成長の鈍化やその他のさまざまな課題を伴う厳しい年に直面している賢明な小売業者は、先を行くために自動化を導入しています。
アナリストは、2023年の売上高が2019年の水準を下回ることから、今年の小売業の成長は鈍化すると予測している。パンデミック中にオンラインが台頭した後、多くの人が消費者が実店舗に戻ってくることに気付いており、実店舗とインターネットでの販売の収益バランスを戦略的に計画し管理しようと努める小売業者にとって、複雑さが増している。実際、小売業は今年、人手不足、生活費の危機とそれが価格に及ぼす影響、家賃、エネルギー、運営費の上昇、新しいオンラインチャネルとの競争の激化など、多くの面で苦戦している。
利益率が低いため、請求書の支払いプロセスでエラーが発生する余地はほとんどありません。過剰支払いや重複は、資金繰りに困っている小売業者にとって最後の切り札となる可能性があります。ベンダーとの関係を悪化させることも役に立ちません。現在の経済情勢では、企業はベンダーとサプライチェーンを大切にする必要があります。小売業では、企業は入手できないものを販売できないため、これは特に当てはまります。
このような不安定な時代においては、サプライヤーとの関係を保護し、サプライチェーンの回復力を確保することが極めて重要です。したがって、買掛金 (AP) と明細書調整のための最も効果的なプロセスを実装することが重要です。
先進的な小売業者は、ビジネス プロセスの多くを高速化、簡素化、最適化するデジタル システムにますます信頼を置いています。電子値札、自動在庫追跡、製品情報を参照するためのタブレットを装備したスタッフなど。
ただし、買掛金プロセスなどの重要なバックオフィス プロセスは、多くの場合、最後に投資されるものです。AP などの機能にクラス最高のソリューションを導入すると、強固な基盤が形成されるため、他のデジタル ソリューションを追加したり、小売業者がスタイルと内容の両方を確実に理解できるようにすることを活用しました。
当初から財務管理がより効率的であるということは、マージンがますます厳しくなっても、効率的な支払いプロセスが収益を保護しながら、生産的で調和のとれたベンダーとの関係をサポートすることを意味します。
コストの削減
2024 年の小売業にとっての重要な課題の XNUMX つは、製品の品質と顧客満足度を損なうことなくコストを削減する方法を見つけることです。デジタル ソリューションを特定して実装すると、ビジネス内のコストを削減できます。
たとえば、電子請求ソリューションを実装すると、ベンダーは自社の財務システムに自動的に入力されるデジタル請求書を共有できるようになり、人的ミスに関連するリスクが大幅に軽減され、AP チームの従来のトレイ内の遅延が解消されます。最良のものの中には、オプションの 3 方向マッチングとワークフロー認証を提供し、財務システムの残りの部分へのシームレスな統合も提供できるものもあります。
統合により、請求書の自動化が ERP に直接移行され、請求プロセス全体にわたるシームレスな情報フローが作成され、既存の ERP 投資を補完します。請求書に関するこの唯一の信頼できる情報源により、社内の財務チームとサプライ チェーンのデータの正確性が保証され、透明性のあるエンドツーエンドのプロセスが実現します。
明細書調整のための最も効果的なプロセスを確保することは、企業が支出をより厳密に管理できることを意味し、請求書の過払いや重複した支払いのリスクを大幅に軽減します。これには、透明性を高めるための貸方票の正確な考慮が含まれ、いつでも現金状況をリアルタイムで把握できるようになります。
自動明細調整ソリューションは、時間のかかる手動プロセスを必要とせずに、請求書とクレジットノートを関連する明細明細と比較できるため、時間と人的リソースを節約できます。また、ベンダーとの関係に摩擦を引き起こし、早期支払い割引の機会を損なう可能性のある過少支払いのリスクも軽減できます。
ベンダーとの関係を保護する
パンデミックが私たちに何かを教えてくれたとすれば、それは予期せぬサプライチェーンの混乱による影響が企業に大きな経済的ショックを引き起こす可能性があるということです。文字通りあなたのベーコンを救ってくれる主要な戦略的サプライヤーを世話することは有益です。ベンダーが顧客が期日通りに正確に支払うと期待できれば、主要製品の突然の欠品やサプライチェーンの中断など、予期せぬ問題が発生したときにも中止する可能性が高くなります。
戦略的サプライヤーと生産的な関係を構築したら、キャッシュフローが遅すぎて困難な場合、中小企業はすぐに廃業する可能性があることを念頭に置き、サプライヤーを保護することが重要です。これが起こった場合、小売業は方向転換し、代替ベンダーの検索、製品品質の評価、新しいサプライヤー関係の構築、コストや契約の交渉などのプロセスを開始する必要があります。
自動化された正確な明細照合システムを使用すると、ベンダーに対して透明性が実証されます。デジタル AP システム全体の一部である場合はさらに透明性が高まり、クエリに関するコミュニケーションがはるかに容易になります。これは既存のサプライヤーにとって重要であり、もちろん新しいベンダーとの関係も構築しやすくなります。あなたの信用履歴と評判が重要です。
システムをサプライヤーと統合することは、新しいテクノロジーを導入しようとする小売業者にとって最大の障壁の 1 つです。ただし、Open ECX の AP Automation Invoicing などのソリューションでは、サプライヤー ベースが請求書やクレジットノートの送信方法を変更する必要はありません。
このようなソリューションは、.pdf、.csv、XML、EDI などの多くのデータ形式をサポートでき、ビジネス ルールを定義して受信データを強化し、ERP システムの要件に基づいて情報を追加したり、ライン レベルのマッチングをサポートしたりできます。
英国の即時支払いコード (PPC) は、サプライヤーの支払い条件の遵守およびその他の支払いの問題をカバーしています。これは任意かもしれませんが、安定した、信頼できる、一貫したベンダー関係を確保するためにますます重要になっており、準拠した責任ある支払いプロセスを実証できる顧客は、強化されたサプライヤーベースの恩恵を受けることになります。
より良いビジネス成果
データはビジネス目標を達成するための重要な要素であり、より効果的な意思決定を行うための正確なリアルタイム情報をユーザーに提供します。ただし、それは 100% 正確である必要があります。正確かつタイムリーな明細調整により、正確な財務データが生成され、計画、予測、予算編成に自信を持って使用できます。
古い情報に誤りが含まれているため、これはほぼ不可能です。すべての決定は信頼性の低い変動する砂に基づいて行われることになり、実店舗に再投資するか代替のオンライン チャネルを開発するかなど、重要な決定が成功するかどうかは正確なデータに依存します。
自動化されたプロセスを使用すると、データは一度入力されるため、キーストロークやその他の人的エラーのリスクが排除されます。一部のソフトウェアは、ミスを減らすために AI によってサポートされる OCR (光学文字認識) を使用して人間のコンポーネントを削除しますが、最良の自動 AP ソリューションは最初から 100% 正確です。
効果的な AP と請求書の照合を実装すると、財務チームが請求書のレビュー、比較、照合を手作業で何時間もかけて間違いや重複を特定する、時間のかかる修正プロセスが削減されます。組織が声明の調整のみに焦点を当てた 10 人以上の専門家からなるチームを雇用することは前例のないことではありません。これは完全に回避可能で高価なリソースの導入です。自動化が面倒な作業を行っている間、チームは戦略やベンダーとの関係など、より価値の高いタスクに取り組むことができます。
最適な自動 AP ソリューションには、あらゆるビジネスにとって潜在的な地雷原であり、重大な財務上、風評上、および法的リスクを表す、潜在的な不正行為を発見して強調表示するのに役立つ検証ルールが組み込まれている場合があります。一部の自動 AP および明細書調整システムには明細書健全性レポートが含まれており、財務チームが不一致を確実に警告し、リアルタイムで明細書残高を自信を持って処理できるようになります。また、外部監査要件をサポートするために完全な文書履歴を提供することもできます。
AP 自動化ソフトウェアはプロセスと手法を均質化し、AP 部門の全員と組織全体が同じ認識を持ち、同じデータの同じバージョンをリアルタイムで参照できるようにします。統一された規定のワークフローを使用すると、タスクの共有がはるかに簡単になり、タスクの所有者が病気で休暇をとったり、仕事を辞めたりした場合でも、同僚がそのタスクを引き継ぐことができます。
自動化の時間
今こそ、AP プロセスをデジタル プラットフォームに移行する時期です。クラウドをベースとするということは、セキュリティの強化、データへのリアルタイム アクセス、およびより強力なデータ分析を意味します。
利用可能なソリューションは多数ありますが、独自の変換テクノロジを使用してソース ドキュメントから基礎となる物理テキストを抽出し、データを強化し、受信ドキュメントと関連するデータ コンテンツを処理する方法のビジネス ルールを定義する機能を提供するのが最適です。このテクノロジーは 100% の精度を保証し、請求書とクレジットノートを組織の ERP に直接送信し、ネットゼロの目標に沿った効率的なエンドツーエンドのデジタルプロセスを実現し、即時支払いの実践をサポートします。
今日の小売業界におけるサプライ チェーンと在庫の管理は複雑ですが、AP を自動化することで、その中で最も重要なプロセスの 1 つが合理化および簡素化されます。堅牢な機能の請求書管理がなければ、効果的な在庫管理から販売まで、他のすべてが失敗します。
これらのソリューションは、企業がサプライヤーとより強力な関係を築くのを支援するだけでなく、支払いおよび財務管理の効率を最適化するのに役立ち、AP チームが短時間でより多くの成果を達成できるようにします。自動化されたプロセスはわずかな時間で完了し、精度の向上とエラーの減少を保証します。 2024 年は、自動化された AP を実装する年です。そうしないと、競争が激化する小売環境で取り残されるリスクが生じます。
著者について： Nathan Ollier はソフトウェア会社 Open ECX の CEO です。
ソースから 小売インサイトネットワーク
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