Takeaways Utama
Analisis proses perniagaan (BPA) membantu syarikat mengenal pasti ketidakcekapan dalam operasi dalaman
Perniagaan yang melancarkan produk baharu atau menjalani penstrukturan semula korporat sering menggunakan BPA
Penyelidikan industri boleh digunakan untuk mengenal pasti metrik prestasi utama
Analisis Proses Perniagaan (BPA) ialah metodologi yang digunakan untuk menganalisis bidang berkaitan proses perniagaan dan meningkatkan kecekapan. Secara khusus, BPA membantu syarikat meneliti proses dalaman untuk meningkatkan hasil dan mengurangkan kos. Walaupun analisis perniagaan (BA) dan BPA berbeza dari segi skop analisis mereka, BPA biasanya diberikan kepada penganalisis perniagaan atau arkitek proses, atau kedua-duanya. Penganalisis perniagaan sering menganalisis konteks yang mengelilingi masalah dan memberikan pandangan data, manakala arkitek proses terlibat secara langsung dalam melaksanakan proses. Walau bagaimanapun, BPA memerlukan lebih daripada sekadar penganalisis perniagaan atau arkitek proses. Untuk mengubah proses perniagaan, syarikat juga perlu melibatkan pengurusan, IT dan profesional lain. Sebelum kita memecahkan BPA, mari kita mulakan dengan asas.
Apakah proses perniagaan?
Proses perniagaan ialah sekumpulan aktiviti teratur yang mengubah input kepada output, dan boleh menjadi formal atau tidak formal. Proses formal didokumentasikan dan diikuti kebanyakan masa. Proses tidak formal sama ada digunakan kerana kekurangan dokumentasi formal atau kerana keperluan untuk menyimpang daripada proses formal dalam keadaan luar biasa.
Bilakah syarikat harus menggunakan Analisis Proses Perniagaan?
Selalunya, syarikat menggunakan BPA apabila melancarkan teknologi baharu atau proses baharu. Sebelum teknologi baharu dilancarkan, pengurusan perusahaan perlu memahami sebarang ketidakcekapan yang disebabkan oleh teknologi atau proses lama. Ketidakcekapan ini mungkin termasuk kelewatan penghantaran, sokongan pelanggan yang lemah atau peratusan produk yang rosak yang tinggi. Dengan menjalankan analisis kos-faedah, syarikat dapat menentukan sama ada untuk melaksanakan teknologi baharu atau memberi tumpuan kepada bidang lain yang mungkin menjana pulangan pelaburan yang lebih tinggi.
Firma telah semakin beralih kepada BPA dalam beberapa tahun kebelakangan ini, apabila pandemik COVID-19 meningkatkan permintaan untuk produk tertentu dan mengurangkan keperluan untuk produk lain. Syarikat mempunyai masa yang terhad untuk menyesuaikan diri dengan persekitaran operasi baharu, yang menjadikan BPA penting dalam membantu organisasi mengalihkan fokus mereka dengan berkesan. Sebagai contoh, banyak organisasi telah menggunakan BPA untuk mengembangkan tawaran digital mereka. Syarikat lain menggunakan BPA untuk mengimbangi kesan negatif yang berkaitan dengan gangguan rantaian bekalan. Baru-baru ini, tekanan inflasi yang kuat dan ketidaktentuan ekonomi telah menyebabkan banyak organisasi menggunakan BPA untuk mengawal kos dan menghapuskan ketidakcekapan.
Organisasi sering beralih kepada BPA sebagai sebahagian daripada yang lebih besar perancangan strategik usaha. Sebagai contoh, sesebuah organisasi boleh menggunakan BPA untuk lebih memahami proses dalamannya sebagai satu langkah ke arah objektif yang lebih luas.
Apakah faedah analisis proses perniagaan?
Anda mungkin sudah melihat bahawa BPA membantu dalam pelbagai situasi. Berikut ialah beberapa faedah menggunakan analisis proses perniagaan:
- Meningkatkan kecekapan: Sebagai contoh, BPA boleh mengurangkan masa dan sumber yang diperlukan untuk prospek jualan yang produktif, pekerja sedia ada, pembangunan produk atau membuat kempen pemasaran.
- Kurangkan kos: BPA boleh mengurangkan kos kakitangan dengan mengurangkan masa yang dihabiskan untuk tugasan atau menghapuskan lebihan dalam proses. BPA juga boleh menyerlahkan penjimatan kos untuk sumber dan bahan.
- Menjelaskan dan menambah baik dasar dan tadbir urus: Sebagai contoh, BPA boleh bertambah baik pengurusan risiko dan serlahkan di mana dasar keselamatan IT dan peranti semasa memerlukan penambahbaikan.
- Hilangkan atau kurangkan kesesakan: BPA boleh membantu organisasi anda mengoptimumkan komunikasi dan pelaksanaan proses, supaya satu peringkat, seperti kelulusan, tidak menghasilkan tunggakan.
- Optimumkan proses penerimaan: BPA boleh menyerlahkan perkara yang menyakitkan dalam menerima pakai teknologi atau proses baharu dan menyediakan penambahbaikan kepada program latihan, akhirnya meningkatkan kadar penerimaan.
- Tingkatkan prosedur pelepasan atau penggunaan: Kita semua mahukan penggunaan kempen dan keluaran produk berjalan dengan lancar – BPA boleh mengatasi ketidakcekapan dalam proses ini dan membantu anda melaksanakan penambahbaikan.
- Membantu dalam peralihan fokus: BPA boleh membantu organisasi anda bersaing dalam dunia yang semakin digital. Sebagai contoh, BPA boleh membantu dalam mengoptimumkan proses harian untuk menggunakan teknologi tertentu, beralih kepada model kerja terpencil atau melicinkan peralihan kepada menyediakan produk dan perkhidmatan dalam talian.
- Meningkatkan budaya syarikat: Proses yang dioptimumkan meningkatkan pengalaman pekerja di tempat kerja.
- Meningkatkan penglibatan: Perkhidmatan pelanggan yang lebih baik, interaksi tapak web atau proses dalam kedai mengukuhkan reputasi dan penglibatan organisasi anda.
Pihak berkepentingan gembira, pekerja gembira, pelanggan gembira - hari gembira!
Langkah-langkah utama dalam Analisis Proses Perniagaan
Jadi, itulah asasnya. Apakah langkah-langkah yang terlibat dalam BPA?
1. Tentukan matlamat
Langkah pertama ialah menentukan apa yang perlu dicapai. Menjalankan a analisis SWOT, analisis risiko atau pun formal analisis kompetitif boleh membantu anda mengenal pasti bidang untuk penambahbaikan dalam organisasi anda. Melihat dengan lebih dekat prestasi organisasi anda menggunakan nisbah kewangan juga boleh menjadi titik permulaan yang berguna. Pada peringkat makro, matlamat anda mungkin untuk meningkatkan hasil atau mengurangkan kos, tetapi perlu diingat bahawa BPA memfokuskan pada peningkatan berkaitan proses. Ini bermakna matlamat anda mesti menumpukan pada peningkatan proses dan bukannya perubahan perniagaan makro. Sebagai contoh, matlamat BPA mungkin untuk meningkatkan kecekapan buruh. Tugasan yang sangat berulang selalunya boleh diautomasikan, yang membawa kepada masa penyiapan yang lebih baik dan ralat yang lebih sedikit. Dalam proses jualan, contohnya, susulan boleh diautomasikan dengan menggunakan perisian penjejakan jualan. Dalam kes proses jualan, matlamatnya mungkin untuk mengurangkan masa yang dihabiskan untuk menulis e-mel susulan, untuk meningkatkan kadar respons, atau kedua-duanya. Satu cara untuk memastikan matlamat ditakrifkan dengan baik ialah menggunakan pendekatan SMART, yang bermaksud khusus, boleh diukur, boleh dicapai, relevan dan berasaskan masa.
2. Tentukan proses
Setelah matlamat ditentukan, anda perlu menentukan proses yang menyebabkan ketidakcekapan. Dalam proses jualan, sebagai contoh, susulan mungkin melibatkan beberapa langkah, seperti membina templat untuk e-mel susulan, melaraskan templat berdasarkan maklumat yang diperoleh daripada pelanggan, membaca pruf e-mel dan menghantar e-mel lima minit selepas perbualan.
Apabila mentakrifkan proses, pastikan skop proses tidak terlalu meluas. Sesetengah pakar proses menggunakan istilah ini hujung ke hujung untuk menentukan sempadan proses yang besar dan penting. Reka bentuk hujung ke hujung menggabungkan semua aktiviti yang mesti berlaku untuk menghasilkan konsep produk. Satu cara untuk memecahkan proses ini dengan lebih lanjut ialah menggunakan hierarki proses. Hierarki proses bermula pada peringkat keseluruhan organisasi dan bergerak ke arah proses yang paling berbutir. Alat yang paling biasa digunakan oleh penganalisis dan arkitek proses semasa langkah ini ialah SIPOC, yang bermaksud Pembekal, Input, Proses, Output dan Pelanggan. Alat ini membantu meringkaskan input dan output satu atau lebih proses dalam bentuk jadual.
3. Menganalisis proses
Anda mempunyai beberapa teknik analisis proses perniagaan untuk dipilih, bergantung pada matlamat yang ditentukan. Teknik analisis yang paling biasa ialah analisis nilai, yang menunjukkan elemen utama dan kecil proses berdasarkan nilai tambah. Nilai ialah nisbah fungsi kepada kos. Oleh itu, nilai boleh diubah sama ada dengan menambah baik fungsi atau mengurangkan kos. Apabila melakukan analisis nilai, penganalisis biasanya menyusun senarai fungsi dan kos dalam susunan menurun. Nisbah kos-faedah sering digunakan pada senarai sedemikian untuk menganggarkan nilai bersih setiap aktiviti.
Kembali kepada contoh proses susulan jualan kami, langkah-langkah dengan nilai tertinggi boleh diisih mengikut susunan berikut: melaraskan templat jualan berdasarkan maklumat yang diperoleh daripada pelanggan, menyemak pruf e-mel, menghantar e-mel lima minit selepas perbualan dan membina templat untuk e-mel susulan. Dalam contoh ini, membina templat susulan ialah elemen nilai tambah terendah kerana ia memakan banyak masa dan sentiasa memerlukan pelarasan apabila maklumat baharu timbul.
Teknik analisis popular lain termasuk analisis jurang, yang membandingkan prestasi sebenar dengan potensi prestasi, dan analisis punca punca, yang bertujuan untuk menentukan sebab masalah berlaku di tempat pertama, dan mencari penyelesaian kepada punca utama.
4. Kenal pasti penambahbaikan
Selepas proses dianalisis dan ketidakcekapan dikesan, langkah seterusnya adalah untuk mengetahui apakah penambahbaikan yang diperlukan. Selalunya, penambahbaikan menumpukan pada aspek seperti menghapuskan kesesakan, mengoptimumkan proses bernilai tinggi atau meningkatkan interaksi dengan pelanggan. Contohnya, untuk meningkatkan nilai membina e-mel susulan, jurujual berpotensi menggunakan alat luaran yang membantu membina e-mel yang boleh disesuaikan dengan lebih pantas berdasarkan segmen pelanggan atau maklumat lain.
Semasa langkah ini, anda perlu memastikan anda mengambil kira sebarang kemungkinan luaran. Eksternaliti ialah kos atau faedah tidak langsung yang disebabkan oleh perniagaan anda yang mempengaruhi pihak ketiga, yang boleh termasuk individu atau organisasi – malah masyarakat secara keseluruhannya. Sebagai contoh, peningkatan dalam kelajuan boleh menyebabkan kualiti produk dan perkhidmatan tertentu terjejas, yang merupakan kos kepada pengguna atau pengguna hiliran. Begitu juga, automasi proses tertentu mungkin menghapuskan keupayaan untuk menyesuaikan produk atau perkhidmatan, mengurangkan permintaan untuk produk dan perkhidmatan ini. Oleh itu, penganalisis juga mesti menjalankan analisis kos-faedah yang teliti sebelum menyesuaikan atau memperkenalkan proses baharu.
5. Laksanakan proses tersebut
Pelaksanaan selalunya melibatkan profesional merentas jabatan yang berbeza, daripada pengurusan kepada penganalisis dan profesional IT. Anda perlu memastikan bahawa pasukan pelaksana mempunyai sumber yang mencukupi untuk membuat perubahan yang berkesan. Pembetulan biasanya bermula pada skala kecil, diikuti dengan perubahan merentas tugasan yang berkaitan. Contohnya, untuk meningkatkan nilai membina templat untuk e-mel susulan, jabatan jualan boleh memasang perisian pihak ketiga yang menganalisis semua e-mel lalu dan memberikan cadangan menggunakan analitik ramalan.
6. Pantau keputusan
Langkah terakhir ialah memantau dan mengawal piawaian dan proses baharu. Adakah proses baharu menghasilkan KPI yang lebih baik? Adakah proses ini menyebabkan sebarang luaran? Sebagai contoh, perisian pihak ketiga mungkin mengurangkan masa yang diperlukan untuk menulis e-mel susulan, tetapi ia juga boleh mengurangkan kadar respons e-mel. Dalam erti kata lain, kita perlu memastikan bahawa kita mengambil kira aspek luaran. Selain itu, peluang penambahbaikan tambahan mungkin timbul semasa peringkat ini, jadi adalah penting untuk sentiasa memantau proses baharu daripada mengambil pendekatan 'set dan lupakan'.
kajian kes BPA
Memandangkan kita telah membongkar asas-asasnya, mari kita lihat beberapa contoh dunia sebenar analisis proses perniagaan.
Contoh pertama kami berkaitan dengan tunggakan syarikat kosmetik Perancis, Yves Rocher, berpengalaman semasa memproses calon baharu. Selepas melaksanakan BPA, Yves Rocher menyedari bahawa mereka mengambil dua kali lebih ramai calon pada musim puncak. Untuk mengurangkan tunggakan, syarikat itu melabur dalam perisian yang mengisi secara automatik dan mengesahkan data secara automatik, mengurangkan masa yang dihabiskan secara dalaman untuk memproses calon baharu.
Bank Howard, sebuah bank komuniti milik tempatan yang berpangkalan di kawasan Greater Baltimore, ingin meningkatkan perkhidmatan pelanggan dan produktiviti pekerja. Selepas menjalankan analisis proses perniagaan, bank menyedari bahawa pelanggan baharu mengambil masa kira-kira satu setengah jam untuk membuka akaun baharu, mengurangkan kepuasan pelanggan dan meningkatkan latihan yang diperlukan untuk pekerja baharu. Bank itu dapat mengurangkan masa ini sebanyak 75% dengan menggunakan perisian kewangan baharu, membolehkan pekerja meluangkan lebih banyak masa dengan pelanggan baharu dan meningkatkan kepuasan pelanggan.
Bagaimanakah penyelidikan industri boleh meningkatkan BPA?
Penyelidikan industri membolehkan syarikat untuk penanda aras prestasi mereka terhadap pesaing dan metrik industri mereka. Metrik ini termasuk hasil setiap pertubuhan, hasil setiap pekerja, perbelanjaan upah dan keuntungan. Lebih-lebih lagi, analisis industri ialah alat yang hebat untuk menjejaki aliran keseluruhan dalam hasil industri. Syarikat yang berkembang pada kadar yang lebih cepat daripada rakan sebaya mereka biasanya mempunyai kelebihan daya saing seperti pemasaran yang kukuh, pelanggan setia atau produk yang berbeza. Sebaliknya, syarikat yang berkembang pada kadar yang lebih perlahan daripada purata industri boleh digunakan penanda aras segmen sebagai titik permulaan untuk menganalisis proses dalaman yang menyebabkan ketidakcekapan. Penanda aras syarikat memberi anda pandangan yang jelas tentang pesaing anda, manakala penyelidikan industri peringkat negeri menyediakan lapisan maklumat tambahan kepada syarikat yang ingin membandingkan prestasi mereka dengan industri yang lebih luas.
Penyelidikan industri amat berguna berikutan penularan wabak COVID-19, yang menyebabkan banyak syarikat menyesuaikan proses dalaman berikutan langkah-langkah penjarakan sosial, kekangan rantaian bekalan dan persekitaran kawal selia yang dipertingkatkan. Sebagai contoh, perniagaan di seluruh AS telah meningkatkan pelaburan mereka dalam operasi dalam talian untuk memenuhi keperluan pengguna yang berubah-ubah. Dengan mempunyai pemahaman yang jelas tentang arah aliran yang sedang berjalan, syarikat yang mempunyai akses kepada data industri dapat dengan lebih mudah mengesan proses nilai tambah yang tinggi.
Akhir fikiran
Analisis proses perniagaan membantu syarikat mengoptimumkan proses dalaman mereka untuk akhirnya mengurangkan kos, meningkatkan hasil, atau kedua-duanya. BPA lazimnya melibatkan profesional merentas pelbagai jabatan yang bekerjasama untuk memastikan proses baharu berjalan lancar merentas dimensi yang berbeza. Sebaik sahaja proses baharu digubal, penganalisis sentiasa memantau prestasi piawaian baharu berbanding KPI yang telah ditetapkan sebelum ini. Perniagaan boleh menggunakan penyelidikan industri untuk memanfaatkan BPA sepenuhnya, mengambil kesempatan daripada metrik peringkat industri seperti hasil setiap pertubuhan dan perbelanjaan gaji.
Sumber daripada IBISWorld
Penafian: Maklumat yang dinyatakan di atas disediakan oleh IBISWorld secara bebas daripada Chovm.com. Chovm.com tidak membuat perwakilan dan jaminan tentang kualiti dan kebolehpercayaan penjual dan produk.
