Dlaczego rachunkowość memoriałowa jest ważna dla przedsiębiorstw?

Czy kiedykolwiek wysłałeś fakturę i czekałeś tygodniami na zapłatę? Albo zapłaciłeś za coś dzisiaj, czego nie dostaniesz do przyszłego miesiąca? Jeśli tak, to już doświadczyłeś księgowości memoriałowej w działaniu — nawet jeśli nie zdawałeś sobie z tego sprawy.

Rachunkowość memoriałowa to system, który śledzi pieniądze, gdy są zarabiane lub należne — a nie gdy się przemieszczają. Większość firm, zwłaszcza większych, prowadzi w ten sposób swoje księgi, ponieważ daje to bardziej realistyczny obraz finansowy niż samo śledzenie przepływu środków pieniężnych.

Ale dlaczego to ma znaczenie? Jeśli prowadzisz firmę (lub planujesz ją prowadzić), musisz wiedzieć, czy naprawdę zarabiasz pieniądze, czy po prostu przeżywasz niedopasowanie czasowe. Więc rozłóżmy to na czynniki pierwsze, bez suchego podręcznikowego podejścia.

Spis treści
Czym jest rachunkowość memoriałowa?
Rodzaje naliczeń
    1. Przychody naliczone
    2. Należne wydatki
Dlaczego rachunkowość memoriałowa zmienia zasady gry
    1. Wgląd finansowy
    2. Zarządzanie umowami długoterminowymi
    3. Śledzenie transakcji kredytowych
    4. Inwestorzy i pożyczkodawcy wolą to
Wyzwania rachunkowości memoriałowej
    1. To więcej pracy
    2. Dodatkowe szkolenie personelu
    3. Kosztować
Inne rodzaje metod księgowych
    1. Rachunkowość kasowa
    2. Rachunkowość hybrydowa
Rachunkowość memoriałowa kontra rachunkowość kasowa
Dolna linia

Czym jest rachunkowość memoriałowa?

Rachunkowość memoriałowa rejestruje dochód, gdy przedsiębiorstwa dokonują sprzedaży lub świadczą usługi, nawet jeśli płatność jeszcze nie nadeszła. Śledzi również wydatki, gdy występują, a nie tylko gdy są płacone. To podejście pomaga przedsiębiorstwom zrozumieć ich kondycję finansową, dopasowując dochód do kosztów potrzebnych do jego uzyskania w tym samym okresie sprawozdawczym.

Śmieszny fakt: Czy wiesz, że Stany Zjednoczone wymagają, aby każda firma, która zarabia 25 milionów dolarów amerykańskich lub więcej w ciągu trzech lat, stosowała rachunkowość memoriałową? Jednak mniejsze firmy nadal mogą z niej korzystać, jeśli chcą.

Rodzaje naliczeń

W ramach tej metody istnieją dwa główne typy naliczeń, które należy obserwować: naliczone przychody i naliczone wydatki. Są one ważne dla zamknięcia ksiąg rachunkowych na koniec okresu w rachunkowości narastającej. Oto bliższe spojrzenie na każdy z nich:

1. Przychody naliczone

Naliczone przychody to zyski, które firma osiągnęła, ale jeszcze za które nie otrzymała zapłaty. Dzieje się tak, gdy firma dostarcza towary lub usługi na kredyt. Innym przykładem są naliczone wydatki kapitałowe — gdy firma otrzymuje sprzęt lub nieruchomość, ale jeszcze za nią nie zapłaciła.

Dobrym przykładem naliczonych przychodów jest zużycie energii elektrycznej. Firma energetyczna dostarcza energię elektryczną klientom przed wygenerowaniem przychodów. Mimo że ma bieżące wydatki, nie otrzymuje płatności do końca miesiąca.

Jednak firma energetyczna musi nadal rozpoznawać swoje przewidywane przyszłe dochody. Tutaj wkracza rachunkowość memoriałowa — może ona prowadzić dokładniejszy rejestr swojej sytuacji finansowej. Tak więc, gdy płatności w końcu nadejdą, konto gotówkowe firmy wzrośnie, a należności zmniejszą się.

2. Należne wydatki

Z drugiej strony, naliczone wydatki powstają, gdy firma kupuje coś na kredyt i rejestruje to jako pieniądze, które jest winna w swoich dokumentach finansowych. Oznacza to, że firma skorzystała z usługi lub otrzymała towary, ale jeszcze za nie nie zapłaciła. Oto kilka typowych przykładów naliczonych wydatków:

• Naliczanie kosztów odsetkowych: Odsetki, które spółka jest winna, ale jeszcze nie zapłaciła.

• Należności od dostawców: Rachunki od dostawców za towary lub usługi, które firma otrzymała, lecz jeszcze za nie nie zapłaciła.

• Naliczanie wynagrodzeń: Wynagrodzenie pracownika za pracę już wykonaną, ale niezapłaconą w całości.

Wydatki przedpłacone a wydatki naliczone

Wydatki przedpłacone są przeciwieństwem wydatków naliczonych. Zamiast płacić później, firma płaci z góry za towary lub usługi, nawet jeśli nie otrzyma wszystkiego od razu.

Dlaczego rachunkowość memoriałowa jest kluczowa dla przedsiębiorstw

1. Wgląd finansowy

Rachunkowość memoriałowa pomaga firmom zobaczyć ich rzeczywiste koszty i zyski, dopasowując wydatki do przychodów. Dzięki temu budżetowanie, prognozowanie i planowanie są dokładniejsze. Pozwala również firmom sprawdzić swoje wyniki bez wprowadzania w błąd przez różnice w terminach przepływów pieniężnych.

2. Zarządzanie umowami długoterminowymi

Firmy z długoterminowymi kontraktami będą potrzebować rachunkowości memoriałowej. Ta metoda zapewnia, że ​​rejestrują przychody i wydatki zgodnie z kontraktem, ułatwiając dokładne śledzenie postępów finansowych projektu.

3. Śledzenie transakcji kredytowych

Firmy, które kupują lub sprzedają na kredyt (tj. otrzymują lub dostarczają towary i usługi przed zapłatą), mogą również skorzystać z rachunkowości memoriałowej, ponieważ pomaga ona śledzić należne pieniądze i płatności. Ta strategia ułatwia planowanie przepływu środków pieniężnych i zapewnia, że ​​mają wystarczająco dużo funduszy, aby utrzymać płynność operacji.

4. Inwestorzy i pożyczkodawcy wolą to

Inwestorzy, pożyczkodawcy i inni interesariusze potrzebują dokładnych raportów finansowych, aby podejmować mądre decyzje. Na szczęście rachunkowość memoriałowa daje im jaśniejszy obraz kondycji finansowej firmy i tego, jak dobrze właściciele nią zarządzają.

Wyzwania rachunkowości memoriałowej

Nie wszystko jest takie piękne i śledzenie zysków. Rachunkowość memoriałowa ma swoje wady — oto niektóre z nich:

1. To więcej pracy

Rachunkowość memoriałowa może być bardziej złożona, ponieważ firmy muszą śledzić, co inni im są winni (należności) i ile pieniędzy są winni (zobowiązania). Z tego powodu będą potrzebować niezawodnych systemów i jasnych zasad, aby prowadzić dokładne zapisy, zapewniając, że dochody i wydatki są zgodne.

2. Dodatkowe szkolenie personelu

Rachunkowość narastająca potrzebuje doświadczonych księgowych, jeśli firmy chcą, aby ich zapisy były dokładne. Z tego powodu mogą potrzebować pokryć dodatkowe szkolenia i wyższe koszty zatrudnienia, aby upewnić się, że personel robi wszystko poprawnie.

3. Kosztować

Rachunkowość memoriałowa nie jest tanią metodą. Może być droższa niż rachunkowość kasowa, ponieważ wymaga zaawansowanego oprogramowania i może wiązać się z wyższymi kosztami audytów i zgodności. Jednak jej dokładniejszy obraz finansowy rekompensuje te wyższe koszty.

Inne rodzaje metod księgowych

Przedsiębiorstwa zazwyczaj stosują jedną z trzech metod księgowości (memoriałową, kasową lub hybrydową):

1. Rachunkowość kasowa

Rachunkowość kasowa rejestruje transakcje tylko wtedy, gdy pieniądze wpływają lub wypływają. Firmy rejestrują swoje dochody i wydatki tylko wtedy, gdy otrzymują płatności. Ta metoda jest prosta, ale myląca, ponieważ marki mogą wydawać się dochodowe w jednym miesiącu, a tracić pieniądze w następnym.

Metoda ta jest również popularna wśród małych firm i osób prywatnych (np. freelancerów), ponieważ zapewnia przejrzysty i bieżący podgląd dostępnych środków pieniężnych.

2. Rachunkowość hybrydowa

Hybrydowa księgowość łączy obie metody, pozwalając firmom śledzić codzienne transakcje za pomocą księgowości kasowej i większe lub ważniejsze pozycje za pomocą księgowości memoriałowej. To elastyczne podejście pomaga zachować dokładność zapisów finansowych.

Ta metoda jest również świetna dla małych firm, które chcą zachować prostotę codziennych transakcji, jednocześnie śledząc większe finanse, takie jak niezapłacone faktury, rachunki lub zapasy. Jednak marki muszą być wyjątkowo ostrożne z hybrydową księgowością, aby uniknąć łamania przepisów podatkowych i księgowych.

Rachunkowość memoriałowa kontra rachunkowość kasowa

Co jest lepsze? Zależy jak prowadzisz interesy. Porównajmy.

Przykład: Firma cateringowa rezerwuje duże wydarzenie w grudniu, ale nie otrzyma zapłaty aż do stycznia. Zgodnie z rachunkowością memoriałową dochód ten jest rejestrowany w grudniu, co jest zgodne z wykonaną pracą. Zgodnie z rachunkowością kasową nie pojawiłby się aż do stycznia.

Dolna linia

Rachunkowość memoriałowa może szybko stać się konieczna, jeśli poważnie myślisz o rozwoju firmy. Tak, jest bardziej złożona niż rachunkowość kasowa, ale zapewnia prawdziwe spostrzeżenia, pomaga w planowaniu finansowym i zadowala inwestorów, pożyczkodawców i regulatorów.

Chociaż rachunkowość kasowa może sprawdzić się w przypadku małych firm, nie sprawdzi się, jeśli skalują działalność, zarządzają sprzedażą kredytową lub planują długoterminowy wzrost — dlatego rachunkowość memoriałowa jest dla nich najlepszym rozwiązaniem. Myślisz o zmianie? Zacznij od nauki podstaw, zainwestuj w dobre oprogramowanie i skonsultuj się z księgowym, który pomoże Ci w przejściu.