Enfrentando um ano difícil, com crescimento lento e vários outros desafios, os varejistas inteligentes estão adotando a automação para se manterem à frente.
Os analistas prevêem um crescimento lento para o setor retalhista este ano, após os volumes de vendas em 2023 estarem abaixo dos níveis de 2019. Após a ascensão do online durante a pandemia, muitos observam que os consumidores estão a regressar às lojas físicas, acrescentando complexidade aos retalhistas que se esforçam por planear estrategicamente e gerir um equilíbrio rentável entre as suas ofertas de rua e de Internet. Na verdade, o sector está a combater incêndios em muitas frentes este ano, lidando com a escassez de mão-de-obra, a crise do custo de vida e o seu impacto nos preços, aumentando as rendas, a energia e os custos de funcionamento, e aumentando a concorrência de novos canais online.
Com margens de lucro estreitas, há pouco espaço para erros nos processos de pagamento de faturas – pagamentos indevidos e duplicações podem ser a gota d’água para varejistas com falta de dinheiro. Também não é útil agravar o relacionamento com os fornecedores. No atual clima económico, as empresas precisam de valorizar os seus fornecedores e a sua cadeia de abastecimento. No varejo, isso é particularmente verdadeiro, pois uma empresa não pode vender aquilo que não consegue obter.
Nestes tempos precários, é crucial proteger a relação com os fornecedores e garantir uma cadeia de abastecimento resiliente. Implementar os processos mais eficazes para Contas a Pagar (AP) e reconciliação de extratos é, portanto, fundamental.
Os retalhistas com visão de futuro confiam cada vez mais em sistemas digitais que aceleram, simplificam e otimizam muitos dos seus processos de negócio. Etiquetas de preços eletrônicas, estoque automatizado e rastreamento de estoque, equipe munida de tablets para consultar informações sobre produtos e muito mais.
No entanto, processos críticos de back-office, como processos de contas a pagar, são muitas vezes a última coisa a ser investida. A implementação de uma solução de primeira classe para uma função como AP forma uma base sólida, para que outras soluções digitais possam ser adicionadas e alavancado garantindo que os varejistas comprem estilo e substância.
Uma gestão financeira mais eficiente desde o início significa que, mesmo que as margens cresçam cada vez mais, os processos de pagamento eficientes protegem os resultados financeiros, ao mesmo tempo que apoiam relações produtivas e harmoniosas com os fornecedores.
Economizando custos
Um dos principais desafios do retalho em 2024 é encontrar formas de cortar custos sem comprometer a qualidade do produto e a satisfação do cliente. Identificar e implementar soluções digitais pode ajudar a reduzir custos dentro da empresa.
Por exemplo, a implementação de uma solução de faturação eletrónica permite que os fornecedores partilhem faturas digitais que são inseridas automaticamente no seu próprio sistema financeiro, reduzindo significativamente os riscos associados a erros humanos e eliminando os atrasos tradicionais na bandeja para a equipa de AP. Alguns dos melhores também podem fornecer correspondência tripartida opcional e autorização de fluxo de trabalho, juntamente com integração perfeita com o restante do sistema financeiro.
A integração resulta na automatização da transição das faturas diretamente para o ERP, criando um fluxo de informações contínuo em todo o processo de faturamento para complementar o investimento existente no ERP. Esta única fonte de verdade para faturas garante a precisão dos dados para as equipes financeiras internas e para a cadeia de suprimentos, proporcionando um processo transparente de ponta a ponta.
Garantir os processos mais eficazes para reconciliação de extratos significa que as empresas têm um controle muito mais rígido sobre seus gastos, reduzindo significativamente o risco de pagamento excessivo de faturas ou envio de pagamentos duplicados. Isto inclui a consideração precisa das notas de crédito para maior transparência que permite a compreensão em tempo real da situação do dinheiro a qualquer momento.
As soluções para reconciliação automatizada de extratos podem comparar faturas e notas de crédito com linhas de extrato relevantes sem a necessidade de processos manuais demorados, economizando horas e recursos humanos. Eles também podem reduzir o risco de pagamento insuficiente, que pode causar atrito no relacionamento com o fornecedor, bem como prejudicar as oportunidades de descontos por pagamento antecipado.
Protegendo relacionamentos com fornecedores
Se a pandemia nos ensinou alguma coisa é que o impacto das perturbações inesperadas na cadeia de abastecimento pode causar grandes ondas de choque financeiro para uma empresa. Vale a pena cuidar dos principais fornecedores estratégicos que podem literalmente salvar o seu bacon. Quando os fornecedores podem contar com os seus clientes para pagá-los com precisão e dentro do prazo, é mais provável que eles façam as paradas quando surgirem problemas inesperados, como uma escassez repentina ou interrupção da cadeia de fornecimento de um produto importante.
Tendo construído relações produtivas com fornecedores estratégicos, é importante protegê-los, lembrando que as PME podem fechar as portas muito rapidamente se o fluxo de caixa for demasiado lento e difícil. Se isto acontecer, um negócio de retalho terá de dinamizar, desencadeando processos como a procura de fornecedores substitutos, avaliação da qualidade do produto, construção de novas relações com fornecedores, negociação de custos e contratos, e muito mais.
O uso de um sistema automatizado e preciso de reconciliação de extratos demonstra transparência para os fornecedores – ainda mais quando faz parte de um sistema de AP digital geral, tornando a comunicação em torno de consultas muito mais fácil. Isso é importante para os fornecedores existentes e, claro, também torna mais fácil construir relacionamentos com novos fornecedores. Seu histórico de crédito e reputação contam.
A integração de sistemas com fornecedores é uma das maiores barreiras para os varejistas que buscam implementar novas tecnologias. No entanto, soluções como o AP Automation Invoicing da Open ECX não exigem que a base de fornecedores altere a forma como transmitem faturas e notas de crédito.
Soluções como esta podem suportar muitos formatos de dados, incluindo .pdf, .csv, XML e EDI, e regras de negócios podem ser definidas para enriquecer os dados de entrada e adicionar informações com base nos requisitos do sistema ERP ou para oferecer suporte à correspondência em nível de linha.
O Código de Pagamento Rápido (PPC) do Reino Unido cobre o cumprimento das condições de pagamento do fornecedor e outras questões de pagamento. Pode ser voluntário, mas é cada vez mais importante para garantir relacionamentos estáveis, confiáveis e consistentes com os fornecedores, e os clientes que puderem demonstrar processos de pagamento responsáveis em conformidade se beneficiarão de uma base aprimorada de fornecedores.
Melhores resultados de negócios
Os dados são um componente essencial para atingir as metas de negócios, fornecendo aos usuários informações precisas e em tempo real para tomar decisões mais eficazes. Deve ser 100% preciso. A reconciliação precisa e oportuna de extratos produz dados financeiros precisos, que podem ser usados com maior confiança para planejamento, previsão e orçamento.
Informações desatualizadas que estão comprometidas com erros tornam isso quase impossível – todas as decisões seriam baseadas em areias movediças e não confiáveis, e o sucesso de decisões importantes, como reinvestir em tijolos e argamassa ou desenvolver canais online alternativos, depende de dados precisos.
Os processos automatizados eliminam o risco de digitação e outros erros humanos, pois os dados são inseridos uma vez, usando um processo automatizado. Embora alguns softwares removam o componente humano usando OCR (reconhecimento óptico de caracteres), apoiado por IA para reduzir erros, as melhores soluções automatizadas de AP são 100% precisas desde o início.
A implementação de uma reconciliação eficaz de contas a pagar e faturas reduz processos de correção demorados, nos quais as equipes financeiras passam horas revisando, comparando e combinando faturas manualmente para identificar erros ou duplicações. Não é inédito que as organizações empreguem equipas de 10 ou mais profissionais exclusivamente focadas na reconciliação de declarações, uma implementação de recursos totalmente evitável e dispendiosa. As equipes podem trabalhar em tarefas de maior valor, como estratégia e relacionamento com fornecedores, enquanto a automação faz o trabalho pesado.
As melhores soluções automatizadas de AP podem ter regras de validação integradas que ajudam a detectar e destacar atividades potencialmente fraudulentas, que são um campo minado em potencial para qualquer empresa, representando riscos financeiros, de reputação e legislativos significativos. Alguns sistemas automatizados de reconciliação de extratos e AP incluem relatórios de integridade dos extratos, garantindo que a equipe financeira seja alertada sobre quaisquer discrepâncias e possa trabalhar com confiança com o saldo dos extratos em tempo real. Eles também podem fornecer histórico completo de documentos para dar suporte aos requisitos de auditoria externa.
O software de automação de AP é a homogeneização de processos e métodos, ajudando a garantir que todos na função de AP e em toda a organização estejam na mesma página, referenciando as mesmas versões dos mesmos dados em tempo real. O uso de fluxos de trabalho uniformes e prescritos torna muito mais fácil o compartilhamento de tarefas, de modo que, mesmo que o proprietário da tarefa esteja doente ou saia da empresa, ela possa ser realizada por qualquer colega.
Hora de automatizar
Agora é a hora de migrar os processos de AP para uma plataforma digital. Estar baseado na nuvem significa segurança aprimorada, acesso aos dados em tempo real e análise de dados mais poderosa.
Há uma série de soluções disponíveis, e as melhores utilizam tecnologia de conversão exclusiva para extrair o texto físico subjacente do documento de origem, proporcionando a capacidade de enriquecer os dados e definir regras de negócios sobre como tratar o documento recebido e o conteúdo de dados associado. Esta tecnologia garante 100% de precisão, transmitindo faturas e notas de crédito diretamente para o ERP da organização, entregando um processo digital eficiente, de ponta a ponta, alinhado com metas líquidas zero e suporta práticas de Pagamento Rápido.
Gerenciar a cadeia de suprimentos e o estoque no setor de varejo atual é complexo – a automação do AP agiliza e simplifica um dos processos mais importantes neste setor. Sem uma gestão funcional e robusta de faturas, todo o resto fica por água abaixo, desde o controlo eficaz de stocks até às vendas.
Além de ajudar as empresas a construir relações mais fortes com os fornecedores, estas soluções ajudam a otimizar a eficiência na gestão financeira e de pagamentos, permitindo que as equipas de contas a pagar obtenham mais em menos tempo, com processos automatizados que demoram uma fração do tempo, garantindo maior precisão e menos erros. 2024 é o ano para implementar AP automatizado ou corre o risco de ficar para trás num ambiente de retalho cada vez mais competitivo.
Sobre o autor: Nathan Ollier é CEO da empresa de software Open ECX.
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