W obliczu trudnego roku, powolnego wzrostu i wielu innych wyzwań, inteligentni sprzedawcy detaliczni wdrażają automatyzację, aby utrzymać przewagę.
Analitycy przewidują powolny wzrost sektora detalicznego w tym roku, po wolumenie sprzedaży w 2023 r. poniżej poziomów z 2019 r. Po wzroście sprzedaży online podczas pandemii wielu zauważa, że konsumenci wracają do sklepów stacjonarnych, co utrudnia sprzedawcom detalicznym strategiczne planowanie i zarządzanie rentowną równowagą między ofertą główną a internetową. Rzeczywiście, sektor ten walczy z pożarami na wielu frontach w tym roku, radząc sobie z niedoborami siły roboczej, kryzysem kosztów utrzymania i jego wpływem na ceny, rosnącymi czynszami, energią i kosztami eksploatacji oraz rosnącą konkurencją ze strony nowych kanałów online.
Przy niskich marżach zysku jest mało miejsca na błędy w procesach płatności faktur – nadpłaty i duplikaty mogą być ostatnią kroplą dla sprzedawców detalicznych z niedoborem gotówki. Nie pomaga również pogarszanie relacji z dostawcami. W obecnym klimacie gospodarczym firmy muszą cenić swoich dostawców i łańcuch dostaw. W handlu detalicznym jest to szczególnie prawdziwe, ponieważ firma nie może sprzedać tego, czego nie może zdobyć.
W tych niepewnych czasach ochrona relacji z dostawcami i zapewnienie odpornego łańcucha dostaw ma kluczowe znaczenie. Wdrożenie najskuteczniejszych procesów dla Accounts Payable (AP) i uzgadniania wyciągów ma zatem kluczowe znaczenie.
Myślący przyszłościowo sprzedawcy detaliczni coraz częściej ufają systemom cyfrowym, które przyspieszają, upraszczają i optymalizują wiele procesów biznesowych. Elektroniczne metki cenowe, automatyczne śledzenie zapasów i inwentaryzacji, personel wyposażony w tablety do sprawdzania informacji o produktach i wiele więcej.
Jednak krytyczne procesy zaplecza, takie jak procesy dotyczące należności do zapłaty, są często ostatnią rzeczą, w którą inwestuje się. Wdrożenie najlepszego w swojej klasie rozwiązania dla funkcji, takiej jak AP, tworzy solidny fundament, dzięki czemu można dodawać i wykorzystywać inne rozwiązania cyfrowe, zapewniając sprzedawcom detalicznym akceptację zarówno stylu, jak i treści.
Efektywniejsze zarządzanie finansami od samego początku oznacza, że nawet gdy marże stają się coraz mniejsze, wydajne procesy płatności chronią wynik finansowy, wspierając jednocześnie produktywne i harmonijne relacje z dostawcami.
Oszczędności kosztów
Jednym z kluczowych wyzwań dla handlu detalicznego w 2024 r. jest znalezienie sposobów na obniżenie kosztów bez narażania jakości produktów i zadowolenia klientów. Identyfikacja i wdrożenie rozwiązań cyfrowych może pomóc obniżyć koszty w firmie.
Na przykład wdrożenie rozwiązania elektronicznego fakturowania pozwala dostawcom udostępniać cyfrowe faktury, które są automatycznie wprowadzane do ich własnego systemu finansowego, co znacznie zmniejsza ryzyko związane z błędami ludzkimi i usuwa tradycyjne opóźnienia w skrzynce odbiorczej dla zespołu AP. Niektóre z najlepszych rozwiązań mogą również zapewnić opcjonalne dopasowanie 3-drożne i autoryzację przepływu pracy wraz z bezproblemową integracją z resztą systemu finansowego.
Integracja skutkuje automatyzacją faktur przechodzących bezpośrednio do ERP, tworząc płynny przepływ informacji w całym procesie fakturowania, aby uzupełnić istniejącą inwestycję w ERP. To pojedyncze źródło prawdy dla faktur zapewnia dokładność danych dla wewnętrznych zespołów finansowych i łańcucha dostaw, dostarczając przejrzysty proces od początku do końca.
Zapewnienie najskuteczniejszych procesów uzgadniania wyciągów oznacza, że firmy mają znacznie większą kontrolę nad swoimi wydatkami, znacznie zmniejszając ryzyko przepłacania faktur lub wysyłania duplikatów płatności. Obejmuje to dokładne rozpatrywanie not kredytowych w celu zapewnienia większej przejrzystości, która umożliwia zrozumienie sytuacji gotówkowej w czasie rzeczywistym w dowolnym momencie.
Rozwiązania do automatycznego uzgadniania wyciągów mogą porównywać faktury i noty kredytowe z odpowiednimi pozycjami wyciągów bez konieczności czasochłonnych procesów ręcznych, oszczędzając godziny czasu i zasoby ludzkie. Mogą również zmniejszyć ryzyko niedopłaty, która może powodować tarcia w relacjach z dostawcami, a także podważać możliwości uzyskania rabatów za wcześniejszą płatność.
Ochrona relacji z dostawcami
Jeśli pandemia czegoś nas nauczyła, to tego, że wpływ nieoczekiwanych zakłóceń w łańcuchu dostaw może spowodować poważne wstrząsy finansowe dla firmy. Warto zadbać o kluczowych strategicznych dostawców, którzy mogą dosłownie uratować Twój tyłek. Kiedy dostawcy mogą liczyć na to, że ich klienci zapłacą im dokładnie i na czas, jest bardziej prawdopodobne, że wyciągną wnioski, gdy pojawią się nieoczekiwane problemy, takie jak nagły niedobór lub przerwa w łańcuchu dostaw kluczowego produktu.
Mając zbudowane produktywne relacje ze strategicznymi dostawcami, ważne jest, aby ich chronić, pamiętając, że MŚP mogą bardzo szybko zbankrutować, jeśli przepływ gotówki jest zbyt wolny i utrudniony. Jeśli tak się stanie, firma detaliczna będzie musiała zmienić kierunek, uruchamiając procesy takie jak poszukiwanie dostawców zastępczych, ocena jakości produktu, budowanie nowych relacji z dostawcami, negocjowanie kosztów i kontraktów i wiele innych.
Korzystanie z automatycznego, dokładnego systemu uzgadniania wyciągów pokazuje dostawcom przejrzystość – tym bardziej, gdy jest częścią ogólnego cyfrowego systemu AP, co znacznie ułatwia komunikację dotyczącą zapytań. Ma to znaczenie dla obecnych dostawców i oczywiście ułatwia również budowanie relacji z nowymi dostawcami. Twoja historia kredytowa i reputacja mają znaczenie.
Integracja systemów z dostawcami jest jedną z największych barier dla sprzedawców detalicznych, którzy chcą wdrożyć nową technologię. Jednak rozwiązania takie jak AP Automation Invoicing firmy Open ECX nie wymagają od dostawców zmiany sposobu przesyłania faktur i not kredytowych.
Rozwiązania tego typu obsługują wiele formatów danych, w tym .pdf, .csv, XML i EDI. Możliwe jest też definiowanie reguł biznesowych w celu wzbogacenia danych przychodzących i dodawania informacji na podstawie wymagań systemu ERP lub w celu obsługi dopasowywania na poziomie wiersza.
Brytyjski Kodeks Szybkiej Płatności (PPC) obejmuje honorowanie warunków płatności dostawców i inne kwestie płatności. Może być dobrowolny, ale staje się coraz ważniejszy dla zapewnienia stabilnych, niezawodnych i spójnych relacji z dostawcami, a klienci, którzy mogą wykazać się zgodnymi, odpowiedzialnymi procesami płatności, skorzystają na rozszerzonej bazie dostawców.
Lepsze wyniki biznesowe
Dane są kluczowym elementem w osiąganiu celów biznesowych, dostarczając użytkownikom dokładnych informacji w czasie rzeczywistym, aby podejmować skuteczniejsze decyzje. Muszą być jednak w 100% dokładne. Dokładne i terminowe uzgadnianie zestawień generuje dokładne dane finansowe, które można wykorzystywać z większą pewnością do planowania, prognozowania i budżetowania.
Nieaktualne i obarczone błędami informacje sprawiają, że jest to niemal niemożliwe – każda decyzja byłaby podejmowana na podstawie niepewnych, ruchomych piasków, a powodzenie kluczowych decyzji, takich jak to, czy ponownie zainwestować w sklepy stacjonarne, czy też opracować alternatywne kanały internetowe, zależy od dokładnych danych.
Zautomatyzowane procesy eliminują ryzyko naciśnięcia klawisza i innych błędów ludzkich, ponieważ dane są wprowadzane raz, przy użyciu zautomatyzowanego procesu. Podczas gdy niektóre oprogramowania eliminują komponent ludzki za pomocą OCR (optycznego rozpoznawania znaków), wspieranego przez AI w celu zmniejszenia liczby błędów, najlepsze zautomatyzowane rozwiązania AP są w 100% dokładne od samego początku.
Wdrożenie skutecznego uzgadniania AP i faktur skraca czasochłonne procesy korekcyjne, w których zespoły finansowe spędzają godziny na przeglądaniu, porównywaniu i dopasowywaniu faktur ręcznie, aby zidentyfikować błędy lub duplikaty. Nie jest niczym niezwykłym, że organizacje zatrudniają zespoły składające się z 10 lub więcej specjalistów skupionych wyłącznie na uzgadnianiu wyciągów, co jest całkowicie nieuniknionym i kosztownym rozmieszczeniem zasobów. Zespoły mogą pracować nad zadaniami o wyższej wartości, takimi jak strategia i relacje z dostawcami, podczas gdy automatyzacja wykonuje ciężką pracę.
Najlepsze zautomatyzowane rozwiązania AP mogą mieć wbudowane reguły walidacji, które pomagają wykryć i wyróżnić potencjalnie oszukańczą działalność, co jest potencjalnym polem minowym dla każdej firmy, stanowiąc znaczące ryzyko finansowe, reputacyjne i legislacyjne. Niektóre zautomatyzowane systemy uzgadniania AP i wyciągów obejmują raportowanie kondycji wyciągów, zapewniając, że zespół finansowy jest powiadamiany o wszelkich rozbieżnościach i może pewnie pracować z saldem wyciągu w czasie rzeczywistym. Mogą również zapewnić pełną historię dokumentów w celu wsparcia wymogów audytu zewnętrznego.
Oprogramowanie do automatyzacji AP to homogenizacja procesów i metod, pomagająca zapewnić, że wszyscy w funkcji AP i w całej organizacji są na tej samej stronie, odwołując się do tych samych wersji tych samych danych w czasie rzeczywistym. Korzystanie z jednolitych, określonych przepływów pracy znacznie ułatwia dzielenie się zadaniami, dzięki czemu nawet jeśli właściciel zadania jest chory lub opuszcza firmę, może je przejąć dowolny współpracownik.
Czas na automatyzację
Teraz nadszedł czas na przeniesienie procesów AP na platformę cyfrową. Oparcie się na chmurze oznacza zwiększone bezpieczeństwo, dostęp do danych w czasie rzeczywistym i bardziej wydajną analizę danych.
Dostępnych jest wiele rozwiązań, a najlepsze z nich wykorzystują unikalną technologię konwersji, aby wyodrębnić podstawowy tekst fizyczny ze źródłowego dokumentu, zapewniając możliwość wzbogacenia danych i zdefiniowania reguł biznesowych dotyczących sposobu traktowania przychodzącego dokumentu i powiązanej zawartości danych. Technologia ta gwarantuje 100% dokładności, przesyłając faktury i noty kredytowe bezpośrednio do ERP organizacji, zapewniając wydajny, kompleksowy proces cyfrowy, który jest zgodny z celami zerowego zużycia netto i obsługuje praktyki szybkich płatności.
Zarządzanie łańcuchem dostaw i zapasami w dzisiejszej branży detalicznej jest skomplikowane – automatyzacja AP usprawnia i upraszcza jeden z najważniejszych procesów w tym zakresie. Bez solidnego funkcjonalnego zarządzania fakturami wszystko inne upada, od efektywnej kontroli zapasów po sprzedaż.
Rozwiązania te nie tylko pomagają firmom budować silniejsze relacje z dostawcami, ale także optymalizują efektywność zarządzania płatnościami i finansami, umożliwiając zespołom ds. AP osiągnięcie większej liczby celów w krótszym czasie dzięki zautomatyzowanym procesom, które zajmują ułamek czasu, zapewniają większą dokładność i mniej błędów. Rok 2024 to rok wdrożenia zautomatyzowanego AP. W przeciwnym razie ryzykujesz pozostaniem w tyle w coraz bardziej konkurencyjnym środowisku handlu detalicznego.
O autorze: Nathan Ollier jest dyrektorem generalnym firmy programistycznej Open ECX.
Źródło z Sieć analizy handlu detalicznego
Zastrzeżenie: Informacje podane powyżej są dostarczane przez retail-insight-network.com niezależnie od Chovm.com. Chovm.com nie składa żadnych oświadczeń ani gwarancji co do jakości i niezawodności sprzedawcy i produktów.
