주요 요점
비즈니스 프로세스 분석(BPA)은 회사가 내부 운영의 비효율성을 파악하는 데 도움이 됩니다.
새로운 제품을 출시하거나 기업 구조 조정을 거치는 기업은 종종 BPA를 사용합니다.
산업 연구를 통해 핵심 성과 지표를 식별할 수 있습니다.
비즈니스 프로세스 분석(BPA)은 프로세스 관련 비즈니스 영역을 분석하고 효율성을 개선하는 데 사용되는 방법론입니다. 구체적으로 BPA는 회사가 수익을 개선하고 비용을 줄이기 위해 내부 프로세스를 검토하는 데 도움이 됩니다. 비즈니스 분석(BA)과 BPA는 분석 범위가 다르지만 BPA는 일반적으로 비즈니스 분석가 또는 프로세스 아키텍트, 또는 둘 다에게 할당됩니다. 비즈니스 분석가는 종종 문제를 둘러싼 맥락을 분석하고 데이터 통찰력을 제공하는 반면, 프로세스 아키텍트는 프로세스 구현에 직접 관여합니다. 그러나 BPA에는 비즈니스 분석가나 프로세스 아키텍트만 필요한 것이 아닙니다. 비즈니스 프로세스를 변경하려면 회사에서 경영진, IT 및 기타 전문가도 참여시켜야 합니다. BPA를 분석하기 전에 기본 사항부터 시작해 보겠습니다.
비즈니스 프로세스란 무엇입니까?
비즈니스 프로세스는 입력을 출력으로 변환하는 조직화된 활동 그룹이며, 공식적이거나 비공식적일 수 있습니다. 공식적 프로세스는 문서화되고 대부분의 경우 따릅니다. 비공식적 프로세스는 공식 문서가 부족하거나 비정상적인 상황에서 공식 프로세스에서 벗어나야 하기 때문에 사용됩니다.
기업은 언제 비즈니스 프로세스 분석을 사용해야 합니까?
대부분의 경우, 기업은 새로운 기술이나 새로운 공정을 출시할 때 BPA를 사용합니다. 새로운 기술을 출시하기 전에 기업 경영진은 기존 기술이나 공정으로 인해 발생하는 비효율성을 이해해야 합니다. 이러한 비효율성에는 배송 지연, 고객 지원 부족 또는 결함이 있는 제품의 높은 비율이 포함될 수 있습니다. 비용-편익 분석을 수행함으로써 기업은 새로운 기술을 구현할지 아니면 투자 수익률이 더 높을 수 있는 다른 영역에 집중할지 결정할 수 있습니다.
회사들은 최근 몇 년 동안 BPA로의 전환이 점차 증가하고 있습니다., COVID-19 팬데믹으로 인해 특정 제품에 대한 수요가 증가하고 다른 제품에 대한 수요가 감소했습니다. 기업은 새로운 운영 환경에 적응할 시간이 제한되어 BPA가 조직이 초점을 효과적으로 전환하는 데 중요한 역할을 했습니다. 예를 들어, 많은 조직이 BPA를 사용하여 디지털 제품을 확장했습니다. 다른 회사는 BPA를 사용하여 공급망 중단과 관련된 부정적 영향을 상쇄했습니다. 최근에는 강력한 인플레이션 압력과 경제적 불확실성으로 인해 많은 조직이 BPA를 사용하여 비용을 통제하고 비효율성을 제거했습니다.
조직은 종종 더 큰 규모의 사업의 일환으로 BPA를 사용합니다. 전략 기획 노력. 예를 들어, 조직은 BPA를 사용하여 더 광범위한 목표를 향한 한 걸음으로 내부 프로세스를 더 잘 이해할 수 있습니다.
비즈니스 프로세스 분석의 이점은 무엇입니까?
BPA가 다양한 상황에서 도움이 된다는 것은 이미 알고 계실 겁니다. 다음은 비즈니스 프로세스 분석을 사용하는 것의 몇 가지 이점입니다.
- 효율성 향상 : 예를 들어, BPA는 다음과 같은 작업에 필요한 시간과 자원을 줄일 수 있습니다. 생산적인 영업 탐색, 직원 온보딩, 방열판 열 관리용 또는 마케팅 캠페인을 만드는 것입니다.
- 비용을 줄이다: BPA는 작업에 소요되는 시간을 줄이거나 프로세스의 중복을 제거하여 인건비를 줄일 수 있습니다. BPA는 또한 자원과 재료에 대한 비용 절감을 강조할 수 있습니다.
- 정책과 거버넌스를 명확히 하고 개선합니다. 예를 들어, BPA는 다음과 같은 이점을 제공할 수 있습니다. 위험 관리 현재 IT 및 장치 보안 정책에서 개선이 필요한 부분을 강조합니다.
- 병목 현상 제거 또는 감소: BPA는 조직이 커뮤니케이션과 프로세스 실행을 최적화하는 데 도움을 주어 승인 등의 특정 단계가 백로그를 생성하지 않도록 합니다.
- 채택 프로세스 최적화: BPA는 새로운 기술이나 프로세스를 도입하는 데 있어서 취약점을 강조하고 교육 프로그램을 개선하여 궁극적으로 도입률을 높일 수 있습니다.
- 릴리스 또는 배포 절차 개선: 우리 모두는 캠페인 배포와 제품 출시가 순조롭게 진행되기를 바랍니다. BPA는 이러한 프로세스의 비효율성을 해결하고 개선 사항을 마련하는 데 도움을 줄 수 있습니다.
- 초점 이동에 도움: BPA는 귀사가 점점 디지털화되는 세상에서 경쟁할 수 있도록 도울 수 있습니다. 예를 들어, BPA는 특정 기술을 사용하기 위한 일상 프로세스를 최적화하고, 원격 작업 모델로 전환하거나, 온라인에서 제품과 서비스를 제공하기 위한 전환을 원활하게 하는 데 도움을 줄 수 있습니다.
- 회사 문화 개선: 최적화된 프로세스는 직장에서의 직원 경험을 개선합니다.
- 참여 증대: 더 나은 고객 서비스, 웹사이트 상호작용 또는 매장 내 프로세스는 조직의 평판과 참여를 강화합니다.
행복한 이해관계자, 행복한 직원, 행복한 고객 - 행복한 날들!
비즈니스 프로세스 분석의 핵심 단계
그럼, 기본은 이렇습니다. BPA에는 어떤 단계가 포함됩니까?
1. 목표를 정하다
첫 번째 단계는 무엇을 달성해야 하는지 결정하는 것입니다. 지 독히 공부 분석, 위험도 분석 또는 심지어 공식적인 경쟁 분석 조직의 개선 영역을 파악하는 데 도움이 될 수 있습니다. 조직의 성과를 자세히 살펴보면 재무 비율 또한 유용한 시작점이 될 수 있습니다. 거시적 수준에서 귀하의 목표는 수익을 늘리거나 비용을 줄이는 것일 수 있지만 BPA는 프로세스 관련 개선에 초점을 맞춘다는 점을 명심하세요. 즉, 귀하의 목표는 거시적 비즈니스 변화보다는 프로세스 개선에 초점을 맞춰야 합니다. 예를 들어, BPA 목표는 노동 효율성을 개선하는 것일 수 있습니다. 매우 반복적인 작업은 종종 자동화하여 완료 시간을 단축하고 오류를 줄일 수 있습니다. 예를 들어, 영업 프로세스에서 영업 추적 소프트웨어를 사용하여 후속 조치를 자동화할 수 있습니다. 영업 프로세스의 경우 목표는 후속 이메일 작성에 소요되는 시간을 줄이거나 응답률을 개선하거나 둘 다일 수 있습니다. 목표를 잘 정의하는 한 가지 방법은 SMART 접근 방식을 사용하는 것입니다. SMART 접근 방식은 구체적(specific), 측정 가능(measurable), 달성 가능(ateable), 관련성(related), 시간 기반(time-based)을 의미합니다.
2. 프로세스 정의
목표가 결정되면 비효율성을 유발하는 프로세스를 정의해야 합니다. 예를 들어, 판매 프로세스에서 후속 조치에는 후속 이메일 템플릿을 작성하고, 클라이언트로부터 얻은 정보에 따라 템플릿을 조정하고, 이메일을 교정하고, 대화 후 5분 후에 이메일을 보내는 등 여러 단계가 포함될 수 있습니다.
프로세스를 정의할 때 프로세스 범위가 너무 광범위하지 않은지 확인하십시오. 일부 프로세스 전문가는 용어를 사용합니다. 끝으로 종료 대규모의 중요한 프로세스의 경계를 정의합니다. 엔드투엔드 설계는 제품 개념을 생각해내기 위해 발생해야 하는 모든 활동을 통합합니다. 이러한 프로세스를 더 세분화하는 한 가지 방법은 프로세스 계층을 사용하는 것입니다. 프로세스 계층은 전체 조직 수준에서 시작하여 가장 세분화된 프로세스로 이동합니다. 이 단계에서 분석가와 프로세스 아키텍트가 사용하는 가장 일반적인 도구는 SIPOC로, 공급업체, 입력, 프로세스, 출력 및 고객을 의미합니다. 이 도구는 하나 이상의 프로세스의 입력과 출력을 표 형태로 요약하는 데 도움이 됩니다.
3. 프로세스 분석
정의된 목표에 따라 선택할 수 있는 여러 가지 비즈니스 프로세스 분석 기술이 있습니다. 가장 일반적인 분석 기술은 가치 분석으로, 부가가치에 따라 프로세스의 주요 요소와 부수적 요소를 보여줍니다. 가치는 기능과 비용의 비율입니다. 따라서 기능을 개선하거나 비용을 줄임으로써 가치를 변경할 수 있습니다. 가치 분석을 수행할 때 분석가는 일반적으로 기능과 비용 목록을 내림차순으로 정리합니다. 비용-편익 비율은 종종 이러한 목록에 적용되어 각 활동의 순 가치를 추정합니다.
판매 후속 조치 프로세스 사례로 돌아가서, 가장 높은 가치를 지닌 단계는 다음과 같은 순서로 정렬할 수 있습니다. 고객으로부터 얻은 정보를 기반으로 판매 템플릿 조정, 이메일 교정, 대화 후 5분 후에 이메일 발송, 후속 이메일 템플릿 구축. 이 사례에서 후속 조치 템플릿 구축은 많은 시간을 소모하고 새로운 정보가 생길 때마다 항상 조정이 필요하기 때문에 가장 낮은 부가가치 요소입니다.
기타 인기 있는 분석 기법으로는 실제 성과와 잠재적 성과를 비교하는 갭 분석과, 처음에 문제가 발생한 이유를 파악하고 근본 원인에 대한 해결책을 찾는 것을 목표로 하는 근본 원인 분석이 있습니다.
4. 개선 사항 식별
프로세스가 분석되고 비효율성이 감지되면 다음 단계는 필요한 개선 사항이 무엇인지 파악하는 것입니다. 종종 개선은 병목 현상 제거, 고가치 프로세스 최적화 또는 고객과의 상호 작용 개선과 같은 측면에 초점을 맞춥니다. 예를 들어, 후속 이메일 작성의 가치를 높이기 위해 영업 사원은 클라이언트 세그먼트 또는 기타 정보를 기반으로 사용자 정의 가능한 이메일을 더 빠르게 작성하는 데 도움이 되는 외부 도구를 사용할 수 있습니다.
이 단계에서는 잠재적인 외부 효과를 고려해야 합니다. 외부 효과는 비즈니스로 인해 발생하는 간접 비용 또는 혜택으로, 제3자에게 영향을 미치는데, 여기에는 개인이나 조직, 심지어 사회 전체가 포함될 수 있습니다. 예를 들어, 속도가 향상되면 특정 제품과 서비스의 품질이 저하될 수 있으며, 이는 다운스트림 사용자나 소비자에게 비용이 됩니다. 마찬가지로, 특정 프로세스를 자동화하면 제품이나 서비스를 사용자 정의할 수 없게 되어 이러한 제품과 서비스에 대한 수요가 감소할 수 있습니다. 따라서 분석가는 새로운 프로세스를 조정하거나 도입하기 전에 철저한 비용-편익 분석을 수행해야 합니다.
5. 프로세스를 구현하세요
구현에는 종종 경영진부터 분석가, IT 전문가에 이르기까지 다양한 부서의 전문가가 참여합니다. 구현 팀에 효과적인 변경을 할 수 있는 충분한 리소스가 있는지 확인해야 합니다. 수정은 일반적으로 소규모로 시작하여 연결된 작업 전반에 걸쳐 변경됩니다. 예를 들어, 후속 이메일 템플릿을 구축하는 가치를 높이기 위해 영업 부서는 모든 이전 이메일을 분석하고 예측 분석을 사용하여 제안을 제공하는 타사 소프트웨어를 설치할 수 있습니다.
6. 결과를 모니터링하세요
마지막 단계는 새로운 표준과 프로세스를 모니터링하고 제어하는 것입니다. 새로운 프로세스가 더 나은 KPI를 가져오나요? 이러한 프로세스가 외부 효과를 발생시키나요? 예를 들어, 타사 소프트웨어는 후속 이메일을 작성하는 데 필요한 시간을 줄일 수 있지만 이메일 응답률도 줄일 수 있습니다. 다시 말해, 우리는 외부 효과를 고려해야 합니다. 게다가 이 단계에서 추가적인 개선 기회가 생길 수 있으므로 '설정하고 잊어버리는' 접근 방식을 취하는 것보다 새로운 프로세스를 지속적으로 모니터링하는 것이 중요합니다.
BPA 사례 연구
이제 기본 사항을 살펴보았으니, 비즈니스 프로세스 분석의 실제 사례를 살펴보겠습니다.
첫 번째 예는 프랑스 화장품 회사의 백로그와 관련이 있습니다. 이브 로셔, 신규 지원자를 처리할 때 경험했습니다. BPA를 수행한 후 Yves Rocher는 성수기에는 두 배나 많은 지원자를 채용한다는 것을 알게 되었습니다. 백로그를 줄이기 위해 회사는 데이터를 자동으로 채우고 자동으로 검증하는 소프트웨어에 투자하여 신규 지원자를 처리하는 데 내부적으로 소요되는 시간을 줄였습니다.
하워드 은행, Greater Baltimore 지역에 있는 지역 소유의 커뮤니티 은행은 고객 서비스와 직원 생산성을 개선하고자 했습니다. 비즈니스 프로세스 분석을 수행한 후, 은행은 신규 고객이 새 계좌를 개설하는 데 약 75시간 XNUMX분이 걸리며, 이로 인해 고객 만족도가 떨어지고 신규 직원에게 필요한 교육이 증가한다는 것을 깨달았습니다. 은행은 새로운 금융 소프트웨어를 사용하여 이 시간을 XNUMX%까지 줄일 수 있었고, 직원들이 신규 고객과 더 많은 시간을 보내고 고객 만족도를 개선할 수 있었습니다.
업계 연구를 통해 BPA를 어떻게 개선할 수 있을까?
산업 연구 회사가 할 수 있도록 허용합니다 기준 경쟁사와 업계 지표에 대한 성과입니다. 이러한 지표에는 시설당 매출, 직원당 매출, 임금 비용 및 이익이 포함됩니다. 게다가, 산업 분석 산업 수익의 전반적인 추세를 추적하는 데 유용한 도구입니다. 동종 업체보다 빠른 속도로 성장하는 회사는 일반적으로 강력한 마케팅, 충성도 높은 고객 또는 차별화된 제품과 같은 경쟁 우위를 가지고 있습니다. 반면, 산업 평균보다 느린 속도로 성장하는 회사는 다음을 사용할 수 있습니다. 세그먼트 벤치마킹 비효율성을 유발하는 내부 프로세스를 분석하기 위한 시작점으로 삼습니다. 회사 벤치마킹은 경쟁자에 대한 명확한 관점을 제공하는 동시에 국가 수준의 산업 연구 자사 실적을 더 광범위한 업계 현황과 비교하고자 하는 기업에 추가적인 정보 계층을 제공합니다.
산업 연구는 사회적 거리두기 조치로 인해 많은 회사가 내부 프로세스를 조정하게 된 COVID-19 팬데믹 발발 이후 특히 유용했습니다. 공급망 제약 그리고 강화된 규제 환경. 예를 들어, 미국 전역의 기업들은 변화하는 소비자 요구를 충족하기 위해 온라인 운영에 대한 투자를 늘렸습니다. 진행 중인 추세를 명확하게 이해함으로써 업계 데이터에 액세스할 수 있는 기업들은 고부가가치 프로세스를 더 쉽게 감지할 수 있었습니다.
마무리
비즈니스 프로세스 분석은 기업이 내부 프로세스를 최적화하여 궁극적으로 비용을 절감하고 수익을 늘리거나 둘 다 달성하는 데 도움이 됩니다. BPA는 일반적으로 다양한 부서의 전문가가 협력하여 새로운 프로세스가 다양한 차원에서 원활하게 흐르도록 합니다. 새로운 프로세스가 제정되면 분석가는 이전에 설정된 KPI에 대해 새로운 표준의 성과를 지속적으로 모니터링합니다. 기업은 산업 연구를 사용하여 BPA를 최대한 활용하고 시설당 수익 및 임금 비용과 같은 산업 수준의 지표를 활용할 수 있습니다.
출처 IBIS 월드
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