内部監査がなければ、効果的なサプライ チェーン管理は実現できません。監査は、原材料の調達から最終顧客への製品の配送まで、サプライ チェーンが可能な限りスムーズかつコスト効率よく運営されていることを確認するための、サプライ チェーンの健康診断のようなものだと考えることができます。
サプライチェーンを体系的に見直すことで、組織は原材料の調達、生産プロセス、サプライヤーとの関係における潜在的なリスクや非効率性を特定することができます。 在庫管理、顧客満足度。
では、企業はどのように内部監査を実施すればよいのでしょうか? サプライ チェーンのどの側面を考慮すべきでしょうか? また、発見事項と是正措置をどのように文書化すればよいでしょうか? 引き続き読み進めて、サプライ チェーン監査をスマートに実施する方法を学んでください。
目次
1. 監査の準備
2. データを収集する
3. 監査を実施する
4. 監査結果を報告する
5. サプライチェーン監査は継続的なサイクルである
監査の準備
建築設計図がなければ家の最初のレンガを積むことができないのと同じように、計画がなければ監査を実施することはできません。サプライチェーンのリスクと脆弱性を探す探偵のように行動する前に、「なぜ（目的）、「コラボレー（範囲）および「の（実際の計画）。
監査の範囲を決定する
範囲が明確に定義されていないと、サプライ チェーン監査の実施にはとてつもなく時間がかかります (どれだけの時間とリソースが無駄になるか想像してみてください)。サプライ チェーンを監査する際には考慮すべき点が数多くありますが、企業は重要な点に力を集中させる必要があります。
たとえば、製品の品質問題が過去に発生しているパターンがある場合、監査では製造プロセスと品質管理システムを優先する必要があります。企業は、品質問題が増加している特定の製品ラインを含めるように監査範囲を制限することもできます。
監査の目的を定義する
監査範囲が決まったら、次の点を確立することが重要です。 SMART 目的。誰を描くのか、何を描くのかを知らずに肖像画を描き始めるのは無意味であるのと同様に、明確な目的なしに内部監査を実施するのは非論理的です。
SMART 目標は 特定の, 測定可能な, 達成可能な, 関連性, 期限付きのたとえば、監査の目的は、現在の品質管理システムが 5 年以内に欠陥率を XNUMX% 未満に維持しているかどうかを評価することです。
監査計画を策定する
監査の目的を明確にし、サプライチェーンのどの部分をレビューすべきかを決定した後、企業は詳細な監査計画を策定してこのステップを完了する必要があります（どのように).
監査計画は、チーム メンバー (監査人)、方法論 (評価の実施方法)、必要なリソース (チェックリスト、調査、データ分析ソフトウェアなど) を指定する概要と考えてください。
データを収集する
データがなければ、サプライ チェーンの監査は、目隠しをして干し草の山から針を探すようなものです。監査人は、サプライ チェーン プロセスの現在の状態を明確に把握するためにデータを収集する必要があります。また、データは、業界のベスト プラクティスに対してサプライ チェーンをベンチマークするための基準を提供します。以下に、データ ソースの例をいくつか示します。
1. 内部文書および記録:
社内文書はあらゆる組織にとって主要なデータソースです。これらの文書には以下が含まれます。 発注書、サプライヤー契約、在庫記録、過去の業績報告書など。例えば、監査人は 物流KPI サイクルタイム、納期遵守率、サプライヤーのリードタイムを評価します。
2. 職員へのインタビュー:
もう 1 つの主要なデータ ソースは、倉庫管理者、生産責任者、物流コーディネーターなどの主要スタッフとの会話です。たとえば、倉庫管理者は、実際の在庫数と在庫記録の不一致を正確に特定したり、注文の履行を遅らせるボトルネックを浮き彫りにしたりできます。
3. 調査とアンケート：
データを収集する別の方法としては、業務担当者、サプライヤー、顧客にアンケートや質問フォームを配布する方法があります。たとえば、監査人は、製品の在庫状況、配送時間、返品処理率に関するフィードバックを収集することで、現在の顧客満足度を把握できます。
4. 現地訪問：
書類による監査では見逃される可能性のある矛盾を見つけるには、業務を直接確認することほど良い方法はありません。物理的な検査により、監査人は作業および保管条件、施設および機器のメンテナンス、品質保証プロトコルの実行を評価できます。
5. 業界のベンチマークと標準:
監査人は収集した内部データを事前に設定された KPI に照らして評価できますが、何らかの外部基準を持つことも重要です。業界のベンチマークがなければ、企業はサプライ チェーンのパフォーマンスが良好であることを確信できません。
たとえば、内部監査で顧客返品率が 5% であることが判明した場合、社内 KPI によればプラスであると考えるかもしれません。しかし、競合他社の返品率が 2% しかない場合、明らかに何か問題があることを示しています。
6. 第三者監査報告書:
企業は、外部機関が実施した監査レポートを使用して、自社のサプライ チェーンの現状を公平に把握することもできます。たとえば、企業が ISO 9001 などの品質管理システム (QMS) 認証を取得している場合、監査レポートを出発点として、生産から配送までのサプライ チェーン内の現在の非効率性を評価することができます。
監査を実施する
企業がサプライチェーンのどの部分を監査したいかを決定した後（定義された範囲) と彼らが達成したいことに関するすべての情報を収集しました (設定された目標) そして、物事が実際にどのように見えるか (現在の状態のデータ)、探偵の帽子をかぶって監査を開始するときです。
監査プロセスは、次の意思決定ツリーの質問にまとめることができます。
- すべては計画通りに進んでいますか?
- はいの場合、 サプライチェーンのパフォーマンスを改善する機会はありますか?
- そうでなければ、 特定された問題を解決するためにどのような措置を講じるべきでしょうか?
企業がサプライチェーンのさまざまな段階で実施できる監査の例をいくつか見てみましょう。
1. 調達と購買:
サプライチェーン監査の出発点は、サプライチェーンのライフサイクル全体を分析することです。 調達手順調達サイクルの各ステップを詳細に示すフローチャートを作成した後、監査人は次の側面を評価して非効率性を検出できます。
- サプライヤーの実績: サプライヤー監査 ベンダーや下請け業者が無駄、品質問題、納期遅れの原因となっているかどうかを検出するのに役立ちます。監査人は、 リスクマトリックス 納期遵守率、信用スコア評価、返品率などの KPI に応じてベンダーを分類します。
- 商品の受領と検査： 企業は、商品（特に原材料）が要求される品質および数量基準に適合している場合にのみ受け入れられることを確認する必要があります。監査人は、受け入れと拒否の基準、サンプリング手順、テスト方法など、検査プロセスを分析できます。
- 請求書発行と支払い: 支払いが承認された商品に対してのみ行われていることを確認することが重要です。たとえば、監査人は、配送受領書と請求書が記録され、注文書と照合されているかどうかを確認できます。また、支払いが期限どおりに行われるようにすることもお勧めします (早期支払い割引の恩恵を受け、遅延支払いペナルティを回避するため)。
2. 生産と製造
生産および製造段階は、すべてのサプライ チェーン監査のチェックリストに載せる必要があります。結局のところ、欠陥のある製品や品質の悪い製品が顧客の手に渡るのは望ましくありません。これらのサプライ チェーン段階を監査する方法をいくつか紹介します。
- サンプルテスト: 生産と製造を監査する最も直感的な方法は、ランダム サンプル テストです。通常、監査人は、定期的に生産ラインからサンプルをランダムに収集し、さまざまなテストを実行して、サンプルが事前に設定された基準を満たしているかどうかを確認します。これらのテストには、外観、重量、毒性などの品質と安全性のチェックが含まれる場合があります。
- 標準操作手順 (SOP): 現場訪問を行う際、監査人は生産と製造のさまざまな段階が SOP に記述されているとおりに正確に実行されているかどうかを観察して確認できます。たとえば、予告なしの訪問により、従業員が SOP に規定されている手順に従って機械を操作していないことが明らかになる場合があります。機械を稼働させる前に、操作前の安全チェックを行っていない可能性もあります。
3. 倉庫保管と在庫管理
実在庫と会社のデータベースに記録された在庫に不一致がある場合、在庫切れや過剰在庫につながる可能性があります。在庫は 売上原価、そのため、定期的に内部監査を実施し、潜在的な非効率性を特定する必要があります。 倉庫業務企業が監査を行う方法をいくつか紹介します 在庫管理:
- 在庫数: 在庫を監査する簡単な方法は、定期的に実地棚卸しを行い、その棚卸し結果を記録簿に記録されているものと比較することです。 倉庫管理システム物理的な計数は、倉庫内のすべての品目をオペレーターが手動で数えることで行うことができます。しかし、手動での計数は労働集約的であるため、企業は バーコードスキャン または、倉庫に出入りするすべてのアイテムを追跡するための RFID タグ。
- パフォーマンス メトリックと KPI 追跡: 企業は、事前に設定されたレベルとベンチマークに対して KPI を監視することで、倉庫保管の効率を監査することもできます (収集したデータを使用する時が来ました!)。たとえば、エラーなしで出荷された注文の割合 (正しい製品、数量、正しい顧客) を測定することで、注文の正確性率を監査できます。また、保管、保険、陳腐化を含む在庫の維持コストを確認することもできます。
- 在庫プロセスのウォークスルー: 現場の目は常に最高の監査ツールです。監査人は、在庫品目の受け取りから出荷までの流れを物理的に追跡できます。たとえば、ピッキングと梱包のサイクルを見て、経路と所要時間が最適化されているかどうか、梱包材が適切かどうかを評価できます。また、商品が到着時に検査されているかどうか、倉庫管理システムにどのように記録されているかを確認する絶好の機会でもあります。
4. 物流と配送
輸送ルートと物流業務を評価しなければ、サプライ チェーン監査は包括的とは言えません。この段階では、配送ルートの効率性を評価し、付加価値のない輸送コストを探します。サプライ チェーンのこれらの部分を監査する実用的な方法をいくつか紹介します。
- データ分析とパフォーマンス メトリック: 監査人は、車両の GPS およびテレマティクス データ、および配送スケジュールとログを分析して、配送時間とコストの偏差を調べることができます。たとえば、企業は貨物スペースの使用率 (輸送車両の利用可能なスペース全体に対する使用されている貨物スペースの比率) が 100% に近いかどうかを評価できます。
- 謎の荷物: 配送ネットワークを監査するもう 1 つの方法は、物流部門に知らせずに「ミステリー ショッパー」として荷物を送ることです。監査人は典型的な顧客の注文を模倣し、正確な発送時間と到着時間を記録します。これにより、企業は輸送時間が予想範囲内であるかどうかを評価できます。
5。 顧客満足
グローバル サプライ チェーンのパフォーマンスを評価する際、最終的な成功指標は顧客満足度のレベルであることを覚えておく必要があります。「データ収集」の段階で見たように、顧客からのフィードバックは洞察の宝庫となります。サプライ チェーンにおける顧客満足度を監査するいくつかの方法を検討してみましょう。
- ネットプロモータースコア（NPS）： 顧客満足度を監査する際、監査人は通常NPSを使用して測定します。 顧客忠誠心企業は、アンケート、質問票、フォーカス グループを使用して、顧客に自社を他の人に推奨する可能性を尋ねます。NPS スコア (0 ～ 10 のスケール) は、顧客を推奨者、消極的者、批判者に分類します。
- 顧客苦情分析: 顧客満足度を監査するもう 1 つの直接的な方法は、顧客からの苦情の性質と頻度を分析し、ベンチマークまたはベースライン メトリックからの逸脱を探すことです。たとえば、企業は同じ問題に関する苦情の数を調べて、繰り返し発生するパターンを特定できます。監査人は苦情の解決にかかる平均時間を測定して、それが事前に定義された許容範囲内に収まるかどうかを判断することもできます。
6. コンプライアンス、リスク、持続可能性
サプライチェーンの包括的な監査を実施したい企業は、自社の業務やプロセスが規制や持続可能性規制に準拠しているかどうかを調べることもできます。これは、企業の 潜在的なサプライチェーンリスクに対する耐性自然災害、政情不安、サイバーセキュリティの脅威など、サプライチェーンのコンプライアンスと回復力を監査する 2 つの方法をご紹介します。
- 環境資源管理： 企業は、特に ISO 14001 などの環境管理認証を取得または維持したい場合は、環境への影響を監査する必要があります。監査人は、企業が持続可能な供給源から得た原材料を使用および調達しているかどうかを評価できます。環境への影響を監査する別の方法は、すべてのサプライ チェーン活動からの直接および間接の排出を含む総炭素フットプリントを計算することです。
- ストレステストとシナリオ分析: ストレス テストは、さまざまなリスク条件下でサプライ チェーンが機能し続ける能力を評価するための極端な方法です。企業はさまざまなリスク (政情不安、経済ショック、サイバー攻撃など) をシミュレートし、サプライ チェーンがどれだけ迅速かつ効果的に対応できるかを観察できます。たとえば、企業は台風によって主要サプライヤーの生産が 1 か月間中断されるシナリオをシミュレートできます。その後、顧客への製品配送を維持できるかどうかを確認します。
監査結果を報告する
監査後のステップは、明らかに主要な利害関係者に調査結果を報告することです。しかし、問題が見つかった場所を特定するだけでは十分ではありません。問題を解決するための行動計画も必要です。監査レポートに通常含まれる内容は次のとおりです。
- エグゼクティブサマリー： 監査の範囲と目的、監査のタイムライン、使用された方法論、および発見された最も重要な問題の簡単な概要。
- 方法論： レポートには、データの収集方法と、監査プロセスで使用されたツールや方法が記載されている必要があります。このセクションでは、監査人がサプライ チェーンの運用またはプロセスが適切に実行されているかどうかをどのように判断したかを説明する必要があります。
- 詳細な調査結果: このセクションでは、監査プロセス中に発見されたすべての問題と逸脱をリストする必要があります。レポートの解釈を容易にするために、特定された問題は、影響と再発の可能性の観点から、優先度やリスク レベルに応じて分類する必要があります。
- 推奨事項： 改善につながるのは問題ではなく解決策です。是正措置計画のない監査レポートは、修正せずに壊れた部分を指摘するようなものです。レポートでは、特定された問題ごとに是正措置を提案する必要があります。問題がない場合でも、レポートでは改善策（在庫管理を改善するためにソフトウェアをアップグレードするなど）を推奨する必要があります。
- 実行計画： 主要な関係者が推奨される対策を確実に実施できるように、レポートでは、影響と実現可能性に基づいて是正措置のリストに優先順位を付ける必要があります。推奨事項を実施するためのタイムラインを含め、アクション プランの各部分の責任者を定義することも同様に重要です。
サプライチェーン監査は継続的なサイクルである
調査結果を報告しても、監査プロセスは終わりではありません。サプライ チェーンのパフォーマンスを測定し、アクション プランを推奨して、そのまま先に進むことはできません。企業は定期的なフォローアップ監査を実施して、是正措置が実施されたかどうかを確認し、問題が実際に解決されたかどうかを確認し、サプライ チェーンの効率が改善されたかどうかを判断する必要があります。
企業が内部監査をどのくらいの頻度で実施すべきかは、サプライ チェーンの複雑さ、過去の監査結果、規制要件によって異なるため、一概に言えません。たとえば、以前の内部監査で多くの重大な問題が明らかになった場合は、監査の頻度を増やす必要があるかもしれません。ただし、経験則として、中小企業は少なくとも年に 1 回はサプライ チェーン監査を実施する必要があります。
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