Zarządzanie czasem przenika każdą część życia, od pracy i planów po hobby i związki. Może się wydawać, że poświęcenie czasu na naukę zarządzania czasem jest sprzeczne z intuicją, ale tak jak w przypadku wielu zadań, poświęcenie czasu na początku na skuteczne planowanie skróci ogólny czas spędzony na zajęciach, zwiększając Twoją wydajność.
Ponadto, poznając różne techniki zarządzania czasem, udoskonalając je i ćwicząc, odkryjesz, że techniki te zaczynają przenikać do wielu części twojego życia. Więc jeśli chcesz się rozwijać, czytaj dalej, aby poznać kilka świetnych sposobów na zarządzanie swoim harmonogramem i zwiększenie produktywności.
Spis treści
Czym jest zarządzanie czasem i dlaczego jest ważne?
Poważne podejście: wskazówki i triki dotyczące zarządzania czasem
Zarządzanie czasem: podstawy
Podsumowanie
Czym jest zarządzanie czasem i dlaczego jest ważne?
Skuteczne zarządzanie czasem lub posiadanie dobrych umiejętności zarządzania czasem to klucz w sukcesie każdego projektu. Zarządzanie czasem projektu może oznaczać różnicę między udaną karierą i szczęśliwym życiem rodzinnym, a ciągłym pozostawaniem w tyle, co wiąże się z dodatkowym stresem.
Na szczęście istnieje wiele sposobów, w jaki jednostka może poprawić zarządzanie czasem. Obejmują one podstawowe umiejętności zarządzania czasem, takie jak pisanie list, korzystanie z narzędzi do zarządzania czasem, takich jak aplikacje, a nawet zatrudnianie asystenta.
Poważne podejście: wskazówki i triki dotyczące zarządzania czasem
Mając na uwadze znaczenie zarządzania czasem w pracy i w życiu, przyjrzyjmy się narzędziom i strategiom zarządzania czasem, które mogą pomóc nam wyprzedzić konkurencję.
1. Stwórz listę „Do zrobienia”: system notatek
Listy mogą być bardzo przejrzystym i kompleksowym sposobem na uporządkowanie dnia i mogą pomóc Ci zorganizować i pogrupować zadania, dzięki czemu możesz zrobić więcej w krótszym czasie. Ponadto mogą pomóc Ci docenić, ile faktycznie zrobiłeś.
Jednym z zalecanych systemów listowania do planowania czasu jest system kartek. Przed pójściem spać zapisz 3-5 rzeczy, które chcesz zrobić następnego dnia na kartce 3×5. Następnego dnia pracuj nad wykonaniem tych zadań — jeśli ci się uda, to był udany dzień. Magia polega jednak na tym, że tego samego dnia powinieneś zapisać wszystko inne, co zrobiłeś tego dnia (tylko przydatne rzeczy) na odwrocie kartki. Pod koniec dnia spójrz na listę i odwrotną stronę kartki, aby zobaczyć, ile faktycznie zrobiłeś tego dnia. Pomoże ci to utrzymać motywację, ponieważ nawet jeśli nie ukończyłeś swojej listy „Do zrobienia”, zrobiłeś wiele innych rzeczy.
2. Rozłóż to na czynniki pierwsze: metoda sera szwajcarskiego
Po napisaniu listy, ustaleniu priorytetów i pogrupowaniu zadań oraz przygotowaniu się do rozpoczęcia, nadal możesz odczuwać potrzebę odkładania ich na później. Często dzieje się tak, ponieważ zadanie wydaje się zbyt duże, aby je wykonać, co powoduje potrzebę jego uniknięcia. Aby temu zapobiec, podziel je na proste, małe zadania.
Kurs Metoda sera szwajcarskiego zachęca pracowników do patrzenia na zadanie jak na blok sera, w którym zaczynają robić dziury, kończąc szybkie i proste czynności związane z tym zadaniem. Zanim się obejrzysz, ser będzie pełen dziur (jak ser szwajcarski), a zadanie zostanie ukończone.
3. Ustal priorytety: macierz Eisenhowera
Wynaleziony przez prezydenta Eisenhowera z USA, ten czteroczęściowy wykres pozwala pracownikom ustalać priorytety i mądrze rozdysponowywać swój czas. Matryca Eisenhowera zapewnia cztery kategorie:
- Ważne i pilne: Zadania wymienione w tym miejscu należy wykonywać priorytetowo, ważne jest jednak, aby nie dodawać tu zbyt wielu zadań, ponieważ pozostałe kategorie również wymagają czasu.
- Pilne, ale nieistotne: Znane również jako pole „deleguj”, ta kategoria jest przeznaczona dla zadań, które są pilne, takie jak odpowiadanie klientom, ale nie są ważne w tym sensie, że mogą nie być tak produktywne. Tego typu zadania można delegować, jeśli jest to możliwe.
- Niepilne, ale ważne: Te zadania można uznać za najbardziej produktywne, ponieważ możesz poświęcić czas na ich poprawne wykonanie. Nie zostawiaj ich jednak na koniec, myśląc, że nie są pilne, ponieważ w przeciwnym razie wkroczą do Twojej kategorii „ważne i pilne”.
- Nieistotne i niepilne: Te zadania powinny być wymienione, aby pomóc Ci zobaczyć, gdzie Twój czas nie jest wykorzystywany w najbardziej efektywny sposób. Będą pewne niezbędne zadania, które mogą wydawać się nieistotne, takie jak sesje integrujące zespół. Można je zaplanować, jednak należy upewnić się, że zajmują mniejszą część czasu.
4. Ustal limity czasowe z przerwami: technika Pomodoro
Stosunkowo prosta strategia zarządzania czasem, która sprawdza się w przypadku żmudnych zadań, Technika Pomodoro polega na pracy w blokach 25-30 min. bez przerw, po których następują krótkie przerwy 2-3 min. Za każdym razem, gdy blok zostanie ukończony, jest on oznaczany X w notesie. Ta technika nie tylko pomaga osobom być bardziej skupionym, ale także pomaga obliczyć, ile czasu zajmują określone zadania.
5. Pomoc AI: Aplikacje blokujące rozproszenie uwagi lub blokujące czas wolny
Dla tych, którzy potrzebują pomocnych aplikacji, które pomogą wyłączyć rozpraszacze i tym samym poprawić zarządzanie czasem, Skup się na Pro, Self Control, Wolność to opcje, które pomagają poprzez wyłączenie dostępu do niektórych aplikacji na określony czas. Dla tych, którzy chcą zablokować czas za pomocą alarmów i przypomnień, Przełącz ścieżkę i Timer Pomodoro są dobrymi opcjami. Korzystanie z aplikacji może powstrzymać Cię przed sprawdzaniem telefonu pod pretekstem „po prostu zobaczenia”, czy ktoś wysłał wiadomość, lub po prostu „sprawdzenia godziny”.
6 Nie odpowiadaj od razu
Można stracić dużo czasu, odpowiadając na każdą wiadomość lub e-mail w miarę ich pojawiania się. Ciągłe odpowiadanie w ciągu dnia zakłóci Twój przepływ pracy, co oznacza, że będziesz bardziej podatny na odkładanie spraw na później i będziesz musiał za każdym razem wracać do przepływu pracy. Aby tego uniknąć, zaplanuj dwa lub trzy sprawdzenia wsadowe swoich wiadomości e-mail dziennie, dodając nowe zadania do listy lub na odwrocie swojej karty, jeśli używasz systemu notatek.
7. Przed spotkaniami określ, jakie rezultaty chcesz osiągnąć
Utrzymuj zwięzłość spotkań i unikaj tracenia czasu na niepotrzebnie długie spotkania, ustalając pożądane rezultaty przed ich rozpoczęciem. Najpierw je zanotuj, a następnie odznaczaj w trakcie, a jeśli poczujesz, że zbaczasz z tematu, skonsultuj te pożądane rezultaty ponownie i wróć do tematu spotkania.
8 Wykorzystaj maksymalnie czas oczekiwania
Może się to wydawać oczywiste, ale pomyśl o wszystkich chwilach, które spędziłeś czekając — czy nie mógłbyś lepiej wykorzystać tego czasu? Następnym razem, gdy będziesz czekać w poczekalni u lekarza lub dentysty, na pociąg, na przyjaciela, w autobusie i w wielu innych sytuacjach, odhacz kilka rzeczy ze swojej listy — może to być nawet nadrobienie zaległości w czytaniu.
Zarządzanie czasem: podstawy
Zanim zapłacisz za aplikacje do zarządzania czasem lub guru, ważne jest, aby najpierw spróbować stworzyć podstawową strukturę w swoim codziennym życiu. Żadne narzędzie do zarządzania czasem nie pomoże, jeśli nie śpisz lub nie jesz prawidłowo. Warto więc przejrzeć niektóre z bardziej podstawowych aspektów produktywności i zarządzania czasem:
1. Kto rano wstaje, temu Pan Bóg daje
Każdy słyszał historie o tym, jak superludzie, tacy jak Elon Musk czy Jeff Bezos, wstają wcześnie rano. Tę historię odzwierciedla wiele osób odnoszących sukcesy, a najbardziej znanym z nich jest być może CEO Apple, Tim Cook, który wstaje o 3:45am każdego ranka, aby odpisać e-maile i poćwiczyć. Nie trać nadziei, ponieważ nie ma potrzeby aż tak drastycznych działań, ale jasne jest, że wczesne wstawanie jest kluczem do sukcesu. Wstawanie przed wszystkimi innymi oznacza, że masz więcej czasu w ciągu dnia, co pozwala na zdrową równowagę między pracą, ćwiczeniami i czasem wolnym. Kluczową kwestią jest jednak to, że wczesne wstawanie nie powinno oznaczać poświęcenia snu — zmęczony umysł jest umysłem powolnym i nieproduktywnymTak więc wczesne wstawanie oznacza wczesne kładzenie się spać.
2. Nie dąż do perfekcji, po prostu zacznij teraz
Największym wyzwaniem jest rozpoczęcie, niezależnie od tego, czy wynika to z braku pewności siebie, narzędzi, czy motywacji — ale cały ten czas spędzony na oczekiwaniu na rozpoczęcie jest czasem zmarnowanym.
Prosty akt rozpoczęcia przygotuje Cię i pobudzi Twoją kreatywność; etyka pracy i doskonały plan nie pojawią się, gdy tylko usiądziesz na kanapie. Sukces osiąga się tylko ciężką pracą i wytrwałością — rzeczami, które przychodzą wraz z dobrymi umiejętnościami zarządzania czasem i praktyką.
3. Ćwicz często
Ćwiczenia pomagają utrzymać aktywny umysł, ponieważ krew krąży w ciele. Ponadto, zapewnienie, że twoje ciało jest trochę zmęczone, pozwala ci skupić energię psychiczną bez uczucia niepokoju — pomagając ci w ten sposób efektywnie wykorzystać czas. Ćwiczenia pomagają ci również lepiej spać w nocy, co jest zasadą 101 efektywnego zarządzania czasem.
4. Naucz się odmawiać
Mówienie „nie” jest jedną z najtrudniejszych rzeczy do zrobienia, ale czas jest cenny i powinien być traktowany priorytetowo. Nie podejmuj się projektu ani nie podejmuj zobowiązań wobec czegoś, co nie przyniesie korzyści Tobie lub Twojej firmie, jeśli jest coś, co mógłbyś zrobić w tym czasie, co przyniosłoby Ci więcej korzyści — a może to być przestoj. Mówienie „nie” jest kluczem do sukcesu, nie tylko w zarządzaniu czasem w pracy, ale także dla Twojego zdrowia psychicznego.
5. Znajdowanie czasu dla siebie
Planowanie czasu nie dotyczy wyłącznie pracy. Utrzymywanie dobrych umiejętności zarządzania czasem dotyczy również poprawy jakości życia. Z tego powodu ważne jest, aby zaplanować czas na samorozwój, taki jak czas na hobby lub naukę (i nie musi to być związane z pracą). Ponadto planowanie „czasu niestrukturyzowanego”, poświęconego myśleniu lub podążaniu za instynktem, może być świetnym sposobem na wymyślanie nowych pomysłów. Zaplanowanie co najmniej 2-4 godzin na samorozwój lub po prostu czasu na nicnierobienie jest kluczowe dla Twojego rozwoju osobistego i zawodowego.
Podsumowanie
Zarządzanie czasem jest kluczowe dla każdego, niezależnie od tego, czy pracujesz, czy nie. Mądre ustrukturyzowanie czasu i ustalenie priorytetów obciążenia pracą lub ogólnych codziennych zadań pomoże Ci zaoszczędzić więcej czasu i zwiększyć produktywność. Niezależnie od tego, czy wystarczy Ci proste wypisywanie i ustalanie priorytetów, czy też narzędzia do zarządzania czasem i strategie zarządzania czasem są Twoim powołaniem, znalezienie dobrych umiejętności zarządzania czasem w miejscu pracy lub w domu może być łatwe (i przyjemne!) i pomoże Ci lepiej wykorzystać każdy dzień.
Bardzo pomocne wskazówki