La macchina del caffè si è appena rotta e devi mandare il tuo dipendente al negozio più vicino per una partita di caffè caldo. Il problema? Il dipendente non ha contanti e la sua carta di credito è al massimo. Ecco dove la cassa piccola torna utile.
La cassa di piccole dimensioni aiuta le aziende a gestire piccole spese che non richiedono di attingere ai fondi aziendali. Può risparmiare molto stress o aiutare a rimborsare i dipendenti quando spendono i loro fondi per conto dell'azienda. Quindi, se sei pronto a creare un fondo cassa di piccole dimensioni per la tua azienda per far funzionare le cose senza intoppi, ecco dove entra in gioco questa guida.
Continua a leggere per scoprire come impostare correttamente la tua cassa piccola in cinque semplici passaggi.
Sommario
Cos'è la cassa piccola?
Quali sono i tipi di cassa?
5 passaggi per aiutare le aziende a creare una cassa piccola
Come le aziende possono migliorare la gestione della piccola cassa
Linea di fondo
Cos'è la cassa piccola?
La cassa comune è la piccola somma di denaro che un'azienda mette da parte per spese impreviste, come prendere un caffè per una riunione o coprire la cena per un dipendente che lavora fino a tardi. È utile quando offrire un processo di rimborso formale o scrivere un assegno sarebbe poco pratico o richiederebbe molto tempo.
Un esempio di come funziona la cassa e dei suoi vantaggi
Mentre si reca al lavoro, Sarah riceve una chiamata dal suo capo che le chiede di prendere dei pennarelli e dei post-it per una sessione di brainstorming dell'ultimo minuto. Con solo 15 $ nel portafoglio e senza carta di credito, acquista il materiale nonostante si preoccupi di coprire i costi.
Fortunatamente, l'ufficio di Sarah ha un fondo cassa e il suo capo la rimborsa immediatamente. Non deve aspettare settimane per riavere indietro i suoi soldi. Ecco altre cose per cui le aziende solitamente usano la cassa:
- Snack per l'ufficio
- Il caffè corre
- Suggerimenti per i conducenti delle consegne
Quali sono i tipi di cassa?
1. Cassa generale
Questo tipo è un piccolo fondo di denaro accantonato per spese quotidiane impreviste. È utile per coprire forniture per ufficio, spese postali o piccoli rimborsi ai dipendenti.
2. Cassa di risparmio
La cassa di cassa di Imprest è un importo specifico per esigenze continue, come il rimborso delle spese di viaggio dei dipendenti. Le aziende integrano regolarmente questi fondi per mantenere lo stesso saldo, assicurando che il denaro sia sempre disponibile per queste spese specifiche.
3. Cassa di emergenza
Questi fondi sono solitamente piccole riserve di denaro accantonate per quei momenti "per ogni evenienza", come quando una finestra si rompe inaspettatamente o la stampante smette improvvisamente di funzionare. Servono a coprire spese urgenti e impreviste.
4. Cassa discrezionale
Questo fondo offre ai manager maggiore flessibilità finanziaria. Possono usare questo denaro a loro discrezione per premiare un dipendente laborioso con un piccolo regalo o prendere qualcosa di piccolo che non era stato pianificato nel budget.
5 passaggi per aiutare le aziende a creare una cassa piccola
Non sai da dove iniziare quando imposti i fondi cassa? Segui questi semplici passaggi per averli pronti in pochissimo tempo. Ma, prima, le aziende devono decidere dove conserveranno i loro fondi di emergenza, come una cassetta di sicurezza, un cassetto chiuso a chiave o un conto sicuro.
Passaggio 1: imposta i limiti dell'account
La prossima cosa che le aziende dovrebbero fare è stabilire l'importo che manterranno nel loro fondo cassa. Mentre la maggior parte degli uffici parte da 100-200 dollari USA, le aziende possono modificarlo in base alle loro esigenze previste. Dopodiché, devono considerare come ricaricare il conto.
Questo punto è quello che chiamiamo il "punto di reintegro". Ad esempio, un'azienda con un fondo cassa di 100 $ USA può scegliere di ricostituirlo una volta che scende sotto i 15 $ USA. A quel punto, registrerà le spese e scriverà un assegno per riportare il fondo al suo importo originale.
Fase 2: scegliere chi gestirà i fondi
L'azienda ha un responsabile d'ufficio? Se sì, di solito è la persona più adatta a gestire il fondo cassa. Tuttavia, i titolari di aziende con un piccolo team possono assumersi questa responsabilità da soli.
Indipendentemente da quale sia l'opzione migliore che le aziende ritengono, devono assicurarsi che solo una persona alla volta possa accedere al fondo. Ciò aiuta a prevenire prelievi non contabilizzati o potenziali furti. Dopo aver deciso chi è responsabile, le aziende possono aggiungere i fondi o incassare un assegno nella loro cassetta di sicurezza per i fondi di piccole dimensioni.
Passaggio 3: creare un registro
Le aziende non possono tenere traccia delle spese di cassa senza un registro. Ogni volta che il denaro esce o entra nel conto, la persona responsabile deve registrarlo nel registro creato. Ecco perché i dipendenti devono avere una ricevuta per qualsiasi denaro speso dal fondo.
Ad esempio, se Sarah acquista dei cupcake per una riunione e desidera un rimborso, deve fornire una ricevuta. La persona responsabile utilizzerà quindi la ricevuta per registrare la spesa di cassa nel libro mastro generale, assicurandosi di contabilizzare correttamente tutto. Ecco un esempio di come potrebbe apparire un registro:
| Data | Dettagli | Incassare | Incassare | Equilibrio |
| 9-2-2024 | Attrezzature da ufficio | US $ 10 | US $ 90.00 | |
Il registro della cassa dovrebbe tenere traccia dei seguenti dettagli chiave: la data della transazione, una breve descrizione, il denaro aggiunto, l'importo speso e il saldo rimanente. Quando il saldo scende al livello di rifornimento impostato, le aziende possono scrivere un assegno per ripristinare il fondo al suo importo originale.
Fase 4: registrare e riconciliare le spese di cassa
Quando la cassa di riserva si sta esaurendo, è il momento di rivederla e aggiungere altro denaro per riempirla. Le aziende possono iniziare confrontando le loro ricevute con quanto registrato nel registro della cassa di riserva per assicurarsi che tutto torni. Se c'è qualche differenza tra il denaro fisico e i registri, i titolari di attività devono rintracciare eventuali discrepanze. Una volta che tutto corrisponde, le aziende possono registrare le spese nel loro libro mastro e ricostituire i fondi.
Fase 5: Rivedere periodicamente il limite di cassa
L'azienda sta esaurendo rapidamente la cassa? Allora è il momento di aumentare l'importo depositato nel conto cassa. Tuttavia, non dovrebbero semplicemente aumentare l'importo senza rivedere come lo stanno spendendo.
Ad esempio, se l'azienda acquista spesso caffè per l'ufficio, può prendere in considerazione l'utilizzo del budget regolare anziché attingere alla cassa ordinaria ogni settimana. In questo modo, le aziende possono conservare il loro fondo cassa ordinaria per altre piccole spese impreviste.
Come le aziende possono migliorare la gestione della piccola cassa
I processi manuali spesso affrontano problemi che portano a una cattiva gestione del budget e a maggiori possibilità di frode. Tuttavia, il software di gestione delle spese può aiutare le aziende a semplificare la gestione del piccolo contante. Possono aiutare ad automatizzare queste attività, riducendo eros e abusi centralizzando la documentazione, velocizzando le riconciliazioni e semplificando gli audit con modelli standardizzati.
La parte migliore? Le aziende possono personalizzare il software per diverse sedi. Alcuni servizi, come Happay, offrono persino carte prepagate, che consentono il monitoraggio e la gestione in tempo reale dei fondi da una piattaforma basata su cloud. È un modo eccellente per migliorare l'efficienza e il controllo sulle spese di cassa.
Linea di fondo
A questo punto, le piccole imprese dovrebbero aver deciso se vogliono istituire un fondo cassa e dovrebbero avere una buona idea di come farlo. Ma prima di ciò, devono avere delle linee guida chiare per far sì che le cose funzionino senza intoppi. Ricordatevi di creare una politica di cassa che specifichi per cosa i dipendenti possono usare il denaro e di stabilire dei limiti di spesa.
Quindi, possono saldare qualsiasi importo superiore al limite da un altro conto. Anche se l'azienda avesse un solo dipendente, un fondo cassa potrebbe essere utile per coprire in modo efficiente i costi imprevisti.
