Petua dan Hack Penting untuk Pengurusan Masa yang Hebat

Pengurusan masa meresap ke dalam setiap bahagian kehidupan, daripada kerja dan rancangan kepada hobi dan perhubungan. Ia mungkin kelihatan berlawanan dengan intuisi untuk meluangkan masa untuk belajar tentang pengurusan masa, tetapi sama seperti tugasan yang begitu banyak, mengambil masa pada mulanya untuk merancang dengan berkesan akan mengurangkan keseluruhan masa yang dibelanjakan, meningkatkan kecekapan anda.

Selain itu, dengan mempelajari teknik pengurusan masa yang berbeza dan memperhalusi serta mempraktikkannya, anda akan mendapati bahawa teknik ini mula menapis ke dalam banyak bahagian dalam kehidupan anda. Jadi, jika anda ingin maju, teruskan membaca untuk beberapa cara yang bagus untuk mengurus jadual anda dan meningkatkan produktiviti anda.

Jadual Kandungan
Apakah itu pengurusan masa dan mengapa ia penting?
Menjadi serius: Petua pengurusan masa dan godam
Pengurusan masa: Asas
Kesimpulan

Apakah itu pengurusan masa dan mengapa ia penting?

Mengurus masa anda dengan berkesan, atau mempunyai kemahiran pengurusan masa yang baik, adalah utama dalam menjayakan sebarang projek. Pengurusan masa projek boleh bermakna perbezaan antara mempunyai kerjaya yang berjaya dan kehidupan rumah yang bahagia, atau sentiasa berada di belakang yang datang dengan pelbagai tekanan tambahan.

Syukurlah, terdapat banyak cara seseorang individu boleh meningkatkan pengurusan masa. Ini termasuk kemahiran asas pengurusan masa, seperti menulis senarai, menggunakan alat pengurusan masa, seperti apl, atau menggaji pembantu.

Menjadi serius: Petua pengurusan masa dan godam

Memandangkan nilai pengurusan masa untuk kerja dan kehidupan, mari kita lihat alat dan strategi pengurusan masa yang boleh membantu seseorang untuk kekal di hadapan.

1. Buat senarai “To Do”: Sistem kad nota

Senarai boleh menjadi cara yang sangat jelas dan komprehensif untuk menstrukturkan hari anda dan boleh membantu anda mengatur dan mengumpulkan tugasan anda supaya anda boleh menyelesaikan lebih banyak masa dalam masa yang singkat. Di samping itu, mereka boleh membantu anda menghargai seberapa banyak yang anda telah lakukan.

Satu sistem penyenaraian yang disyorkan untuk perancangan masa ialah sistem kad nota. Sebelum tidur, tuliskan 3-5 perkara yang ingin anda selesaikan pada keesokan harinya pada kad 3×5. Keesokan harinya, berusaha untuk menyelesaikan tugasan tersebut — jika anda menguruskannya, maka ia adalah hari yang berjaya. Walau bagaimanapun, keajaibannya ialah pada hari yang sama anda harus menulis semua perkara lain yang anda lakukan pada hari itu (perkara berguna sahaja) di belakang kad. Pada penghujung hari, lihat senarai dan bahagian belakang kad untuk melihat berapa banyak yang anda telah lakukan pada hari itu. Ini akan membantu anda kekal bermotivasi, kerana walaupun anda tidak melengkapkan senarai "Untuk Dilakukan", anda telah mencapai banyak perkara lain.

2. Pecahkan: Kaedah keju Swiss

Selepas menulis senarai, mengutamakan dan mengumpulkan tugasan bersama-sama, dan bersiap sedia untuk memulakan, anda mungkin masih berasa terdesak untuk berlengah-lengah. Ini selalunya kerana tugas kelihatan terlalu besar untuk dikendalikan, mewujudkan keinginan untuk mengelakkannya. Untuk menghentikan perkara ini daripada berlaku, pecahkannya kepada tugas-tugas kecil yang mudah.

. Kaedah keju Swiss menggalakkan pekerja untuk melihat tugas sebagai blok keju, yang mereka mula mencucuk lubang dengan menyelesaikan tindakan pantas dan mudah yang berkaitan dengan tugas itu. Sebelum anda tahu, keju akan penuh dengan lubang (seperti keju Swiss) dan tugas itu akan diselesaikan.

3. Keutamaan: Matriks Eisenhower

Dicipta oleh Presiden Eisenhower dari Amerika Syarikat, graf empat bahagian ini membolehkan pekerja mengutamakan dan memperuntukkan masa mereka dengan bijak. The Matrik Eisenhower menyediakan empat kategori:

1. Penting dan segera: Tugasan di sini harus dilakukan sebagai keutamaan, tetapi adalah penting untuk tidak menambah terlalu banyak tugas di sini kerana kategori lain juga memerlukan masa.
2. Mendesak tetapi tidak penting: Juga dikenali sebagai kotak "wakil", kategori ini adalah untuk tugasan yang mendesak, seperti membalas kepada pelanggan, tetapi tidak penting dalam erti kata bahawa mereka mungkin tidak begitu produktif. Jenis tugas ini boleh diwakilkan, jika itu adalah kemungkinan.
3. Tidak mendesak tetapi penting: Tugasan ini boleh dianggap paling produktif, kerana anda boleh meluangkan masa untuk membetulkannya. Walau bagaimanapun, jangan biarkan mereka sehingga kali terakhir memikirkan bahawa mereka tidak mendesak, kerana jika tidak, mereka akan menceroboh kategori "penting dan mendesak" anda.
4. Tidak penting dan tidak mendesak: Tugasan ini harus disenaraikan untuk membantu anda melihat di mana masa anda tidak digunakan dengan cara yang paling berkesan. Akan ada beberapa tugas yang perlu yang mungkin kelihatan tidak begitu penting, seperti sesi ikatan pasukan. Ini boleh dijadualkan, bagaimanapun, seseorang harus memastikan ia mengambil bahagian yang lebih kecil daripada masa seseorang.

4. Tetapkan had masa dengan rehat: Teknik Pomodoro

Strategi pengurusan masa yang agak mudah yang berfungsi dengan baik untuk tugasan yang membosankan, yang Teknik Pomodoro terdiri daripada bekerja dalam blok 25 hingga 30 minit untuk kerja tanpa gangguan diikuti dengan rehat pendek 2 hingga 3 minit. Setiap kali blok disiapkan, ia ditandakan dengan X dalam buku nota. Teknik ini bukan sahaja membantu individu menjadi lebih fokus, tetapi ia juga membantu untuk mengetahui berapa lama masa yang diambil untuk tugasan tertentu.

5. Bantuan AI: Apl untuk menyekat gangguan atau menyekat masa rehat

Bagi mereka yang memerlukan beberapa apl berguna untuk membantu mematikan gangguan dan meningkatkan pengurusan masa, Jadilah Fokus Pro,  Kawalan Diri, dan Kebebasan ialah pilihan yang membantu dengan melumpuhkan akses anda kepada aplikasi tertentu untuk tempoh masa yang ditetapkan. Bagi mereka yang ingin menyekat masa, dengan penggera dan peringatan, maka Togol Trek dan juga Pemasa Pomodoro adalah pilihan yang baik. Menggunakan apl boleh menghalang anda daripada menyemak telefon anda dengan berpura-pura "hanya melihat" jika seseorang telah menghantar mesej, atau hanya "menyemak masa".

6 Jangan jawab segera

Banyak masa boleh hilang jika anda menjawab setiap mesej atau e-mel semasa ia datang. Menjawab secara berterusan sepanjang hari akan mengganggu aliran kerja anda, bermakna anda lebih terdedah kepada penangguhan dan anda perlu kembali ke aliran kerja setiap kali. Untuk mengelakkan ini, jadualkan dua atau tiga semakan kelompok untuk e-mel anda sehari, tambahkan tugas baharu anda pada senarai anda atau bahagian belakang kad anda jika menggunakan sistem kad nota.

7 Sebelum mesyuarat, tentukan keputusan yang anda inginkan

Pastikan mesyuarat anda ringkas dan elakkan kehilangan masa untuk mesyuarat panjang yang tidak perlu dengan menetapkan keputusan yang anda inginkan sebelum masuk. Catatkannya dahulu dan kemudian tandakannya semasa anda pergi, dan jika anda rasa anda terkeluar dari landasan, rujuk hasil yang diingini itu semula dan bawa mesyuarat itu kembali ke topik.

8 Manfaatkan masa menunggu sebaik mungkin

Ia mungkin kelihatan jelas, tetapi fikirkan semua masa yang anda habiskan menunggu — tidakkah anda dapat menggunakan masa itu dengan lebih baik? Lain kali anda menunggu di bilik menunggu doktor atau doktor gigi, untuk kereta api, untuk rakan, dalam bas dan banyak lagi keadaan lain, tandakan beberapa perkara daripada senarai anda — ini mungkin hanya mengejar beberapa bacaan.

Pengurusan masa: Asas

Sebelum membayar untuk aplikasi pengurusan masa atau guru, adalah penting untuk mencuba membuat beberapa struktur asas dalam kehidupan seharian anda terlebih dahulu. Tiada alat pengurusan masa boleh membantu jika anda tidak tidur atau makan dengan betul. Oleh itu, anda juga patut menyemak beberapa aspek produktiviti dan pengurusan masa yang lebih asas:

1. Burung awal menangkap cacing

Semua orang pernah mendengar cerita tentang bagaimana CEO superhuman, seperti Elon Musk atau Jeff Bezos, semuanya bangun awal. Naratif ini dicerminkan oleh ramai individu yang berjaya, dengan yang paling terkenal mungkin Ketua Pegawai Eksekutif Apple Tim Cook, yang meningkat pada 3:45am setiap pagi untuk melakukan e-melnya dan bersenam. Jangan putus asa, kerana tidak perlu terlalu drastik, tetapi jelas bahawa permulaan awal adalah kunci kejayaan. Meningkat sebelum orang lain bermakna anda mempunyai lebih banyak masa dalam sehari, membolehkan keseimbangan kerja, senaman dan masa rehat yang sihat. Nota penting, bagaimanapun, ialah bangun awal tidak bermakna mengorbankan tidur - minda yang letih adalah minda yang perlahan dan tidak produktif. Jadi, bangun awal bermakna tidur awal.

2. Jangan berusaha untuk kesempurnaan, mulakan sekarang

Cabaran terbesar adalah bermula, sama ada disebabkan oleh kekurangan keyakinan, alatan atau motivasi — tetapi selama ini yang dihabiskan untuk menunggu untuk bermula adalah masa yang terbuang.

Tindakan mudah untuk memulakan adalah apa yang akan menyediakan anda dan membuat kreativiti anda mengalir; etika kerja dan rancangan yang sempurna bukan sahaja datang semasa anda duduk di atas sofa. Kejayaan hanya dicapai dengan kerja keras dan ketekunan — perkara yang datang dengan kemahiran dan amalan pengurusan masa yang baik.

3. Kerap bersenam

Senaman membantu mengekalkan minda yang aktif kerana darah terus bergerak ke seluruh badan. Selain itu, memastikan badan anda sedikit letih membolehkan anda menumpukan tenaga mental anda tanpa rasa gelisah - sekali gus membantu anda menggunakan masa anda dengan berkesan. Bersenam juga membantu anda mendapat tidur malam yang lebih nyenyak, yang merupakan peraturan 101 pengurusan masa yang cekap.

4. Belajar untuk mengatakan tidak

Berkata "tidak" adalah salah satu perkara yang paling sukar untuk dilakukan, tetapi masa adalah berharga dan ia harus diutamakan. Jangan mengambil projek atau membuat komitmen kepada sesuatu yang tidak akan memberi manfaat kepada anda atau perniagaan anda jika terdapat sesuatu yang anda boleh lakukan pada masa itu yang akan memberi manfaat lebih kepada anda — dan itu boleh menjadi masa henti. Mengatakan tidak adalah kunci kejayaan, bukan sahaja untuk pengurusan masa di tempat kerja tetapi juga untuk kesihatan mental anda.

5. Luangkan masa untuk anda

Perancangan masa bukan semua tentang kerja. Mengekalkan kemahiran pengurusan masa yang baik juga adalah tentang meningkatkan kualiti hidup. Atas sebab ini, adalah penting untuk menjadualkan masa untuk pertumbuhan diri, seperti masa untuk hobi atau pembelajaran anda (dan ini tidak perlu berkaitan dengan kerja). Selain itu, menjadualkan "masa tidak tersusun," yang dikhususkan untuk berfikir atau mengikut naluri anda boleh menjadi cara terbaik untuk menghasilkan idea baharu. Menjadualkan dalam sekurang-kurangnya 2-4 jam untuk pertumbuhan diri anda atau sekadar masa untuk melakukan apa-apa adalah penting untuk pertumbuhan peribadi dan kerjaya anda.

Kesimpulan

Pengurusan masa adalah penting untuk semua orang, sama ada bekerja atau tidak. Menstrukturkan masa anda dengan bijak dan mengutamakan beban kerja anda atau tugasan harian anda akan membantu membebaskan lebih banyak masa untuk anda dan meningkatkan produktiviti. Sama ada penyenaraian dan keutamaan yang mudah sudah mencukupi untuk anda, atau jika alatan pengurusan masa dan strategi pengurusan masa lebih sesuai untuk anda, mencari kemahiran pengurusan masa yang baik di tempat kerja atau di rumah boleh menjadi mudah (dan menyeronokkan!), dan akan membantu anda memanfaatkan setiap hari.