Het periodieke inventarisatiesysteem begrijpen

Een periodiek inventarisatiesysteem is een methode om inventaris bij te houden waarbij updates van inventarisatiegegevens en de kosten van verkochte goederen (COGS) alleen aan het einde van een boekhoudperiode plaatsvinden. Deze aanpak verschilt van het permanente inventarisatiesysteem, dat inventarisniveaus en kosten in realtime bijwerkt. Hoewel het periodieke systeem eenvoudiger en kosteneffectiever is, vereist het fysieke inventaristellingen om nauwkeurigheid te garanderen.

Hoe het periodieke inventarisatiesysteem werkt

Onder een periodiek inventarisatiesysteem houden bedrijven niet continu voorraadwijzigingen bij. In plaats daarvan vertrouwen ze op fysieke inventaristellingen die op specifieke intervallen worden uitgevoerd, meestal aan het einde van de boekhoudperiode. Het systeem berekent COGS met behulp van de volgende formule:

COGS = Beginvoorraad + Voorraadaankopen −Voorraad beëindigen

Voor deze methode zijn nauwkeurige gegevens nodig over de beginvoorraad, de voorraadaankopen gedurende de periode en een definitieve fysieke telling om de eindvoorraad te bepalen.

Bijvoorbeeld, een retailer die het periodieke systeem gebruikt, zou voorraadniveaus aan het begin van een maand beoordelen (begininventaris), aankopen die gedurende de maand zijn gedaan toevoegen en de inventaris die aan het einde van de maand is geteld, aftrekken. Deze aanpak bepaalt hoeveel inventaris er gedurende de periode is verkocht.

Voordelen van het periodieke inventarisatiesysteem

• Rendabel
  Het periodieke systeem is kosteneffectief, met name voor kleinere bedrijven of organisaties met lage transactievolumes. Het vereist geen geavanceerde technologie zoals barcodescanners of point-of-sale (POS)-systemen, wat de implementatiekosten verlaagt.
• Eenvoud
  Bedrijven met eenvoudige inventarisbewerkingen vinden het periodieke inventarissysteem eenvoudiger te beheren. Het vereist geen continue updates van de inventarisrekening, wat het bijhouden van gegevens vereenvoudigt.
• Flexibiliteit voor kleine bedrijven
  Kleinere bedrijven hebben vaak beperkte middelen en kunnen profiteren van de lagere kosten en operationele eenvoud van het periodieke systeem.
• Geschikt voor bepaalde industrieën
  Het systeem is ideaal voor sectoren waar de voorraadomloopsnelheid laag is of waar voorraadartikelen niet vaak worden verkocht, zoals kunstgalerieën of antiekwinkels.

Uitdagingen van het periodieke inventarisatiesysteem

Hoewel het periodieke inventarisatiesysteem voordelen biedt, kent het ook beperkingen waardoor het minder geschikt is voor bedrijven met een hoge inventarisactiviteit.

• Nauwkeurigheidsproblemen
  Omdat het systeem afhankelijk is van fysieke inventaristellingen, kunnen er discrepanties ontstaan ​​door diefstal, verlies of menselijke fouten. Deze onnauwkeurigheden kunnen financiële overzichten en inventarisregistraties vervormen.
• Tijdrovende fysieke tellingen
  Het uitvoeren van een fysieke inventarisatie kan tijdrovend en arbeidsintensief zijn, vooral voor bedrijven met grote voorraden.
• Vertraagde inzichten
  Het systeem biedt geen realtimegegevens over de voorraadniveaus, waardoor het voor ondernemers lastiger is om snel te reageren op veranderingen in de vraag of verstoringen in de toeleveringsketen.
• Afhankelijkheid van boekhoudperioden
  Het periodieke systeem is sterk afhankelijk van het einde van de boekhoudperiode voor nauwkeurige inventariswaardering en COGS-berekening. Dit beperkt het nut ervan voor dynamisch inventarisbeheer.

Vergelijking van periodieke en permanente inventarisatiesystemen

Het periodieke inventarissysteem verschilt op verschillende manieren sterk van het permanente systeem:

• Periodiek voorraadsysteem
  • Werkt de voorraadgegevens alleen bij aan het einde van de boekhoudperiode.
  • Er is fysieke inventarisatie nodig om de voorraadniveaus te bepalen.
  • Geschikt voor bedrijven met eenvoudige inventarisbehoeften of kleinere activiteiten.
• Perpetual inventory systeem
  • Werkt voorraadgegevens in realtime bij bij elke transactie.
  • Maakt gebruik van technologieën zoals barcodescanners en POS-systemen voor nauwkeurigheid.
  • Ideaal voor bedrijven met een hoog transactievolume of complexe inventarisbehoeften.

Elk systeem heeft zijn voordelen. Bedrijven moeten een keuze maken op basis van hun specifieke vereisten, transactievolume en middelen.

De rol van fysieke inventaristellingen

Fysieke inventaristellingen zijn essentieel voor het periodieke inventarissysteem. Bedrijven tellen handmatig inventarisartikelen op geplande intervallen om records te verzoenen. Hoewel dit proces arbeidsintensief is, zorgt het ervoor dat inventarisniveaus en waarderingen overeenkomen met de werkelijke voorraad.

Om dit proces te stroomlijnen, gebruiken sommige bedrijven software voor voorraadbeheer om rapporten te genereren of de voorraad te organiseren voordat ze tellingen uitvoeren.

Boekhouding en het periodieke inventarissysteem

Het periodieke systeem vereenvoudigt bepaalde aspecten van de boekhouding, maar vereist zorgvuldige aandacht tijdens financiële rapportage. Bedrijven berekenen COGS aan het einde van elke boekhoudperiode, wat direct van invloed is op de winst- en verliesrekening en de algehele winstgevendheid.

Belangrijkste stappen in boekhouding met het periodieke systeem:

• Registreer voorraadaankopen in een aparte aankooprekening in plaats van een voorraadrekening bij te werken.
• Aan het einde van de periode corrigeert u de begin- en eindvoorraad om de COGS te berekenen.
• Werk het grootboek bij en stel financiële overzichten op met behulp van de voorraadgegevens.

Deze aanpak vereist minder journaalposten gedurende de periode, maar vereist wel een grondige afstemming aan het einde van de boekhoudcyclus.

Voorraadwaarderingsmethoden in het periodiek systeem

Bedrijven die het periodieke inventarisatiesysteem gebruiken, kunnen kiezen uit verschillende methoden voor inventariswaardering, waaronder:

• FIFO (eerst in, eerst uit)
  Bij FIFO wordt ervan uitgegaan dat de artikelen die het eerst worden gekocht, ook het eerst worden verkocht. Dit komt overeen met de werkelijke voorraadstroom in veel sectoren.
• LIFO (Laatst In, Eerst Uit)
  LIFO gaat ervan uit dat de meest recente voorraadaankopen als eerste worden verkocht, wat de huidige marktprijzen beter kan weerspiegelen, maar buiten de VS minder vaak wordt gebruikt.
• Gewogen gemiddelde
  Met deze methode worden de gemiddelde kosten van voorraadartikelen berekend, worden prijsschommelingen geëgaliseerd en ontstaat een evenwichtige benadering van de voorraadwaardering.

De keuze voor de juiste voorraadwaarderingsmethode heeft gevolgen voor de financiële overzichten en de belastingverplichtingen. Bedrijven moeten daarom bij hun beslissing rekening houden met hun operationele en financiële doelstellingen.

Waarom sommige bedrijven kiezen voor het periodieke inventarisatiesysteem

Het periodieke inventarisatiesysteem blijft een populaire keuze voor kleine bedrijven en industrieën met minimale inventarisatiecomplexiteit. De eenvoud en kosteneffectiviteit maken het toegankelijk voor bedrijven die mogelijk niet de precisie van een permanent systeem nodig hebben.

Belangrijkste redenen om voor het periodieke systeem te kiezen:

• Laag transactievolume: Ideaal voor bedrijven met onregelmatige verkopen of een onregelmatige voorraadomloopsnelheid.
• Budgetbeperkingen : Geschikt voor organisaties die niet kunnen investeren in geavanceerde voorraadbeheersystemen.
• Beperkte middelen: Gemakkelijker te implementeren en beheren zonder gespecialiseerde training of technologie.

Overgang van periodieke naar eeuwigdurende systemen

Naarmate bedrijven groeien, kunnen ze de beperkingen van het periodieke inventarisatiesysteem ontgroeien. De overgang naar een perpetual inventory system zorgt voor realtime updates, verbeterde nauwkeurigheid en verbeterd inventarisbeheer.

Stappen naar transitie:

1. Investeer in POS-systemen, barcodescanners of boekhoudsoftware die realtime voorraadupdates ondersteunt.
2. Train personeel om het nieuwe systeem effectief te kunnen bedienen.
3. Voer een uitgebreide inventarisatiecontrole uit om nauwkeurige startgegevens vast te stellen.

Hoewel de transitie investeringen en inspanningen vergt, wegen de voordelen op de lange termijn vaak op tegen de aanvankelijke uitdagingen.

Tot slot

Het periodieke inventarisatiesysteem is een eenvoudige en kosteneffectieve methode voor het bijhouden van inventaris, met name geschikt voor kleine bedrijven of bedrijven met minimale inventarisomzet. Door te vertrouwen op fysieke inventaristellingen en periodieke updates, vereenvoudigt het inventarisbeheer terwijl het voldoet aan elementaire boekhoudkundige behoeften.

Bedrijven moeten echter rekening houden met de beperkingen, waaronder het gebrek aan realtimegegevens en mogelijke onnauwkeurigheden, bij het bepalen of het past bij hun operationele model. Voor degenen met meer dynamische inventarisbehoeften biedt het perpetual inventory-systeem een ​​modern alternatief. Uiteindelijk hangt de keuze tussen systemen af ​​van factoren zoals transactievolume, beschikbaarheid van bronnen en langetermijnbedrijfsdoelen.

Bron van DCL Logistiek

Disclaimer: De hierboven vermelde informatie wordt onafhankelijk van Chovm.com door dclcorp.com verstrekt. Chovm.com geeft geen verklaringen en garanties met betrekking tot de kwaliteit en betrouwbaarheid van de verkoper en producten. Chovm.com wijst uitdrukkelijk elke aansprakelijkheid af voor inbreuken met betrekking tot het auteursrecht op inhoud.