A máquina de café quebrou, e você precisa mandar seu funcionário até a loja mais próxima para pegar um lote de café quente. O problema? O funcionário não tem dinheiro, e seu cartão de crédito está estourado. É aí que o dinheiro de caixa entra em ação.
O caixa pequeno ajuda as empresas a lidar com pequenas despesas que não exigem o uso de fundos comerciais. Ele pode poupar muito estresse ou ajudar a reembolsar os funcionários quando eles gastam seus fundos em nome da empresa. Então, se você está pronto para criar um fundo de caixa pequeno para sua empresa para manter as coisas funcionando sem problemas, é aí que este guia entra.
Continue lendo para descobrir como configurar seu caixa pequeno corretamente em cinco etapas simples.
Conteúdo
O que é caixa pequeno?
Quais são os tipos de caixa menor?
5 passos para ajudar as empresas a criar fundos de caixa
Como as empresas podem melhorar a gestão do caixa pequeno
Ponto final
O que é caixa pequeno?
Caixa pequeno é a pequena quantia de dinheiro que uma empresa reserva para despesas inesperadas, como pegar um café para uma reunião ou cobrir o jantar de um funcionário que está trabalhando até tarde. É útil quando oferecer um processo formal de reembolso ou escrever um cheque seria impraticável ou levaria muito tempo.
Um exemplo de como funciona o caixa pequeno e seus benefícios
A caminho do trabalho, Sarah recebe uma ligação do chefe pedindo para ela pegar alguns marcadores e post-its para uma sessão de brainstorming de última hora. Com apenas US$ 15 na carteira e sem cartão de crédito, ela compra os suprimentos, apesar de se preocupar em cobrir o custo.
Felizmente, o escritório de Sarah tem um fundo de caixa menor, e seu chefe a reembolsa imediatamente. Ela não precisa esperar semanas para receber seu dinheiro de volta. Aqui estão outras coisas para as quais as empresas geralmente usam o caixa menor:
- Lanches para o escritório
- corridas de café
- Dicas para motoristas de entrega
Quais são os tipos de caixa menor?
1. Caixa geral
Este tipo é um pequeno fundo de dinheiro separado para despesas inesperadas do dia a dia. É útil para cobrir materiais de escritório, postagem ou pequenos reembolsos de funcionários.
2. Dinheiro adiantado
O dinheiro de emergência é uma quantia específica para necessidades contínuas, como reembolsar funcionários por despesas de viagem. As empresas regularmente complementam esses fundos para manter o mesmo saldo, garantindo que o dinheiro esteja sempre disponível para esses custos específicos.
3. Caixa de emergência
Esses fundos geralmente são pequenos estoques de dinheiro reservados para aqueles momentos "por precaução", como quando uma janela quebra inesperadamente ou a impressora para de funcionar de repente. Eles estão lá para cobrir despesas urgentes e imprevistas.
4. Caixa de pequeno valor discricionário
Este fundo dá aos gerentes mais flexibilidade financeira. Eles podem usar esse dinheiro a seu critério para recompensar um funcionário esforçado com um pequeno mimo ou pegar algo pequeno que não estava planejado no orçamento.
5 passos para ajudar as empresas a criar fundos de caixa
Não sabe por onde começar ao definir fundos de caixa menor? Siga estas etapas simples para tê-los prontos em pouco tempo. Mas, primeiro, as empresas devem decidir onde manterão seus fundos de emergência, como um cofre, gaveta trancada ou conta segura.
Etapa 1: definir limites de conta
A próxima coisa que as empresas devem fazer é definir o valor que manterão em seu fundo de caixa menor. Enquanto a maioria dos escritórios começa em US$ 100 a US$ 200, as empresas podem ajustá-lo com base em suas necessidades previstas. Depois disso, elas devem considerar como recarregar a conta.
Este ponto é o que chamamos de “ponto de reposição”. Por exemplo, uma empresa com um fundo de caixa menor de US$ 100 pode escolher reabastecê-lo quando ele cair abaixo de US$ 15. Nesse ponto, eles registrarão as despesas e emitirão um cheque para retornar o fundo ao seu valor original.
Etapa 2: Escolha quem administrará os fundos
O negócio tem um gerente de escritório? Se sim, eles geralmente são a melhor pessoa para lidar com o fundo de caixa menor. No entanto, os empresários com uma equipe pequena podem assumir essa responsabilidade eles mesmos.
Não importa o que as empresas pensem ser a melhor opção, elas devem garantir que apenas uma pessoa possa acessar o fundo por vez. Isso ajuda a evitar saques não contabilizados ou possíveis roubos. Depois de decidir quem está no comando, as empresas podem adicionar os fundos ou descontar um cheque em seu cofre de caixa menor.
Etapa 3: Faça um log
As empresas não conseguem controlar suas despesas de caixa pequeno sem um registro. Toda vez que o dinheiro sai ou entra na conta, a pessoa responsável deve registrá-lo no registro criado. É por isso que os funcionários devem ter um recibo para qualquer dinheiro gasto do fundo.
Por exemplo, se Sarah comprar cupcakes para uma reunião e quiser um reembolso, ela deve fornecer um recibo. A pessoa responsável usará o recibo para registrar a despesa de caixa menor no razão geral, garantindo que eles contabilizem tudo corretamente. Aqui está um exemplo de como um registro poderia ser:
| Data | Detalhes | Dinheiro em | sacar | Equilíbrio |
| 9-2-2024 | Material de escritório | US$ 10 | US$ 90.00 | |
O registro de caixa menor deve rastrear os seguintes detalhes principais: a data da transação, uma breve descrição, o dinheiro adicionado, o valor gasto e o saldo restante. Quando o saldo cai para o nível de reposição definido, as empresas podem emitir um cheque para restaurar o fundo ao seu valor original.
Etapa 4: Registre e reconcilie as despesas de caixa menor
Quando o estoque de caixa pequeno está ficando baixo, é hora de revisar e adicionar mais dinheiro para reabastecê-lo. As empresas podem começar comparando seus recibos com o que está registrado no registro de caixa pequeno para garantir que tudo esteja correto. Se houver alguma diferença entre o dinheiro físico e os registros de registro, os proprietários das empresas devem rastrear quaisquer discrepâncias. Quando tudo corresponder, as empresas podem registrar as despesas em seu razão geral e repor os fundos.
Etapa 5: reavalie o limite de caixa menor periodicamente
O negócio está usando o caixa pequeno rapidamente? Então, é hora de aumentar o valor depositado na conta de caixa pequeno. No entanto, eles não devem simplesmente aumentar o valor sem revisar em que estão gastando.
Por exemplo, se a empresa compra café com frequência para o escritório, ela pode considerar usar o orçamento regular em vez de recorrer ao caixa pequeno toda semana. Dessa forma, as empresas podem manter seu fundo de caixa pequeno para outras despesas pequenas e inesperadas.
Como as empresas podem melhorar a gestão do caixa pequeno
Processos manuais frequentemente enfrentam problemas que levam a orçamentos ruins e maiores chances de fraude. No entanto, o software de gerenciamento de despesas pode ajudar as empresas a simplificar o manuseio de caixa menor. Eles podem ajudar a automatizar essas tarefas, reduzindo o eros e o uso indevido ao centralizar a documentação, acelerar as reconciliações e simplificar as auditorias com modelos padronizados.
A melhor parte? As empresas podem personalizar o software para diferentes locais. Alguns serviços, como o Happay, até oferecem cartões pré-pagos, que permitem rastreamento e gerenciamento de fundos em tempo real a partir de uma plataforma baseada em nuvem. É uma excelente maneira de aumentar a eficiência e o controle sobre despesas de caixa menor.
Ponto final
Agora, as pequenas empresas já devem ter decidido se querem criar um fundo de caixa menor e devem ter uma boa ideia de como fazê-lo. Mas antes disso, elas devem ter diretrizes claras para manter as coisas funcionando sem problemas. Lembre-se de criar uma política de caixa menor que especifique para que os funcionários podem usar o dinheiro e defina limites de gastos.
Então, eles podem liquidar qualquer coisa acima do limite de uma conta diferente. Mesmo que o negócio tivesse apenas um funcionário, um fundo de caixa menor poderia ser útil para cobrir custos inesperados de forma eficiente.
