O guia definitivo para conduzir uma auditoria completa da cadeia de suprimentos

Não há gestão eficaz da cadeia de abastecimento sem auditorias internas. Podemos pensar nas auditorias como exames de saúde às cadeias de abastecimento, para garantir que funcionam da forma mais harmoniosa e económica possível, desde a aquisição de matérias-primas até à entrega dos produtos ao cliente final.

Ao rever sistematicamente as cadeias de abastecimento, as organizações podem identificar potenciais riscos e ineficiências na aquisição de matérias-primas, processos de produção, relações com fornecedores, gestão de inventário, e satisfação do cliente.

Então, como as empresas podem realizar auditorias internas? Quais aspectos da cadeia de suprimentos eles devem considerar? E como devem documentar as conclusões e as ações corretivas? Continue lendo para aprender como conduzir auditorias da cadeia de suprimentos de maneira inteligente!

Conteúdo
1. Prepare-se para a auditoria
2. Colete os dados
3. Conduza a auditoria
4. Relate as conclusões da auditoria
5. A auditoria da cadeia de abastecimento é um ciclo contínuo

Prepare-se para a auditoria

Assim como não podemos colocar o primeiro tijolo de uma casa sem uma planta arquitetônica, não podemos realizar uma auditoria sem um plano. Antes de agirmos como detetives na busca por riscos e vulnerabilidades na cadeia de suprimentos, precisamos entender claramente o “porque" (Objetivos), "onde”(escopo) e“como”(plano real).

Determine o escopo da auditoria

Sem um âmbito claramente definido, as auditorias à cadeia de abastecimento levarão uma eternidade a realizar (imagine quanto tempo e recursos serão desperdiçados). Há muitos aspectos a considerar ao auditar cadeias de abastecimento, mas as empresas devem concentrar os seus esforços onde for importante.

Por exemplo, se tiver havido um padrão histórico de problemas de qualidade do produto, a auditoria deverá dar prioridade aos processos de fabrico e aos sistemas de controlo de qualidade. As empresas podem até limitar o âmbito da auditoria para incluir linhas de produtos específicas com um histórico de problemas crescentes de qualidade.

Defina os objetivos da auditoria

Uma vez determinado o escopo da auditoria, é importante estabelecer SMART Objetivos. Assim como não faria sentido começar a pintar um retrato sem saber quem ou o que você está pintando, realizar auditorias internas sem objetivos claros é ilógico.

SMART os objetivos devem ser Específico, Mensurável, Realizável, Relevante e Tempo limite. Por exemplo, o objectivo de uma auditoria poderia ser avaliar se os actuais sistemas de controlo de qualidade mantêm uma taxa de defeitos inferior a 5% no prazo de um ano.

Desenvolva um plano de auditoria

Depois de esclarecer os objetivos da auditoria e determinar quais partes da cadeia de abastecimento devem ser revisadas, as empresas devem finalizar esta etapa desenvolvendo um plano de auditoria detalhado (o como).

Pense em um plano de auditoria como um esboço que especifica os membros da equipe (auditores), as metodologias (como conduzirão as avaliações) e os recursos de que necessitarão (como listas de verificação, pesquisas, software de análise de dados, etc.).

Colete os dados

Sem dados, auditar cadeias de abastecimento é como procurar com uma venda uma agulha num palheiro. Os auditores precisam de recolher dados para obter uma imagem clara do estado atual dos processos da cadeia de abastecimento. Os dados também fornecem uma base para comparar as cadeias de abastecimento com as melhores práticas do setor. Abaixo estão alguns exemplos de fontes de dados:

1. Documentos e registros internos:

A documentação interna é a principal fonte de dados para qualquer organização. Esses documentos incluem ordens de compra, contratos de fornecedores, registros de estoque e relatórios de desempenho anteriores. Por exemplo, os auditores podem usar KPIs de logística para avaliar o tempo de ciclo, a taxa de entrega no prazo e o lead time do fornecedor.

2. Entrevistas com pessoal:

Outra fonte primária de dados é conversar com funcionários importantes, como gerentes de armazém, diretores de produção e coordenadores de logística. Por exemplo, os gerentes de armazém podem identificar discrepâncias entre contagens de estoque físico e registros de estoque ou destacar gargalos que retardam o atendimento de pedidos.

3. Pesquisas e questionários:

Outra forma de coletar dados é distribuir pesquisas e formulários de perguntas para funcionários operacionais, fornecedores e clientes. Por exemplo, os auditores podem ter uma ideia da satisfação atual do cliente coletando feedback sobre a disponibilidade do produto, prazos de entrega e taxa de processamento de pedidos devolvidos.

4. Visitas in loco:

Nada é melhor do que ter uma visão em primeira mão das operações para detectar discrepâncias que as auditorias em papel podem não perceber. As inspeções físicas permitem aos auditores avaliar as condições de trabalho e armazenamento, a manutenção das instalações e equipamentos e a execução de protocolos de garantia de qualidade.

5. Benchmarks e padrões da indústria:

Embora os auditores possam avaliar os dados internos coletados em relação aos KPIs pré-estabelecidos, também é importante ter algum tipo de linha de base externa. Sem benchmarks do setor, as empresas não podem ter certeza de que a sua cadeia de fornecimento está funcionando bem.

Por exemplo, se uma auditoria interna revelar que a taxa de retorno do cliente é de 5%, a empresa pode pensar que é positiva de acordo com o seu KPI interno. No entanto, se os concorrentes tiverem uma taxa de retorno de apenas 2%, isso indica claramente que algo está errado.

6. Relatórios de auditoria de terceiros:

As empresas também podem utilizar os relatórios de auditoria realizados por organismos externos para obter uma visão imparcial do estado atual das suas cadeias de abastecimento. Por exemplo, se uma empresa tiver obtido uma certificação do sistema de gestão da qualidade (SGQ), como a ISO 9001, poderá utilizar o relatório de auditoria como ponto de partida para avaliar as actuais ineficiências na sua cadeia de abastecimento, desde a produção até à entrega.

Conduza a auditoria

Depois que as empresas determinarem quais partes de suas cadeias de suprimentos desejam auditar (o escopo definido) e reuniram todas as informações sobre o que esperam alcançar (objetivos estabelecidos) e como as coisas realmente se parecem (dados do estado atual), é hora de usar o chapéu de detetive e começar a auditar.

Podemos resumir o processo de auditoria nas seguintes questões da árvore de decisão:

• Está tudo funcionando de acordo com o que planejamos?
  • Se sim, existem oportunidades para melhorar o desempenho da cadeia de abastecimento?
  • Se não, que ações devemos tomar para corrigir os problemas identificados?

Vejamos alguns exemplos de auditorias que uma empresa pode realizar nas diferentes etapas de sua cadeia de suprimentos:

1. Fornecimento e aquisição:

Um excelente ponto de partida para auditar cadeias de abastecimento é analisar o ciclo de vida completo do processo de procuração. Após desenvolver um fluxograma que detalhe cada etapa do ciclo de compras, os auditores podem avaliar os seguintes aspectos para detectar ineficiências:

• Desempenho do fornecedor: Auditorias de fornecedores ajudam a detectar se fornecedores e subcontratados são a fonte de desperdício, problemas de qualidade e prazos de entrega lentos. Os auditores podem avaliar os fornecedores usando uma matriz de risco que separa os fornecedores de acordo com KPIs, como taxa de entrega no prazo, classificação de pontuação de crédito e taxa de devolução.
• Recebimento e inspeção de mercadorias: As empresas devem verificar se os produtos (especialmente as matérias-primas) são aceites apenas se corresponderem aos padrões de qualidade e quantidade exigidos. Os auditores podem analisar o processo de inspeção, incluindo critérios de aceitação e rejeição, procedimentos de amostragem e metodologias de teste.
• Faturamento e pagamento: É importante confirmar que os pagamentos são feitos apenas para produtos aceitos. Por exemplo, os auditores podem verificar se os recibos de entrega e as faturas são registrados e comparados com os pedidos de compra. Também é uma boa ideia garantir que os pagamentos sejam feitos dentro do prazo (para se beneficiar de descontos por pagamento antecipado e evitar multas por atraso no pagamento).

2. Produção e fabricação

As etapas de produção e fabricação devem estar na lista de verificação de cada auditoria da cadeia de abastecimento. Afinal, não queremos que produtos defeituosos ou de qualidade inferior cheguem às mãos dos clientes. Aqui estão algumas maneiras de auditar essas etapas da cadeia de suprimentos:

• Teste de amostra: A maneira mais intuitiva de auditar a produção e a fabricação é por meio de testes com amostras aleatórias. Geralmente, os auditores coletam amostras aleatoriamente nas linhas de produção em intervalos programados e, em seguida, realizam vários testes para verificar se as amostras atendem aos padrões predefinidos. Esses testes podem incluir verificações de qualidade e segurança, como aparência, peso e toxicidade.
• Procedimentos operacionais padrão (POPs): Ao realizar visitas in loco, os auditores podem observar e verificar se as diversas etapas de produção e fabricação são seguidas exatamente conforme descrito nos POPs. Por exemplo, uma visita não anunciada pode revelar que os funcionários não estão a operar uma máquina de acordo com os passos prescritos no POP. Talvez eles não estejam realizando verificações de segurança pré-operação antes de operar a máquina.

3. Armazenamento e gestão de estoque

Se houver alguma discrepância entre o estoque físico e o estoque registrado no banco de dados de uma empresa, isso poderá levar a rupturas ou excesso de estoque. O estoque afeta o Custo de bens vendidos, por isso devemos realizar auditorias internas regulares para identificar potenciais ineficiências no operações de armazenamento. Aqui estão algumas maneiras de como as empresas podem auditar gestão de inventário:

• Contagem de inventário: Uma maneira simples de auditar o inventário é programar regularmente contagens físicas e depois comparar as contagens com o que está registrado no sistema de gerenciamento de armazém. A contagem física pode ser feita manualmente, onde os operadores contam todos os itens do armazém. No entanto, a contagem manual exige muita mão-de-obra, por isso as empresas podem usar leitura de código de barras ou etiquetas RFID para rastrear cada item que entra, dentro e fora do armazém.
• Métricas de desempenho e rastreamento de KPI: As empresas também podem auditar a eficiência do seu armazenamento monitorando KPIs em relação a níveis e benchmarks pré-estabelecidos (é hora de usar os dados coletados!). Por exemplo, podemos auditar a taxa de precisão do pedido medindo a porcentagem de pedidos enviados sem erros (produto correto, quantidade e para o cliente correto). Também podemos verificar o custo de manutenção do estoque, que inclui armazenamento, seguro e obsolescência.
• Passo a passo do processo de inventário: Olhos no terreno são sempre a melhor ferramenta de auditoria. Os auditores podem acompanhar fisicamente o fluxo dos itens de estoque, desde o recebimento até o envio. Por exemplo, eles podem observar um ciclo de coleta e embalagem para avaliar se o caminho e o tempo percorrido estão otimizados e se os materiais de embalagem são adequados. É também uma ótima oportunidade para verificar se as mercadorias são inspecionadas na chegada e como são registradas no sistema de gerenciamento de armazém.

4. Logística e distribuição

Uma auditoria da cadeia de abastecimento não será abrangente sem avaliar as rotas de transporte e as operações logísticas. Este é o momento de avaliar a eficiência das rotas de distribuição e procurar quaisquer custos de frete sem valor agregado. Aqui estão algumas maneiras práticas de auditar essas partes da cadeia de abastecimento:

• Análise de dados e métricas de desempenho: Os auditores podem analisar dados de GPS e telemática dos veículos, juntamente com cronogramas e registros de entrega, para procurar desvios nos prazos e custos de entrega. Por exemplo, as empresas podem avaliar se a utilização do espaço de carga (a relação entre o espaço de carga utilizado e o espaço total disponível em veículos de transporte) está próxima de 100%.
• Remessas misteriosas: Outra forma de auditar as redes de distribuição é enviar pacotes como um “cliente misterioso” sem avisar o departamento de logística. Os auditores imitam um pedido típico do cliente e registram os horários exatos de envio e chegada. Isto permitirá que as empresas avaliem se os seus tempos de trânsito estão dentro do intervalo esperado.

5. Satisfação do cliente

Ao avaliar o desempenho das cadeias de abastecimento globais, devemos lembrar que o indicador final de sucesso é o nível de satisfação do cliente. Como vimos na fase de “coleta de dados”, o feedback do cliente pode ser uma mina de insights. Vamos explorar algumas formas de auditar a satisfação do cliente nas cadeias de abastecimento:

• Pontuação líquida do promotor (NPS): Ao auditar a satisfação do cliente, os auditores geralmente usam o NPS para medir fidelização de clientes. As empresas usam pesquisas, questionários e grupos focais para perguntar aos clientes qual é a probabilidade de eles recomendarem a empresa a outras pessoas. A pontuação NPS (em uma escala de 0 a 10) categoriza os clientes em promotores, passivos e detratores.
• Análise de reclamação do cliente: Outra forma direta de auditar a satisfação do cliente é analisar a natureza e a frequência das reclamações dos clientes e procurar desvios dos benchmarks ou métricas de referência. Por exemplo, as empresas podem analisar o número de reclamações recebidas sobre o mesmo problema para identificar quaisquer padrões recorrentes. Os auditores também podem medir o tempo médio necessário para resolver uma reclamação para determinar se ela se enquadra em um intervalo aceitável predefinido.

6. Conformidade, riscos e sustentabilidade

As empresas que pretendam realizar uma auditoria abrangente das suas cadeias de abastecimento também podem examinar se as suas operações e processos estão em conformidade com os regulamentos regulamentares e de sustentabilidade. Esta é também uma oportunidade para auditar as empresas resiliência contra riscos potenciais da cadeia de abastecimento, como desastres naturais, instabilidade política e ameaças à segurança cibernética. Aqui estão duas maneiras de auditar a conformidade e a resiliência das cadeias de abastecimento:

• Gestão de recursos ambientais: As empresas devem auditar os seus impactos ambientais, especialmente se quiserem obter ou manter uma certificação de gestão ambiental, como a ISO 14001. Os auditores podem avaliar se a empresa está a utilizar e a adquirir matérias-primas obtidas de fontes sustentáveis. Outra forma de auditar o impacto ambiental é calcular a pegada de carbono total, incluindo emissões diretas e indiretas, de todas as atividades da cadeia de abastecimento.
• Testes de estresse e análise de cenários: Os testes de estresse são uma forma extrema de avaliar a capacidade da cadeia de abastecimento de continuar funcionando sob diferentes condições de risco. As empresas podem simular diferentes riscos (por exemplo, agitação política, choques económicos, ataques cibernéticos) e observar a rapidez e eficácia com que a cadeia de abastecimento pode responder. Por exemplo, uma empresa pode simular um cenário em que um tufão interrompe a produção dos principais fornecedores durante um mês. Em seguida, eles analisariam se poderiam manter as entregas de produtos aos clientes.

Relate as descobertas da auditoria

A etapa pós-auditoria é obviamente o relato das conclusões às principais partes interessadas. Mas identificar onde os problemas são encontrados não é suficiente. Também precisamos de um plano de ação para resolver problemas. Aqui está o que normalmente deve ser incluído no relatório de auditoria:

• Sumário executivo: Um breve resumo do escopo e objetivos da auditoria, do cronograma da auditoria, das metodologias utilizadas e dos problemas mais críticos encontrados.
• Metodologias: O relatório deve descrever como os dados foram coletados e listar quaisquer ferramentas ou métodos utilizados no processo de auditoria. Esta seção é onde os auditores devem explicar como determinaram se uma operação ou processo da cadeia de suprimentos está funcionando bem.
• Descobertas detalhadas: Esta seção deve listar todos os problemas e desvios detectados durante o processo de auditoria. Para facilitar a interpretação do relatório, os problemas identificados devem ser categorizados de acordo com a sua prioridade e/ou níveis de risco em termos de impacto e probabilidade de recorrência.
• Recomendações: São as soluções, e não os problemas, que levam à melhoria. Um relatório de auditoria sem um plano de ação corretiva é como apontar o que está quebrado sem solução. O relatório deve sugerir ações corretivas para cada problema identificado. Mesmo que não haja problemas, o relatório deverá recomendar melhorias (por exemplo, actualização de software para uma melhor gestão de inventário).
• Plano de implementação: Para garantir que as principais partes interessadas implementarão as medidas recomendadas, o relatório deve priorizar a lista de ações corretivas com base no seu impacto e viabilidade. É igualmente importante incluir um cronograma para a implementação das recomendações e definir quem é responsável por cada parte do plano de ação.

A auditoria da cadeia de suprimentos é um ciclo contínuo

Relatar as conclusões não é o fim do processo de auditoria. Não podemos simplesmente medir o desempenho da cadeia de abastecimento, recomendar um plano de ação e seguir em frente. As empresas precisam de realizar auditorias regulares de acompanhamento para verificar se as ações corretivas são implementadas, confirmar se de facto resolveram os problemas e determinar se melhoraram a eficiência da cadeia de abastecimento.

É difícil dizer com que frequência as empresas devem realizar auditorias internas, pois isso depende da complexidade da cadeia de abastecimento, dos resultados de auditorias anteriores e dos requisitos regulamentares. Por exemplo, se auditorias internas anteriores revelaram muitas questões críticas, poderá ser necessário aumentar a frequência das auditorias. No entanto, como regra geral, as pequenas e médias empresas devem realizar auditorias à cadeia de abastecimento pelo menos uma vez por ano.

Ao auditar cadeias de abastecimento globais, é importante compreender o que as torna vulneráveis. Confira a Os cinco principais problemas da cadeia de suprimentos em 2024 e certifique-se de que eles sejam incluídos em sua próxima auditoria interna!