De ultieme gids voor het uitvoeren van een grondige audit van de toeleveringsketen -

Er is geen effectief supply chain management zonder interne audits. We kunnen audits zien als gezondheidscontroles voor supply chains om ervoor te zorgen dat ze zo soepel en kosteneffectief mogelijk werken, van het sourcen van grondstoffen tot het leveren van producten aan de eindklant.

Door systematisch de toeleveringsketens te beoordelen, kunnen organisaties potentiële risico's en inefficiënties identificeren bij de inkoop van grondstoffen, productieprocessen en relaties met leveranciers. voorraadbeheeren klanttevredenheid.

Dus, hoe kunnen bedrijven interne audits uitvoeren? Welke aspecten van de toeleveringsketen moeten ze overwegen? En hoe moeten ze de bevindingen en corrigerende maatregelen documenteren? Lees verder om te leren hoe u op een slimme manier audits van de toeleveringsketen uitvoert!

Inhoudsopgave
1. Bereid je voor op de audit
2. Verzamel de gegevens
3. Voer de audit uit
4. Rapporteer de auditbevindingen
5. Supply chain audit is een voortdurende cyclus

Bereid je voor op de audit

Voorbereiding op de audit door het bepalen van de reikwijdte en doelstellingen

Net zoals we de eerste steen van een huis niet kunnen leggen zonder een architectonisch ontwerp, kunnen we geen audit uitvoeren zonder een plan. Voordat we als detectives op zoek gaan naar risico's en kwetsbaarheden in de toeleveringsketen, moeten we de "Waarom" (doelstellingen), "met de meeste"(omvang) en "hoe(werkelijke plan).

Bepaal de reikwijdte van de audit

Zonder een duidelijk gedefinieerde scope zullen supply chain audits eeuwig duren (stel je eens voor hoeveel tijd en middelen er verspild zullen worden). Er zijn veel aspecten om te overwegen bij het auditen van supply chains, maar bedrijven moeten hun inspanningen concentreren waar het ertoe doet.

Als er bijvoorbeeld een historisch patroon is van problemen met de productkwaliteit, moet de audit prioriteit geven aan productieprocessen en kwaliteitscontrolesystemen. Bedrijven kunnen de auditscope zelfs beperken tot specifieke productlijnen met een geschiedenis van toenemende kwaliteitsproblemen.

Definieer de doelstellingen van de audit

Zodra de reikwijdte van de audit is bepaald, is het belangrijk om: SMART doelstellingen. Net zoals het niet logisch zou zijn om een portret te schilderen zonder te weten wie of wat je schildert, is het uitvoeren van interne audits zonder duidelijke doelstellingen onlogisch.

SMART doelstellingen moeten zijn specifiek, Meetbaar, Haalbare, Relevant en TijdsgebondenHet doel van een audit kan bijvoorbeeld zijn om te beoordelen of de huidige kwaliteitscontrolesystemen binnen een jaar een defectpercentage onder de 5% weten te houden.

Ontwikkel een auditplan

Nadat de auditdoelstellingen zijn verduidelijkt en is bepaald welke onderdelen van de toeleveringsketen moeten worden beoordeeld, moeten bedrijven deze stap afronden door een gedetailleerd auditplan te ontwikkelen (het hoe).

U kunt een auditplan zien als een overzicht waarin de teamleden (auditors), methodologieën (hoe ze de beoordelingen zullen uitvoeren) en de middelen die ze nodig hebben (zoals checklists, enquêtes, software voor gegevensanalyse, enz.) worden gespecificeerd.

Een voorbeeldsjabloon van een auditplan voor de toeleveringsketen

Verzamel de gegevens

Het verzamelen van gegevens uit verschillende bronnen, zoals interne documenten en archieven

Zonder data is het auditen van supply chains als het zoeken met een blinddoek naar een speld in een hooiberg. Auditors moeten data verzamelen om een duidelijk beeld te krijgen van de huidige status van supply chain-processen. Data biedt ook een basislijn voor het benchmarken van supply chains ten opzichte van best practices in de industrie. Hieronder staan enkele voorbeelden van databronnen:

Zes voorbeelden van gegevensbronnen bij het auditen van toeleveringsketens

1. Interne documenten en verslagen:

Interne documentatie is de primaire bron van gegevens voor elke organisatie. Deze documenten omvatten inkooporders, leverancierscontracten, voorraadgegevens en rapporten over eerdere prestaties. Auditors kunnen bijvoorbeeld logistieke KPI’s om de cyclustijd, het percentage tijdige leveringen en de levertijden van leveranciers te beoordelen.

2. Interviews met personeel:

Een andere primaire gegevensbron is het spreken met sleutelpersoneel, zoals magazijnmanagers, productiemedewerkers en logistieke coördinatoren. Zo kunnen magazijnmanagers discrepanties tussen fysieke voorraadtellingen en inventarisregistraties vaststellen of knelpunten benadrukken die de orderuitvoering vertragen.

3. Enquêtes en vragenlijsten:

Een andere manier om data te verzamelen is door enquêtes en vraagformulieren te verspreiden onder operationele werknemers, leveranciers en klanten. Zo kunnen auditors een idee krijgen van de huidige klanttevredenheid door feedback te verzamelen over productbeschikbaarheid, levertijden en de snelheid waarmee geretourneerde orders worden verwerkt.

4. Bezoeken ter plaatse:

Niets is beter dan een kijkje in de operaties om discrepanties te ontdekken die papieren audits mogelijk missen. Fysieke inspecties stellen auditors in staat om de werk- en opslagomstandigheden, het onderhoud van faciliteiten en apparatuur en de uitvoering van kwaliteitsborgingsprotocollen te beoordelen.

5. Branchenormen en -benchmarks:

Hoewel auditors verzamelde interne data kunnen evalueren tegen vooraf vastgestelde KPI's, is het ook belangrijk om een soort externe baseline te hebben. Zonder benchmarks in de sector kunnen bedrijven er niet zeker van zijn dat hun supply chain goed presteert.

Bijvoorbeeld, als een interne audit uitwijst dat het retourpercentage van klanten 5% is, kan het bedrijf denken dat dit positief is volgens de interne KPI. Als concurrenten echter een retourpercentage van slechts 2% hebben, is dat duidelijk een teken dat er iets mis is.

6. Auditrapporten van derden:

Bedrijven kunnen ook de auditrapporten van externe instanties gebruiken om een onpartijdige blik te werpen op de huidige staat van hun toeleveringsketens. Als een bedrijf bijvoorbeeld een kwaliteitsmanagementsysteem (QMS)-certificering heeft behaald, zoals ISO 9001, kan het het auditrapport gebruiken als uitgangspunt om de huidige inefficiënties binnen de toeleveringsketen te beoordelen, van productie tot levering.

Voer de audit uit

Uitvoeren van wereldwijde audits van de toeleveringsketen

Nadat bedrijven hebben bepaald welke onderdelen van hun toeleveringsketen ze willen auditen (de gedefinieerde reikwijdte) en verzamelden alle informatie over wat ze hoopten te bereiken (vastgestelde doelstellingen) en hoe dingen er in werkelijkheid uitzien (gegevens van de huidige staat), is het tijd om de detectivehoed op te zetten en met de audit te beginnen.

We kunnen het auditproces samenvatten in de volgende beslisboomvragen:

Verloopt alles volgens plan?
- Zo ja, Zijn er mogelijkheden om de prestaties van de toeleveringsketen te verbeteren?
- Zo niet, Welke maatregelen moeten we nemen om de vastgestelde problemen op te lossen?

Bepalen of de toeleveringsketen presteert zoals voorspeld

Laten we eens enkele voorbeelden bekijken van audits die een bedrijf kan uitvoeren in de verschillende fasen van zijn toeleveringsketen:

1. Sourcing en inkoop:

Een goed startpunt voor het auditen van toeleveringsketens is het analyseren van de volledige levenscyclus van de inkoopprocesNadat ze een stroomdiagram hebben ontwikkeld waarin elke stap van de inkoopcyclus wordt beschreven, kunnen auditors de volgende aspecten evalueren om inefficiënties te detecteren:

Prestaties van leveranciers: Leveranciersaudits helpen detecteren of leveranciers en onderaannemers de bron zijn van verspilling, kwaliteitsproblemen en trage levertijden. Auditors kunnen leveranciers beoordelen met behulp van een risicomatrix die leveranciers indeelt op basis van KPI's zoals het percentage tijdige leveringen, de kredietscore en het retourpercentage.
Goederen ontvangen en inspecteren: Bedrijven moeten verifiëren dat goederen (met name grondstoffen) alleen worden geaccepteerd als ze voldoen aan de vereiste kwaliteits- en kwantiteitsnormen. Auditors kunnen het inspectieproces analyseren, inclusief criteria voor acceptatie en afwijzing, bemonsteringsprocedures en testmethodologieën.
Facturatie en betaling: Het is belangrijk om te bevestigen dat betalingen alleen worden gedaan voor geaccepteerde goederen. Zo kunnen auditors verifiëren dat leveringsbewijzen en facturen worden geregistreerd en vergeleken met inkooporders. Het is ook een goed idee om ervoor te zorgen dat betalingen op tijd worden gedaan (om te profiteren van kortingen voor vroege betaling en boetes voor late betaling te voorkomen).

2. Productie en fabricage

De productie- en fabricagefasen zouden op de checklist van elke supply chain audit moeten staan. We willen immers niet dat defecte of inferieure producten in handen van klanten terechtkomen. Hier zijn enkele manieren om deze supply chain-fasen te auditen:

Monster testen: De meest intuïtieve manier om productie en fabricage te controleren is door middel van willekeurige steekproeven. Over het algemeen verzamelen auditors willekeurig monsters van de productielijnen op geplande intervallen en voeren ze vervolgens verschillende tests uit om te controleren of de monsters voldoen aan vooraf ingestelde normen. Deze tests kunnen kwaliteits- en veiligheidscontroles omvatten, zoals uiterlijk, gewicht en toxiciteit.
Standaard operationele procedures (SOP's): Bij het uitvoeren van bezoeken ter plaatse kunnen auditors observeren en controleren of de verschillende stadia van productie en fabricage precies worden gevolgd zoals beschreven in SOP's. Een onaangekondigd bezoek kan bijvoorbeeld onthullen dat werknemers een machine niet bedienen volgens de stappen die zijn voorgeschreven in de SOP. Misschien voeren ze geen pre-operationele veiligheidscontroles uit voordat ze de machine laten draaien.

3. Magazijn- en voorraadbeheer

Als er discrepanties zijn tussen de fysieke inventaris en de geregistreerde inventaris in de database van een bedrijf, kan dit leiden tot stockouts of overtollige voorraad. Inventaris heeft invloed op de prijs van de verkochte goederen, dus we moeten regelmatig interne audits uitvoeren om mogelijke inefficiënties in de magazijnwerkzaamhedenHier zijn enkele manieren waarop bedrijven een audit kunnen uitvoeren voorraadbeheer:

Inventaristelling: Een eenvoudige manier om de inventaris te controleren is door regelmatig fysieke tellingen te plannen en de tellingen vervolgens te vergelijken met wat er in de inventaris is vastgelegd. magazijnbeheersysteem. Fysieke telling kan handmatig worden gedaan, waarbij operators elk item in het magazijn tellen. Handmatige telling is echter arbeidsintensief, dus bedrijven kunnen barcode scannen of RFID-tags om elk artikel dat het magazijn in, uit en op gaat te volgen.
Prestatiemetingen en KPI-tracking: Bedrijven kunnen ook de efficiëntie van hun opslag controleren door KPI's te monitoren tegen vooraf vastgestelde niveaus en benchmarks (het is tijd om die verzamelde gegevens te gebruiken!). We kunnen bijvoorbeeld de nauwkeurigheid van de bestelling controleren door het percentage bestellingen te meten dat zonder fouten is verzonden (juiste product, hoeveelheid en naar de juiste klant). We kunnen ook de draagkosten van de inventaris controleren, waaronder opslag, verzekering en veroudering.
Overzicht van het inventarisatieproces: Ogen op de grond zijn altijd de beste audittool. Auditors kunnen de stroom van inventarisartikelen fysiek volgen van ontvangst tot verzending. Ze kunnen bijvoorbeeld een pick-and-packcyclus bekijken om te beoordelen of het pad en de tijd die nodig zijn geoptimaliseerd zijn en of de verpakkingsmaterialen toereikend zijn. Het is ook een geweldige kans om te controleren of goederen bij aankomst worden geïnspecteerd en hoe ze worden geregistreerd in het warehouse management systeem.

4. Logistiek en distributie

Een supply chain audit is niet compleet zonder het beoordelen van transportroutes en logistieke operaties. Dit is het moment om de efficiëntie van distributieroutes te evalueren en te kijken naar vrachtkosten die geen toegevoegde waarde hebben. Hier zijn enkele praktische manieren om deze onderdelen van de supply chain te auditen:

Gegevensanalyse en prestatiemetingen: Auditors kunnen GPS- en telematicagegevens van voertuigen analyseren, samen met leveringsschema's en logboeken, om te zoeken naar afwijkingen in levertijden en kosten. Bedrijven kunnen bijvoorbeeld beoordelen of het gebruik van de laadruimte (de verhouding van gebruikte laadruimte tot de totale beschikbare ruimte in transportvoertuigen) dicht bij 100% ligt.
Mysterieuze zendingen: Een andere manier om distributienetwerken te controleren is om pakketten te versturen als een 'mystery shopper' zonder de logistieke afdeling hiervan op de hoogte te stellen. Auditors bootsen een typische klantorder na en registreren de exacte verzend- en aankomsttijden. Zo kunnen bedrijven beoordelen of hun transittijden binnen het verwachte bereik vallen.

5. Klanttevredenheid

Bij het evalueren van de prestaties van wereldwijde toeleveringsketens moeten we onthouden dat de ultieme succesindicator het niveau van klanttevredenheid is. Zoals we hebben gezien in de fase van "gegevens verzamelen", kan feedback van klanten een mijn van inzichten zijn. Laten we eens kijken naar enkele manieren om klanttevredenheid in toeleveringsketens te controleren:

Netto promotor score (NPS): Bij het controleren van de klanttevredenheid gebruiken auditors doorgaans de NPS om de klanttevredenheid te meten. klantenbindingBedrijven gebruiken enquêtes, vragenlijsten en focusgroepen om klanten te vragen hoe waarschijnlijk het is dat ze het bedrijf aan anderen aanbevelen. De NPS-score (op een schaal van 0 tot 10) categoriseert klanten in promoters, passives en detractors.
Analyse van klantenklachten: Een andere directe manier om klanttevredenheid te controleren is door de aard en frequentie van klachten van klanten te analyseren en te zoeken naar afwijkingen van de benchmarks of basislijnstatistieken. Bedrijven kunnen bijvoorbeeld kijken naar het aantal klachten dat over hetzelfde probleem is ontvangen om terugkerende patronen te identificeren. Auditors kunnen ook de gemiddelde tijd meten die nodig is om een klacht op te lossen om te bepalen of deze binnen een acceptabel vooraf gedefinieerd bereik valt.

6. Naleving, risico's en duurzaamheid

Bedrijven die een uitgebreide audit van hun toeleveringsketens willen uitvoeren, kunnen ook onderzoeken of hun activiteiten en processen voldoen aan de regelgeving en duurzaamheidsvoorschriften. Dit is ook een kans om de veerkracht tegen potentiële risico's in de toeleveringsketen, zoals natuurrampen, politieke instabiliteit en cybersecuritybedreigingen. Hier zijn twee manieren om de naleving en veerkracht van toeleveringsketens te controleren:

Beheer van milieubronnen: Bedrijven moeten hun milieueffecten auditen, vooral als ze een milieumanagementcertificering willen behalen of behouden, zoals ISO 14001. Auditors kunnen beoordelen of het bedrijf grondstoffen gebruikt en inkoopt die afkomstig zijn van duurzame bronnen. Een andere manier om de milieueffecten te auditen, is door de totale COXNUMX-voetafdruk te berekenen, inclusief directe en indirecte emissies, van alle activiteiten in de toeleveringsketen.
Stresstesten en scenario-analyse: Stresstesten is een extreme manier om het vermogen van de toeleveringsketen om te blijven functioneren onder verschillende risicovolle omstandigheden te evalueren. Bedrijven kunnen verschillende risico's simuleren (bijvoorbeeld politieke onrust, economische schokken, cyberaanvallen) en observeren hoe snel en effectief de toeleveringsketen kan reageren. Een bedrijf kan bijvoorbeeld een scenario simuleren waarin een tyfoon de productie van belangrijke leveranciers een maand lang verstoort. Vervolgens zouden ze beoordelen of ze de productleveringen aan klanten konden handhaven.

Rapporteer de auditbevindingen

Twee witte printerpapieren naast een Macbook op een bruin oppervlak

De post-auditstap is uiteraard het rapporteren van bevindingen aan belangrijke belanghebbenden. Maar het is niet genoeg om te zien waar problemen worden gevonden. We hebben ook een actieplan nodig om problemen op te lossen. Dit is wat er doorgaans in het auditrapport moet staan:

Managementsamenvatting: Een korte samenvatting van de reikwijdte en doelstellingen van de audit, de tijdlijn van de audit, de gebruikte methodologieën en de meest kritieke problemen die zijn aangetroffen.
Methodologieën: Het rapport moet beschrijven hoe de gegevens zijn verzameld en alle tools of methoden vermelden die zijn gebruikt in het auditproces. In dit gedeelte moeten auditors uitleggen hoe ze hebben vastgesteld of een supply chain-operatie of -proces goed presteert.
Gedetailleerde bevindingen: In deze sectie moeten alle problemen en afwijkingen worden opgesomd die tijdens het auditproces zijn opgemerkt. Om de interpretatie van het rapport te vergemakkelijken, moeten de geïdentificeerde problemen worden gecategoriseerd op basis van hun prioriteit en/of risiconiveaus in termen van impact en waarschijnlijkheid van herhaling.
aanbevelingen: Het zijn de oplossingen, niet de problemen, die tot verbetering leiden. Een auditrapport zonder een corrigerend actieplan is als het aanwijzen van wat kapot is zonder oplossing. Het rapport moet corrigerende maatregelen voorstellen voor elk geïdentificeerd probleem. Zelfs als er geen problemen zijn, moet het rapport verbeteringen aanbevelen (bijvoorbeeld het upgraden van software voor beter voorraadbeheer).
Implementatieplan: Om ervoor te zorgen dat de belangrijkste belanghebbenden de aanbevolen maatregelen implementeren, moet het rapport de lijst met corrigerende maatregelen prioriteren op basis van hun impact en haalbaarheid. Het is net zo belangrijk om een tijdlijn op te nemen voor het implementeren van de aanbevelingen en te definiëren wie verantwoordelijk is voor elk onderdeel van het actieplan.

Supply chain audit is een doorlopende cyclus

Het rapporteren van de bevindingen is niet het einde van het auditproces. We kunnen niet zomaar de prestaties van de toeleveringsketen meten, een actieplan aanbevelen en verdergaan. Bedrijven moeten regelmatig vervolgaudits uitvoeren om te verifiëren of de corrigerende maatregelen zijn geïmplementeerd, te bevestigen of ze de problemen inderdaad hebben opgelost en te bepalen of ze de efficiëntie van de toeleveringsketen hebben verbeterd.

Het is moeilijk te zeggen hoe vaak bedrijven interne audits moeten uitvoeren, omdat dit afhangt van de complexiteit van de toeleveringsketen, eerdere auditbevindingen en wettelijke vereisten. Als eerdere interne audits bijvoorbeeld veel kritieke problemen aan het licht brachten, kan het nodig zijn om de frequentie van audits te verhogen. Als vuistregel geldt echter dat kleine en middelgrote bedrijven ten minste eenmaal per jaar audits van de toeleveringsketen moeten uitvoeren.

Bij het auditen van wereldwijde toeleveringsketens is het belangrijk om te begrijpen wat ze kwetsbaar maakt. Bekijk de top vijf supply chain-problemen in 2024 en zorg ervoor dat ze worden opgenomen in uw volgende interne audit!

Op zoek naar een logistieke oplossing met concurrerende prijzen, volledige zichtbaarheid en direct toegankelijke klantenservice? Bekijk de Chovm.com Logistieke Marktplaats <p></p>

De ultieme gids voor het uitvoeren van een grondige audit van de toeleveringsketen