Di fronte a un anno difficile con una crescita lenta e varie altre sfide, i rivenditori intelligenti stanno adottando l’automazione per rimanere al passo.
Gli analisti prevedono una crescita lenta per il settore della vendita al dettaglio quest’anno, a seguito dei volumi di vendita nel 2023 inferiori ai livelli del 2019. Dopo l’ascesa dell’online durante la pandemia, molti stanno notando il ritorno dei consumatori ai negozi fisici, aggiungendo complessità ai rivenditori che cercano di pianificare e gestire strategicamente un equilibrio redditizio tra le loro offerte di vendita al dettaglio e quelle su Internet. In effetti, quest’anno il settore sta combattendo gli incendi su molti fronti, affrontando la carenza di forza lavoro, la crisi del costo della vita e il suo impatto sui prezzi, l’aumento degli affitti, dell’energia e dei costi di gestione e la crescente concorrenza da parte di nuovi canali online.
Con margini di profitto ristretti, c’è poco spazio per errori nei processi di pagamento delle fatture: pagamenti in eccesso e duplicazioni potrebbero essere la goccia che fa traboccare il vaso per i rivenditori a corto di liquidità. Non è utile nemmeno aggravare i rapporti con i venditori. Nell’attuale clima economico le aziende devono prendersi cura dei propri fornitori e della catena di fornitura. Nel commercio al dettaglio ciò è particolarmente vero, poiché un'azienda non può vendere ciò che non riesce a procurarsi.
In questi tempi precari, proteggere il rapporto con i fornitori e garantire una catena di fornitura resiliente è fondamentale. Pertanto è fondamentale implementare i processi più efficaci per la riconciliazione dei conti fornitori (AP) e degli estratti conto.
I rivenditori lungimiranti ripongono sempre più la loro fiducia nei sistemi digitali che accelerano, semplificano e ottimizzano molti dei loro processi aziendali. Cartellini dei prezzi elettronici, monitoraggio automatizzato delle scorte e dell'inventario, personale dotato di tablet per fare riferimento alle informazioni sui prodotti e altro ancora.
Tuttavia, i processi critici di back-office come i processi di contabilità fornitori sono spesso l'ultima cosa in cui investire. L'implementazione di una soluzione best-in-class per una funzione come AP costituisce una solida base, in modo che altre soluzioni digitali possano essere aggiunte e sfruttato per garantire che i rivenditori acquistino sia lo stile che la sostanza.
Una gestione finanziaria più efficiente fin dall'inizio significa che, anche se i margini diventano sempre più ristretti, processi di pagamento efficienti proteggono i profitti, supportando allo stesso tempo relazioni produttive e armoniose con i fornitori.
Risparmiare sui costi
Una delle sfide chiave per la vendita al dettaglio nel 2024 è trovare modi per ridurre i costi senza mettere a repentaglio la qualità del prodotto e la soddisfazione del cliente. L’identificazione e l’implementazione di soluzioni digitali può aiutare a ridurre i costi all’interno dell’azienda.
Ad esempio, l’implementazione di una soluzione di fatturazione elettronica consente ai fornitori di condividere fatture digitali che vengono automaticamente inserite nel proprio sistema finanziario, riducendo notevolmente i rischi associati all’errore umano ed eliminando i tradizionali ritardi nel vassoio per il team AP. Alcuni dei migliori possono anche fornire abbinamenti a 3 vie opzionali e autorizzazione del flusso di lavoro insieme a una perfetta integrazione con il resto del sistema finanziario.
L'integrazione comporta l'automazione della transizione delle fatture direttamente nell'ERP, creando un flusso di informazioni continuo durante tutto il processo di fatturazione per integrare gli investimenti ERP esistenti. Questa unica fonte di verità per le fatture garantisce l'accuratezza dei dati per i team finanziari interni e la catena di fornitura, offrendo un processo end-to-end trasparente.
Garantire i processi più efficaci per la riconciliazione degli estratti conto significa che le aziende hanno un controllo molto più rigoroso sulle proprie spese, riducendo notevolmente il rischio di pagare fatture in eccesso o di inviare pagamenti duplicati. Ciò include l'accurata considerazione delle note di credito per una maggiore trasparenza che consenta in qualsiasi momento la comprensione in tempo reale della situazione di cassa.
Le soluzioni per la riconciliazione automatizzata degli estratti conto possono confrontare fatture e note di credito con le righe dell'estratto conto pertinenti senza la necessità di lunghi processi manuali, risparmiando ore di tempo e risorse umane. Possono anche ridurre il rischio di pagamenti insufficienti che potrebbero causare attriti nel rapporto con il fornitore e compromettere le opportunità di sconti per pagamenti anticipati.
Tutela dei rapporti con i fornitori
Se la pandemia ci ha insegnato qualcosa è che l’impatto di interruzioni inaspettate della catena di fornitura può causare gravi onde d’urto finanziarie per un’azienda. Vale la pena prendersi cura dei principali fornitori strategici che possono letteralmente salvarti la pancetta. Quando i fornitori possono contare sul fatto che i propri clienti li pagheranno in modo accurato e puntuale, è più probabile che facciano tutto il possibile quando si verificano problemi imprevisti, come un’improvvisa carenza o un’interruzione della catena di fornitura per un prodotto chiave.
Dopo aver costruito rapporti produttivi con fornitori strategici, è importante proteggerli, ricordando che le PMI possono fallire molto rapidamente se il flusso di cassa è troppo lento e difficile. Se ciò accade, un’azienda di vendita al dettaglio dovrà cambiare rotta, innescando processi come la ricerca di fornitori sostitutivi, la valutazione della qualità del prodotto, la costruzione di nuovi rapporti con i fornitori, la negoziazione di costi e contratti e altro ancora.
L'utilizzo di un sistema di riconciliazione delle dichiarazioni automatizzato e accurato dimostra trasparenza nei confronti dei fornitori, ancora di più quando fa parte di un sistema AP digitale complessivo, rendendo le comunicazioni sulle query molto più semplici. Ciò è importante per i fornitori esistenti e, naturalmente, rende più semplice costruire relazioni anche con nuovi fornitori. La tua storia creditizia e la tua reputazione contano.
L’integrazione dei sistemi con i fornitori è uno dei maggiori ostacoli per i rivenditori che cercano di implementare nuove tecnologie. Tuttavia, soluzioni come AP Automation Invoicing di Open ECX non richiedono che i fornitori cambino il modo in cui trasmettono fatture e note di credito.
Soluzioni come questa possono supportare molti formati di dati tra cui .pdf, .csv, XML ed EDI, ed è possibile definire regole aziendali per arricchire i dati in entrata e aggiungere informazioni in base ai requisiti del sistema ERP o per supportare la corrispondenza a livello di linea.
Il Prompt Payment Code (PPC) del Regno Unito riguarda il rispetto dei termini di pagamento dei fornitori e altre questioni relative al pagamento. Potrebbe essere volontario, ma è sempre più importante per garantire relazioni stabili, affidabili e coerenti con i fornitori e i clienti che possono dimostrare processi di pagamento responsabili e conformi trarranno vantaggio da una base di fornitori rafforzata.
Migliori risultati aziendali
I dati sono una componente chiave nel raggiungimento degli obiettivi aziendali, poiché forniscono agli utenti informazioni accurate e in tempo reale per prendere decisioni più efficaci. Deve essere accurato al 100%. La riconciliazione accurata e tempestiva dei rendiconti produce dati finanziari accurati, che possono essere utilizzati con maggiore sicurezza per la pianificazione, la previsione e il budget.
Informazioni obsolete compromesse da errori rendono tutto ciò quasi impossibile: ogni decisione si baserebbe su sabbie mobili inaffidabili e il successo di decisioni chiave, come se reinvestire in mattoni e malta o sviluppare canali online alternativi, dipenderebbe da dati accurati.
I processi automatizzati eliminano il rischio di battitura e altri errori umani, poiché i dati vengono immessi una volta, utilizzando un processo automatizzato. Mentre alcuni software rimuovono la componente umana utilizzando l'OCR (riconoscimento ottico dei caratteri), supportato dall'intelligenza artificiale per ridurre gli errori, le migliori soluzioni AP automatizzate sono accurate al 100% fin dall'inizio.
L'implementazione di un'efficace riconciliazione delle fatture e degli AP riduce i lunghi processi di correzione, in cui i team finanziari trascorrono ore a rivedere, confrontare e abbinare manualmente le fatture per identificare errori o duplicazioni. Non è raro che le organizzazioni impieghino team di 10 o più professionisti focalizzati esclusivamente sulla riconciliazione dei rendiconti, un dispiegamento di risorse del tutto evitabile e costoso. I team possono lavorare su attività di maggior valore come la strategia e le relazioni con i fornitori, mentre l'automazione fa il lavoro pesante.
Le migliori soluzioni AP automatizzate possono avere regole di convalida integrate che aiutano a individuare ed evidenziare attività potenzialmente fraudolente, che rappresentano un potenziale campo minato per qualsiasi azienda, rappresentando un rischio finanziario, reputazionale e legislativo significativo. Alcuni sistemi automatizzati di riconciliazione AP ed estratti conto includono un reporting sullo stato degli estratti conto, garantendo che il team finanziario venga avvisato di eventuali discrepanze e possa lavorare con sicurezza con il saldo dell'estratto conto in tempo reale. Possono anche fornire la cronologia completa dei documenti per supportare i requisiti di audit esterni.
Il software di automazione AP è l'omogeneizzazione di processi e metodi, contribuendo a garantire che tutti nella funzione AP e nell'intera organizzazione siano sulla stessa pagina, facendo riferimento alle stesse versioni degli stessi dati in tempo reale. L'utilizzo di flussi di lavoro uniformi e prescritti rende molto più semplice la condivisione delle attività, in modo che anche se il titolare dell'attività è assente per malattia o lascia l'azienda, può essere ripreso da qualsiasi collega.
È ora di automatizzare
Ora è il momento di spostare i processi AP su una piattaforma digitale. Essere basati sul cloud significa maggiore sicurezza, accesso in tempo reale ai dati e analisi dei dati più potente.
Sono disponibili numerose soluzioni e le migliori utilizzano una tecnologia di conversione unica per estrarre il testo fisico sottostante dal documento di origine, offrendo la possibilità di arricchire i dati e definire regole aziendali su come trattare il documento in entrata e il contenuto dei dati associati. Questa tecnologia garantisce una precisione del 100%, trasmettendo fatture e note di credito direttamente all'ERP dell'organizzazione, offrendo un processo digitale efficiente ed end-to-end allineato con gli obiettivi net-zero e supporta le pratiche di pagamento rapido.
La gestione della catena di fornitura e dell'inventario nel settore della vendita al dettaglio di oggi è complessa: l'automazione della AP ottimizza e semplifica uno dei processi più importanti al suo interno. Senza una solida gestione funzionale delle fatture tutto il resto fallisce, dal controllo efficace delle scorte alle vendite.
Oltre ad aiutare le aziende a costruire rapporti più forti con i fornitori, queste soluzioni aiutano a ottimizzare l'efficienza nella gestione dei pagamenti e delle finanze, consentendo ai team AP di ottenere di più in meno tempo, con processi automatizzati che richiedono una frazione del tempo, garantendo maggiore precisione e meno errori. Il 2024 è l’anno in cui implementare gli AP automatizzati, altrimenti rischierai di rimanere indietro in un ambiente di vendita al dettaglio sempre più competitivo.
Circa l'autore: Nathan Ollier è CEO della società di software Open ECX.
Fonte da Rete di analisi della vendita al dettaglio
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