O que é um balanço de verificação: um guia completo

Ninguém abre um negócio porque ama contabilidade (a menos, talvez, que seja contador). Mas manter os números em ordem é inegociável. Uma maneira de garantir isso é usar um balancete de verificação. E embora um balancete de verificação não seja uma maneira infalível de garantir que o sistema contábil de uma empresa esteja livre de erros, ele pode ajudar a detectar pequenas falhas e corrigir as maiores no razão geral. Em suma, se algo estiver errado, um balancete de verificação é sua chance de descobrir antes que se torne um problema real.

Neste artigo, explicaremos o que são balanços de verificação, por que eles são importantes e como preenchê-los da maneira mais fácil possível.

Conteúdo
O que é um balanço de verificação?
O que entra em um balanço de verificação?
    Um exemplo de balanço de verificação
O que é um balanço de verificação ajustado?
Principais etapas para preencher um balanço de verificação
    1. Reconcilie seus números primeiro
    2. Não misture dinheiro pessoal com dinheiro empresarial
    3. Use software de contabilidade
    4. Procure por erros ocultos
    5. Realizar auditorias internas
Quando as empresas devem usar um balanço de verificação?
Considerações finais

O que é um balanço experimental

Em termos simples, um balancete de verificação é um relatório que lista todas as contas de uma empresa e seus saldos. O objetivo é garantir que o total de débitos corresponda ao total de créditos. Na contabilidade de partidas dobradas, os contadores registram cada transação duas vezes – uma vez como débito em uma conta e outra como crédito em outra.

O balancete de verificação é a sua maneira de verificar se o sistema está funcionando corretamente. Enquanto os livros-razão registram as transações de crédito e débito separadamente, um balancete de verificação as soma de acordo com cada conta, calculando o total. (Em um livro-razão sem erros, os totais de débitos e créditos devem ser iguais aos do balancete de verificação.)

Embora os balanços de verificação não sejam necessários para verificar saldos de crédito e débito hoje em dia, eles ainda são úteis para contas que desejam verificar seu trabalho e para auditores que desejam entender melhor as contas que irão auditar.

E mesmo que a verificação de saldos de débito e crédito seja em grande parte automatizada em 2025, um balanço de verificação ainda pode ajudar as empresas a:

• Identifique erros antes que eles se transformem em problemas maiores
• Mantenha as demonstrações financeiras precisas (porque dados ruins = decisões ruins)
• Certifique-se de que você não está pagando impostos a mais ou perdendo renda
• Evite surpresas quando seu contador olhar seus livros

Lembre-se de que, se o balanço de verificação não for condizente, algo está errado. É melhor consertar agora do que lidar com uma bagunça depois.

O que entra em um balanço de verificação?

O balanço experimental deve apresentar todas as contas do razão geral em duas colunas: uma para as saídas e outra para as entradas. Normalmente, ele inclui estas seis partes:

• Nomes de contas (todas as contas no seu razão geral, ou seja, dinheiro, aluguel, vendas, etc.)
• Saldos devedores (os valores registrados em ativos e despesas)
• Saldos credores (os totais de passivos, receitas e patrimônio líquido)
• Números de conta
• As datas do período contábil
• A soma total dos débitos e créditos

Um exemplo de balanço de verificação

Digamos que Jake seja dono de uma pequena cafeteria. No final do mês, ele quer verificar se tudo está certo em seus livros contábeis. Seu balanço de verificação pode ser assim:

Tudo se equilibra – ótimo! Mas digamos que ele se esqueceu de registrar uma despesa de US$ 500 em ingredientes. Isso desequilibraria seus totais, e é aí que o balancete de verificação o detectaria.

O que é um balanço de verificação ajustado?

Um balancete de verificação regular é ótimo para detectar erros óbvios. Mas e quanto aos itens que os contadores não registraram no razão geral ou que estão faltando – como despesas que ocorreram, mas não foram pagas? É aí que as empresas podem usar um balancete de verificação ajustado.

Por exemplo, se Jake, o dono do café, comprou US$ 800 em artigos de papelaria com um cartão de crédito pessoal, ele terá US$ 800 não contabilizados. No entanto, o balancete de verificação ajustado corrigirá o problema adicionando a despesa à seção de débito.

Além disso, balanços de verificação ajustados resultarão em relatórios financeiros mais precisos, pois incluem despesas não incluídas nos registros originais. Por exemplo, as empresas podem adicionar despesas pré-pagas ou custos futuros que não ocorreram oficialmente, mas ainda precisam ser considerados.

Observação: embora esses ajustes não corrijam erros no saldo original, eles garantirão que os proprietários das empresas registrem corretamente os ativos e passivos, melhorando seu quadro financeiro.

Principais etapas para preencher um balanço de verificação

1. Reconcilie seus números primeiro

Muitos de nós já nos deparamos com um extrato bancário que não correspondia ao que pensávamos ter em nossa conta – o mesmo acontece frequentemente nos negócios. Se isso ocorrer, a melhor maneira de evitar despesas perdidas é comparar os livros com as transações bancárias reais.

2. Não misture dinheiro pessoal com dinheiro empresarial

Uma regra empresarial importante é não misturar dinheiro pessoal com dinheiro do trabalho. Por exemplo, um proprietário que usa o cartão para fazer compras provavelmente terá dificuldade em manter o balanço de verificação limpo. Por esse motivo, é melhor manter ambos os fundos em contas separadas.

3. Use software de contabilidade

Não tem dinheiro suficiente para contratar um contador? Isso não significa que você deva controlar todas as transações manualmente. É um processo longo e torturante. Em vez disso, use um software de contabilidade (como QuickBooks, Xero ou Wave) para automatizar o processo.

4. Procure por erros ocultos

A contabilidade deixa muito espaço para erros, e até mesmo as melhores empresas cometem erros. Por isso, é sempre uma boa ideia conferir tudo. Alguns pequenos erros a serem observados incluem:

• Números transpostos (digitando 3,200 em vez de 2,300)
• Esquecer de inserir pequenas transações
• Duplicar uma entrada por acidente

Até mesmo um pequeno erro pode comprometer todo o seu balanço de verificação. Verifique, verifique novamente e verifique novamente.

5. Realizar auditorias internas

A cada poucos meses, revise os registros da empresa com um olhar renovado. Você pode se surpreender com o que vai encontrar.

Quando as empresas devem usar um balanço de verificação?

Um balanço de verificação é útil sempre que um empresário deseja ter certeza de que seus livros contábeis estão corretos, bem como em alguns momentos específicos:

• Fim do mês ou trimestre (corrija os erros antes que eles se acumulem)
• Antes de preparar demonstrações financeiras (certifique-se de que a empresa esteja trabalhando com dados limpos)
• Antes de declarar os impostos (evite dores de cabeça com o IRS detectando erros precocemente)
• Ao solicitar empréstimos ou cortejar investidores (livros desorganizados = sinais de alerta)
• Antes de uma auditoria (se os números estiverem errados, os auditores os encontrarão, então corrija-os primeiro)

Considerações finais

Muitos empresários não prestam muita atenção ao balancete de verificação. Afinal, tudo é automático hoje em dia, então executar um balancete de verificação manual dá trabalho extra, certo? Bem, balancetes de verificação ainda podem ser extremamente úteis para realizar verificações internas, especialmente antes de fornecer demonstrações financeiras oficiais ou rastrear erros.

Empresários também podem usar balancetes de verificação para verificar sua situação financeira e garantir que seus sistemas contábeis estejam funcionando corretamente. Ninguém gosta de corrigir erros contábeis meses depois, então é melhor identificá-los logo. Se os empresários levam a sério a gestão de um negócio financeiramente saudável, fazer um balancete de verificação pode fazer uma grande diferença.