Zrozumienie systemu inwentaryzacji okresowej

Okresowy system inwentaryzacji to metoda śledzenia inwentaryzacji, w której aktualizacje zapisów inwentaryzacyjnych i kosztu sprzedanych towarów (COGS) występują tylko na koniec okresu księgowego. To podejście różni się od ciągłego systemu inwentaryzacji, który aktualizuje poziomy inwentaryzacji i koszty w czasie rzeczywistym. Podczas gdy okresowy system jest prostszy i bardziej opłacalny, wymaga fizycznego spisu inwentaryzacyjnego w celu zapewnienia dokładności.

Jak działa system okresowej inwentaryzacji

W ramach okresowego systemu inwentaryzacji przedsiębiorstwa nie śledzą w sposób ciągły zmian w inwentarzu. Zamiast tego polegają na fizycznych inwentaryzacjach przeprowadzanych w określonych odstępach czasu, zazwyczaj pod koniec okresu księgowego. System oblicza COGS przy użyciu następującego wzoru:

COGS = Początkowy zapas + Zakupy zapasów −Końcowy ekwipunek

Metoda ta wymaga dokładnych danych na temat stanu początkowego zapasów, zakupów zapasów w danym okresie oraz końcowego spisu z natury w celu określenia stanu końcowego zapasów.

Na przykład sprzedawca detaliczny korzystający z systemu okresowego oceniałby poziom zapasów na początku miesiąca (początkowy stan zapasów), dodawał zakupy dokonane w ciągu miesiąca i odejmował stan zapasów zliczony na koniec miesiąca. To podejście określa, ile zapasów zostało sprzedanych w danym okresie.

Korzyści z Systemu Okresowej Inwentaryzacji

• Opłacalne
  System okresowy jest opłacalny, szczególnie dla mniejszych firm lub organizacji o niskich wolumenach transakcji. Nie wymaga zaawansowanej technologii, takiej jak skanery kodów kreskowych lub systemy punktów sprzedaży (POS), co zmniejsza koszty wdrożenia.
• Prostota
  Firmy z prostymi operacjami inwentaryzacyjnymi uważają, że okresowy system inwentaryzacji jest łatwiejszy w zarządzaniu. Nie wymaga on ciągłych aktualizacji konta inwentaryzacyjnego, co upraszcza prowadzenie ewidencji.
• Elastyczność dla małych firm
  Mniejsze przedsiębiorstwa często dysponują ograniczonymi zasobami, dlatego mogą skorzystać z niższych kosztów i prostoty operacyjnej systemu okresowego.
• Nadaje się do określonych branż
  System ten doskonale sprawdza się w branżach, w których rotacja zapasów jest niska lub w których towary nie są często sprzedawane, np. w galeriach sztuki i antykwariatach.

Wyzwania systemu inwentaryzacji okresowej

Mimo że system okresowej inwentaryzacji ma swoje zalety, ma również ograniczenia, które sprawiają, że jest mniej odpowiedni dla przedsiębiorstw o ​​dużej aktywności magazynowej.

• Problemy z dokładnością
  Ponieważ system opiera się na fizycznych liczbach inwentarza, rozbieżności mogą wystąpić z powodu kradzieży, utraty lub błędu ludzkiego. Te nieścisłości mogą zniekształcać sprawozdania finansowe i zapisy inwentaryzacyjne.
• Czasochłonne obliczenia fizyczne
  Przeprowadzenie spisu z natury może być czasochłonne i pracochłonne, szczególnie w przypadku przedsiębiorstw dysponujących dużymi zapasami.
• Opóźnione spostrzeżenia
  System nie dostarcza danych w czasie rzeczywistym o poziomie zapasów, co utrudnia właścicielom firm szybkie reagowanie na zmiany popytu lub zakłócenia w łańcuchu dostaw.
• Zależność od okresów rozliczeniowych
  System okresowy w dużym stopniu zależy od końca okresu księgowego w celu dokładnej wyceny zapasów i obliczenia COGS. Ogranicza to jego przydatność w dynamicznym zarządzaniu zapasami.

Porównanie systemów inwentaryzacji okresowej i ciągłej

Okresowy system inwentaryzacji znacząco różni się od systemu ciągłego pod kilkoma względami:

• Okresowy system inwentaryzacji
  • Aktualizuje zapisy inwentaryzacyjne tylko na koniec okresu księgowego.
  • Wymaga przeprowadzenia inwentaryzacji fizycznej w celu określenia poziomu zapasów.
  • Nadaje się do przedsiębiorstw o ​​prostych potrzebach związanych z inwentaryzacją lub o mniejszej skali działalności.
• Nieustanny system inwentaryzacji
  • Aktualizuje zapisy inwentarzowe w czasie rzeczywistym przy każdej transakcji.
  • Wykorzystuje technologie takie jak skanery kodów kreskowych i systemy POS, aby zapewnić dokładność.
  • Idealne rozwiązanie dla przedsiębiorstw o ​​dużej liczbie transakcji lub złożonych potrzebach w zakresie zapasów.

Każdy system ma swoje zalety, a przedsiębiorstwa powinny dokonać wyboru na podstawie swoich konkretnych wymagań, wolumenu transakcji i zasobów.

Rola spisu z natury

Fizyczne inwentaryzacje są kluczowe dla okresowego systemu inwentaryzacji. Firmy ręcznie liczą pozycje inwentaryzacyjne w zaplanowanych odstępach czasu, aby uzgodnić zapisy. Chociaż proces ten jest pracochłonny, zapewnia, że ​​poziomy inwentaryzacji i wyceny są zgodne z rzeczywistym stanem magazynowym.

Aby usprawnić ten proces, niektóre przedsiębiorstwa korzystają z oprogramowania do zarządzania zapasami w celu generowania raportów lub organizowania zapasów przed przeprowadzeniem spisu.

Rachunkowość i System Okresowej Inwentaryzacji

System okresowy upraszcza pewne aspekty księgowości, ale wymaga starannej uwagi podczas sprawozdawczości finansowej. Firmy obliczają COGS na koniec każdego okresu księgowego, co bezpośrednio wpływa na rachunek zysków i strat oraz ogólną rentowność.

Kluczowe kroki w rachunkowości w systemie okresowym:

• Rejestruj zakupy zapasów na oddzielnym koncie zakupów, zamiast aktualizować konto zapasów.
• Pod koniec okresu należy dokonać korekty o zapasy początkowe i końcowe w celu obliczenia COGS.
• Aktualizuj księgę główną i przygotuj sprawozdania finansowe na podstawie danych o zapasach.

Podejście takie wymaga mniejszej liczby zapisów w dzienniku księgowym w danym okresie, ale niesie za sobą konieczność dokładnego uzgodnienia na koniec cyklu księgowego.

Metody wyceny zapasów w układzie okresowym

Przedsiębiorstwa korzystające z systemu okresowej inwentaryzacji mogą wybierać spośród różnych metod wyceny zapasów, w tym:

• FIFO (pierwsze weszło, pierwsze wyszło)
  Metoda FIFO zakłada, że ​​towary zakupione jako pierwsze są sprzedawane jako pierwsze, co jest zgodne z rzeczywistym przepływem zapasów w wielu branżach.
• LIFO (ostatnie weszło, pierwsze wyszło)
  Metoda LIFO zakłada, że ​​najnowsze zakupy zapasów są sprzedawane jako pierwsze, co może lepiej odzwierciedlać bieżące ceny rynkowe, ale jest rzadziej stosowana poza USA
• Średnia ważona
  Metoda ta pozwala obliczyć średni koszt pozycji magazynowych, wygładzając wahania cen i zapewniając zrównoważone podejście do wyceny zapasów.

Wybór właściwej metody wyceny zapasów ma wpływ na sprawozdania finansowe oraz zobowiązania podatkowe, dlatego przedsiębiorstwa powinny przy podejmowaniu decyzji uwzględnić swoje cele operacyjne i finansowe.

Dlaczego niektóre firmy wybierają system okresowej inwentaryzacji

Okresowy system inwentaryzacji pozostaje popularnym wyborem dla małych firm i branż o minimalnej złożoności inwentaryzacji. Jego prostota i opłacalność sprawiają, że jest on dostępny dla firm, które mogą nie wymagać precyzji systemu permanentnego.

Główne powody, dla których warto wybrać system okresowy:

• Niska liczba transakcji:Idealny dla przedsiębiorstw, w których sprzedaż lub rotacja zapasów są rzadkie.
• Ograniczenia budżetowe :Odpowiednie dla organizacji, które nie mogą sobie pozwolić na inwestycję w zaawansowane systemy zarządzania zapasami.
• Ograniczone zasoby:Łatwiejsze do wdrożenia i zarządzania bez specjalistycznego szkolenia lub technologii.

Przejście z systemów okresowych na systemy perpetualne

W miarę rozwoju firmy mogą one wyrosnąć z ograniczeń okresowego systemu inwentaryzacji. Przejście na ciągły system inwentaryzacji umożliwia aktualizacje w czasie rzeczywistym, zwiększoną dokładność i ulepszone zarządzanie zapasami.

Etapy przejścia:

1. Zainwestuj w systemy POS, skanery kodów kreskowych lub oprogramowanie księgowe obsługujące aktualizacje stanu magazynowego w czasie rzeczywistym.
2. Przeszkolenie personelu w zakresie efektywnej obsługi nowego systemu.
3. Przeprowadź kompleksowy audyt inwentaryzacji w celu ustalenia dokładnych danych początkowych.

Choć transformacja wymaga inwestycji i wysiłku, długoterminowe korzyści często przewyższają początkowe wyzwania.

Podsumowanie

Okresowy system inwentaryzacji to prosta i opłacalna metoda śledzenia zapasów, szczególnie odpowiednia dla małych firm lub tych z minimalną rotacją zapasów. Opierając się na fizycznych liczbach zapasów i okresowych aktualizacjach, upraszcza zarządzanie zapasami, jednocześnie spełniając podstawowe potrzeby księgowe.

Jednak firmy muszą wziąć pod uwagę jego ograniczenia, w tym brak danych w czasie rzeczywistym i potencjalne niedokładności, decydując, czy pasuje do ich modelu operacyjnego. Dla tych, którzy mają bardziej dynamiczne potrzeby w zakresie zapasów, system ciągłego zapasu oferuje nowoczesną alternatywę. Ostatecznie wybór między systemami zależy od czynników, takich jak wolumen transakcji, dostępność zasobów i długoterminowe cele biznesowe.

Źródło z Logistyka DCL

Zastrzeżenie: Informacje podane powyżej są dostarczane przez dclcorp.com niezależnie od Chovm.com. Chovm.com nie składa żadnych oświadczeń ani gwarancji co do jakości i niezawodności sprzedawcy i produktów. Chovm.com wyraźnie zrzeka się wszelkiej odpowiedzialności za naruszenia dotyczące praw autorskich do treści.