Na wynos
Analiza procesów biznesowych (BPA) pomaga firmom identyfikować nieefektywności w operacjach wewnętrznych
Firmy wprowadzające na rynek nowy produkt lub przechodzące restrukturyzację korporacyjną często korzystają z BPA
Badania branżowe mogą być wykorzystywane do identyfikacji kluczowych wskaźników efektywności
Analiza procesów biznesowych (ang. Business Process Analysis, BPA) to metodologia stosowana do analizowania obszarów biznesowych związanych z procesami i zwiększania wydajności. W szczególności BPA pomaga firmom badać procesy wewnętrzne w celu zwiększenia przychodów i obniżenia kosztów. Chociaż analiza biznesowa (ang. Business Process Analysis, BA) i BPA różnią się pod względem zakresu analizy, BPA jest zazwyczaj przydzielana albo analitykom biznesowym, albo architektom procesów, albo obu. Analitycy biznesowi często analizują kontekst otaczający problem i dostarczają spostrzeżeń dotyczących danych, podczas gdy architekci procesów są bezpośrednio zaangażowani we wdrażanie procesów. Jednak BPA wymaga czegoś więcej niż tylko analityka biznesowego lub architekta procesów. Aby zmienić proces biznesowy, firmy muszą również zaangażować kadrę zarządzającą, IT i innych specjalistów. Zanim omówimy BPA, zacznijmy od podstaw.
Czym jest proces biznesowy?
Proces biznesowy to zorganizowana grupa działań, które przekształcają dane wejściowe w dane wyjściowe i mogą być formalne lub nieformalne. Procesy formalne są dokumentowane i przestrzegane przez większość czasu. Procesy nieformalne są stosowane albo z powodu braku formalnej dokumentacji, albo z powodu konieczności odejścia od procesów formalnych w nietypowych okolicznościach.
Kiedy firmy powinny korzystać z analizy procesów biznesowych?
Najczęściej firmy stosują BPA podczas wprowadzania nowej technologii lub nowego procesu. Przed wprowadzeniem nowej technologii kierownictwo przedsiębiorstwa musi zrozumieć wszelkie nieefektywności spowodowane przez starą technologię lub proces. Nieefektywności te mogą obejmować opóźnienia w dostawach, słabą obsługę klienta lub wysoki odsetek wadliwych produktów. Przeprowadzając analizę kosztów i korzyści, firmy są w stanie określić, czy wdrożyć nową technologię, czy skupić się na innych obszarach, które mogą generować wyższy zwrot z inwestycji.
Firmy mają w ostatnich latach coraz częściej sięgano po BPA, ponieważ pandemia COVID-19 zwiększyła popyt na niektóre produkty i zmniejszyła zapotrzebowanie na inne. Firmy miały ograniczony czas na dostosowanie się do nowego środowiska operacyjnego, co sprawiło, że BPA stało się kluczowe w pomaganiu organizacjom w skutecznym przesunięciu uwagi. Na przykład wiele organizacji wykorzystało BPA do rozszerzenia swojej oferty cyfrowej. Inne firmy wykorzystały BPA, aby zrównoważyć negatywne skutki związane z zakłóceniami w łańcuchu dostaw. Niedawno silna presja inflacyjna i niepewność gospodarcza spowodowały, że wiele organizacji wykorzystało BPA do kontrolowania kosztów i eliminowania nieefektywności.
Organizacje często decydują się na BPA w ramach szerszego planowanie strategiczne wysiłek. Na przykład organizacja może użyć BPA, aby lepiej zrozumieć swoje wewnętrzne procesy jako jeden krok w kierunku szerszego celu.
Jakie są korzyści z analizy procesów biznesowych?
Prawdopodobnie już widzisz, że BPA jest pomocne w wielu sytuacjach. Oto niektóre z korzyści płynących z wykorzystania analizy procesów biznesowych:
- Popraw wydajność: Na przykład BPA może skrócić czas i zmniejszyć zasoby wymagane do produktywne pozyskiwanie klientów, wdrażanie pracowników, rozwój produktów lub tworzenie kampanii marketingowych.
- Zmniejszyć koszty: BPA może obniżyć koszty personelu poprzez zmniejszenie czasu poświęcanego na zadania lub usunięcie redundancji w procesach. BPA może również uwypuklić oszczędności kosztów zasobów i materiałów.
- Wyjaśnij i udoskonal zasady i zarządzanie: Na przykład BPA może poprawić Zarządzanie ryzykiem i wskaż obszary, w których obowiązująca polityka bezpieczeństwa IT i urządzeń wymaga udoskonalenia.
- Wyeliminuj lub zredukuj wąskie gardła: BPA może pomóc Twojej organizacji zoptymalizować komunikację i realizację procesów, tak aby żaden etap, na przykład zatwierdzenie, nie tworzył zaległości.
- Optymalizacja procesów adopcyjnych: BPA może wskazać newralgiczne punkty podczas wdrażania nowych technologii lub procesów oraz wprowadzić ulepszenia do programów szkoleniowych, co ostatecznie zwiększy wskaźniki adopcji.
- Ulepsz procedury wydania lub wdrożenia: Wszyscy chcemy, aby wdrażanie kampanii i wydawanie produktów przebiegało sprawnie – BPA może pomóc w przezwyciężeniu nieefektywnych procesów i wdrożeniu ulepszeń.
- Pomoc w zmianie koncentracji: BPA może pomóc Twojej organizacji konkurować w coraz bardziej cyfrowym świecie. Na przykład BPA może pomóc w optymalizacji codziennych procesów w celu wykorzystania określonej technologii, przejściu na zdalne modele pracy lub ułatwieniu przejścia na dostarczanie produktów i usług online.
- Popraw kulturę firmy:Zoptymalizowane procesy poprawiają doświadczenia pracowników w miejscu pracy.
- Zwiększ zaangażowanie:Lepsza obsługa klienta, interakcje na stronie internetowej lub procesy w sklepie wzmacniają reputację Twojej organizacji i zwiększają zaangażowanie.
Zadowoleni interesariusze, zadowoleni pracownicy, zadowoleni klienci – szczęśliwe dni!
Kluczowe kroki w analizie procesów biznesowych
Oto podstawy. Jakie są kroki BPA?
1. Określ cele
Pierwszym krokiem jest określenie, co należy osiągnąć. Przeprowadzenie Analiza SWOT, analizy ryzyka lub nawet formalny analiza konkurencji może pomóc Ci zidentyfikować obszary do poprawy w Twojej organizacji. Przyjrzyj się bliżej wydajności Twojej organizacji, korzystając z wskaźniki finansowe może być również pomocnym punktem wyjścia. Na poziomie makro Twoim celem może być zwiększenie przychodów lub obniżenie kosztów, ale pamiętaj, że BPA koncentruje się na usprawnieniach związanych z procesem. Oznacza to, że Twój cel musi koncentrować się na usprawnieniu procesu, a nie na makro zmianie biznesowej. Na przykład celem BPA może być poprawa wydajności pracy. Wysoce powtarzalne zadania można często zautomatyzować, co prowadzi do lepszego czasu realizacji i mniejszej liczby błędów. Na przykład w procesie sprzedaży działania następcze można zautomatyzować, korzystając z oprogramowania do śledzenia sprzedaży. W przypadku procesu sprzedaży celem może być skrócenie czasu poświęcanego na pisanie wiadomości e-mail z działaniami następczymi, poprawa wskaźnika odpowiedzi lub jedno i drugie. Jednym ze sposobów upewnienia się, że cel jest dobrze zdefiniowany, jest zastosowanie podejścia SMART, które oznacza konkretny, mierzalny, osiągalny, istotny i oparty na czasie.
2. Zdefiniuj proces
Po ustaleniu celu należy zdefiniować proces, który powoduje nieefektywność. Na przykład w procesie sprzedaży działania następcze mogą obejmować kilka kroków, takich jak zbudowanie szablonu dla wiadomości e-mail z odpowiedziami, dostosowanie szablonu na podstawie informacji uzyskanych od klientów, korekta wiadomości e-mail i wysłanie wiadomości e-mail pięć minut po rozmowie.
Definiując proces, upewnij się, że zakres procesu nie jest bardzo rozległy. Niektórzy eksperci od procesów używają terminu koniec końców aby określić granice dużych, ważnych procesów. Projektowanie typu end-to-end obejmuje wszystkie działania, które muszą zostać wykonane, aby stworzyć koncepcję produktu. Jednym ze sposobów dalszego podziału tych procesów jest użycie hierarchii procesów. Hierarchia procesów zaczyna się na poziomie całej organizacji i przechodzi w kierunku najbardziej szczegółowych procesów. Najczęstszym narzędziem używanym przez analityków i architektów procesów na tym etapie jest SIPOC, co oznacza Suppliers, Inputs, Process, Outputs i Customers. To narzędzie pomaga podsumować dane wejściowe i wyjściowe jednego lub większej liczby procesów w formie tabeli.
3. Przeanalizuj proces
Masz do wyboru kilka technik analizy procesów biznesowych, w zależności od zdefiniowanego celu. Najpopularniejszą techniką analizy jest analiza wartości, która pokazuje główne i drugorzędne elementy procesu na podstawie wartości dodanej. Wartość to stosunek funkcji do kosztów. Dlatego wartość można zmienić, ulepszając funkcję lub obniżając koszty. Podczas przeprowadzania analizy wartości analitycy zazwyczaj sporządzają listę funkcji i kosztów w kolejności malejącej. Współczynniki kosztów i korzyści są często stosowane do takich list w celu oszacowania wartości netto każdej czynności.
Wracając do naszego przykładu procesu follow-up sprzedaży, kroki o najwyższej wartości można posortować w następującej kolejności: dostosowanie szablonu sprzedaży na podstawie informacji uzyskanych od klienta, korekta wiadomości e-mail, wysłanie wiadomości e-mail pięć minut po rozmowie i zbudowanie szablonu dla wiadomości e-mail follow-up. W tym przykładzie zbudowanie szablonu follow-up jest elementem o najniższej wartości dodanej, ponieważ pochłania dużo czasu i zawsze wymaga dostosowań w miarę pojawiania się nowych informacji.
Inne popularne techniki analityczne obejmują analizę luk, polegającą na porównaniu rzeczywistej wydajności z wydajnością potencjalną, oraz analizę przyczyn źródłowych, mającą na celu ustalenie, dlaczego problem w ogóle występuje, a następnie znalezienie rozwiązania przyczyny źródłowej.
4. Zidentyfikuj ulepszenia
Po przeanalizowaniu procesu i wykryciu nieefektywności, następnym krokiem jest ustalenie, jakie są niezbędne usprawnienia. Często usprawnienia koncentrują się na takich aspektach, jak eliminowanie wąskich gardeł, optymalizacja procesów o wysokiej wartości lub poprawa interakcji z klientami. Na przykład, aby zwiększyć wartość tworzenia wiadomości e-mail z odpowiedzią, sprzedawca mógłby potencjalnie użyć zewnętrznych narzędzi, które pomagają szybciej tworzyć dostosowywalne wiadomości e-mail na podstawie segmentów klientów lub innych informacji.
Podczas tego kroku musisz upewnić się, że bierzesz pod uwagę wszelkie potencjalne czynniki zewnętrzne. Czynniki zewnętrzne to pośrednie koszty lub korzyści spowodowane przez Twoją firmę, które wpływają na osoby trzecie, które mogą obejmować osoby lub organizacje – lub nawet całe społeczeństwo. Na przykład, poprawa szybkości może spowodować pogorszenie jakości niektórych produktów i usług, co jest kosztem dla użytkowników końcowych lub konsumentów. Podobnie, automatyzacja niektórych procesów może wyeliminować możliwość dostosowania produktu lub usługi, zmniejszając popyt na te produkty i usługi. Dlatego analitycy muszą również przeprowadzić dokładną analizę kosztów i korzyści przed dostosowaniem lub wprowadzeniem nowych procesów.
5. Wdrażanie procesu
Wdrożenie często angażuje profesjonalistów z różnych działów, od kadry zarządzającej po analityków i specjalistów IT. Musisz upewnić się, że zespół wdrożeniowy ma wystarczające zasoby, aby wprowadzić skuteczne zmiany. Korekty zazwyczaj zaczynają się na małą skalę, a następnie następują zmiany w powiązanych zadaniach. Na przykład, aby zwiększyć wartość tworzenia szablonu dla wiadomości e-mail z dalszymi działaniami, dział sprzedaży może zainstalować oprogramowanie innej firmy, które analizuje wszystkie poprzednie wiadomości e-mail i podaje sugestie za pomocą analityki predykcyjnej.
6. Monitoruj wyniki
Ostatnim krokiem jest monitorowanie i kontrolowanie nowych standardów i procesów. Czy nowe procesy skutkują lepszymi wskaźnikami KPI? Czy te procesy powodują jakiekolwiek efekty zewnętrzne? Na przykład oprogramowanie innych firm może skrócić czas potrzebny na napisanie wiadomości e-mail z odpowiedzią, ale może również zmniejszyć wskaźnik odpowiedzi na wiadomości e-mail. Innymi słowy, musimy upewnić się, że bierzemy pod uwagę efekty zewnętrzne. Ponadto na tym etapie mogą pojawić się dodatkowe możliwości udoskonalenia, dlatego ważne jest, aby stale monitorować nowe procesy, a nie stosować podejścia „ustaw i zapomnij”.
Studia przypadków BPA
Teraz, gdy omówiliśmy już podstawy, przyjrzyjmy się kilku przykładom z życia wziętym, dotyczącym analizy procesów biznesowych.
Nasz pierwszy przykład dotyczy zaległości francuskiej firmy kosmetycznej, Yves Rocher, doświadczonych w przetwarzaniu nowych kandydatów. Po wykonaniu BPA, Yves Rocher zauważył, że zatrudniają dwa razy więcej kandydatów w szczycie sezonu. Aby zmniejszyć zaległości, firma zainwestowała w oprogramowanie, które automatycznie wypełnia i automatycznie weryfikuje dane, zmniejszając czas spędzony wewnętrznie na przetwarzaniu nowych kandydatów.
HowardBank, lokalny bank społecznościowy z siedzibą w obszarze Greater Baltimore, chciał poprawić obsługę klienta i wydajność pracowników. Po przeprowadzeniu analizy procesów biznesowych bank zdał sobie sprawę, że nowym klientom zajmuje około półtorej godziny otwarcie nowego konta, co zmniejsza zadowolenie klientów i zwiększa liczbę szkoleń wymaganych dla nowych pracowników. Bank był w stanie skrócić ten czas o 75%, korzystając z nowego oprogramowania finansowego, dzięki czemu pracownicy mogli spędzać więcej czasu z nowymi klientami i zwiększać zadowolenie klientów.
W jaki sposób badania przemysłowe mogą udoskonalić BPA?
Badania branżowe pozwala firmom Benchmark ich wydajność w porównaniu z konkurencją i wskaźnikami branżowymi. Wskaźniki te obejmują przychody na zakład, przychody na pracownika, koszty wynagrodzeń i zysk. Ponadto, analiza przemysłu jest świetnym narzędziem do śledzenia ogólnych trendów w przychodach w branży. Firmy, które rosną szybciej niż ich konkurenci, zazwyczaj mają przewagę konkurencyjną, taką jak silny marketing, lojalni klienci lub zróżnicowane produkty. Natomiast firmy, które rosną wolniej niż średnia w branży, mogą wykorzystać analiza porównawcza segmentów jako punkt wyjścia do analizy wewnętrznych procesów, które powodują nieefektywność. Benchmarking firmy daje jasny obraz Twoich konkurentów, podczas gdy badania przemysłu na poziomie państwowym zapewnia dodatkową warstwę informacji firmom, które chcą porównać swoje wyniki z wynikami całej branży.
Badania branżowe okazały się szczególnie przydatne po wybuchu pandemii COVID-19, która zmusiła wiele firm do dostosowania procesów wewnętrznych ze względu na środki dystansu społecznego, ograniczenia łańcucha dostaw i zaostrzone środowiska regulacyjne. Na przykład firmy w całych Stanach Zjednoczonych zwiększyły swoje inwestycje w operacje online, aby sprostać zmieniającym się potrzebom konsumentów. Dzięki jasnemu zrozumieniu bieżących trendów firmy z dostępem do danych branżowych były w stanie łatwiej wykrywać procesy o wysokiej wartości dodanej.
Końcowe przemyślenia
Analiza procesów biznesowych pomaga firmom optymalizować wewnętrzne procesy, aby ostatecznie obniżyć koszty, zwiększyć przychody lub jedno i drugie. BPA zazwyczaj obejmuje profesjonalistów z różnych działów, którzy współpracują ze sobą, aby upewnić się, że nowy proces przebiega płynnie w różnych wymiarach. Po wprowadzeniu nowego procesu analitycy stale monitorują wydajność nowego standardu w odniesieniu do wcześniej ustalonego KPI. Firmy mogą wykorzystywać badania branżowe, aby w pełni wykorzystać BPA, korzystając z branżowych wskaźników, takich jak przychody na zakład i koszty wynagrodzeń.
Źródło z IBISŚwiat
Zastrzeżenie: Informacje podane powyżej są dostarczane przez IBISWorld niezależnie od Chovm.com. Chovm.com nie składa żadnych oświadczeń i gwarancji co do jakości i niezawodności sprzedawcy i produktów.
