Jak prowadzić udane negocjacje dotyczące zamówień publicznych z dużymi firmami

Zostanie skutecznym negocjatorem ds. zamówień publicznych nie polega na odnoszeniu zwycięstw. Chodzi o nawiązywanie kontaktów i budowanie relacji, które tworzą sytuację korzystną dla obu stron. Jeśli boisz się negocjacji, te wskazówki pomogą Ci znaleźć odwagę, aby podejść do procesu. Wejdź na kolejne spotkanie wyposażony w odpowiednie pomysły.

Spis treści
Fazy ​​procesu negocjacyjnego w zamówieniach publicznych
Najważniejsze umiejętności niezbędne do skutecznego negocjowania umów o zamówienia publiczne
Podsumowanie

Fazy ​​procesu negocjacyjnego w zamówieniach publicznych

Przygotowanie

Przygotowanie i badania są kluczowe w procesie negocjacji zamówień publicznych. Wyznaczają tempo udanych negocjacji, więc są kluczowym etapem rozmów o zamówieniach publicznych. Proces rozpoczyna się od następujących czynności:

Wyznaczanie celów negocjacyjnych

Musisz ustalić cele negocjacji, a wśród nich znajdują się:

- Cena £
– Warunki płatności
- Jakość
- Dostawa
– Stosunek jakości do ceny
– Koszty cyklu życia produktu/usługi
– Usługi posprzedażowe i konserwacja
– Określenie znaczenia produktu lub usługi dla Twojej firmy

Wyznaczanie celów pomaga Ci zmapować aspekty zakupu, na które możesz lub nie możesz pójść na kompromis. Dlatego lepiej przygotujesz się na wynik negocjacji, zamiast bezmyślnie zawierać umowę z dostawcą.

Badanie dostawcy

Przygotowanie obejmuje również poznanie dostawcy, z którym masz do czynienia. Przeprowadź podstawowe badania dostawcy, aby dowiedzieć się, jaką masz nad nim siłę przetargową. Na przykład trudno jest ruszyć z miejsca dostawcę, który działa niemal jak monopolista, podczas negocjacji, ponieważ firma ma już wielu klientów. Natomiast nowy podmiot wchodzący na rynek dostaw jest skłonny zaimponować Ci i przyciągnąć Cię do swojego przedsięwzięcia, zwiększając swój udział w rynku.

Opracowanie strategii negocjacyjnej

Mając swoje cele negocjacyjne i informacje o dostawcy, przechodzisz do następnego kroku: opracowania strategii. Uzbrój się we właściwe podejście, aby ustalić jasne cele i zidentyfikować oznaki akceptacji lub odrzucenia transakcji podczas negocjacji.

Na przykład określ swoje priorytety dotyczące cen, harmonogramu dostaw i specyfikacji towarów. Określ, co otrzymasz w zamian za spełnienie żądania drugiej strony, np. zapłacenie pełnej ceny za szybką dostawę.

Strategia pomaga również wzmocnić siłę przetargową. W ten sposób dostawca nie wykorzystuje swoich negocjacyjnych sił, aby zaskoczyć Cię podczas negocjacji.

Wybór zespołu negocjacyjnego

Oczywiście, Twoja strategia byłaby bezcelowa, gdybyś nie miał odpowiednich zasobów, aby ją przedstawić. Dlatego musisz wybrać kompetentny zespół negocjacyjny, który pomoże Ci wynegocjować właściwą umowę z dostawcami. Upewnij się, że członkowie zespołu mają niezbędne umiejętności negocjacyjne i odpowiadają starszeństwu zespołu dostawcy.

Ocena innych dostawców

Nie ograniczaj swoich opcji i nie negocjuj tylko z jednym dostawcą. Odpowiednie przygotowanie do negocjacji oznacza, że ​​poszerzasz zakres i kontaktujesz się z wieloma dostawcami, aby znaleźć najlepszą ofertę.

Poinformuj dostawców o ofertach, które otrzymałeś z innych źródeł. Ta taktyka negocjacyjna pomaga zachęcić sprzedawców do przedstawienia Ci najlepszej oferty, aby zwiększyć ich szanse na zawarcie z Tobą umowy.

Dostawca z wieloma konkurentami będzie skłonny dopasować swoje oferty lub dać ci lepszą ofertę, abyś faworyzował go w kontrakcie. Załóżmy, że chcesz kupić narzędzia używane; dostawca 1 negocjuje 20,000 5000 jednostek za 2 USD z bezpłatną i szybką dostawą, a dostawca 4800 oferuje taką samą liczbę jednostek za 2 USD. Ponadto dostawca 250 pobiera opłatę w wysokości XNUMX USD za standardową dostawę.

Uzbrojony w te informacje możesz negocjować z dostawcą numer jeden i poinformować go o niższej ofercie konkurencji. Alternatywnie możesz poinformować dostawcę numer 2 o bezpłatnej przyspieszonej dostawie konkurencji. Pozwól dwóm dostawcom przedstawić Ci drugą ofertę, aby wybrać najbardziej praktyczną dla Twojej firmy.

Otwarcie

Przedstaw przekonujące otwarcie, precyzyjnie i pozytywnie komunikując aspekty transakcji, które chcesz omówić. Wykorzystaj informacje, które zebrałeś podczas przygotowań, aby przedstawić swoje stanowisko i negocjować. Gdy obie strony będą zadowolone z punktów dyskusji, możesz rozpocząć proces.

Musisz jednak stworzyć sprzyjające środowisko, aby negocjacje przebiegały płynnie od etapu otwarcia. W przeciwnym razie proces zatrzyma się jeszcze przed rozpoczęciem. Dlatego też kluczowe jest zbudowanie relacji przed spotkaniem.

Nawiąż osobiste relacje ze stroną przeciwną, zanim usiądziesz do stołu negocjacyjnego. Możesz zorganizować nieformalne spotkanie przy śniadaniu lub lunchu, na którym omówisz kwestie niezwiązane z nadchodzącymi negocjacjami. Pomaga to stworzyć przyjazny nastrój na rozpoczęcie rozmów.

Testowanie

Faza testowania obejmuje zapytanie o najlepszą cenę dostawcy dla zamówień hurtowych. Gdy już ją uzyskasz, zaproponuj dokładną ilość, której potrzebujesz, z ofertą, która będzie odpowiadać obu stronom negocjacji. Uważaj na swoją ofertę, aby ani Ty, ani sprzedawca nie ponieśli straty, jeśli uda Ci się pomyślnie zamknąć transakcję.

Ta faza obejmuje zadawanie pytań i aktywne słuchanie odpowiedzi drugiej strony. Możesz zastosować ciszę jako taktykę, aby zachęcić dostawcę do mówienia więcej lub dać ci wystarczająco dużo czasu na przemyślenie oferty.

Proponowanie

W tej fazie informujesz dostawcę o tym, co zamierzasz osiągnąć w wyniku negocjacji. Sprzedawca przedstawia również swoje oczekiwania co do transakcji. Budowanie solidne przekonanie polega na byciu pewnym siebie i promowaniu swoich interesów podczas rozmów.

Jeśli nie jesteś pewien swojej propozycji, możesz poprosić o krótką przerwę, aby lepiej przygotować argumenty na podstawie tego, czego nauczyłeś się na etapie otwierania i testowania. Możesz zmienić swoją propozycję lub przeformułować negocjacje, korzystając z nowego zrozumienia, które uzyskałeś na początkowych etapach.

Przekonaj drugą stronę, pokazując, co otrzyma z transakcji lub co ryzykuje stracić, jeśli odrzuci Twoją ofertę. Pomaga Ci to zbudować solidną perswazję, aby poprzeć swoje punkty negocjacyjne.

Targowanie

Faza negocjacji polega na powiedzeniu dostawcy, dlaczego jesteś najlepszym klientem dla jego biznesu. Dostawca będzie tak pod wrażeniem Twojej pozytywnej reputacji wśród innych dostawców, że będzie chciał współpracować z Tobą długoterminowo, nawet jeśli poprosisz o znaczną obniżkę ceny.

Możesz zastosować strategię Good Guy/Bad Guy, aby obrócić negocjacje na swoją korzyść. Sprzedawcy stosują tę strategię, aby zasugerować, że jeden z członków ich zespołu (the good guy) zgadza się z twoją ofertą. Jednak inny członek (the bad guy) sprzeciwia się jej i prosi o renegocjację.

Możesz wykręcić się z tego cyklu, prosząc o możliwość bycia obecnym, gdy „dobry facet” przedstawia twoją sprawę „złemu facetowi”. Poproś o możliwość negocjacji z władzą, która może ci przedstawić ostateczną ofertę, zamiast ciągle przechodzić z dobrego faceta/złego faceta, rozbrajając strategię dostawcy, by cię zmęczyć.

Następnie dowiedz się, jak negocjować cenę przed zaakceptowaniem oferty. Nie zgadzaj się na pierwszą ofertę, złóż kontrpropozycję i zobacz, jak dostawca ją zmieni. Negocjuj lepszą ofertę, na przykład rabaty hurtowe lub lepsze opakowanie. Wyeliminuj inne czynniki wpływające na cenę, które Twoim zdaniem nie są konieczne dla Twojej firmy, aby obniżyć koszt transakcji.

Ponadto, podczas negocjacji upewnij się, że dostawca nie podaje przedziału cenowego; powinien podać dokładną cenę transakcji. Mogą podać przedział cenowy, ale obciążyć Cię droższą częścią. Unikaj tego, pytając, jak nisko są skłonni zejść na początku negocjacji cenowych. W ten sposób przyspieszasz negocjacje i jesteś gotowy przejść do etapu umowy.

Zgoda

Na tym etapie obie strony negocjacji uzgadniają warunki umowy i ustalają konkretną umowę dotyczącą zamówienia publicznego.

Zamknięcie

Ostatnim krokiem w procesie negocjacji zamówień jest zamknięcie transakcji pisemną umową. Umowa jest sporządzana i podpisywana przez strony negocjujące. Kwestie opisane w dokumencie obejmują:

– Cena, warunki płatności i dostawa towarów/usług.
– Prawo własności dostawcy do towarów do momentu uiszczenia przez Ciebie pełnej zapłaty za nie.
– Ustawowe prawa nabywcy i odpowiedzialność kontraktowa dostawcy.

Staraj się podpisać umowę o zaopatrzeniu, która chroni Twoje interesy i przenosi odpowiedzialność na dostawcę. Napisz potwierdzenie sugerujące, w jaki sposób będziesz korzystać z produktów dostawcy i poproś go o zrobienie tego samego, potwierdzając, czy to, co Ci sprzedaje, jest odpowiednie.

Ponadto umowa powinna zawierać szczegóły, takie jak usługi posprzedażowe, wymianę wadliwych towarów, kary za niedotrzymanie warunków dostawy i mechanizmy rozstrzygania sporów. Upewnij się, że dokument określa sposób rozwiązania umowy w przypadku niezadowolenia którejkolwiek ze stron.

Najważniejsze umiejętności niezbędne do skutecznego negocjowania umów o zamówienia publiczne

Oto są istotne umiejętności czego potrzebujesz do udanych negocjacji umowy o zamówienie publiczne:

Aktywne słuchanie

Bądź aktywnym słuchaczem, aby zauważyć, co mówi druga strona przy stole negocjacyjnym. Pomaga to zidentyfikować kwestie, które chciałbyś poruszyć lub wyjaśnić. Ponadto słuchanie pozwala określić punkty w Twojej umowie, które musisz wzmocnić, aby przedstawić ważne kontrpropozycje. Stąd też negocjacje mają większe szanse na powodzenie.

Cierpliwość

Cierpliwość jest kluczem do zabezpieczenia dobrej oferty podczas negocjacji zamówień. Proces obejmuje kilka ofert i kontrpropozycji. Dlatego może być dla Ciebie korzystne, jeśli poczekasz, aż dostawca przedstawi Ci najbardziej odpowiednią ofertę.

Niektórzy sprzedawcy spieszą się z negocjacjami i chcą zamknąć transakcję, gdy tylko złożą pierwszą ofertę, argumentując, że jest najlepsza. Nie powinieneś ulegać tej presji, ale targować się o jak najniższą cenę. Albo, jeśli cena pozostaje stała, negocjuj dodatkowe korzyści, takie jak bezpłatna dostawa. Po usatysfakcjonowaniu się warunkami możesz podpisać umowę.

Umiejętność rozwiązywania problemów

Powinieneś myśleć kreatywnie i dostarczać wykonalne rozwiązania wszelkich problemów negocjacyjnych. Takie problemy obejmują brak porozumienia w pewnych aspektach, których obie strony nie mają ze sobą wspólnego.

Prawdziwy przyjaciel

Gdy zbliżasz się do sfinalizowania negocjacji, bądź świadomy chęci utrzymania relacji długoterminowej. Podtrzymuj relację, dodając wartość do relacji zawodowej. Na przykład, udzielaj dostawcom strategicznych porad, aby pomóc im zwiększyć wydajność i obniżyć koszty. W ten sposób są większe szanse na zamknięcie dobrej transakcji.

Nie pozwól, aby sprzedawca kierował się twoimi emocjami

Najważniejsza wskazówka, jak przetrwać przy stole negocjacyjnym, to unikanie manipulacji ze strony drugiej strony. Sprzedawcy często próbują manipulować tobą, wtrącając się w twoje emocje, aby zyskać przewagę w negocjacjach. Utrzymuj proces czysto profesjonalny, ale możesz sprawić, że będzie zabawny i nadal zabezpieczyć dobrą ofertę.

Podsumowanie

Nie musisz mieć doświadczenia w zaopatrzeniu, aby być doskonałym w negocjacjach. Te wskazówki pomogą Ci przejść do kolejnej dyskusji zakupowej jak ekspert. Opanuj siedem etapów negocjacji w zaopatrzeniu, aby zaoszczędzić czas i pieniądze. Podsumowując, ten przewodnik pozwala Ci stać się bardziej empatycznym negocjatorem, gdy sourcing na Chovm.com.