Een succesvolle inkooponderhandelaar worden gaat niet om het behalen van de overwinning. Het gaat om het leggen van contacten en het opbouwen van een relatie die een win-winsituatie creëert. Als u tegen onderhandelingen opziet, helpen deze tips u de moed te vinden om het proces aan te gaan. Ga de volgende vergadering in met de juiste ideeën.
Inhoudsopgave
Fasen van het onderhandelingsproces bij aanbesteding
Topvaardigheden voor succesvolle onderhandelingen over inkoopcontracten
Conclusie
Fasen van het onderhandelingsproces bij aanbesteding
Voorbereiding
Voorbereiding en onderzoek zijn cruciaal in het inkooponderhandelingsproces. Ze bepalen het tempo voor een succesvolle onderhandeling, dus ze zijn een cruciale fase in inkoopgesprekken. Het proces begint met het volgende:
Het stellen van onderhandelingsdoelstellingen
U moet doelstellingen voor de onderhandelingen vaststellen, waaronder:
- Prijs
– Betalingsvoorwaarden
- kwaliteit
- Levering
– Waar voor je geld
– Levensduurkosten van het product/de dienst
– Aftersales-service en onderhoud
– Bepaling van het belang van het product of de dienst voor uw bedrijf
Het stellen van de doelstellingen helpt u aspecten van de inkoop in kaart te brengen waar u wel of geen compromissen over kunt sluiten. U bereidt zich dus beter voor op de uitkomst van de onderhandeling in plaats van blind een deal aan te gaan met de leverancier.
Onderzoek doen naar de leverancier
Voorbereiding houdt ook in dat u de leverancier kent met wie u zaken doet. Doe basisonderzoek naar de leverancier om te weten hoeveel onderhandelingsmacht u over hem uitoefent. Een leverancier die bijvoorbeeld een bijna-monopolie heeft, is moeilijk te bewegen tijdens de onderhandelingen, omdat het bedrijf al veel klanten heeft. Daarentegen is een nieuwkomer in de toeleveringsbranche bereid om indruk op u te maken en u aan te trekken voor zijn onderneming, waardoor zijn marktaandeel toeneemt.
Een onderhandelingsstrategie ontwikkelen
Met uw onderhandelingsdoelen en leveranciersinformatie gaat u naar de volgende stap: het ontwikkelen van een strategie. Bewapen uzelf met de juiste aanpak om duidelijke doelen te stellen en de markeringen van het accepteren of afwijzen van de deal tijdens onderhandelingen te identificeren.
Definieer bijvoorbeeld uw prioriteiten met betrekking tot prijzen, leveringsschema en specificaties van goederen. Bepaal wat u ontvangt in ruil voor het voldoen aan de vraag van de andere partij, zoals het betalen van de volledige prijs voor snelle levering.
Een strategie helpt je ook om je onderhandelingspositie te versterken. Op deze manier gebruikt de leverancier zijn onderhandelingspositie niet om je op het verkeerde been te zetten tijdens het onderhandelen.
Het selecteren van uw onderhandelingsteam
Natuurlijk zou uw strategie zinloos zijn als u niet de juiste middelen hebt om deze te articuleren. Daarom moet u een competent onderhandelingsteam selecteren om u te helpen onderhandelen over de juiste deal met leveranciers. Zorg ervoor dat de teamleden de nodige onderhandelingsvaardigheden hebben en passen bij de anciënniteit van het team van de leverancier.
Andere leveranciers beoordelen
Beperk uw opties niet en onderhandel niet met slechts één leverancier. Adequate voorbereiding op onderhandelingen betekent dat u de scope vergroot en contact opneemt met meerdere leveranciers om het beste aanbod te vinden.
Informeer de leveranciers over de aanbiedingen die u van andere bronnen hebt ontvangen. Deze onderhandelingstactiek helpt de verkopers te verleiden om u het beste aanbod te doen om hun kansen op een contract met u te vergroten.
Een leverancier met veel concurrenten zal bereid zijn om hun aanbiedingen te evenaren of u een betere deal te geven, zodat u hen voor een contract bevoordeelt. Stel dat u wilt kopen tweedehands gereedschap; leverancier 1 onderhandelt over 20,000 eenheden voor $ 5000 met gratis en snelle levering, en leverancier 2 biedt hetzelfde aantal eenheden voor $ 4800. Bovendien rekent leverancier 2 u $ 250 voor standaardlevering.
Gewapend met deze informatie kunt u onderhandelen met leverancier één en hen informeren over de lagere offerte van de concurrent. U kunt ook leverancier 2 informeren over de gratis versnelde levering van hun concurrent. Laat de twee leveranciers u een tweede aanbod doen om de meest praktische voor uw bedrijf te kiezen.
Opening
Presenteer een overtuigende opening door nauwkeurig en positief de aspecten van de deal te communiceren die u wilt bespreken. Gebruik de informatie die u hebt verzameld tijdens de voorbereiding om uw standpunt kenbaar te maken en te onderhandelen. Zodra beide partijen tevreden zijn met de discussiepunten, kunt u het proces starten.
U moet echter een gunstige omgeving creëren zodat de onderhandeling soepel verloopt vanaf de openingsfase. Anders zal het proces vastlopen voordat het zelfs maar is begonnen. Daarom is het cruciaal om een band op te bouwen vóór de vergadering.
Smeed een persoonlijke band met de tegenpartij voordat u aan de onderhandelingstafel gaat zitten. U kunt een informele ontbijt- of lunchbijeenkomst organiseren waarin u zaken bespreekt die niets met de komende onderhandelingen te maken hebben. Het helpt om een vriendelijke stemming te creëren voor de gesprekken om te beginnen.
Testen
De testfase omvat het informeren naar de beste prijs van de leverancier voor bulkbestellingen. Wanneer u de prijs krijgt, stelt u de exacte hoeveelheid voor die u nodig hebt met een aanbod dat bij beide onderhandelende partijen aanslaat. Wees u bewust van uw bod, zodat noch u noch de verkoper verlies lijdt als u de deal succesvol sluit.
Deze fase omvat het stellen van vragen en het actief luisteren naar de antwoorden van de andere partij. U kunt stilte gebruiken als tactiek om de leverancier aan te moedigen meer te praten of om u voldoende tijd te geven om over het aanbod na te denken.
Voorstellen
In deze fase informeert u de leverancier over wat u van plan bent te bereiken met de onderhandeling. De verkoper stelt ook zijn verwachtingen van de deal voor. Een solide overtuiging houdt in dat je zelfverzekerd bent en je eigen belangen behartigt tijdens de gesprekken.
Als u niet zeker bent van uw voorstel, kunt u een korte pauze aanvragen om betere argumentatiepunten voor te bereiden op basis van wat u hebt geleerd in de openings- en testfase. U kunt uw voorstel aanpassen of de onderhandeling herformuleren met het nieuwe inzicht dat u hebt opgedaan tijdens de beginfases.
Overtuig de andere partij door te laten zien wat ze uit de deal halen of wat ze riskeren te verliezen als ze jouw aanbod afwijzen. Het helpt je een solide overtuiging op te bouwen om je onderhandelingspunten te ondersteunen.
Afdingen
De onderhandelingsfase houdt in dat u de leverancier vertelt waarom u de beste klant voor hun bedrijf bent. Een leverancier zou zo onder de indruk zijn van uw positieve reputatie onder andere leveranciers dat ze op de lange termijn met u willen samenwerken, zelfs als u om een aanzienlijke prijsverlaging vraagt.
U kunt de Good Guy/Bad Guy-strategie gebruiken om de onderhandelingen in uw voordeel te laten werken. Verkopers gebruiken deze strategie om te impliceren dat een van hun teamleden (de good guy) akkoord gaat met uw aanbod. Echter, een ander lid (de bad guy) is ertegen en vraagt om heronderhandeling.
U kunt zich uit deze cirkel wurmen door te vragen om aanwezig te zijn wanneer de "goede kerel" uw zaak aan de "slechte kerel" presenteert. Vraag om te onderhandelen met de autoriteit die u het uiteindelijke aanbod kan doen in plaats van heen en weer te gaan met de goede kerel/slechte kerel, waarmee u de strategie van de leverancier om u af te matten, ontwapent.
Weet dan hoe je over de prijs moet onderhandelen voordat je de deal accepteert. Ga niet akkoord met het eerste bod, doe een tegenbod en kijk hoe de leverancier het herziet. Onderhandel over een betere deal, bijvoorbeeld bulkkortingen of betere verpakking. Elimineer andere factoren die de prijs beïnvloeden en die u niet nodig acht om de kosten van de deal voor uw bedrijf te verlagen.
Zorg er ook voor dat de leverancier u bij het onderhandelen geen prijsbereik geeft; ze moeten u de exacte prijs van de deal geven. Ze kunnen een prijsbereik aanbieden, maar u de duurdere kant ervan in rekening brengen. Vermijd dit door aan het begin van de prijsonderhandeling te vragen hoe laag ze willen gaan. Zo versnelt u de onderhandeling en bent u klaar om over te gaan naar de overeenkomstfase.
Overeenkomst
In deze fase komen beide partijen bij de onderhandelingen overeen wat de voorwaarden van de overeenkomst zijn en leggen ze een specifieke inkoopregeling vast.
Closure
De laatste stap in het onderhandelingsproces over de inkoop is het sluiten van de deal met een schriftelijk contract. Het contract wordt opgesteld en ondertekend door de onderhandelende partijen. De zaken die in het document worden beschreven, zijn onder meer:
– De prijs, betalingsvoorwaarden en levering van de goederen/diensten.
– Het eigendomsrecht van de leverancier op de goederen totdat u deze volledig heeft betaald.
– De wettelijke rechten van de koper en de contractuele aansprakelijkheid van de leverancier.
Probeer een inkoopcontract te tekenen dat uw belangen beschermt en de aansprakelijkheid overdraagt aan de leverancier. Schrijf een bevestiging waarin u aangeeft hoe u de producten van de leverancier gaat gebruiken en vraag hen hetzelfde te doen, waarbij u bevestigt of wat ze u verkopen geschikt is.
Ook moet het contract details bevatten zoals aftersales services, vervanging van defecte goederen, boetes voor het niet nakomen van de leveringsvoorwaarden en geschillenbeslechtingsmechanismen. Zorg ervoor dat het document beschrijft hoe de overeenkomst kan worden beëindigd als er ontevredenheid is bij een van beide partijen.
Topvaardigheden voor succesvolle onderhandelingen over inkoopcontracten
De volgende zijn vitale vaardigheden wat u nodig hebt voor een succesvolle onderhandeling over een inkoopcontract:
Actief luisteren
Wees een actieve luisteraar om op te merken wat de andere partij aan de onderhandelingstafel zegt. Het helpt bij het identificeren van kwesties die u wilt laten aanpakken of verduidelijken. Ook kunt u door te luisteren bepalen welke punten in uw onderhandeling u moet versterken om geldige tegenaanbiedingen te kunnen doen. Daarom is de kans groter dat de onderhandelingen succesvol zijn.
Geduld
Geduld is de sleutel tot het veiligstellen van een goede deal tijdens inkooponderhandelingen. Het proces omvat meerdere aanbiedingen en tegenaanbiedingen. Daarom kan het voordelig voor u zijn om te wachten tot de leverancier de meest geschikte voor u presenteert.
Sommige verkopers haasten zich door de onderhandelingen en willen de deal sluiten zodra ze het eerste bod doen, met de redenatie dat dit het beste is. U moet niet bezwijken onder deze druk, maar de prijs zo laag mogelijk onderhandelen. Of, als de prijs constant blijft, onderhandelen over extra voordelen zoals gratis bezorging. Zodra u tevreden bent met de voorwaarden, kunt u de deal tekenen.
Probleemoplossend vermogen
U moet creatief denken en haalbare oplossingen bieden voor elk onderhandelingsprobleem. Zulke problemen omvatten het niet eens worden over bepaalde aspecten die beide partijen niet gemeen hebben.
Een echte vriend
Naarmate u dichter bij het afronden van de onderhandeling komt, moet u er bewust voor zorgen dat u de relatie op de lange termijn wilt behouden. Houd de relatie in stand door waarde toe te voegen aan uw werkrelatie. Geef leveranciers bijvoorbeeld strategisch advies om hen te helpen de efficiëntie te verhogen en kosten te verlagen. Op deze manier is de kans groter dat u een goede deal sluit.
Laat geen enkele verkoper op uw emoties inspelen
De belangrijkste tip om de onderhandelingstafel te overleven is om manipulatie van de andere partijen te vermijden. Verkopers proberen je vaak te manipuleren door zich met je emoties te bemoeien, zodat ze de overhand krijgen in de onderhandelingen. Houd het proces puur professioneel, maar je kunt het leuk maken en toch een goede deal sluiten.
Conclusie
U hoeft geen achtergrond in inkoop te hebben om uitstekend te kunnen onderhandelen. Deze tips helpen u om als een expert naar uw volgende inkoopgesprek te gaan. Beheers de zeven fasen van inkooponderhandelingen om tijd en geld te besparen. Al met al stelt deze gids u in staat om een empathischer onderhandelaar te worden wanneer sourcing op Chovm.com.
