica?
Cosa rientra in un bilancio di verifica?
    Un esempio di bilancio di verifica
Cos'è un bilancio di verifica rettificato?
Passaggi chiave per completare un bilancio di verifica
    1. Riconcilia prima i tuoi dati
    2. Non mischiare denaro personale e aziendale
    3. Utilizzare un software di contabilità
    4. Cerca errori nascosti
    5. Eseguire audit interni
Quando le aziende dovrebbero utilizzare un bilancio di verifica?
Conclusioni

Che cosa è un bilancio di verifica

In parole povere, un bilancio di verifica è un report che elenca tutti i conti di un'azienda e il loro saldo. L'obiettivo è garantire che il totale degli addebiti corrisponda al totale degli accrediti. Nella contabilità in partita doppia, i contabili registrano ogni transazione due volte: una volta come addebito in un conto e una volta come accredito in un altro.

Il bilancio di verifica è il modo per verificare se il sistema funziona correttamente. Mentre i libri mastri registrano separatamente le transazioni in credito e in debito, un bilancio di verifica le somma per ciascun conto, calcolandone il totale. (In un libro mastro privo di errori, il totale di debiti e accrediti dovrebbe essere uguale a quello del bilancio di verifica.)

Sebbene al giorno d'oggi i bilanci di verifica non siano più necessari per controllare i saldi a credito e a debito, sono comunque utili per i contabili che desiderano effettuare un controllo incrociato del proprio lavoro e per i revisori contabili che desiderano comprendere meglio i conti che dovranno controllare.

Anche se nel 2025 il controllo dei saldi debitori e creditori sarà in gran parte automatizzato, un bilancio di verifica può comunque aiutare le aziende a:

• Individuare gli errori prima che si trasformino in problemi più grandi
• Mantenere accurati i bilanci finanziari (perché dati errati = cattive decisioni)
• Assicurati di non pagare tasse in eccesso o di non perdere entrate
• Evita sorprese quando il tuo commercialista esamina i tuoi libri contabili

Ricorda che se il bilancio di verifica non corrisponde, qualcosa non va. È meglio risolvere il problema ora che ritrovarsi con un pasticcio in seguito.

Cosa rientra in un bilancio di verifica?

Il bilancio di verifica dovrebbe esporre tutti i conti del libro mastro in due colonne: una per le uscite e l'altra per le entrate. Di solito, comprende queste sei sezioni:

• Nomi dei conti (tutti i conti nel tuo libro mastro, ad esempio contanti, affitto, vendite, ecc.)
• Saldi debitori (gli importi registrati nelle attività e nelle spese)
• Saldi a credito (i totali di passività, ricavi e patrimonio netto)
• Numeri di conto
• Le date del periodo contabile
• La somma totale dei debiti e dei crediti

Un esempio di bilancio di verifica

Supponiamo che Jake possieda una piccola caffetteria. Alla fine del mese, vuole controllare che tutto nei suoi libri contabili sia a posto. Il suo bilancio di verifica potrebbe apparire così:

Tutto in pareggio, bene! Ma supponiamo che abbia dimenticato di registrare una spesa di 500 dollari per gli ingredienti. Questo comprometterebbe i suoi totali, ed è qui che il bilancio di verifica lo individuerebbe.

Cos'è un bilancio di verifica rettificato?

Un bilancio di verifica regolare è ottimo per individuare errori evidenti. Ma che dire delle voci che i contabili non hanno registrato nel libro mastro o che risultano mancanti, come spese sostenute ma non pagate? È in questi casi che le aziende possono utilizzare un bilancio di verifica rettificato.

Ad esempio, se Jake, il proprietario del bar, ha acquistato articoli di cancelleria per un valore di 800 dollari con una carta di credito personale, avrà 800 dollari non contabilizzati. Tuttavia, il saldo di verifica rettificato correggerà il problema aggiungendo la spesa alla sezione "debito".

Inoltre, i bilanci di verifica rettificati produrranno report finanziari più accurati, poiché includono spese non incluse nei registri contabili originali. Ad esempio, le aziende possono aggiungere spese anticipate o costi futuri non ancora ufficialmente sostenuti, ma che devono comunque essere considerati.

Nota: sebbene queste modifiche non correggano gli errori presenti nel saldo originale, garantiranno che i titolari d'azienda registrino correttamente attività e passività, migliorando la loro situazione finanziaria.

Passaggi chiave per completare un bilancio di verifica

1. Riconcilia prima i tuoi dati

Molti di noi si saranno imbattuti in un estratto conto bancario che non corrispondeva a quanto pensavamo fosse sul nostro conto – la stessa cosa accade spesso nel mondo degli affari. In questo caso, il modo migliore per evitare di perdere spese è confrontare i registri contabili con le transazioni bancarie effettive.

2. Non mischiare denaro personale e aziendale

Una regola aziendale importante è quella di non mischiare denaro personale e denaro aziendale. Ad esempio, un titolare che usa la carta per fare la spesa avrà probabilmente difficoltà a mantenere il proprio bilancio di verifica pulito. Per questo motivo, è meglio tenere entrambi i fondi in conti separati.

3. Utilizzare un software di contabilità

Non hai abbastanza fondi per assumere un commercialista? Questo non significa che devi monitorare tutte le transazioni manualmente. È un processo lungo e tortuoso. Utilizza invece un software di contabilità (come QuickBooks, Xero o Wave) per automatizzare il processo.

4. Cerca errori nascosti

La contabilità lascia ampio spazio agli errori, e anche le aziende più brillanti ne incontrano. Per questo motivo, è sempre una buona idea controllare tutto. Alcuni piccoli errori a cui fare attenzione includono:

• Numeri trasposti (digitando 3,200 invece di 2,300)
• Dimenticare di inserire piccole transazioni
• Duplicazione accidentale di una voce

Anche un piccolo errore può mandare all'aria l'intero bilancio di verifica. Controlla, ricontrolla e poi ricontrolla ancora.

5. Eseguire audit interni

Ogni pochi mesi, esamina i registri dell'azienda con occhi nuovi. Potresti rimanere sorpreso da ciò che scoprirai.

Quando le aziende dovrebbero utilizzare un bilancio di verifica?

Un bilancio di verifica è utile ogni volta che un imprenditore desidera assicurarsi che i propri libri contabili siano corretti, nonché in alcuni momenti specifici:

• Fine del mese o del trimestre (correggere gli errori prima che si accumulino)
• Prima di preparare i bilanci (assicurarsi che l'azienda utilizzi dati puliti)
• Prima di presentare la dichiarazione dei redditi (previeni i grattacapi all'IRS individuando in anticipo gli errori)
• Quando si richiedono prestiti o si corteggiano investitori (libri disordinati = segnali d'allarme)
• Prima di un audit (se i numeri sono sbagliati, gli auditor li troveranno, quindi correggili prima)

Conclusioni

Molti imprenditori non prestano molta attenzione al loro bilancio di verifica. Dopotutto, oggigiorno tutto è automatico, quindi eseguire un bilancio di verifica manuale è solo un lavoro extra, giusto? Ebbene, i bilanci di verifica possono comunque essere estremamente utili per completare i controlli interni, soprattutto prima di presentare bilanci ufficiali o di individuare errori.

I titolari di un'azienda possono anche utilizzare i bilanci di verifica per verificare la propria situazione finanziaria e assicurarsi che i propri sistemi contabili funzionino correttamente. A nessuno piace correggere errori contabili mesi dopo, quindi è meglio individuarli in anticipo. Se i titolari intendono seriamente gestire un'azienda finanziariamente sana, redigere un bilancio di verifica può fare la differenza.