Cara Membuat Imbangan Duga dalam 5 Langkah

Kadangkala, kewangan perniagaan boleh berasa seperti teka-teki yang tidak berkesudahan. Bayangkan menjejaki pendapatan, membayar perbelanjaan dan memastikan segala-galanya bertambah, hanya untuk mencari ralat dalam buku anda yang membuang segala-galanya.

Menurut kajian dari Universiti Indiana, 60% kesilapan perakaunan datang daripada kesilapan simpan kira asas. Tetapi di situlah banyak perniagaan menggunakan imbangan duga. Ia adalah alat yang mudah tetapi berkuasa yang membantu anda menangkap kesilapan sebelum ia menjadi masalah besar.

Anggap ia sebagai pusat pemeriksaan kewangan, memastikan setiap dolar diambil kira sebelum bergerak ke hadapan. Ingin melihat lebih mendalam tentang imbangan duga? Teruskan membaca untuk mengetahui lebih lanjut tentang cara imbangan percubaan berfungsi dan sebab anda perlu mengambil berat mengenainya (walaupun anda menggunakan perisian perakaunan).

Jadual Kandungan
Apakah imbangan duga?
    Mengapakah imbangan duga penting?
Bagaimanakah imbangan duga berfungsi?
Apakah yang termasuk imbangan duga?
Imbangan percubaan lwn. kunci kira-kira: Apakah perbezaannya?
Berapa kerapkah anda perlu menyediakan imbangan duga?
Siapa yang menggunakan imbangan duga?
Cara menyediakan imbangan duga (langkah demi langkah)
    Langkah 1: Kira baki akaun
    Langkah 2: Pindahkan baki kepada imbangan duga
    Langkah 3: Tambahkan lajur debit & kredit anda
    Langkah 4: Semak ralat jika jumlah tidak sepadan
    Langkah 5: Tutup imbangan duga
Petua untuk memastikan ketepatan dalam imbangan percubaan anda
Bundarkan

Apakah imbangan duga?

Imbangan percubaan ialah laporan kewangan yang menyenaraikan semua akaun dalam lejar am anda, menunjukkan baki debit dan kreditnya. Ia bukan penyata kewangan rasmi (oleh itu perkataan “percubaan”) tetapi alat dalaman untuk menyemak sama ada buku anda seimbang.

Jika jumlah debit anda sama dengan jumlah kredit, tahniah! Akaun anda seimbang. Jika tidak, itulah petunjuk anda untuk mencari dan membetulkan ralat sebelum anda menyediakan penyata kewangan atau menghadapi audit.

Mengapakah imbangan duga penting?

• Mengesan kesilapan simpan kira sebelum bola salji

• Memastikan penyata kewangan anda adalah tepat

• Membantu anda mengesan urus niaga yang hilang atau pendua

• Mengurangkan tekanan sebelum audit atau pemfailan cukai

Bagaimanakah imbangan duga berfungsi?

Jika anda menggunakan perakaunan catatan dua kali, setiap transaksi mempunyai dua bahagian—debit dan kredit—yang harus sentiasa seimbang. Sebagai contoh, anda mula-mula merekodkan transaksi apabila ia berlaku dan mengemas kininya semula apabila anda menerima pembayaran. Ingat bahawa semua akaun dalam rekod ini harus mengimbangi kepada sifar.

Jika jumlah debit dan kredit tidak sepadan, anda menghadapi masalah yang perlu diselesaikan. Lebih penting lagi, imbangan percubaan ialah ringkasan berasingan bagi semua urus niaga daripada lejar am anda, membantu anda menyemak sama ada semuanya dijumlahkan dengan betul dengan rekod yang tepat.

Apakah yang termasuk imbangan duga?

Laporan imbangan percubaan terdiri daripada tiga lajur utama:

• Nama akaun: Menyenaraikan semua akaun, cth, aset, liabiliti, pendapatan dan perbelanjaan.

• Baki debit: Menunjukkan jumlah debit untuk setiap akaun.

• Baki kredit: Menunjukkan jumlah kredit untuk setiap akaun.

Imbangan percubaan lwn. kunci kira-kira: Apakah perbezaannya?

Orang sering mengelirukan imbangan percubaan dengan kunci kira-kira, tetapi ia mempunyai tujuan yang berbeza. Imbangan duga ialah alat dalaman untuk menyemak sama ada akaun seimbang. Sebaliknya, kunci kira-kira ialah penyata kewangan utama yang memberikan gambaran keseluruhan kesihatan ekonomi syarikat.

Perniagaan harus mencipta kunci kira-kira setiap tahun dan berkongsinya dengan pelabur institusi kewangan, menjadikannya penting untuk mengurus kewangan mereka. Sebaliknya, imbangan percubaan hanya membantu dengan semakan dalaman.

Berapa kerapkah anda perlu menyediakan imbangan duga?

• Pertimbangkan untuk menyediakan sekurang-kurangnya satu kunci kira-kira percubaan untuk setiap tempoh pelaporan (bulanan atau suku tahunan).

• Sediakan imbangan percubaan setiap kali anda mengesyaki ralat perakaunan.

• Imbangan duga boleh membantu sebelum menyediakan penyata kewangan atau cukai.

Catatan: Lebih kerap anda menyediakan imbangan percubaan, semakin kecil kemungkinan ralat bertimbun.

Siapa yang menggunakan imbangan duga?

Profesional perakaunan dan simpan kira menggunakan imbangan percubaan untuk menyemak rekod kewangan syarikat. Walaupun perisian perakaunan moden membantu mengurangkan ralat, imbangan percubaan masih bernilai untuk semakan dalaman.

Sebagai contoh, pengurusan kanan mungkin mendapati laporan imbangan percubaan berguna kerana ia membantu menunjukkan maklumat kewangan utama. Begitu juga, pasukan perakaunan bergantung kepada mereka untuk semakan biasa atau untuk mengenal pasti kemungkinan kesilapan.

Cara menyediakan imbangan duga (langkah demi langkah)

Langkah 1: Kira baki akaun

Perniagaan merekodkan semua transaksi mereka dalam lejar am, memberikan setiap satu catatan jurnal dan memautkannya ke akaun yang betul. Di sinilah kebanyakan maklumat untuk imbangan duga berasal.

Bergantung pada sistem perakaunan anda, anda mungkin perlu mengumpulkan perbelanjaan dan sumber pendapatan yang berbeza. Sebagai contoh, pemiutang akaun anda mungkin mempunyai beberapa urus niaga yang lebih kecil untuk ditambah sebelum memindahkan jumlah ke baki percubaan anda.

Selain itu, perniagaan mesti menutup setiap baki untuk mengekalkan tumpuan mereka pada rangka masa tertentu, biasanya kitaran perakaunan mereka (bulanan atau suku tahunan). Walau bagaimanapun, mereka juga boleh menyemak baki mereka untuk tempoh yang lebih singkat apabila perlu.

Langkah 2: Pindahkan baki kepada imbangan duga

Seterusnya, alihkan baki penutup dalam lejar am anda ke baki percubaan, memastikan semua akaun sepadan antara kedua-duanya. Catatkan jumlah kredit dalam lajur kiri (bersebelahan dengan nama akaun) dan jumlah debit dalam lajur paling kanan.

Perhatikan betul-betul di sini! Sangat mudah untuk merekodkan jumlah dalam lajur yang salah atau di bawah akaun yang salah. Walaupun kesilapan kecil boleh membuang keseluruhan baki percubaan anda, membuang masa cuba mencari dan membetulkan ralat itu.

Langkah 3: Tambahkan lajur debit & kredit anda

Jumlahkan semua baki kredit dan debit anda. Jika anda telah mengikuti langkah-langkah dengan betul, ini sepatutnya menjadi proses yang cepat dan mudah. Jika anda menggunakan perisian hamparan seperti Microsoft Excel, anda juga boleh menggunakan formula untuk melakukan padanan untuk anda secara automatik.

Kemudian, semak jumlah akhir anda. Baki kredit dan debit harus sepadan. Jika mereka melakukannya, ini bermakna buku anda seimbang. Katakan mereka tidak; jangan risau. Inti baki imbangan percubaan adalah untuk menangkap perbezaan ini lebih awal supaya anda boleh mencari dan membetulkan sebarang kesilapan sebelum ia menjadi isu yang lebih besar.

Langkah 4: Semak ralat jika jumlah tidak sepadan

Anda perlu memikirkan sebab nombor anda tidak sepadan. Jadi, mulakan dengan mencari kesilapan biasa, seperti memasukkan data dalam lajur atau akaun yang salah, titik perpuluhan yang salah letak dan terlupa memasukkan transaksi. Sebaik sahaja anda menemui ralat itu, kembali melalui langkah tiga hingga lima dan semak sama ada jumlah baki anda.

Catatan: Teruskan mengulangi proses ini sehingga semuanya berbaris dengan betul.

Langkah 5: Tutup imbangan duga

Selepas menyelesaikan proses, anda boleh menutup baki percubaan anda dan menyimpan dokumen. Ia mungkin berguna jika anda perlu menyemak atau melanjutkan tempoh tersebut kemudian. Jika anda menggunakan perisian hamparan, pertimbangkan untuk menyimpan templat dengan formula terbina dalam untuk menjadikan baki percubaan masa hadapan lebih cepat dan mudah.

Petua untuk memastikan ketepatan dalam imbangan percubaan anda

• Gunakan perisian perakaunan: Pertimbangkan untuk melabur dalam alatan seperti QuickBooks, Xero dan FreshBooks, yang menjana imbangan percubaan secara automatik. Alat ini akan membantu mengurangkan ralat biasa dengan kemasukan data manual. Malah ada yang mengautomasikan proses, menarik data daripada invois dan dokumen kewangan lain.

• Buat rekod dengan kerap: Lebih kerap anda menyediakan imbangan percubaan, lebih mudah untuk menangkap kesilapan kecil sebelum menjadi masalah yang lebih besar.

• Perkemas aliran maklumat: Jangan campur adukkan data perakaunan anda. Anda boleh menggunakan sistem elektronik untuk meningkatkan aliran maklumat dan memastikan semuanya teratur di satu tempat.

Bundarkan

Walaupun ramai yang melihat imbangan percubaan sebagai latihan perakaunan, yang lain melihatnya sebagai alat kritikal yang membantu perniagaan mengekalkan ketepatan kewangan, mengelakkan kesilapan yang mahal dan memastikan buku seimbang.

Sama ada anda pemilik perniagaan kecil atau akauntan, menjalankan imbangan percubaan dengan kerap boleh menjimatkan masa, tekanan dan wang anda dalam jangka masa panjang. Walaupun anda tidak menyukai idea kemasukan data manual, anda sentiasa boleh mengautomasikan proses dengan platform perakaunan.