Key Takeaways
Business Process Analysis (BPA) helpt bedrijven bij het identificeren van inefficiënties in interne operaties
Bedrijven die een nieuw product lanceren of een bedrijfsherstructurering ondergaan, maken vaak gebruik van BPA
Industrieel onderzoek kan worden gebruikt om belangrijke prestatie-indicatoren te identificeren
Business Process Analysis (BPA) is een methodologie die wordt gebruikt om procesgerelateerde bedrijfsgebieden te analyseren en de efficiëntie te verbeteren. BPA helpt bedrijven met name om interne processen te onderzoeken om de omzet te verbeteren en de kosten te verlagen. Hoewel business analysis (BA) en BPA verschillen in de reikwijdte van hun analyse, wordt BPA doorgaans toegewezen aan business analisten of procesarchitecten, of beide. Business analisten analyseren vaak de context rondom het probleem en bieden data-inzichten, terwijl procesarchitecten direct betrokken zijn bij de implementatie van processen. BPA vereist echter meer dan alleen een business analist of een procesarchitect. Om een bedrijfsproces te veranderen, moeten bedrijven ook management, IT en andere professionals inschakelen. Voordat we BPA uitsplitsen, beginnen we met de basis.
Wat is een bedrijfsproces?
Een bedrijfsproces is een georganiseerde groep activiteiten die inputs omzetten in outputs, en kan formeel of informeel zijn. Formele processen worden meestal gedocumenteerd en gevolgd. Informele processen worden gebruikt vanwege een gebrek aan formele documentatie of vanwege de noodzaak om af te wijken van formele processen in ongewone omstandigheden.
Wanneer moeten bedrijven Business Process Analysis gebruiken?
Meestal gebruiken bedrijven BPA bij het lanceren van een nieuwe technologie of een nieuw proces. Voordat de nieuwe technologie wordt gelanceerd, moet het management van een onderneming inzicht hebben in de inefficiënties die de oude technologie of het oude proces veroorzaakt. Deze inefficiënties kunnen vertragingen in de verzending, slechte klantenservice of een hoog percentage defecte producten omvatten. Door een kosten-batenanalyse uit te voeren, kunnen bedrijven bepalen of ze de nieuwe technologie moeten implementeren of zich moeten richten op andere gebieden die een hoger rendement op de investering kunnen genereren.
Bedrijven hebben de laatste jaren steeds meer overgestapt op BPA, omdat de COVID-19-pandemie de vraag naar bepaalde producten deed toenemen en de behoefte aan andere producten verminderde. Bedrijven hadden maar beperkt de tijd om zich aan te passen aan de nieuwe werkomgeving, waardoor BPA cruciaal was om organisaties te helpen hun focus effectief te verleggen. Veel organisaties hebben BPA bijvoorbeeld gebruikt om hun digitale aanbod uit te breiden. Andere bedrijven gebruikten BPA om de negatieve effecten van verstoringen in de toeleveringsketen te compenseren. Meer recent hebben sterke inflatiedruk en economische onzekerheid ertoe geleid dat veel organisaties BPA gebruiken om kosten te beheersen en inefficiënties te elimineren.
Organisaties maken vaak gebruik van BPA als onderdeel van een groter geheel. strategische planning inspanning. Een organisatie kan BPA bijvoorbeeld gebruiken om haar interne processen beter te begrijpen als een stap naar een breder doel.
Wat zijn de voordelen van bedrijfsprocesanalyse?
U ziet waarschijnlijk al dat BPA in een reeks situaties nuttig is. Hier zijn enkele voordelen van het gebruik van business process analysis:
- Efficientie verbeteren: BPA kan bijvoorbeeld de tijd en middelen die nodig zijn voor productieve verkoop prospectie, onboarding van werknemers, productontwikkeling of het creëren van marketingcampagnes.
- Kosten verlagen: BPA kan personeelskosten verlagen door de tijd die aan taken wordt besteed te verminderen of redundanties in processen te verwijderen. BPA kan ook kostenbesparingen voor middelen en materialen benadrukken.
- Verduidelijk en verbeter beleid en bestuur: BPA kan bijvoorbeeld de kwaliteit van het milieu verbeteren risicobeheer en aangeven waar het huidige IT- en apparaatbeveiligingsbeleid verbeterd moet worden.
- Knelpunten elimineren of verminderen: Met BPA kan uw organisatie de communicatie en procesuitvoering optimaliseren, zodat er in één fase, zoals goedkeuring, geen achterstand ontstaat.
- Optimaliseer adoptieprocessen: BPA kan de pijnpunten bij de invoering van nieuwe technologieën of processen aankaarten en verbeteringen aanbrengen in trainingsprogramma's, wat uiteindelijk de invoeringsgraad verhoogt.
- Verbeter de vrijgave- of implementatieprocedures: We willen allemaal dat campagne-implementaties en productreleases soepel verlopen. BPA kan inefficiënties in deze processen aanpakken en u helpen verbeteringen door te voeren.
- Help bij het verleggen van de focus: BPA kan uw organisatie helpen concurreren in een steeds digitaler wordende wereld. BPA kan bijvoorbeeld helpen bij het optimaliseren van dagelijkse processen voor het gebruik van specifieke technologie, het overstappen naar externe werkmodellen of het soepeler maken van de overgang naar het online aanbieden van producten en diensten.
- Verbeter de bedrijfscultuur:Geoptimaliseerde processen verbeteren de ervaringen van werknemers op de werkvloer.
- Verhoog de betrokkenheid: Betere klantenservice, website-interacties en processen in de winkel versterken de reputatie en betrokkenheid van uw organisatie.
Blijde stakeholders, blije werknemers, blije klanten – blije dagen!
Belangrijkste stappen in bedrijfsprocesanalyse
Dus, dat zijn de basisprincipes. Wat zijn de stappen die betrokken zijn bij BPA?
1. Bepaal doelen
De eerste stap is om te bepalen wat er bereikt moet worden. Het uitvoeren van een SWOT-analyse, risicoanalyse of zelfs een formele concurrentieanalyse kan u helpen gebieden voor verbetering in uw organisatie te identificeren. Door de prestaties van uw organisatie nader te bekijken met behulp van financiële ratio's kan ook een nuttig startpunt zijn. Op macroniveau kan uw doel zijn om de omzet te verhogen of de kosten te verlagen, maar houd in gedachten dat BPA zich richt op procesgerelateerde verbeteringen. Dit betekent dat uw doel zich moet richten op een procesverbetering in plaats van een macro-bedrijfsverandering. Een BPA-doel kan bijvoorbeeld zijn om de arbeidsefficiëntie te verbeteren. Zeer repetitieve taken kunnen vaak worden geautomatiseerd, wat leidt tot een betere voltooiingstijd en minder fouten. In het verkoopproces kunnen follow-ups bijvoorbeeld worden geautomatiseerd met behulp van verkooptrackingsoftware. In het geval van het verkoopproces kan het doel zijn om de tijd die wordt besteed aan het schrijven van follow-up-e-mails te verminderen, om het responspercentage te verbeteren of beide. Een manier om ervoor te zorgen dat het doel goed is gedefinieerd, is door de SMART-benadering te gebruiken, wat staat voor specifiek, meetbaar, haalbaar, relevant en tijdsgebonden.
2. Definieer het proces
Zodra het doel is bepaald, moet u het proces definiëren dat inefficiënties veroorzaakt. In het verkoopproces kunnen follow-ups bijvoorbeeld verschillende stappen omvatten, zoals het maken van een sjabloon voor follow-up-e-mails, het aanpassen van de sjabloon op basis van informatie verkregen van de klanten, het proeflezen van de e-mail en het verzenden van de e-mail vijf minuten na het gesprek.
Zorg er bij het definiëren van het proces voor dat de procesomvang niet te uitgebreid is. Sommige procesexperts gebruiken de term eind tot eind om de grenzen van grote, belangrijke processen te definiëren. End-to-end design omvat alle activiteiten die moeten plaatsvinden om tot een productconcept te komen. Een manier om deze processen verder op te splitsen is door proceshiërarchie te gebruiken. De proceshiërarchie begint op het niveau van de gehele organisatie en beweegt naar de meest gedetailleerde processen. De meest gebruikte tool door analisten en procesarchitecten tijdens deze stap is SIPOC, wat staat voor Suppliers, Inputs, Process, Outputs en Customers. Deze tool helpt de inputs en outputs van een of meer processen samen te vatten in een tabelvorm.
3. Analyseer het proces
U kunt kiezen uit verschillende technieken voor bedrijfsprocesanalyse, afhankelijk van het gedefinieerde doel. De meest voorkomende analysetechniek is waardeanalyse, die de belangrijkste en minder belangrijke elementen van het proces weergeeft op basis van de toegevoegde waarde. Waarde is de verhouding tussen functie en kosten. Daarom kan waarde worden gewijzigd door de functie te verbeteren of de kosten te verlagen. Bij het uitvoeren van een waardeanalyse stellen analisten doorgaans een lijst met functies en kosten op in aflopende volgorde. Kosten-batenverhoudingen worden vaak op dergelijke lijsten toegepast om de nettowaarde van elke activiteit te schatten.
Terugkerend naar ons voorbeeld van het sales follow-up proces, kunnen de stappen met de hoogste waarde in de volgende volgorde worden gesorteerd: een sales template aanpassen op basis van informatie verkregen van de klant, de e-mail proeflezen, de e-mail vijf minuten na het gesprek verzenden en een template voor follow-up e-mails maken. In dit voorbeeld is het maken van een follow-up template het element met de laagste toegevoegde waarde, omdat het veel tijd kost en altijd aanpassingen vereist als er nieuwe informatie ontstaat.
Andere populaire analysetechnieken zijn onder meer gap-analyse, waarbij de werkelijke prestaties worden vergeleken met de potentiële prestaties, en root cause-analyse, waarbij wordt onderzocht waarom een probleem in de eerste plaats optreedt en een oplossing wordt gevonden voor de root cause.
4. Identificeer verbeteringen
Nadat het proces is geanalyseerd en inefficiënties zijn gedetecteerd, is de volgende stap om uit te zoeken wat de noodzakelijke verbeteringen zijn. Vaak richten verbeteringen zich op aspecten zoals het elimineren van knelpunten, het optimaliseren van hoogwaardige processen of het verbeteren van de interactie met klanten. Om bijvoorbeeld de waarde van het maken van een follow-up e-mail te vergroten, kan een verkoper mogelijk externe tools gebruiken die helpen om sneller aanpasbare e-mails te maken op basis van klantsegmenten of andere informatie.
Tijdens deze stap moet u ervoor zorgen dat u rekening houdt met mogelijke externaliteiten. Externaliteiten zijn indirecte kosten of voordelen die door uw bedrijf worden veroorzaakt en die van invloed zijn op derden, waaronder personen of organisaties, of zelfs de maatschappij als geheel. Verbeteringen in snelheid kunnen er bijvoorbeeld toe leiden dat de kwaliteit van bepaalde producten en diensten achteruitgaat, wat een kostenpost is voor downstreamgebruikers of consumenten. Evenzo kan automatisering van bepaalde processen de mogelijkheid om een product of dienst aan te passen elimineren, waardoor de vraag naar deze producten en diensten afneemt. Daarom moeten analisten ook een grondige kosten-batenanalyse uitvoeren voordat ze nieuwe processen aanpassen of introduceren.
5. Implementeer het proces
Implementatie omvat vaak professionals uit verschillende afdelingen, van management tot analisten en IT-professionals. U moet ervoor zorgen dat het implementatieteam voldoende middelen heeft om effectieve wijzigingen door te voeren. Correcties beginnen meestal op kleine schaal, gevolgd door wijzigingen in de verbonden taken. Om bijvoorbeeld de waarde van het bouwen van een sjabloon voor follow-up e-mails te vergroten, kan een verkoopafdeling software van derden installeren die alle eerdere e-mails analyseert en suggesties geeft met behulp van voorspellende analyses.
6. Controleer de resultaten
De laatste stap is het monitoren en controleren van nieuwe standaarden en processen. Resulteren nieuwe processen in betere KPI's? Veroorzaken deze processen externaliteiten? Software van derden kan bijvoorbeeld de tijd verkorten die nodig is om een follow-up e-mail te schrijven, maar het kan ook de respons op e-mails verminderen. Met andere woorden, we moeten ervoor zorgen dat we rekening houden met externaliteiten. Bovendien kunnen er in deze fase nog meer verbetermogelijkheden ontstaan, dus het is belangrijk om de nieuwe processen constant te monitoren in plaats van een 'instellen en vergeten'-benadering te hanteren.
BPA-casestudies
Nu we de basisbeginselen hebben uitgelegd, gaan we eens kijken naar enkele praktijkvoorbeelden van bedrijfsprocesanalyse.
Ons eerste voorbeeld heeft betrekking op de achterstand die het Franse cosmeticabedrijf, Yves Rocher, ervaren bij het verwerken van nieuwe kandidaten. Na het uitvoeren van BPA merkte Yves Rocher dat ze in het hoogseizoen twee keer zoveel kandidaten aannamen. Om de achterstand te verkleinen, investeerde het bedrijf in software die automatisch gegevens invult en valideert, waardoor de tijd die intern werd besteed aan het verwerken van nieuwe kandidaten werd verkort.
HowardBank, een lokale gemeenschapsbank gevestigd in de regio Greater Baltimore, wilde de klantenservice en de productiviteit van werknemers verbeteren. Na het uitvoeren van een analyse van het bedrijfsproces, realiseerde de bank zich dat het nieuwe klanten ongeveer anderhalf uur kost om een nieuwe rekening te openen, waardoor de klanttevredenheid afneemt en de vereiste training voor nieuwe werknemers toeneemt. De bank kon deze tijd met 75% verkorten door een nieuwe financiële software te gebruiken, waardoor werknemers meer tijd konden besteden aan nieuwe klanten en de klanttevredenheid verbeterde.
Hoe kan industrieel onderzoek BPA verbeteren?
Industrie onderzoek stelt bedrijven in staat om benchmark- hun prestaties ten opzichte van hun concurrenten en industrie-statistieken. Deze statistieken omvatten omzet per vestiging, omzet per werknemer, loonkosten en winst. Bovendien, industrie analyse is een geweldig hulpmiddel om algemene trends in de omzet van de industrie te volgen. Bedrijven die sneller groeien dan hun concurrenten hebben doorgaans een concurrentievoordeel, zoals sterke marketing, loyale klanten of gedifferentieerde producten. Bedrijven die langzamer groeien dan het gemiddelde van de industrie kunnen daarentegen segmentbenchmarking als startpunt om interne processen te analyseren die inefficiënties veroorzaken. Bedrijfsbenchmarking geeft u een duidelijk beeld van uw concurrenten, terwijl onderzoek naar de industrie op staatsniveau biedt een extra laag informatie aan bedrijven die hun prestaties willen vergelijken met de bredere sector.
Industrieel onderzoek is bijzonder nuttig gebleken na het uitbreken van de COVID-19-pandemie, waardoor veel bedrijven hun interne processen moesten aanpassen vanwege de maatregelen voor sociale afstand, beperkingen in de toeleveringsketen en strengere regelgeving. Bedrijven in de VS hebben bijvoorbeeld hun investeringen in online activiteiten verhoogd om te voldoen aan de veranderende behoeften van consumenten. Door een duidelijk begrip te hebben van de huidige trends, konden bedrijven met toegang tot branchegegevens gemakkelijker processen met een hoge toegevoegde waarde detecteren.
Laatste gedachten
Bedrijfsprocesanalyse helpt bedrijven hun interne processen te optimaliseren om uiteindelijk kosten te verlagen, inkomsten te verhogen of beide. BPA omvat doorgaans professionals uit verschillende afdelingen die samenwerken om ervoor te zorgen dat het nieuwe proces soepel verloopt over verschillende dimensies. Zodra een nieuw proces is ingevoerd, controleren analisten continu de prestaties van de nieuwe standaard ten opzichte van de eerder vastgestelde KPI. Bedrijven kunnen brancheonderzoek gebruiken om het maximale uit BPA te halen, door te profiteren van statistieken op brancheniveau, zoals inkomsten per vestiging en loonkosten.
Bron van IBIS Wereld
Disclaimer: De hierboven vermelde informatie wordt door IBISWorld onafhankelijk van Chovm.com verstrekt. Chovm.com geeft geen verklaringen en garanties met betrekking tot de kwaliteit en betrouwbaarheid van de verkoper en producten.
