Het Perpetual Inventory-systeem begrijpen

Het perpetual inventory system is een methode van voorraadbeheer die continue, realtime updates biedt over voorraadniveaus terwijl transacties plaatsvinden. In tegenstelling tot het periodieke voorraadsysteem, dat voorraadrecords alleen op specifieke intervallen bijwerkt, stelt het perpetual inventory system bedrijven in staat om voorraad direct te volgen, terwijl goederen worden verkocht of gekocht. Deze realtime benadering helpt bedrijven om voorraad efficiënter te beheren, discrepanties te verminderen en weloverwogen beslissingen te nemen op basis van nauwkeurige gegevens.

Met behulp van technologie zoals barcodescanners, point-of-sale (POS)-systemen en software voor voorraadbeheer, stroomlijnt het perpetual inventory system de administratie en biedt het up-to-date informatie over voorraadniveaus, prijzen en andere essentiële statistieken. Dit systeem is onmisbaar geworden voor bedrijven van alle groottes, met name in sectoren met een hoge voorraadomloopsnelheid en complexe toeleveringsketens.

Hoe het Perpetual Inventory-systeem werkt

Het perpetual inventory system werkt via het continu bijhouden van voorraadniveaus. Elke keer dat een artikel wordt verkocht of ontvangen, registreert het systeem de transactie in realtime. Deze directe tracking wordt gefaciliteerd door barcode- of RFID-technologie, die het updateproces automatiseert terwijl producten worden gescand op het verkooppunt of tijdens ontvangst. Het gebruik van barcodescanners verbetert niet alleen de nauwkeurigheid, maar vermindert ook aanzienlijk de handmatige arbeid en de kans op menselijke fouten.

Elke transactie heeft invloed op de inventarisrekening en andere financiële aspecten van het bedrijf, waaronder de kostprijs van verkochte goederen (COGS) en de berekening van de brutowinst. Hierdoor kunnen bedrijven op elk moment een nauwkeurig en actueel beeld krijgen van hun financiële gezondheid. In tegenstelling tot het periodieke inventarissysteem, waarbij COGS aan het einde van een boekhoudperiode wordt berekend, werkt het perpetual inventory system COGS continu bij met elke transactie.

Belangrijkste verschillen tussen permanente en periodieke inventarissystemen

Het voornaamste verschil tussen het perpetual inventory system en het periodic inventory system ligt in hoe vaak ze inventarisrecords updaten. Het perpetual system biedt realtime updates wanneer inventaris beweegt, terwijl het periodieke systeem fysieke inventaristellingen vereist op aangewezen intervallen, zoals maandelijks, per kwartaal of jaarlijks.

Een ander onderscheid is hoe deze systemen COGS berekenen. In het perpetual systeem wordt COGS bij elke transactie bijgewerkt, wat de onmiddellijke vermindering van de voorraad weerspiegelt. Daarentegen berekent het periodieke systeem COGS alleen aan het einde van de boekhoudperiode met behulp van een formule: beginvoorraad + aankopen – eindvoorraad = COGS.

Hoewel het periodieke inventarisatiesysteem wellicht geschikt is voor kleinere bedrijven met een beperkte voorraad, biedt het permanente inventarisatiesysteem duidelijke voordelen op het gebied van nauwkeurigheid, automatisering en efficiëntie, vooral voor bedrijven die met grote voorraadvolumes of meerdere SKU's werken.

Voordelen van het Perpetual Inventory-systeem

Realtime voorraadbeheer

Een van de belangrijkste voordelen van het perpetual inventory system is de mogelijkheid om realtime voorraadupdates te bieden. Zodra er een verkoop of aankoop plaatsvindt, past het systeem de voorraadrekening automatisch aan, waardoor bedrijven op de hoogte blijven van de voorraadniveaus en problemen zoals overstocking of stockouts kunnen voorkomen.

Verhoogde nauwkeurigheid

Door barcode- of RFID-scanning te gebruiken, kunnen bedrijven het risico op menselijke fouten bij het bijhouden van de inventaris verkleinen. Elk artikel wordt nauwkeurig geregistreerd terwijl het door de toeleveringsketen beweegt, waardoor de inventarisregistraties de werkelijke aanwezige inventaris weerspiegelen. Dit kan bedrijven ook helpen om discrepanties tussen geregistreerde en werkelijke inventaris op te lossen tijdens audits of fysieke inventaristellingen.

Verbeterd voorraadbeheer

Een perpetual inventory-systeem maakt betere voorraadcontrole mogelijk door managers in staat te stellen voorraadniveaus, bestelpunten en algehele voorraadgezondheid nauwlettend in de gaten te houden. Dit niveau van controle leidt tot efficiënter voorraadbeheer, waarbij bedrijven voorraadniveaus kunnen optimaliseren om aan de vraag te voldoen en tegelijkertijd overtollige voorraad kunnen minimaliseren.

Kosten- en efficiëntiebesparingen

Automatisering vermindert de noodzaak voor handmatig tellen en constante reconciliaties, waardoor werknemers tijd overhouden om zich op andere taken te concentreren. Bovendien helpen realtimegegevens bedrijven om snellere, nauwkeurigere beslissingen te nemen met betrekking tot inkooporders en orderafhandeling. Dit kan resulteren in lagere bedrijfskosten en verbeterde klanttevredenheid door ervoor te zorgen dat de juiste producten altijd beschikbaar zijn.

Geïnformeerde besluitvorming

Met realtimegegevens over inventaris en financiën kunnen bedrijven betere beslissingen nemen over prijzen, vraagvoorspelling en supply chain management. Het systeem biedt belangrijke inzichten in welke producten goed verkopen en welke producten meer strategisch management nodig hebben, waardoor bedrijven hun tactieken direct kunnen aanpassen.

Perpetual Inventory-systeem en inventariswaarderingsmethoden

Bedrijven die een systeem met permanente voorraadbeheer gebruiken, kunnen nog steeds verschillende voorraadwaarderingsmethoden toepassen om de COGS en de eindvoorraad te berekenen, waaronder FIFO (First-In, First-Out), LIFO (Last-In, First-Out) en gewogen gemiddelde kosten.

• Bij FIFO wordt ervan uitgegaan dat de oudste voorraadartikelen als eerste worden verkocht. Dit komt vaak voor in sectoren die werken met bederfelijke goederen of artikelen met een houdbaarheidsdatum. 
• Bij LIFO wordt ervan uitgegaan dat de nieuwste voorraad als eerste wordt verkocht. Dit kan handig zijn in sectoren waar de nieuwste producten voorrang krijgen, maar dit komt minder vaak voor vanwege beperkingen in bepaalde boekhoudnormen.
• Weighted Average Cost berekent de gemiddelde kosten van voorraadartikelen over een specifieke periode. Deze methode kan kostenschommelingen gladstrijken en is handig voor bedrijven die te maken hebben met consistente productprijzen.

Door het systeem van permanente voorraadbeheer te combineren met deze waarderingsmethoden, kunnen bedrijven ervoor zorgen dat hun voorraadadministratie nauwkeurig is en voldoet aan de financiële rapportagenormen.

Prognose en voorraadoptimalisatie

Het perpetual inventory-systeem speelt een cruciale rol bij het voorspellen van de vraag en het optimaliseren van voorraadniveaus. Omdat het realtime inzicht biedt in voorraadniveaus en verkooptrends, kunnen bedrijven de gegevens gebruiken om de toekomstige vraag nauwkeuriger te voorspellen. Hierdoor kunnen bedrijven optimale voorraadniveaus handhaven, de kosten voor het dragen verlagen en voorraadtekorten of overstocking voorkomen.

Bijvoorbeeld, voorraadbeheersoftware geïntegreerd met een permanent voorraadsysteem kan bedrijven helpen om verkoopgegevens uit het verleden te analyseren om bestelpunten voor individuele producten te bepalen. Het systeem kan ook helpen bij het beheren van seizoensgebonden schommelingen of het voorbereiden op periodes met een hoge vraag, zodat het bedrijf de juiste hoeveelheid voorraad heeft om aan de vraag van de klant te voldoen.

De rol van automatisering in permanent voorraadbeheer

Automatisering is essentieel voor het succes van een permanent voorraadsysteem. Barcodescanners, RFID-technologie en kassasystemen zijn enkele van de belangrijkste hulpmiddelen die voorraadbeheer automatiseren. Deze technologieën zorgen ervoor dat gegevens automatisch worden bijgewerkt wanneer voorraad wordt ontvangen, verkocht of tussen locaties wordt overgebracht.

Bovendien kunnen bedrijven met software voor voorraadbeheer verschillende processen stroomlijnen, zoals het maken van inkooporders, het aanvullen van voorraden en magazijnbeheer. Met automatisering kan het systeem managers waarschuwen wanneer de voorraadniveaus laag zijn, waardoor voorraadtekorten worden voorkomen en tijdige aanvulling van de voorraad wordt gegarandeerd.

Uitdagingen van permanente voorraadsystemen

Hoewel het perpetual inventory-systeem talloze voordelen biedt, brengt het ook uitdagingen met zich mee, met name voor kleinere bedrijven. Een uitdaging is de initiële kosten van de implementatie van het systeem, met name bij integratie met geavanceerde technologieën zoals RFID of barcodescanning. Deze kosten kunnen echter vaak worden gecompenseerd door de voordelen op de lange termijn van verbeterde nauwkeurigheid, minder arbeid en betere voorraadcontrole.

Een andere uitdaging is ervoor te zorgen dat het systeem correct wordt onderhouden. Zelfs met automatisering kunnen menselijke fouten optreden als personeelsleden de juiste scanprocedures niet volgen of als de technologie niet regelmatig wordt bijgewerkt. Regelmatige fysieke inventaristellingen zijn nog steeds nodig om ervoor te zorgen dat de records van het permanente systeem overeenkomen met de werkelijke inventaris.

Conclusie: de toekomst van voorraadbeheer

Het perpetual inventory system transformeert de manier waarop bedrijven hun voorraad beheren, en biedt realtime inzichten, grotere nauwkeurigheid en verbeterde controle. Door dit systeem te implementeren naast automatisering en het te integreren met geavanceerde technologieën zoals RFID en barcodescanners, kunnen bedrijven hun voorraadbeheerprocessen aanzienlijk verbeteren, kosten verlagen en de klanttevredenheid vergroten.

Naarmate e-commerce en complexe toeleveringsketens blijven groeien, wordt het aannemen van een perpetual inventory system essentieel voor bedrijven die concurrerend willen blijven. Met realtime data binnen handbereik kunnen bedrijven beter geïnformeerde beslissingen nemen, hun voorraadniveaus optimaliseren en hun hele toeleveringsketen stroomlijnen. Of het nu gaat om het verlagen van COGS, het verbeteren van warehouse management of het vergroten van klanttevredenheid, het perpetual inventory system is een waardevol hulpmiddel dat blijvende voordelen oplevert.

Bron van DCL Logistiek

Disclaimer: De hierboven vermelde informatie wordt onafhankelijk van Chovm.com door dclcorp.com verstrekt. Chovm.com geeft geen verklaringen en garanties met betrekking tot de kwaliteit en betrouwbaarheid van de verkoper en producten. Chovm.com wijst uitdrukkelijk elke aansprakelijkheid af voor inbreuken met betrekking tot het auteursrecht op inhoud.