Muitas empresas de comércio eletrônico precisam garantir que suas operações de depósito funcionem de forma eficiente para, em última análise, atender seus clientes de forma econômica. Uma das principais maneiras de fazer isso é garantir que seu atendimento seja feito em um depósito enxuto.
Um sistema de depósito enxuto otimiza o espaço, reduz o desperdício e simplifica os processos para aumentar a eficiência, reduzir os custos e melhorar a velocidade e a precisão no atendimento de pedidos. Um sistema de depósito enxuto comum é chamado de 5S — um método organizacional que visa aumentar a eficiência, a segurança e a limpeza.
Somente com atenção à qualidade e eficiência as marcas de comércio eletrônico de alto crescimento podem se destacar em um mercado competitivo e atender às necessidades de seus clientes.
Quais são as cinco etapas de um sistema de armazém 5S?
Em um sistema de depósito 5S, há cinco etapas distintas a serem seguidas. Elas ajudam a aumentar a eficiência. Aqui estão os princípios 5S:
- Classificar – remova todos os itens desnecessários para otimizar a usabilidade do espaço de trabalho
- Coloque em ordem – organize sistematicamente todas as ferramentas e ativos para fácil acesso, usar dicas visuais é útil se os funcionários do seu depósito não falam a mesma língua
- Brilho – mantenha limpeza e ordem consistentes para maximizar a segurança e a eficiência
- Padronizar – criar práticas uniformes por meio de documentação, treinamento adequado e sessões consistentes de reciclagem da equipe
- Sustentar – criar fluxos de trabalho onde todos os quatro procedimentos acima sejam mantidos regularmente
Para marcas de e-commerce, um sistema 5S simplifica as operações de depósito, reduzindo o tempo de permanência e minimizando erros no atendimento de pedidos. Essa eficiência melhora a velocidade de entrega, reduz custos e aprimora o gerenciamento de estoque. Em um mercado competitivo, um depósito bem organizado oferece suporte a remessas mais rápidas e confiáveis, levando a maior satisfação do cliente e negócios recorrentes.
Benefícios gerais do uso de um sistema 5S
A implementação de um sistema 5S oferece inúmeros benefícios que podem ser descritos em duas categorias: eficiência empresarial e vantagens para os clientes.
Ter um armazém bem organizado e eficiente oferecerá ao seu negócio benefícios como os seguintes:
- Custos gerais reduzidos devido a menos discrepâncias de estoque
- Redução de desperdício devido a menos pedidos imprecisos
- Aumento do tempo administrativo para se concentrar em outros aspectos do negócio, incluindo angariação de fundos, inovação de produtos e marketing
- Funcionários mais felizes devido ao aumento do orgulho no desempenho do trabalho
- Maior produtividade devido aos funcionários poderem localizar rapidamente ferramentas e materiais, minimizando erros e tempo de inatividade
- Maior segurança para os funcionários
- Os problemas são identificados mais facilmente, permitindo um sistema de gestão de armazém mais ágil em geral
- Previsão de estoque mais precisa devido a contagens de estoque mais limpas
Os efeitos posteriores de um armazém eficiente são muitos e naturalmente aumentarão a satisfação geral do cliente das seguintes maneiras:
- Os clientes recebem os produtos mais rapidamente devido aos tempos de atendimento mais rápidos
- Maior taxa de retenção de clientes devido a menos problemas de estoque, como falta de estoque ou alto tempo de permanência
- Menos reclamações de clientes devido a menos problemas de atendimento, como pedidos imprecisos ou etiquetas erradas
- Maior receita retida devido a menos itens devolvidos
- Mais oportunidades de crescimento empresarial, devido a clientes mais satisfeitos
Visualizando o fluxo de trabalho eficiente com um sistema Kanban
Um componente-chave do sistema 5S é criar dicas visuais simples para ajudar a manter o controle de fluxos de trabalho e processos. Muitos armazéns usam um sistema Kanban, ou componentes dele, para criar fluxos de trabalho enxutos.
O sistema Kanban é caracterizado por cartões visuais ou um quadro que mostra os estágios dos itens de trabalho e seus vários estágios de conclusão. O quadro normalmente consiste em três colunas principais: “A Fazer”, “Trabalho em Andamento” e “Concluído”. Com esses visuais, fica bem claro para toda a equipe quantas tarefas há em cada coluna, e isso ajuda a mover os projetos para a conclusão com mais eficiência — o objetivo é garantir que o mínimo possível de tarefas permaneça na fase de trabalho em andamento.
Um modelo de armazém enxuto, como o 5S, pode usar um sistema Kaban visualmente em painéis por todo o armazém, ou dentro de cada estação de verificação ou embalagem. Ajudando todas as áreas de trabalho a serem o mais eficientes possível e garantindo que todos os trabalhadores do armazém entendam seu lugar no processo de atendimento.
Outras dicas visuais, não limitadas ao Kanban, podem ser úteis em um sistema 5S. Isso inclui marcação de piso para especificar áreas de trabalho. O método 5S parece diferente em cada ambiente de trabalho e deve ser adaptado para atender às suas necessidades de armazenagem enxuta para maximizar a melhoria contínua.
Padronizando um Sistema 5S com Certificação ISO 9001
Para implementar um sistema 5S, você deve manter a consistência e sustentar todos os aspectos do sistema. Isso geralmente significa criar padrões e procedimentos de depósito para rastrear a regularidade dos seus sistemas.
Há muitas maneiras de criar padrões, mas uma certificação é popular entre empresas de depósito, de todos os tamanhos, é a Certificação ISO 9001. Este é um conjunto de requisitos reconhecido internacionalmente, que quando seguido, documentado e registrado garante que seu depósito seja certificado com o mais alto padrão de controle de qualidade.
Alguns dos requisitos (não todos) de uma Certificação ISO 9001 incluem:
- Registros de calibração de equipamentos de monitoramento e medição
- Manter registros de todos os treinamentos, habilidades, experiências e qualificações de pessoal
- Registrar a saída, a entrada e o controle de todos os serviços ou produtos fornecidos
- Manter registros sobre a propriedade do cliente
- Manter registros de todos os resultados conformes e não conformes do seu produto ou serviço
- Elaboração e implementação de programas de auditoria e ações corretivas
O controle de qualidade é tão bom quanto o sistema em vigor para mantê-lo ao longo de um período. Se você quer manter um sistema de controle de qualidade muito alto dentro de um sistema de depósito 5S, seguir os requisitos da Certificação ISO 9001 é o padrão ouro a ser seguido.
ponto de partida
Com armazenamento organizado e fluxos de trabalho padronizados, os funcionários podem localizar itens rapidamente, reduzindo erros e atrasos. A eficiência de um sistema de depósito 5S aumenta a satisfação do cliente, suporta crescimento escalável e corta custos, aumentando a competitividade geral.
Implementar um sistema 5S com sucesso requer que toda a equipe trabalhe em conjunto. Embora implementá-lo possa levar um tempo considerável, vale a pena o investimento a longo prazo.
Retirado de DCL Logística
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