Essentiële tips en trucs voor geweldig tijdmanagement

Timemanagement sijpelt door in elk aspect van het leven, van werk en plannen tot hobby's en relaties. Het lijkt misschien tegenstrijdig om tijd vrij te maken om te leren over timemanagement, maar net als bij zoveel taken zal het nemen van tijd aan het begin om effectief te plannen de totale tijd die u besteedt verminderen, wat uw efficiëntie verbetert.

Ook door te leren over verschillende timemanagementtechnieken en deze te verfijnen en te oefenen, zult u merken dat deze technieken in veel delen van uw leven doordringen. Dus als u vooruit wilt komen, lees dan verder voor een aantal geweldige manieren om uw schema te beheren en uw productiviteit te verhogen.

Inhoudsopgave
Wat is timemanagement en waarom is het belangrijk?
Serieus aan de slag: tips en trucs voor tijdmanagement
Tijdmanagement: de basis
Conclusie

Wat is timemanagement en waarom is het belangrijk?

Effectief omgaan met uw tijd, of goede vaardigheden op het gebied van timemanagement hebben, is sleutel in het succes van elk project. Project time management kan het verschil betekenen tussen een succesvolle carrière en een gelukkig thuisleven, of altijd achterlopen, wat een scala aan extra stress met zich meebrengt.

Gelukkig zijn er veel manieren waarop een individu zijn timemanagement kan verbeteren. Hieronder vallen basisvaardigheden voor timemanagement, zoals het schrijven van lijsten, het gebruiken van timemanagementtools, zoals apps, of zelfs het inhuren van een assistent.

Serieus aan de slag: tips en trucs voor tijdmanagement

Omdat timemanagement zo belangrijk is voor werk en privé, gaan we eens kijken naar de tools en strategieën voor timemanagement die u kunnen helpen om voorop te blijven lopen.

1. Maak een ‘To Do’-lijst: het notitiekaartsysteem

Lijsten kunnen een zeer duidelijke en uitgebreide manier zijn om uw dag te structureren en kunnen u helpen uw taken te organiseren en te groeperen, zodat u meer gedaan krijgt in minder tijd. Bovendien kunnen ze u helpen waarderen hoeveel u daadwerkelijk gedaan hebt.

Een aanbevolen lijstsysteem voor tijdsplanning is de notitiekaartsysteem. Schrijf voor het slapengaan 3-5 dingen op die je de volgende dag wilt doen op een 3×5-kaart. Werk de volgende dag aan het doen van die taken — als dat lukt, was het een succesvolle dag. De magie is echter dat je op diezelfde dag alles wat je die dag hebt gedaan (alleen nuttige dingen) op de achterkant van de kaart moet schrijven. Kijk aan het einde van de dag naar de lijst en de achterkant van de kaart om te zien hoeveel je die dag daadwerkelijk hebt gedaan. Dit zal je helpen gemotiveerd te blijven, want zelfs als je je "To Do"-lijst niet hebt voltooid, heb je veel andere dingen bereikt.

2. Breek het af: De Zwitserse kaasmethode

Nadat u een lijst hebt geschreven, de taken hebt geprioriteerd en gegroepeerd en u zich hebt voorbereid om te beginnen, kunt u nog steeds de neiging voelen om te blijven uitstellen. Dit komt vaak doordat een taak te groot lijkt om aan te pakken, waardoor u de neiging krijgt om deze te vermijden. Om dit te voorkomen, kunt u de taak opsplitsen in eenvoudige, kleine taken.

De Zwitserse kaasmethode moedigt werknemers aan om een ​​taak te zien als een blok kaas, waar ze gaten in beginnen te prikken door de snelle en eenvoudige acties te voltooien die verband houden met die taak. Voor je het weet, zit de kaas vol gaten (zoals een Zwitserse kaas) en is de taak voltooid.

3. Prioriteren: de Eisenhower Matrix

Deze grafiek met vier secties, uitgevonden door president Eisenhower van de VS, stelt werknemers in staat om hun tijd verstandig te prioriteren en in te delen. Eisenhower-matrix biedt vier categorieën:

1. Belangrijk en dringend: Taken hier moeten met prioriteit worden uitgevoerd, maar het is belangrijk om hier niet te veel taken aan toe te voegen, omdat de andere categorieën ook tijd nodig hebben.
2. Urgent maar niet belangrijk: Ook bekend als de "delegate" box, deze categorie is voor taken die urgent zijn, zoals het beantwoorden van klanten, maar niet belangrijk in de zin dat ze niet zo productief zijn. Dit soort taken kunnen worden gedelegeerd, als dat een mogelijkheid is.
3. Niet urgent maar belangrijk: Deze taken kunnen als het meest productief worden beschouwd, omdat u de tijd kunt nemen om ze goed te doen. Wacht echter niet tot het laatste moment met de gedachte dat ze niet urgent zijn, want anders vallen ze in uw categorie "belangrijk en urgent".
4. Niet belangrijk en niet urgent: Deze taken moeten worden opgesomd om u te helpen zien waar uw tijd niet op de meest effectieve manier wordt gebruikt. Er zullen enkele noodzakelijke taken zijn die misschien niet zo belangrijk lijken, zoals teambuildingsessies. Deze kunnen worden gepland, maar u moet ervoor zorgen dat ze een kleiner deel van uw tijd in beslag nemen.

4. Stel tijdslimieten in met pauzes: de Pomodoro-techniek

Een relatief eenvoudige strategie voor tijdmanagement die goed werkt voor vervelende taken, de Pomodoro-techniek bestaat uit het werken in blokken van 25 tot 30 minuten voor ononderbroken werk gevolgd door korte pauzes van 2 tot 3 minuten. Elke keer dat een blok is voltooid, wordt het gemarkeerd met een X in een notitieboekje. Deze techniek helpt individuen niet alleen om meer gefocust te zijn, maar het helpt ook om uit te rekenen hoeveel tijd bepaalde taken in beslag nemen.

5. AI-hulp: apps om afleiding te blokkeren of vrije tijd te blokkeren

Voor degenen die behoefte hebben aan handige apps om afleidingen uit te schakelen en zo hun tijdmanagement te verbeteren, Wees gefocust pro,  Self Controlen Vrijheid zijn opties die helpen door uw toegang tot bepaalde applicaties voor een bepaalde tijdsperiode uit te schakelen. Voor degenen die tijd willen blokkeren, met alarmen en herinneringen, dan Wissel spoor en Pomodoro-timer zijn goede opties. Apps gebruiken kan voorkomen dat je je telefoon controleert onder het voorwendsel dat je "gewoon kijkt" of iemand een bericht heeft gestuurd, of gewoon "de tijd checkt".

6 Antwoord niet meteen

Er kan veel tijd verloren gaan als u elk bericht of elke e-mail beantwoordt zodra deze binnenkomt. Door de hele dag door te antwoorden, verstoort u uw werkstroom, wat betekent dat u vatbaarder bent voor uitstelgedrag en dat u elke keer weer terug moet naar de workflow. Om dit te voorkomen, plant u twee of drie batchcontroles voor uw e-mails per dag, waarbij u uw nieuwe taken toevoegt aan uw lijst of de achterkant van uw kaart als u het notitiekaartsysteem gebruikt.

7 Bepaal vóór de vergaderingen welke resultaten u wilt bereiken

Houd uw vergaderingen beknopt en vermijd tijdverlies door onnodig lange vergaderingen door uw gewenste resultaten vast te stellen voordat u begint. Noteer ze eerst en vink ze vervolgens af naarmate u verdergaat. Als u het gevoel hebt dat u van het pad afdwaalt, raadpleegt u die gewenste resultaten opnieuw en brengt u de vergadering terug naar het onderwerp.

8 Maak optimaal gebruik van wachttijden

Het lijkt misschien voor de hand liggend, maar denk eens aan al die keren dat je hebt gewacht — zou je die tijd niet beter kunnen besteden? De volgende keer dat je wacht in de wachtkamer van een dokter of tandarts, op de trein, op een vriend, in de bus en nog veel meer, vink dan een paar dingen van je lijst af — dit kan ook gewoon zijn om wat te lezen.

Tijdmanagement: de basis

Voordat u betaalt voor apps of goeroes voor timemanagement, is het belangrijk om eerst te proberen een basisstructuur te creëren in uw dagelijkse leven. Geen enkele tool voor timemanagement kan helpen als u niet goed slaapt of eet. Het is dus ook de moeite waard om enkele van de meer fundamentele aspecten van productiviteit en timemanagement te bekijken:

1. De vroege vogel vangt de worm

Iedereen heeft verhalen gehoord over hoe bovenmenselijke CEO's, zoals Elon Musk of Jeff Bezos, allemaal vroeg opstaan. Dit verhaal wordt weerspiegeld door veel succesvolle individuen, met als meest opvallende misschien wel Apple CEO Tim Cook, die opstaat 3:45am elke ochtend om zijn e-mails te doen en te sporten. Wanhoop niet, want het is niet nodig om zo drastisch te zijn, maar het is duidelijk dat vroeg opstaan ​​de sleutel is tot succes. Als je eerder opstaat dan wie dan ook, heb je meer tijd op een dag, wat zorgt voor een gezonde balans tussen werk, beweging en rust. Een belangrijke opmerking is echter dat vroeg opstaan ​​niet betekent dat je je slaap opoffert — een vermoeide geest is een trage en onproductieve geestVroeg opstaan ​​betekent dus vroeg gaan slapen.

2. Streef niet naar perfectie, begin gewoon nu

De grootste uitdaging is om te beginnen, of dat nu komt door een gebrek aan vertrouwen, hulpmiddelen of motivatie. Maar al die tijd die je besteedt aan wachten om te beginnen, is verspilde tijd.

De simpele handeling van beginnen is wat je voorbereidt en je creativiteit laat stromen; een werkethiek en een perfect plan komen niet zomaar als je op de bank zit. Succes wordt alleen bereikt met hard werken en doorzettingsvermogen — dingen die komen met goede timemanagementvaardigheden en oefening.

3. Beweeg regelmatig

Bewegen helpt om een ​​actieve geest te houden, omdat het bloed door het lichaam blijft stromen. Bovendien zorgt het ervoor dat je lichaam een ​​beetje moe is ervoor dat je je mentale energie kunt focussen zonder je zo rusteloos te voelen — en zo je tijd effectief kunt gebruiken. Bewegen helpt je ook om beter te slapen, wat regel 101 is van efficiënt timemanagement.

4. Leer nee zeggen

Nee zeggen is een van de moeilijkste dingen om te doen, maar tijd is kostbaar en moet prioriteit krijgen. Neem geen project aan of maak geen toezeggingen voor iets dat jou of je bedrijf niet ten goede komt als er iets is dat je in die tijd zou kunnen doen dat je meer ten goede zou komen — en dat kan downtime zijn. Nee zeggen is de sleutel tot succes, niet alleen voor timemanagement op het werk, maar ook voor je mentale gezondheid.

5. Tijd maken voor jezelf

Tijdsplanning gaat niet alleen over werk. Het onderhouden van goede vaardigheden op het gebied van timemanagement gaat ook over het verbeteren van de kwaliteit van leven. Daarom is het belangrijk om tijd in te plannen voor zelfontwikkeling, zoals tijd voor je hobby's of leren (en dit hoeft niet gerelateerd te zijn aan werk). Daarnaast kan het inplannen van "ongestructureerde tijd", gewijd aan nadenken of het volgen van je instincten, een geweldige manier zijn om nieuwe ideeën te bedenken. Het inplannen van ten minste 2-4 uur voor je zelfontwikkeling of gewoon als tijd om niets te doen, is essentieel voor je persoonlijke en carrièregroei.

Conclusie

Timemanagement is essentieel voor iedereen, of je nu werkt of niet. Door je tijd verstandig te structureren en je werklast of algemene dagelijkse taken te prioriteren, houd je meer tijd over en verhoog je je productiviteit. Of het nu genoeg is om alleen maar op te sommen en te prioriteren, of dat timemanagementtools en timemanagementstrategieën meer jouw roeping zijn, het vinden van goede timemanagementvaardigheden op de werkplek of thuis kan makkelijk (en leuk!) zijn en zal je helpen om meer uit elke dag te halen.