Zakelijk schrijven 101: Hoe schrijf je effectief?

Key Takeaways

Effectief zakelijk schrijven is gesegmenteerd, direct en benaderbaar. Het zal lezers helpen tijd te besparen en de belangrijkste boodschappen van uw werk te absorberen.

Door gebruik te maken van een betrouwbare bron voor uw gegevens, verbetert u de geloofwaardigheid van uw zakelijke teksten en presentaties.

Voor elk type oplevering kunnen verschillende zakelijke schrijfstijlen worden gebruikt, waardoor u verschillende projecten kunt aanpakken, van brancheanalyses tot opiniestukken.

Wat is zakelijk schrijven?

Zakelijk schrijven is een communicatiemethode die wordt gebruikt om klanten, collega's en andere professionele doelgroepen te informeren en op te leiden in een geschreven vorm. Zakelijk schrijven is doorgaans direct, goed georganiseerd en gesegmenteerd voor gemakkelijker lezen. Sterk zakelijk schrijven bespaart lezers tijd en zorgt ervoor dat ze de belangrijkste boodschappen van uw werk beter onthouden. Bijvoorbeeld, bij het gebruik van zakelijk schrijven in branche-analyses, moeten gegevens en inzichten een overvloed aan branchekenmerken zo beknopt mogelijk behandelen.

Waarom is zakelijk schrijven belangrijk?

De beste zakelijke teksten communiceren uw boodschap succesvol. U kunt uw zakelijke schrijfvaardigheden verbeteren door middel van cursussen en feedback van collega's, en deze vaardigheden ondersteunen door zakelijke schrijfsjablonen te gebruiken voor verschillende soorten schriftelijke deliverables. Het beheersen van de kunst van het beknopt en duidelijk schrijven kan u een voorsprong geven op concurrenten, interne en externe communicatie stroomlijnen en u helpen op te vallen bij afdelingshoofden.

Nu er steeds meer afspraken over werken op afstand worden gemaakt, is het belangrijker dan ooit om je ideeën, beslissingen of standpunten duidelijk schriftelijk te kunnen communiceren. Dit is waar effectief zakelijk schrijven de sleutel is. We hebben hier bij IBISWorld veel over nagedacht en we bereiden ons voor om een ​​nieuwe schrijfstijl te lanceren om beter met onze klanten te communiceren. Dus, wat is zakelijk schrijven en hoe doe je dat goed? Laten we aan de slag gaan.

Wat wil uw publiek?

Uw lezers willen meteen weten waarom ze verder moeten lezen. Ze willen oplossingen die de naald in beweging brengen. Om dit te doen, moet u uw schrijven direct houden om waarde toe te voegen voor klanten en collega's, en hen te helpen begrijpen waarom jouw ideeën – en het onderzoek dat ze ondersteunt – hebben een plek in het bedrijf. Bijvoorbeeld, een businessplan schrijven voor een lening is het van belang dat u uw zaak duidelijk en professioneel uiteenzet, waarbij u naar bewijsstukken verwijst.

Goed uitgevoerde stukken hebben het extra voordeel dat ze een betrouwbare bron van administratie zijn. Dit komt omdat de beste teksten logisch gesegmenteerd en beknopt zijn, waardoor rommel wordt vermeden. Als gevolg hiervan vinden lezers deze stukken gemakkelijk te navigeren en kunnen ze de belangrijkste punten met vertrouwen vinden.

Hoe kunnen schrijvers hiervan profiteren?

Vanuit het perspectief van een schrijver zal effectief zakelijk schrijven u helpen uw ideeën te communiceren en anderen te leren om duidelijke en snelle beslissingen te nemen. Het ontwikkelen van een sterke reputatie door duidelijk te communiceren via uw schrijven helpt u respect te verdienen op de werkvloer en kan nieuwe kansen bieden.

Daarnaast, industrie analyse moet worden gebruikt om zakelijke teksten te ondersteunen met geloofwaardige, relevante gegevensbronnen, om nauwkeurigheid en autoriteit aan te tonen. Geloofwaardig gerefereerde teksten hebben ook een grotere capaciteit om downstream zakelijke beslissingen te beïnvloeden.

Wanneer en waarom moet je de zakelijke schrijfstijlen gebruiken?

Informatieve

U moet informatieve zakelijke teksten gebruiken om lezers inzicht te geven, waarbij u prioriteit geeft aan de duidelijkheid en efficiëntie van het document. Informatieve zakelijke teksten presenteren feiten over een onderwerp vanuit een neutraal perspectief.

Sterke informatieve zakelijke teksten helpen lezers navigeren en de belangrijkste informatie over het onderwerp begrijpen. Het is belangrijk om zo'n stuk logisch op te maken om belangrijke data-inzichten over te brengen. De meest waardevolle informatieve stukken beginnen vaak met een samenvattingssectie die de belangrijkste communicatiepunten behandelt en worden later in het stuk specifieker in gedetailleerde secties.

Laten we eens kijken naar een brancheanalyse als voorbeeld. Een duidelijke, beknopte samenvatting is handig om informatie van hoog niveau meteen te presenteren. Dit betekent echter niet dat u de gegevens moet weglaten of de diepgaande analyses moet overslaan. Door uw brancheanalyse af te stemmen op de behoeften van uw publiek, zorgt u ervoor dat uw lezer uw boodschap onthoudt en deze met vertrouwen in zijn werk kan verwerken.

Vraag jezelf af: Wat willen uw lezers weten? Hoe kunt u waarde toevoegen met uw zakelijke tekst? Misschien wil uw lezer een deskundig perspectief op een specifieke analyse. Of misschien willen ze een informatiehub, een stuk dat alle algemene informatie rondom een ​​onderwerp behandelt.

Voorbeelden van informatieve zakelijke teksten:

• Industrie analyse
• Financiële rapporten
• Kwartaaloverzichten
• witte papieren
• Conferentiedocumenten
• Zakelijk nieuws en actuele gebeurtenissen
• Agenda's van vergaderingen
• Onderzoeksrapporten uit de industrie
• Informatiehub

Overredend

Soms moet u uw lezer overtuigen van uw premisse. Overtuigende zakelijke teksten helpen u bij het bepleiten van uw zaak, of het nu gaat om uw cliënten, uw collega's of uw investeerders. Deze stijl vereist een sterke kennis van het publiek, omdat u hen moet overtuigen om open te staan ​​voor het accepteren van uw voorstel.

Bovendien wordt uw overtuigende zakelijke schrijven sterker door nauwkeurige, onpartijdige gegevens die in uw werk worden gepresenteerd. Bekijk bijvoorbeeld dit artikel van MacroBusiness dat IBISWorld gebruikt om zijn beweringen te ondersteunen.

Wanneer u werkt vanuit een overtuigende zakelijke schrijfsjabloon, moet u gezaghebbende, emotionele en logische oproepen opnemen. Productontwikkelingsteams in de frisdrankindustrie moeten bijvoorbeeld: gebruik industrieonderzoek om op de hoogte te raken van marktomvang. Dit proces zal hun begrip van consumentenvoorkeuren versterken en hoe ze de meest overtuigende argumenten aan supermarkten en kruidenierswinkels kunnen presenteren. De beste pitches presenteren een feitelijke basis, bevatten een betrouwbare bron en pakken een oplossing aan voor wat de lezer wil of vreest.

Vraag jezelf af: Wat onderscheidt uw premisse? Het kan een nieuw idee of product zijn dat specifiek inspeelt op de veranderende trends van uw dynamische omgeving. Het kan ook een bewezen strategie zijn die door uw concurrenten wordt gebruikt en die kan worden aangepast aan uw bedrijf en die inspeelt op de behoeften van uw lezer.

Voorbeelden van overtuigende zakelijke teksten:

• Marketinginhoud
• Verkoop inhoud
• Productkopie
• Subsidievoorstellen
• Zakelijke voorstellen
• Persberichten
• Externe nieuwsbrieven
• Opinieartikelen

leerzaam

Heb je ooit een recept gevolgd tijdens het koken en was je in de war over de volgorde van taken, of hoe je een bepaalde stap moest uitvoeren? Als dat zo is, ben je instructieve teksten tegengekomen die wat extra werk kunnen gebruiken – en je weet hoe belangrijk duidelijkheid is bij het opstellen van instructies die een lezer moet volgen.

De instructieve zakelijke schrijfstijl wordt gebruikt wanneer u uw lezer wilt aansturen om een ​​taak te voltooien. De beste instructieve zakelijke schrijfstijl kan het merk van uw bedrijf vestigen als betrouwbaar en geloofwaardig. U moet duidelijke en beknopte instructies geven; idealiter zou de lezer geen extra context nodig moeten hebben om de taak succesvol te voltooien. Instructieve schrijfstijl bevat vaak genummerde lijsten en visuele voorbeelden van stapsgewijze voortgang, en kan links bevatten naar ander ondersteunend materiaal. U kunt uw lezer ook helpen door problemen die ze tegen kunnen komen preventief te markeren en oplossingen te bieden.

Vraag jezelf af: Hoe wilt u dat uw lezer de informatie die u verstrekt gebruikt? Hoe kunt u ze het beste begeleiden? U kunt bijvoorbeeld strikte richtlijnen opstellen die ze moeten volgen, zoals in gebruikershandleidingen. U kunt ook flexibele instructies geven die alleen als referentiepunt kunnen worden gebruikt, zoals in een webinar.

Voorbeelden van instructieve zakelijke teksten:

• Webinars
• Gidsen
• Gebruiksaanwijzingen
• Memoranda
• Communicatie met de klantenservice
• Training programmas

transactionele

Deze communicatiestijl, ook wel bekend als conversationeel zakelijk schrijven, kunt u het beste gebruiken met collega's, op managementniveau en af ​​en toe voor externe zakelijke activiteiten.

Deze stijl van zakelijk schrijven is meestal de meest voorkomende, waardoor het waarschijnlijk het belangrijkste is om te beheersen. Transactioneel zakelijk schrijven is flexibel en kan in verschillende scenario's worden gebruikt, zoals om goed en slecht nieuws over te brengen of een overeenkomst te finaliseren.

De toon van transactionele zakelijke teksten varieert en u zult deze moeten aanpassen op basis van de context van de communicatie. Uw e-mails naar uw collega's kunnen bijvoorbeeld vrij informeel zijn. U zou echter een formelere toon moeten hanteren voor alles wat u naar een externe lezer stuurt, of waar later naar het document kan worden verwezen, zoals een overeenkomst of contract. Het kan te formeel aanvoelen, maar het is belangrijk dat de registratie van deze transacties zo min mogelijk ruimte laat voor interpretatie.

Vraag jezelf af: Hoe vaak maakt u professionele aannames op basis van de communicatie van anderen? Welke indruk geeft dit schrijven de lezer? Eerste indrukken van e-mailcommunicatie kunnen langdurig zijn. Belangrijk is dat onprofessioneel ogende zakelijke voorstelbrieven uw kansen op het sluiten van zakelijke overeenkomsten drastisch kunnen schaden.

Voorbeelden van transactionele zakelijke teksten:

• E-mail
• Beëindigings- en ontslagbrieven
• Brieven met baanaanbiedingen
• Zakelijke voorstelbrieven
• Facturen
• Ontvangsten
• Documenten uitchecken
• Contracten

Hoe schrijf je goede zakelijke teksten?

• Bepaal welke zakelijke schrijfstijl u nodig hebt. (Wat is uw doel?)
• Bepaal welke belangrijke informatie uw doelgroep nodig heeft. (Wie, Wat, Wanneer en Waar?)
• Geef een overzicht van de belangrijkste punten, bespreek ze en lever passend bewijs.
• Bewerk en verfijn uw tekst om deze nauwkeuriger te maken.
• Controleer uw zakelijke schrijfproces voortdurend en maak het efficiënter. (Maak bijvoorbeeld sjablonen voor de verschillende stijlen.)

Zakelijke schrijfvaardigheden

Door uw zakelijke schrijfvaardigheden aan te scherpen en geloofwaardige analyses van uw sector op te nemen, kunt u de communicatie verbeteren en tijdrovende vragen of herzieningen voorkomen. 

Het verbeteren van uw zakelijke teksten vergt oefening en meer dan een paar tips en trucs.

Enkele basisprincipes om in gedachten te houden:

• Schrijf vanuit het perspectief van een lezer. Vraag jezelf af wat je zelf zou willen lezen en ga van daaruit verder.
• Maak schrijfsjablonen en verzamel voorbeelden van thought leaders en andere gerenommeerde bronnen.
• Identificeer de 'probleem'- of 'ontmoedigende' woorden die uw schrijfdoelen kunnen ondermijnen en stel een checklist op die alle schrijvers kunnen raadplegen en aanvullen.
  • Als u eenvoudig een checklist met ontmoedigde of problematische woorden kunt raadplegen, kunt u ervoor zorgen dat uw taalgebruik aantrekkelijk is en aansluit bij uw doelgroep.
• Ondanks het belang van beknoptheid, moet u kwaliteit niet opofferen voor beknoptheid. Door voldoende bewijs te leveren ter ondersteuning van uw stellingen, helpt u om een ​​uitkomst te bereiken, niet om er afbreuk aan te doen.

Laatste gedachten

Professioneel schrijven is belangrijk voor verschillende zakelijke situaties; we doen het elke dag. Voor de beste resultaten, focus op schrijven met helderheid geïnformeerd door sterke analyse. Gebruik deze zakelijke schrijftips om uw schrijven te verbeteren, om het proces voor u gemakkelijker te maken en de waarde van uw werk voor uw lezers te vergroten.

Bron van IBIS Wereld

Disclaimer: De hierboven vermelde informatie wordt door IBISWorld onafhankelijk van Chovm.com verstrekt. Chovm.com geeft geen verklaringen en garanties met betrekking tot de kwaliteit en betrouwbaarheid van de verkoper en producten.