Wat is een 5S-magazijnsysteem?

Veel e-commercebedrijven moeten ervoor zorgen dat hun magazijnactiviteiten efficiënt verlopen om uiteindelijk hun klanten op een kosteneffectieve manier te bedienen. Een van de belangrijkste manieren om dit te doen, is door ervoor te zorgen dat uw fulfillment in een lean warehouse wordt gedaan.

Een lean warehouse-systeem optimaliseert ruimte, vermindert afval en stroomlijnt processen om de efficiëntie te verhogen, kosten te verlagen en de snelheid en nauwkeurigheid van orderverwerking te verbeteren. Een veelvoorkomend lean warehouse-systeem is 5S, een organisatiemethode die gericht is op het verbeteren van de efficiëntie, veiligheid en netheid.

Alleen met aandacht voor kwaliteit en efficiëntie kunnen e-commercemerken met een hoge groei zich onderscheiden in een concurrerende markt en voldoen aan de behoeften van hun klanten. 

Wat zijn de vijf stappen in een 5S-magazijnsysteem?  

In een 5S-magazijnsysteem zijn er vijf duidelijke stappen die u moet volgen. Deze helpen de efficiëntie te verbeteren. Dit zijn de 5S-principes:

1. Sorteren – verwijder alle onnodige items om de bruikbaarheid van de werkruimte te optimaliseren
2. Op orde brengen – organiseer systematisch alle hulpmiddelen en middelen voor gemakkelijke toegang, het gebruik van visuele aanwijzingen is handig als uw magazijnmedewerkers niet allemaal dezelfde taal spreken
3. Schitteren – zorg voor consistente netheid en orde om de veiligheid en efficiëntie te maximaliseren
4. Standaardiseren – creëer uniforme werkwijzen door middel van documentatie, goede training en consistente teamhertrainingssessies
5. Volhouden – creëer workflows waarin alle vier de bovenstaande procedures regelmatig worden gehandhaafd

Voor e-commercemerken stroomlijnt een 5S-systeem de magazijnactiviteiten, waardoor de wachttijd wordt verkort en fouten bij het uitvoeren van bestellingen worden geminimaliseerd. Deze efficiëntie verbetert de leveringssnelheid, verlaagt de kosten en verbetert het voorraadbeheer. In een concurrerende markt ondersteunt een goed georganiseerd magazijn snellere, betrouwbaardere verzending, wat leidt tot hogere klanttevredenheid en herhaalaankopen.

Algemene voordelen van het gebruik van een 5S-systeem 

De implementatie van een 5S-systeem biedt tal van voordelen die in twee categorieën kunnen worden onderverdeeld: bedrijfsefficiëntie en voordelen voor de klant.

Een goed georganiseerd en efficiënt magazijn biedt uw bedrijf onder meer de volgende voordelen:

• Lagere totale kosten door minder voorraadverschillen
• Minder verspilling door minder onjuiste bestellingen
• Meer administratieve tijd om te focussen op andere aspecten van het bedrijf, zoals fondsenwerving, productinnovatie en marketing
• Gelukkigere werknemers door een toename van trots op werkprestaties
• Hogere verwerkingscapaciteit doordat medewerkers snel gereedschappen en materialen kunnen vinden, waardoor fouten en uitvaltijd worden geminimaliseerd
• Verhoogde veiligheid voor werknemers
• Problemen worden gemakkelijker geïdentificeerd, waardoor een algeheel flexibeler warehouse management systeem ontstaat
• Nauwkeurigere voorraadprognoses dankzij schonere voorraadtellingen

Een efficiënt magazijn heeft veel gevolgen voor de verdere afhandeling. Deze zorgen op natuurlijke wijze voor een hogere klanttevredenheid, en wel op de volgende manieren:

• Klanten ontvangen producten sneller dankzij snellere verwerkingstijden
• Hogere mate van klantenbehoud door minder voorraadproblemen zoals voorraadtekorten of een lange wachttijd
• Minder klachten van klanten vanwege minder uitvoeringsproblemen zoals onjuiste bestellingen of verkeerde etiketten
• Hogere omzetbehoud door minder geretourneerde artikelen
• Meer kansen voor bedrijfsgroei, dankzij over het algemeen tevreden klanten

Visualiseren van efficiënte workflow met een Kanban-systeem  

Een belangrijk onderdeel van het 5S-systeem is het creëren van eenvoudige, visuele signalen om workflows en processen bij te houden. Veel magazijnen gebruiken een Kanban-systeem, of componenten daarvan, om lean workflows te creëren.

Het Kanban-systeem wordt gekenmerkt door visuele kaarten of een bord dat de fasen van werkitems en hun verschillende fasen van voltooiing weergeeft. Het bord bestaat doorgaans uit drie hoofdkolommen: "To Do", "Work in Progress" en "Done". Met deze visuele elementen is het voor het hele team heel duidelijk hoeveel taken er in elke kolom staan, en het helpt projecten efficiënter af te ronden. Het doel is om ervoor te zorgen dat er zo min mogelijk taken in de work-in-progress-fase overblijven.

Een lean warehouse model, zoals 5S, kan een Kaban systeem gebruiken op dashboards in het hele warehouse, of in elk verificatie- of verpakkingsstation. Helpt alle werkgebieden zo efficiënt mogelijk te zijn en zorgt ervoor dat alle magazijnmedewerkers hun plek in het fulfillmentproces begrijpen.

Andere visuele signalen, niet beperkt tot Kanban, kunnen nuttig zijn in een 5S-systeem. Dit omvat vloermarkering om werkgebieden te specificeren. De 5S-methode ziet er in elke werkomgeving anders uit en moet worden afgestemd op uw lean warehousingbehoeften om continue verbetering te maximaliseren.

Standaardiseren van een 5S-systeem met ISO 9001-certificering

Om een ​​5S-systeem te implementeren, moet u consistentie handhaven en alle aspecten van het systeem ondersteunen. Dit betekent doorgaans dat u standaarden en magazijnprocedures moet creëren om de regelmaat van uw systemen bij te houden.

Er zijn veel manieren om standaarden te creëren, maar één certificering is populair onder magazijnbedrijven van alle groottes: de ISO 9001-certificering. Dit is een internationaal erkende set vereisten die, wanneer ze worden gevolgd, gedocumenteerd en vastgelegd, ervoor zorgt dat uw magazijn is gecertificeerd met de hoogste standaard van kwaliteitscontrole.

Enkele vereisten (niet alle) van een ISO 9001-certificering zijn:

• Kalibratiegegevens van bewakings- en meetapparatuur
• Het bijhouden van gegevens over alle trainingen, vaardigheden, ervaringen en kwalificaties van het personeel
• Het vastleggen van de output, input en controle van alle geleverde diensten of producten
• Het bijhouden van gegevens over eigendommen van klanten
• Het bijhouden van logs van alle conforme en niet-conforme resultaten van uw product of dienst
• Het ontwerpen en implementeren van audit- en corrigerende actieprogramma's

Kwaliteitscontrole is alleen zo goed als het systeem dat het gedurende een bepaalde periode in stand houdt. Als u een zeer hoogwaardig kwaliteitscontrolesysteem wilt behouden binnen een 5S-magazijnsysteem, is het volgen van de ISO 9001-certificeringsvereisten de gouden standaard om te volgen.

Tot slot  

Met georganiseerde opslag en gestandaardiseerde workflows kunnen werknemers items snel vinden, waardoor fouten en vertragingen worden verminderd. De efficiëntie van een 5S-magazijnsysteem verbetert de klanttevredenheid, ondersteunt schaalbare groei en verlaagt kosten, waardoor het algehele concurrentievermogen wordt vergroot.

Om een ​​5S-systeem succesvol te implementeren, moet het hele team samenwerken. Hoewel de implementatie ervan veel tijd kan kosten, is het op de lange termijn de investering waard.

Bron van DCL Logistiek

Disclaimer: De hierboven vermelde informatie wordt onafhankelijk van Chovm.com door dclcorp.com verstrekt. Chovm.com geeft geen verklaringen en garanties met betrekking tot de kwaliteit en betrouwbaarheid van de verkoper en producten. Chovm.com wijst uitdrukkelijk elke aansprakelijkheid af voor inbreuken met betrekking tot het auteursrecht op inhoud.