Ekspres do kawy właśnie się zepsuł i musisz wysłać swojego pracownika do najbliższego sklepu po partię gorącej kawy. Problem? Pracownik nie ma gotówki, a jego karta kredytowa jest maksymalnie wykorzystana. W takich sytuacjach przydaje się gotówka.
Petty cash pomaga firmom radzić sobie z małymi wydatkami, które nie wymagają korzystania z funduszy biznesowych. Może zaoszczędzić wiele stresu lub pomóc w zwrocie kosztów pracownikom, gdy wydają swoje fundusze w imieniu firmy. Więc jeśli jesteś gotowy, aby utworzyć fundusz petty cash dla swojej firmy, aby wszystko działało sprawnie, to właśnie tutaj pojawia się ten przewodnik.
Czytaj dalej, aby dowiedzieć się, jak prawidłowo skonfigurować kasę podręczną w pięciu prostych krokach.
Spis treści
Czym jest kasa podręczna?
Jakie są rodzaje drobnych wydatków?
5 kroków, które pomogą firmom założyć kasę podręczną
Jak przedsiębiorstwa mogą usprawnić zarządzanie gotówką w kasie
Dolna linia
Czym jest kasa podręczna?
Petty cash to niewielka kwota pieniędzy, którą firma odkłada na nieprzewidziane wydatki, takie jak zakup kawy na spotkanie lub pokrycie kosztów kolacji dla pracownika pracującego po godzinach. Przydaje się, gdy oferowanie formalnego procesu zwrotu kosztów lub wystawienie czeku byłoby niepraktyczne lub zajęłoby dużo czasu.
Przykład działania drobnych wydatków i korzyści z nich płynących
W drodze do pracy Sarah odbiera telefon od szefa, który prosi ją o zabranie markerów i karteczek samoprzylepnych na ostatnią chwilę burzy mózgów. Mając w portfelu tylko 15 USD i nie mając karty kredytowej, kupuje materiały, mimo że martwi się o pokrycie kosztów.
Na szczęście biuro Sarah ma fundusz drobnych wydatków, a jej szef zwraca jej pieniądze natychmiast. Nie musi czekać tygodniami, aby odzyskać pieniądze. Oto inne rzeczy, do których firmy zazwyczaj wykorzystują drobne wydatki:
- Przekąski do biura
- Kawa leci
- Wskazówki dla kierowców dostawczych
Jakie są rodzaje drobnych wydatków?
1. Ogólna gotówka drobna
Ten typ to mała pula pieniędzy odłożona na nieoczekiwane codzienne wydatki. Przydaje się do pokrycia kosztów materiałów biurowych, opłat pocztowych lub drobnych zwrotów kosztów pracowniczych.
2. Zaliczka na drobne wydatki
Imprest petty cash to konkretna kwota na bieżące potrzeby, np. zwrot kosztów podróży pracownikom. Firmy regularnie uzupełniają te fundusze, aby utrzymać to samo saldo, zapewniając, że pieniądze są zawsze dostępne na te konkretne koszty.
3. Awaryjna gotówka
Te fundusze to zazwyczaj niewielkie oszczędności odkładane na te „na wszelki wypadek” chwile, jak na przykład, gdy niespodziewanie pęknie okno lub drukarka nagle przestanie działać. Są tam, aby pokryć pilne, nieprzewidziane wydatki.
4. Gotówka uznaniowa
Ten fundusz daje menedżerom większą elastyczność finansową. Mogą oni wykorzystać te pieniądze według własnego uznania, aby nagrodzić pracowitego pracownika małym prezentem lub kupić coś małego, co nie było zaplanowane w budżecie.
5 kroków, które pomogą firmom założyć kasę podręczną
Nie wiesz, od czego zacząć, ustawiając fundusze na drobne wydatki? Wykonaj te proste kroki, aby mieć je gotowe w mgnieniu oka. Najpierw jednak firmy muszą zdecydować, gdzie będą przechowywać swoje fundusze awaryjne, np. w skrytce, zamkniętej szufladzie lub na bezpiecznym koncie.
Krok 1: Ustaw limity konta
Następną rzeczą, którą firmy powinny zrobić, jest ustalenie kwoty, jaką będą trzymać w swoim funduszu drobnych wydatków. Podczas gdy większość biur zaczyna od 100–200 USD, firmy mogą dostosować ją do przewidywanych potrzeb. Następnie muszą zastanowić się, jak doładować konto.
Ten punkt nazywamy „punktem uzupełnienia”. Na przykład firma z funduszem gotówkowym w wysokości 100 USD może zdecydować się na jego uzupełnienie, gdy spadnie poniżej 15 USD. W tym momencie rejestruje wydatki i wystawia czek, aby przywrócić fundusz do pierwotnej kwoty.
Krok 2: Wybierz osobę, która będzie zarządzać funduszami
Czy firma ma kierownika biura? Jeśli tak, to zazwyczaj jest on najlepszą osobą do obsługi funduszu drobnych wydatków. Jednak właściciele firm z małym zespołem mogą sami wziąć na siebie tę odpowiedzialność.
Niezależnie od tego, co firmy uważają za najlepszą opcję, muszą upewnić się, że tylko jedna osoba ma dostęp do funduszu na raz. Pomaga to zapobiec nieujawnionym wypłatom lub potencjalnej kradzieży. Po ustaleniu, kto jest odpowiedzialny, firmy mogą dodać fundusze lub zrealizować czek do swojej skrytki na drobne pieniądze.
Krok 3: Utwórz dziennik
Firmy nie mogą śledzić swoich drobnych wydatków bez dziennika. Za każdym razem, gdy pieniądze wychodzą lub wpływają na konto, osoba odpowiedzialna musi to odnotować w utworzonym dzienniku. Dlatego pracownicy muszą mieć pokwitowanie za wszelkie wydane pieniądze z funduszu.
Na przykład, jeśli Sarah kupi babeczki na spotkanie i chce uzyskać zwrot pieniędzy, musi przedstawić paragon. Osoba odpowiedzialna użyje paragonu, aby zarejestrować drobne wydatki w księdze głównej, upewniając się, że wszystko zostanie prawidłowo rozliczone. Oto przykład, jak mógłby wyglądać dziennik:
| Data | Szczegóły | Środki pieniężne w | Wypłata | Bilans |
| 9-2-2024 | Artykuły biurowe | US $ 10 | US $ 90.00 | |
Rejestr drobnych wydatków powinien zawierać następujące kluczowe szczegóły: datę transakcji, krótki opis, dodaną gotówkę, wydaną kwotę i pozostałe saldo. Gdy saldo spadnie do ustalonego poziomu uzupełnienia, firmy mogą wystawić czek, aby przywrócić fundusz do pierwotnej kwoty.
Krok 4: Rejestrowanie i uzgadnianie drobnych wydatków kasowych
Gdy zapas gotówki jest niski, nadszedł czas na przegląd i dodanie większej ilości gotówki, aby ją uzupełnić. Firmy mogą zacząć od porównania swoich paragonów z tym, co jest zapisane w dzienniku gotówki, aby upewnić się, że wszystko się zgadza. Jeśli istnieje jakakolwiek różnica między gotówką fizyczną a zapisami w dzienniku, właściciele firm muszą wyśledzić wszelkie rozbieżności. Gdy wszystko się zgadza, firmy mogą rejestrować wydatki w swojej księdze głównej i uzupełniać fundusze.
Krok 5: Okresowo dokonuj ponownej oceny limitu drobnych wydatków
Czy firma szybko zużywa drobne pieniądze? W takim razie czas zwiększyć kwotę wpłacaną na rachunek drobnych pieniędzy. Nie powinni jednak po prostu zwiększać kwoty bez sprawdzenia, na co ją wydają.
Na przykład, jeśli firma często kupuje kawę do biura, może rozważyć wykorzystanie regularnego budżetu zamiast sięgania do drobnych pieniędzy co tydzień. W ten sposób firmy mogą zachować fundusz drobnych pieniędzy na inne małe, nieoczekiwane wydatki.
Jak przedsiębiorstwa mogą usprawnić zarządzanie gotówką w kasie
Procesy ręczne często napotykają problemy, które prowadzą do słabego budżetowania i zwiększonego ryzyka oszustwa. Jednak oprogramowanie do zarządzania wydatkami może pomóc firmom usprawnić obsługę drobnych wydatków. Mogą pomóc zautomatyzować te zadania, zmniejszając eros i niewłaściwe wykorzystanie poprzez centralizację dokumentacji, przyspieszenie uzgodnień i uproszczenie audytów dzięki ujednoliconym szablonom.
Najlepsza część? Firmy mogą dostosować oprogramowanie do różnych lokalizacji. Niektóre usługi, takie jak Happay, oferują nawet karty przedpłacone, które umożliwiają śledzenie i zarządzanie funduszami w czasie rzeczywistym z platformy w chmurze. To doskonały sposób na zwiększenie wydajności i kontroli nad wydatkami drobnych pieniędzy.
Dolna linia
Do tej pory małe firmy powinny już zdecydować, czy chcą utworzyć fundusz drobnych wydatków i mieć dobry pomysł, jak to zrobić. Ale przedtem muszą mieć jasne wytyczne, aby wszystko działało sprawnie. Pamiętaj, aby utworzyć zasady dotyczące drobnych wydatków, które określają, na co pracownicy mogą przeznaczyć pieniądze, i ustalić limity wydatków.
Następnie mogą uregulować wszystko powyżej limitu z innego konta. Nawet jeśli firma ma tylko jednego pracownika, fundusz drobnych wydatków może być przydatny do efektywnego pokrycia nieoczekiwanych kosztów.
