強力なオープナー、明確なメッセージ、そして潜在的な消費者からの反応を確実に得られる行動喚起など、完璧なメールを作成したと想像してください。しかし、企業が「送信」をクリックする前に、見逃してはならない最後の仕上げが 1 つあります。それは、素晴らしい締めくくりです。
電子メールは今でも職場でのコミュニケーションの定番であり、ブランドにとって、伝えたいことと同じくらい、どのように締めくくるかが重要です。思慮深い電子メールの締めくくりは、適切な雰囲気を醸し出すと同時に、プロ意識と細部への配慮を示します。この記事では、企業が電子メールを締めくくる最良の方法と最悪の方法について説明します。
目次
電子メールのサインオフとは何ですか?
企業がすべてのメールの締めくくりに含めるべき内容
メールの署名の種類
メールの締め方: プロフェッショナルに見せるための 10 の方法
メールの終わり方：絶対に避けるべき10の締めくくり
包み込む
電子メールのサインオフとは何ですか?
メールの署名は、メッセージの最後にある最後の仕上げです。通常は、簡単な単語または短いフレーズの後に名前と署名が続きます。これは、「これで終わりです」という合図だと考えてください。
企業は、送信するほぼすべてのメールに署名を入れる必要があります。署名はビジネスコミュニケーションの重要な部分であり、適切な署名を使用することで、受信者にそのブランドがメールのエチケットの基本を理解していることを示すことができます。さらに、プロフェッショナルな印象を与えることにも役立ちます。
企業がすべてのメールの締めくくりに含めるべき内容
すべての電子メールの署名には、次の 3 つの重要な要素が必要です。
- 別れ
- 署名
- 情報を連絡する
別れの言葉は、送信者の名前の直前に来る単語またはフレーズであり、ほとんどの人が考えるよりも重要です。別れのセクションは、メールのトーンを設定し、受信したメッセージに対する読者の感情を形作ります。メールの別れの例をいくつか示します (次のセクションでは、より多くのオプションを示します)。
- 心から
- すぐに話す
- 敬具
次は送信者の署名です。送信者がすでにプロフェッショナルなメール署名を持っている場合、別れの挨拶の後に名前を再度入力する必要はありません。ただし、署名がない場合は、名前と電話番号やソーシャルメディアのハンドルなど、その他の関連する連絡先の詳細を含める必要があります。そうすることで、受信者は必要に応じて他のチャネルを通じて送信者に連絡できます。
プロフェッショナルな電子メール署名とは何ですか?
電子メールの署名はデジタル名刺のようなものです。送信者は、すべての電子メールに自動的に表示されるように設定することも、社外の人など特定の人だけに表示するように設定することもできます。通常、署名には氏名、役職、電話番号、LinkedIn プロフィール、オフィスの住所が含まれます。
ただし、送信者もクリエイティブになることができます。メールの署名をよりパーソナルなものにするために、感動的な引用文や顔写真を追加する人もいます。これは、送信者に関する詳細情報や、毎回入力しなくても送信者に連絡する方法をすばやく簡単に共有できる方法です。
メールの署名の種類
1. 一般的なメールの締めくくり
ほとんどのメールは、シンプルで一般的な締めくくりの言葉で終わります。これらの短いフレーズは、メールのターゲットや内容に特に関係するものではなく、単に友好的に締めくくるためのものです。次に、このような締めくくりの言葉の例をいくつか示します。
- ご関心をお寄せいただきありがとうございます
- よろしく
- 素晴らしい一日を
2. パーソナライズされたメールの締めくくり
時には、特に送信者がすでに知っている人（個人的なつながりでも仕事上のつながりでも）にメールを送信する場合、パーソナライズされた締めくくりが適しています。一般的な締めくくりの代わりに、これらは送信者と受信者の関係にもっと配慮され、具体的なものになります。
このため、通常は典型的な結びのフレーズの代わりに短い文が使用されます。以下にいくつか例を挙げます。
- あなたと一緒にこのプロジェクトを始めるのが楽しみです。
- あなたのご尽力に本当に感謝しています。
- この度は誠にありがとうございました。
メールの締め方: プロフェッショナルに見せるための 10 の方法
正式なビジネスメールの署名
適切な締めくくりは、プロフェッショナルなメールを締めくくる鍵です。これらのメールの締めくくりのフレーズは、送信者が組織外の人（見込み顧客、ベンダー、その他のパートナーなど）に連絡を取るときに最適です。
会社や業界がよりフォーマルな雰囲気を好む場合は、同僚にも最適です。次に、おすすめのオプションをいくつか紹介します。
1. 敬具
この古典的な選択は、物事を前向きでありながらフォーマルな雰囲気で締めくくるので、人気があります。
2. よろしく
「Warm Regards（敬具）」、「Kind Regards（敬具）」、または単に「Best Regards（敬具）」のいずれでも、どれも丁寧かつ明確で、プロフェッショナルな印象を与えます。
3. ご多幸をお祈り申し上げます
他の締めくくりよりも少し親しみやすく、プロフェッショナルな雰囲気を失わずに送信者が受信者の幸せを心から願っていることが伝わります。
非公式ビジネス向けのメールの署名
送信者がよく知っている同僚にメールを送信する場合や、あまりフォーマルではない業務を処理する場合は、次の締めくくりが最適です。
4. 乾杯
メールを締めくくるフレンドリーで会話的な言い方です。「よろしくお願いいたします」に似ていますが、よりリラックスした言い方です。
5.最高
短くてシンプルで、ほとんどすべての状況で使えます。直接的で目的を達成します。
6.気をつけて
この締めくくりは、やりすぎずに温かさを伝えます。フレンドリーでありながらプロフェッショナルな締めくくりとして、ちょうど良いバランスです。
感謝やリクエストのメールの締めくくり
送信者がメールで何かをお願いしたいときや、お願い、紹介、推薦、または機会に対して感謝の意を表したいときは、締めくくりとして次のような表現が役立ちます。
7.ありがとう
率直でシンプルで、メッセージが伝わります。考えすぎる必要はありません。
8. あなたの[意見、助言、意見など]に感謝します
この締めくくりは、少しだけ温かみを加えます。「ねえ、あなたが私のためにしてくれていることを本当に感謝していますフレンドリーな雰囲気を保ちつつ、返信を促すためのフォローアップやリマインダーに最適です。
カジュアルな会話のためのメールの締めくくり
カジュアルな会話では、締めくくりを自分らしくするのは自然なことです。しかし、送信者は必ずしも凝った書き方をする必要はありません。次のような、親しみやすいメールにぴったりの、よく使われる締めくくりを使うことができます。
9. すぐに話しましょう
送信者が近々親しい人と会う予定の場合は、この締めくくりの言葉を使うといいでしょう。カジュアルでシンプルで、雰囲気が明るくなります。
10. また後で
「また近いうちに話しましょう」に似ていますが、もう少しくつろいだ感じ。堅苦しい約束のように感じさせずに「また近いうちに話しましょう」と言う楽しい方法です。
メールの終わり方：絶対に避けるべき10の締めくくり
メールの締めくくりは最後の握手のようなものなので、良い印象を与える必要があります。このため、送信者は間違った印象を与える可能性のある締めくくりの言葉を避ける必要があります。ここでは避けるべき締めくくりの言葉をいくつか紹介します。
1. ご連絡をお待ちしております（よろしくお願いします）
この締めくくりは、少々強引だったり、受動的攻撃的だったりするかもしれません。送信者は受信者が返信しなければならないと想定しているようなもので、誰もが納得するとは限りません。
2. 敬具
送信者が実際にその人に「属していない」のに、なぜこの締めくくりを使うのでしょうか。少し形式的すぎて、それほど誠実ではない印象を与える可能性があります。
3. 愛か（XOXO）
この締めくくりは、メールがパートナーや家族など非常に親しい人宛てでない限り、個人的すぎます。フレンドリーな雰囲気にするのは良いことですが、そこまでフレンドリーな雰囲気にしすぎてはいけません。
4. —[名前] または —[イニシャル]
メールが極端に短くてカジュアルなものでない場合、適切な締めくくりを省略すると、送信者がメッセージを適切に終わらせなかったかのように唐突または不注意な印象を与える可能性があります。
5.絵文字
一部のビジネスチャットでは絵文字が使えますが、締めくくりでは明確でプロフェッショナルな印象を与える必要があります。絵文字は使用しないでください（念のため）。
6. 良い一日をお過ごしください
宗教的な言葉は、たとえ善意からであっても、ビジネスメールやカジュアルなメールには不適切だと感じられることがあります。文脈上適切でない限り、避けた方がよいでしょう。
7. 意味が通じるといいのですが
この締めくくりは無害に聞こえるかもしれませんが、受動的攻撃的と受け取られる可能性があります。混乱の原因は読者にあると示唆し、信頼関係を築くのにはあまり適していません。
8. 敬具
この締めくくりはとても形式的なので、堅苦しく、まるでよそよそしい感じがします。目的は、ロボットのように感じるのではなく、つながりを築くことです。
9. 良い時間を過ごしてください
とてもカジュアルです。メールよりも会話の中で使う方が適しています。メールというよりは、喫茶店での雑談のように聞こえます。
10.頑張ってください
「頑張って」というのは少し難しいかもしれません。受け手は、その仕事が大変だと感じたり、成功するには運が必要だと感じたりして、がっかりしてしまうかもしれません。
包み込む
多くの人は、電子メールの締めくくりは単なる形式的なものと考えています。締めくくりにはそれほど多くの追加情報は含まれないかもしれませんが、ビジネス メールには不可欠です。メールが途中で終わってしまうのは、読むのに良い経験ではありません。その唐突さは、読者に悪い印象を残し、送信者がきちんと終わらせるほど気を配っていないと感じさせます。
プロフェッショナルな立場では、企業がどのように物事を言うかは、何を言うかと同じくらい重要です。ブランドが締めくくりを省略したり急いで済ませたりすると、読者はビジネス環境での信頼性を疑って離れてしまうかもしれません。プロらしく聞こえるように、推奨されている 10 個の締めくくりのいずれかを使用することを検討し、状況を悪化させる可能性のある他の 10 個の締めくくりは避けてください。
