Immagina di aver centrato l'email perfetta: un'apertura forte, un messaggio chiaro e una chiamata all'azione che sicuramente otterrà una risposta dai potenziali consumatori. Ma prima che le aziende premano "Invia", c'è un ultimo tocco che non devono perdere: una grande conclusione.
L'email è ancora il mezzo di comunicazione più utilizzato sul posto di lavoro e il modo in cui i marchi concludono le cose è importante tanto quanto ciò che vogliono dire. Una chiusura ponderata dell'email dimostra professionalità e attenzione ai dettagli, impostando al contempo il tono giusto. Questo articolo discuterà i modi migliori e peggiori in cui le aziende possono concludere le proprie e-mail.
Sommario
Cosa sono le firme di chiusura delle email?
Cosa dovrebbero includere le aziende in ogni messaggio di chiusura delle e-mail
I tipi di saluti delle e-mail
Come concludere un'email: 10 modi per sembrare professionali
Come non concludere un'email: 10 saluti da evitare del tutto
Concludendo
Cosa sono le firme di chiusura delle email?
Una firma di un'email è il tocco finale alla fine di un messaggio. Di solito è una parola semplice o una breve frase seguita da un nome e una firma. Pensala come il segnale che dice "Abbiamo finito qui".
Le aziende devono includere le firme di chiusura delle email in quasi tutte le email che inviano. Sono una parte fondamentale della comunicazione aziendale e usare quella giusta mostra al destinatario che il marchio comprende le basi dell'etichetta delle email. Inoltre, aiuta a lasciare un'impressione professionale.
Cosa dovrebbero includere le aziende in ogni messaggio di chiusura delle e-mail
Ogni conclusione di un'e-mail deve comprendere tre cose fondamentali:
- Un addio
- Firma
- Contattaci
Il saluto è la parola o frase che precede il nome del mittente ed è più importante di quanto la maggior parte delle persone pensi. La sezione del saluto definisce il tono dell'e-mail e plasma i sentimenti del lettore riguardo al messaggio ricevuto. Ecco alcuni esempi di saluti via e-mail (la prossima sezione mostrerà altre opzioni):
- Sinceramente
- Ci sentiamo presto
- Porgiamo i nostri migliori saluti
Il passo successivo è la firma del mittente. Se il mittente ha già una firma email professionale, non dovrà digitare di nuovo il suo nome dopo il saluto. Ma se non ne ha una, deve includere il suo nome e altri dettagli di contatto rilevanti, come un numero di telefono o un handle di social media. In questo modo, il destinatario può raggiungere il mittente tramite altri canali, se necessario.
Cos'è una firma e-mail professionale?
Una firma e-mail è come un biglietto da visita digitale. I mittenti possono impostarla in modo che appaia automaticamente in ogni e-mail o solo per determinate persone, come quelle esterne all'azienda. Di solito, include un nome completo, un titolo di lavoro, un numero di telefono, un profilo LinkedIn e un indirizzo dell'ufficio.
Tuttavia, anche i mittenti possono essere creativi. Alcune persone aggiungono una citazione ispiratrice o una foto segnaletica per rendere la firma dell'email più personale. È un modo rapido e semplice per condividere più informazioni sul mittente e su come le persone possono contattarlo senza doverlo digitare ogni volta.
I tipi di saluti delle e-mail
1. Saluti generali alle e-mail
La maggior parte delle email si conclude con semplici saluti generici. Queste frasi rapide non sono legate a nulla di specifico riguardo al target o al contenuto dell'email, sono solo un modo amichevole per concludere. Ecco alcuni esempi di questi tipi di saluti:
- Grazie per il vostro interesse
- Saluti
- Vi auguro una buona giornata
2. Saluti personalizzati via e-mail
A volte, una conclusione personalizzata è la strada giusta, soprattutto quando il mittente invia un'email a qualcuno che già conosce (che si tratti di un contatto personale o professionale). Invece di conclusioni generiche, queste sono più ponderate e specifiche per la relazione mittente-destinatario.
Per questo motivo, di solito sono frasi brevi che sostituiscono la tipica frase di chiusura. Ecco alcuni esempi:
- Non vedo l'ora di iniziare questo progetto insieme a te.
- Apprezzo davvero tutto il vostro duro lavoro.
- Grazie mille per questa opportunità.
Come concludere un'email: 10 modi per sembrare professionali
Saluti via email per attività formali
Una buona chiusura è la chiave per concludere un'email professionale. Queste frasi di chiusura dell'email sono perfette quando i mittenti contattano persone esterne alla loro organizzazione (come potenziali clienti, venditori o altri partner.
Funzionano benissimo anche per i colleghi se l'azienda o il settore tendono a un tono più formale. Ecco alcune opzioni a cui ricorrere:
1. Cordiali saluti
Questa scelta classica è una delle preferite perché conclude il tutto con una nota positiva ma formale.
2. Saluti
Che si tratti di "Cordiali saluti", "Cordiali saluti" o semplicemente "Distinti saluti", ognuno di essi è cortese, chiaro e perfettamente professionale.
3. I migliori auguri
Un po' più amichevole delle altre, questa forma di saluto dimostra che il mittente augura sinceramente il meglio al destinatario, senza perdere il tono professionale.
Saluti via e-mail per attività commerciali informali
Quando i mittenti inviano e-mail a colleghi che conoscono bene o che gestiscono affari meno formali, queste frasi di chiusura funzionano alla perfezione:
4. Saluti
Un modo amichevole e colloquiale per concludere un'e-mail, simile a "Cordiali saluti", ma più rilassato.
5. Il migliore
Breve, semplice e funziona per quasi ogni situazione. È diretto e fa il suo dovere.
6. Abbi cura di te
Questa chiusura mostra calore senza esagerare. È un buon equilibrio per una chiusura amichevole ma professionale.
Messaggi di ringraziamento e richieste via e-mail
Quando i mittenti vogliono chiedere qualcosa via e-mail o mostrare gratitudine per un favore, un riferimento, una raccomandazione o un'opportunità, la loro firma può aiutare a concludere bene il tutto. Ecco cosa possono usare:
7. Grazie
Semplice, diretto e trasmette il messaggio. Non c'è bisogno di pensarci troppo.
8. Apprezzo il tuo [contributo, aiuto, suggerimento, ecc.]
Questa chiusura aggiunge un po' più di calore. È come dire: "Ehi, apprezzo davvero quello che fai per me.” Perfetto per i follow-up o i promemoria per mantenere un tono amichevole e comunque sollecitare una risposta.
Saluti via email per conversazioni informali
Personalizzare la chiusura sembra spesso naturale nelle conversazioni informali. Ma i mittenti non devono sempre essere fantasiosi. Possono usare alcune ottime chiusure di congedo che funzionano alla perfezione per le email amichevoli, tra cui:
9. Parliamo presto
Se il mittente ha in programma di incontrare presto qualcuno a lui vicino, può dire questa chiusura. È informale e semplice e mantiene l'atmosfera leggera.
10. Ci sentiamo dopo
Un po' come "Ci sentiamo presto", ma un po' più rilassato. È un modo divertente per dire "Ci sentiamo presto", senza farlo sembrare una promessa formale.
Come non concludere un'email: 10 saluti da evitare del tutto
Poiché una chiusura di un'email è come la stretta di mano finale, deve lasciare una buona impressione. Per questo motivo, i mittenti devono evitare alcune chiusure che possono dare la sensazione sbagliata. Ecco alcune frasi di chiusura da evitare.
1. Spero di sentirti presto (grazie in anticipo)
Questa chiusura può sembrare un po' invadente o passivo-aggressiva. È come se il mittente desse per scontato che il destinatario debba rispondere, il che potrebbe non piacere a tutti.
2. Cordiali saluti
Perché usare questa forma di saluto se il mittente non "appartiene" effettivamente alla persona? Potrebbe risultare un po' troppo formale e non del tutto genuino.
3. Amore o (XOXO)
Questa chiusura è troppo personale, a meno che l'email non sia per qualcuno di molto vicino, come un partner o un familiare. È bello essere amichevoli, ma non così amichevoli.
4. —[Nome] o —[Iniziale]
Se l'email non è molto breve e informale, saltare una corretta chiusura potrebbe dare l'impressione di essere brusco o imprudente, come se il mittente non si fosse preoccupato di concludere correttamente il messaggio.
5. Emoji
Sebbene le emoji possano funzionare in alcune chat aziendali, la chiusura è dove le cose dovrebbero rimanere chiare e professionali. Lasciate fuori le emoji (solo per sicurezza).
6. Ti auguro una giornata benedetta
Il linguaggio religioso può sembrare fuori luogo nelle e-mail professionali o informali, anche se ben intenzionato. È meglio evitarlo a meno che non sia appropriato al contesto.
7. Spero che abbia senso
Questa chiusura potrebbe sembrare innocua, ma può risultare passivo-aggressiva. Implica che qualsiasi confusione sia colpa del lettore, il che non è un granché per costruire un rapporto.
8. Cordiali saluti
Questa firma è così formale che sembra rigida e quasi distante. L'obiettivo è creare una connessione, non sentirsi robotici.
9. Buona serata
Super informale. È meglio in una conversazione che in una e-mail: potrebbe sembrare una chiacchierata in un bar anziché un'e-mail.
10. Buona fortuna
"Buona fortuna" può essere un po' complicato. Potrebbe far sentire al destinatario che il compito è arduo, o che avrà bisogno di fortuna per avere successo, il che potrebbe essere scoraggiante.
Concludendo
Molti pensano che le firme delle email siano semplicemente una formalità. Possono non contenere molte informazioni extra, ma sono essenziali nelle email aziendali. Leggere un'email che si interrompe non è una bella esperienza. Quella bruschezza può lasciare un sapore amaro, facendo sentire al lettore che il mittente non si è preoccupato abbastanza da terminare correttamente.
Professionalmente, il modo in cui le aziende dicono le cose è importante tanto quanto ciò che dicono. Se i marchi saltano o si affrettano nel sign-off, i lettori potrebbero andarsene, dubitando della loro affidabilità in un contesto aziendale. Considera di usare una qualsiasi delle dieci firme consigliate per sembrare un professionista ed evita le altre dieci che possono peggiorare le cose.
