Czym jest bilans próbny: kompleksowy przewodnik

Nikt nie zakłada firmy, ponieważ kocha księgowość (chyba że jest księgowym). Jednak utrzymanie porządku w liczbach jest niepodlegające negocjacjom. Jednym ze sposobów zapewnienia tego jest użycie bilansu próbnego. I chociaż bilans próbny nie jest niezawodnym sposobem na zagwarantowanie, że system księgowy firmy jest wolny od błędów, może pomóc wykryć drobne błędy i naprawić większe w księdze głównej. Krótko mówiąc, jeśli coś jest nie tak, bilans próbny jest szansą na wyłapanie tego, zanim stanie się to prawdziwym problemem.

W tym artykule wyjaśnimy, czym są bilanse próbne, dlaczego są ważne i jak przeprowadzić je w najłatwiejszy możliwy sposób.

Spis treści
Czym jest bilans próbny?
Co obejmuje bilans próbny?
    Przykład bilansu próbnego
Czym jest skorygowany bilans próbny?
Kluczowe kroki w przeprowadzaniu bilansu próbnego
    1. Najpierw uzgodnij swoje liczby
    2. Nie mieszaj pieniędzy osobistych i firmowych
    3. Używaj oprogramowania księgowego
    4. Poszukaj ukrytych błędów
    5. Przeprowadź audyty wewnętrzne
Kiedy przedsiębiorstwa powinny korzystać z bilansu próbnego?
Końcowe przemyślenia

Co to jest bilans próbny?

Mówiąc prościej, bilans próbny to raport, który wymienia wszystkie konta należące do firmy i ich saldo. Celem jest zapewnienie, że łączna kwota debetowa odpowiada łącznej kwocie kredytowej. W rachunkowości podwójnego zapisu księgowi rejestrują każdą transakcję dwa razy – raz jako debet na jednym koncie i raz jako kredyt na innym.

Bilans próbny to sposób sprawdzenia, czy system działa prawidłowo. Podczas gdy księgi główne rejestrują transakcje kredytowe i debetowe oddzielnie, bilans próbny dodaje je zgodnie z każdym kontem, obliczając sumę. (W księdze bezbłędnej suma debetów i kredytów powinna być taka sama jak bilans próbny.)

Chociaż obecnie nie jest konieczne przeprowadzanie bilansów próbnych w celu sprawdzenia sald kredytowych i debetowych, nadal są one przydatne dla księgowych, którzy chcą sprawdzić swoją pracę, a także dla audytorów, którzy chcą lepiej zrozumieć konta, które będą audytować.

I chociaż w 2025 r. sprawdzanie sald debetowych i kredytowych będzie w większości zautomatyzowane, bilans próbny nadal może pomóc przedsiębiorstwom:

• Wykrywaj błędy zanim przerodzą się w większe problemy
• Dbaj o dokładność sprawozdań finansowych (bo złe dane = złe decyzje)
• Upewnij się, że nie przepłacasz podatków i nie tracisz dochodów
• Unikaj niespodzianek, gdy księgowy przegląda Twoje księgi

Pamiętaj, że jeśli bilans próbny się nie zgadza, coś jest nie tak. Lepiej naprawić to teraz, niż później mieć problem z bałaganem.

Co obejmuje bilans próbny?

Bilans próbny powinien przedstawiać wszystkie konta z księgi głównej w dwóch kolumnach: jedna dla pieniędzy wychodzących, a druga dla pieniędzy przychodzących. Zazwyczaj zawiera on sześć następujących części:

• Nazwy kont (wszystkie konta w księdze głównej, tj. gotówka, czynsz, sprzedaż itd.)
• Salda debetowe (kwoty rejestrowane w aktywach i wydatkach)
• Saldo kredytowe (suma zobowiązań, przychodów i kapitału własnego)
• Numery kont
• Daty okresu księgowego
• Całkowita suma debetów i kredytów

Przykład bilansu próbnego

Załóżmy, że Jake jest właścicielem małej kawiarni. Pod koniec miesiąca chce sprawdzić, czy wszystko w jego księgach wygląda dobrze. Jego bilans próbny może wyglądać tak:

Wszystko się bilansuje – dobrze! Ale powiedzmy, że zapomniał zalogować wydatek 500 USD na składniki. To by zaburzyło jego sumy, a tutaj bilans próbny by to wychwycił.

Czym jest skorygowany bilans próbny?

Regularny bilans próbny jest świetny do wyłapywania oczywistych błędów. Ale co z pozycjami, których księgowi nie odnotowali w księdze głównej lub których brakuje – jak wydatki, które miały miejsce, ale nie zostały zapłacone? To właśnie tam firmy mogą użyć skorygowanego bilansu próbnego.

Na przykład, jeśli Jake, właściciel kawiarni, kupił artykuły piśmiennicze za 800 USD na osobistą kartę kredytową, będzie miał 800 USD nierozliczone. Jednak skorygowany bilans próbny naprawi to, dodając wydatek do sekcji debetowej.

Ponadto skorygowane bilanse próbne doprowadzą do dokładniejszych raportów finansowych, ponieważ obejmują wydatki nieuwzględnione w oryginalnych zapisach. Na przykład firmy mogą dodać przedpłacone wydatki lub przyszłe koszty, które oficjalnie nie wystąpiły, ale nadal muszą zostać uwzględnione.

Uwaga: Choć zmiany te nie naprawią błędów w pierwotnym bilansie, zagwarantują, że właściciele przedsiębiorstw będą prawidłowo rejestrować aktywa i zobowiązania, co poprawi ich sytuację finansową.

Kluczowe kroki w przeprowadzaniu bilansu próbnego

1. Najpierw uzgodnij swoje liczby

Wielu z nas natknęło się na wyciąg bankowy, który nie zgadzał się z tym, co naszym zdaniem było na naszym koncie – to samo często zdarza się w biznesie. Jeśli tak się stanie, najlepszym sposobem na uniknięcie pominięcia wydatków jest porównanie ksiąg z rzeczywistymi transakcjami bankowymi.

2. Nie mieszaj pieniędzy osobistych i firmowych

Jedną z ważnych zasad biznesowych jest niemieszanie pieniędzy osobistych i służbowych. Na przykład właściciel, który przeciąga kartę, aby kupić artykuły spożywcze, prawdopodobnie będzie miał trudności z utrzymaniem czystego salda próbnego. Z tego powodu lepiej jest trzymać oba fundusze na oddzielnych kontach.

3. Używaj oprogramowania księgowego

Nie masz wystarczających środków, aby zatrudnić księgowego? To nie znaczy, że powinieneś śledzić wszystkie transakcje ręcznie. To długi i żmudny proces. Zamiast tego użyj oprogramowania księgowego (takiego jak QuickBooks, Xero lub Wave), aby zautomatyzować proces.

4. Poszukaj ukrytych błędów

Księgowość pozostawia wiele miejsca na błędy, a nawet najlepsze firmy napotykają błędy. Z tego powodu zawsze warto wszystko sprawdzić. Oto kilka drobnych błędów, na które należy zwrócić uwagę:

• Przestawione liczby (wpisanie 3,200 zamiast 2,300)
• Zapominanie o wprowadzaniu małych transakcji
• Przypadkowe zduplikowanie wpisu

Nawet drobny błąd może zachwiać całym bilansem próbnym. Sprawdź, sprawdź jeszcze raz, a potem sprawdź jeszcze raz.

5. Przeprowadź audyty wewnętrzne

Raz na kilka miesięcy przejrzyj dokumentację firmy świeżym okiem. Możesz być zaskoczony tym, co znajdziesz.

Kiedy przedsiębiorstwa powinny korzystać z bilansu próbnego?

Bilans próbny jest przydatny zawsze wtedy, gdy właściciel firmy chce upewnić się, że jego księgi rachunkowe są prowadzone prawidłowo, a także w pewnych szczególnych sytuacjach:

• Koniec miesiąca lub kwartału (napraw błędy zanim się nagromadzą)
• Przed przygotowaniem sprawozdań finansowych (upewnij się, że firma pracuje na czystych danych)
• Przed złożeniem zeznania podatkowego (zapobiegnij kłopotom z IRS, wyłapując błędy na wczesnym etapie)
• Podczas ubiegania się o pożyczki lub zabiegania o inwestorów (nieuporządkowane księgi = sygnały ostrzegawcze)
• Przed audytem (jeśli liczby są błędne, audytorzy je znajdą, więc najpierw je popraw)

Końcowe przemyślenia

Wielu właścicieli firm nie zwraca zbytniej uwagi na bilans próbny. W końcu wszystko jest teraz automatyczne, więc ręczne prowadzenie bilansu próbnego to po prostu dodatkowa praca, prawda? Cóż, bilanse próbne mogą być nadal niezwykle przydatne do przeprowadzania wewnętrznych kontroli, szczególnie przed dostarczeniem oficjalnych sprawozdań finansowych lub wykryciem błędów.

Właściciele firm mogą również korzystać z bilansów próbnych, aby sprawdzić swoją sytuację finansową i upewnić się, że ich systemy księgowe działają prawidłowo. Nikt nie lubi naprawiać błędów księgowych kilka miesięcy później, więc najlepiej jest wyłapać je wcześnie. Jeśli właściciele poważnie myślą o prowadzeniu finansowo zdrowego biznesu, sporządzenie bilansu próbnego może mieć duże znaczenie.