小口現金ガイドと、ビジネスで利益を上げるための管理方法

コーヒー マシンが壊れたので、従業員を最寄りの店に行かせて熱いコーヒーを買ってもらわなければなりません。問題は、従業員が現金を持っておらず、クレジットカードの限度額に達していることです。そこで小口現金が役に立ちます。

小口現金は、企業が事業資金に手を付けずに済む少額の経費を処理するのに役立ちます。これにより、多くのストレスを軽減したり、従業員が会社に代わって資金を使ったときに払い戻しを行ったりすることができます。したがって、事業を円滑に運営するために小口現金基金を設立する準備ができている場合は、このガイドが役立ちます。

5 つの簡単なステップで小口現金を適切に設定する方法を学びましょう。

目次
小口現金とは何ですか？
小口現金にはどのような種類がありますか？
企業が小口現金を準備するための 5 つのステップ
企業が小口現金管理を改善する方法
ボトムライン

小口現金とは何ですか？

小口現金とは、会議用のコーヒー代や、残業する従業員の夕食代など、予期せぬ出費に備えて企業が確保しておく少額のお金です。正式な払い戻し手続きを提供したり、小切手を切るのが現実的でなかったり、時間がかかる場合に役立ちます。

小口現金の仕組みとその利点の例

仕事に向かう途中、サラは上司から電話を受け、土壇場でのブレインストーミング セッションのためにマーカーと付箋を持ってくるように言われました。財布には 15 ドルしかなく、クレジットカードもなかったので、費用を心配しながらも、必要なものを買いました。

幸運なことに、サラのオフィスには小口現金基金があり、上司はすぐに払い戻しをしてくれます。お金が戻ってくるまで何週間も待つ必要はありません。企業が小口現金を通常使用するその他の用途は次のとおりです。

• オフィス用のおやつ

• コーヒーラン

• 配達ドライバー向けのヒント

小口現金にはどのような種類がありますか？

1. 一般小口現金

このタイプは、予期しない日常の出費に備えて確保された少額の資金です。事務用品、郵便料金、または従業員への少額の払い戻しをカバーするのに便利です。

2. 小口現金の差し押さえ

準備小口現金は、従業員の旅費の払い戻しなど、継続的なニーズに対応する特定の金額です。企業は、これらの資金を定期的に補充して残高を一定に保ち、これらの特定の費用に常に資金が利用できるようにしています。

3. 緊急小口現金

これらの資金は通常、窓が突然割れたり、プリンターが突然動かなくなったりしたときなど、「万が一」のときのために取っておいた少額の貯金です。緊急の予期せぬ出費をカバーするためにあります。

4. 裁量的小口現金

この基金により、管理者はより柔軟な財務管理が可能になります。管理者は、この資金を自由に使用して、勤勉な従業員にちょっとしたご褒美をあげたり、予算に予定されていなかった小さなものを買ったりすることができます。

企業が小口現金を準備するための 5 つのステップ

小口現金資金の設定をどこから始めたらよいか分からない場合は、次の簡単な手順に従って、すぐに準備してください。ただし、まず、企業は緊急資金を金庫、鍵のかかる引き出し、安全な口座など、どこに保管するかを決定する必要があります。

ステップ1: アカウント制限を設定する

次に企業がすべきことは、小口現金基金に保持する金額を設定することです。ほとんどのオフィスでは 100 ～ 200 米ドルから開始しますが、企業は予測されるニーズに基づいて調整できます。その後、口座に資金を補充する方法を検討する必要があります。

このポイントは、いわゆる「補充ポイント」です。たとえば、100 米ドルの小口現金資金を持つ企業は、残高が 15 米ドルを下回ったときに補充することを選択できます。その時点で、経費を記録し、小切手を書き、資金を元の金額に戻します。

ステップ2: 資金を管理する人を選択する

会社にはオフィス マネージャーがいますか? いる場合は、通常、小口現金を管理するのに最適な人物です。ただし、小規模なチームを持つ会社オーナーは、自分でその責任を引き受けることもできます。

企業がどのオプションが最善であると考えるかにかかわらず、一度に 1 人だけが資金にアクセスできることを確認する必要があります。これにより、無用な引き出しや盗難の可能性を防ぐことができます。責任者を決めた後、企業は資金を追加したり、小切手を現金化したりして小切手を小口現金金庫に入れることができます。

ステップ3: ログを作成する

企業はログなしでは小口現金支出を追跡できません。口座からお金が入ったり出たりするたびに、担当者は作成したログにそれを記録する必要があります。そのため、従業員は基金から支出したお金の領収書を受け取る必要があります。

たとえば、サラが会議用にカップケーキを購入し、払い戻しを希望する場合、領収書を提出する必要があります。担当者は領収書を使用して小口現金支出を総勘定元帳に記録し、すべてが正しく記録されていることを確認します。ログの例を以下に示します。

小口現金ログには、取引の日付、簡単な説明、追加された現金、支出額、残高など、重要な詳細を記録する必要があります。残高が設定された補充レベルまで下がった場合、企業は小切手を発行して資金を元の金額に戻すことができます。

ステップ4: 小口現金支出を記録して調整する

小口現金の残高が少なくなってきたら、見直して現金を追加し、補充する必要があります。企業は、領収書と小口現金記録簿の記録を照合して、すべてが合っていることを確認することから始めます。実際の現金と記録簿の記録に違いがある場合は、企業オーナーは不一致を追跡する必要があります。すべてが一致したら、企業は総勘定元帳に経費を記録し、資金を補充できます。

ステップ5: 小口現金限度額を定期的に見直す

企業は小口現金をすぐに使い果たしていませんか？それなら、小口現金口座に預ける金額を増やすタイミングです。しかし、何に使っているかを見直さずに、ただ単に金額を増やすべきではありません。

たとえば、会社がオフィスで頻繁にコーヒーを買う場合、毎週小口現金に手をつけるのではなく、通常の予算を使うことを検討できます。こうすることで、会社は小口現金資金を他の小さな予期しない出費のために確保することができます。

企業が小口現金管理を改善する方法

手動プロセスでは、予算編成が不十分になり、不正行為の可能性が高まるという問題に直面することがよくあります。しかし、経費管理ソフトウェアは、企業が小口現金の処理を効率化するのに役立ちます。これらのタスクを自動化し、文書を一元化することで不正使用や誤用を減らし、照合を迅速化し、標準化されたテンプレートで監査を簡素化するのに役立ちます。

最も優れている点は、企業がさまざまな場所に合わせてソフトウェアをカスタマイズできることです。Happay などの一部のサービスでは、クラウドベースのプラットフォームから資金をリアルタイムで追跡および管理できるプリペイド カードも提供しています。これは、小口現金支出の効率と管理を向上させる優れた方法です。

ボトムライン

中小企業は、ここまでで小口現金基金を設立するかどうかを決定し、その方法についても十分に理解しているはずです。しかし、その前に、物事をスムーズに進めるための明確なガイドラインが必要です。従業員がお金をどのように使用できるかを指定し、支出限度額を設定する小口現金ポリシーを作成することを忘れないでください。

その後、限度額を超えた分は別の口座から精算できます。たとえ会社に従業員が 1 人しかいなくても、小口現金があれば予期せぬ費用を効率的にまかなうことができます。