Imagine que você acertou aquele e-mail perfeito — uma abertura forte, uma mensagem clara e um chamado para ação que certamente obterá uma resposta de consumidores em potencial. Mas antes que as empresas cliquem em "Enviar", há um toque final que elas não podem perder: uma ótima assinatura.
O e-mail ainda é o recurso para comunicação no local de trabalho, e a forma como as marcas encerram as coisas importa tanto quanto o que elas querem dizer. Um fechamento de e-mail bem pensado mostra profissionalismo e atenção aos detalhes, ao mesmo tempo em que define o tom certo. Este artigo discutirá as melhores e piores maneiras pelas quais as empresas podem encerrar seus e-mails.
Conteúdo
O que são assinaturas de e-mail?
O que as empresas devem incluir em cada assinatura de e-mail
Os tipos de assinaturas de e-mail
Como terminar um e-mail: 10 maneiras de soar profissional
Como não terminar um e-mail: 10 encerramentos que você deve evitar completamente
Resumindo
O que são assinaturas de e-mail?
Uma assinatura de e-mail é o toque final no final de uma mensagem. Geralmente é uma palavra simples ou uma frase curta seguida de um nome e assinatura. Pense nisso como o sinal que diz: "Terminamos aqui".
As empresas devem incluir assinaturas de e-mail em quase todos os e-mails que enviam. Elas são uma parte essencial da comunicação empresarial, e usar a correta mostra ao destinatário que a marca entende os princípios básicos da etiqueta de e-mail. Além disso, ajuda a deixar uma impressão profissional.
O que as empresas devem incluir em cada assinatura de e-mail
Cada assinatura de e-mail precisa de três coisas principais:
- Uma despedida
- Signature
- Informações para contato:
A despedida é a palavra ou frase que vem logo antes do nome do remetente, e é mais importante do que a maioria das pessoas pensa. A seção de despedida define o tom do e-mail e molda os sentimentos do leitor sobre a mensagem recebida. Aqui estão alguns exemplos de despedidas por e-mail (a próxima seção mostrará mais opções):
- Sinceramente
- Fale logo
- Cumprimentos
A seguir, vem a assinatura do remetente. Se o remetente já tiver uma assinatura de e-mail profissional, ele não precisará digitar seu nome novamente após a despedida. Mas se ele não tiver uma, ele deve incluir seu nome e outros detalhes de contato relevantes, como um número de telefone ou identificador de mídia social. Dessa forma, o destinatário pode entrar em contato com o remetente por outros canais, se necessário.
O que é uma assinatura de e-mail profissional?
Uma assinatura de e-mail é como um cartão de visita digital. Os remetentes podem configurá-la para aparecer automaticamente em todos os e-mails ou apenas para certas pessoas, como aquelas de fora da empresa. Normalmente, ela inclui um nome completo, cargo, número de telefone, perfil do LinkedIn e endereço do escritório.
No entanto, os remetentes também podem ser criativos. Algumas pessoas adicionam uma citação inspiradora ou uma foto de rosto para tornar a assinatura de e-mail mais pessoal. É uma maneira rápida e fácil de compartilhar mais informações sobre o remetente e como as pessoas podem contatá-lo sem digitar isso toda vez.
Os tipos de assinaturas de e-mail
1. Aprovações gerais de e-mail
A maioria dos e-mails termina com aprovações simples e gerais. Essas frases rápidas não estão vinculadas a nada específico sobre o alvo ou conteúdo do e-mail — elas são apenas uma maneira amigável de encerrar as coisas. Aqui estão alguns exemplos desses tipos de aprovações:
- Obrigado pelo seu interesse
- Saudações
- Tenha um ótimo dia
2. Assinaturas de e-mail personalizadas
Às vezes, uma assinatura personalizada é o caminho a seguir, especialmente quando o remetente está enviando um e-mail para alguém que já conhece (seja uma conexão pessoal ou profissional). Em vez de assinaturas genéricas, essas são mais atenciosas e específicas para o relacionamento remetente-destinatário.
Por esse motivo, geralmente são frases curtas que substituem a frase de fechamento típica. Aqui estão alguns exemplos:
- Estou animado para começar este projeto com você.
- Eu realmente aprecio todo o seu trabalho duro.
- Muito obrigado por esta oportunidade.
Como terminar um e-mail: 10 maneiras de soar profissional
Assinaturas de e-mail para empresas formais
Uma boa assinatura é essencial para encerrar um e-mail profissional. Essas frases de encerramento de e-mail são perfeitas quando os remetentes entram em contato com pessoas de fora da organização (como clientes em potencial, fornecedores ou outros parceiros).
Eles também funcionam muito bem para colegas se a empresa ou indústria pender para vibrações mais formais. Aqui estão algumas opções:
1. Atenciosamente
Esta escolha clássica é uma das preferidas porque encerra o assunto com uma nota positiva, mas formal.
2. Saudações
Seja "Atenciosamente", "Atenciosamente" ou apenas "Atenciosamente", cada um é educado, claro e permanece perfeitamente profissional.
3. Muitas felicidades
Um pouco mais amigável que as outras, esta assinatura mostra que o remetente realmente deseja o melhor ao destinatário, sem perder o tom profissional.
Assinaturas de e-mail para empresas informais
Quando os remetentes estão enviando e-mails para colegas de trabalho que conhecem bem ou lidando com assuntos menos formais, essas assinaturas funcionam perfeitamente:
4. Felicidades
Uma maneira amigável e coloquial de encerrar um e-mail, algo como "Atenciosamente", mas mais relaxado.
5. Melhor
Curto, simples e funciona para quase qualquer situação. É direto e faz o trabalho.
6. Tome cuidado
Este sign-off mostra cordialidade sem exageros. É um bom equilíbrio para um fechamento amigável, mas profissional.
Assinaturas de e-mail para agradecimentos e solicitações
Quando os remetentes querem pedir algo por e-mail ou mostrar gratidão por um favor, indicação, recomendação ou oportunidade, sua assinatura pode ajudar a encerrar bem. Aqui está o que eles podem usar:
7. Obrigado
Direto, simples e passa a mensagem. Não precisa pensar muito.
8. Agradeço sua [contribuição, ajuda, contribuição, etc.]
Este sinal acrescenta um pouco mais de calor. É como dizer: “Ei, eu realmente valorizo o que você está fazendo por mim.” Perfeito para acompanhamentos ou lembretes para manter as coisas amigáveis e ainda assim estimular uma resposta.
Encerramento de e-mail para conversas informais
Personalizar a assinatura geralmente parece natural em conversas casuais. Mas os remetentes nem sempre precisam ser extravagantes. Eles podem usar algumas assinaturas excelentes que funcionam perfeitamente para e-mails amigáveis, incluindo:
9. Fale logo
Se o remetente estiver planejando encontrar alguém próximo em breve, ele pode dizer esta assinatura. É casual e simples e mantém a vibe leve.
10. Até mais tarde
Tipo "Falaremos em breve", mas um pouco mais tranquilo. É uma maneira divertida de dizer "Falaremos novamente em breve", sem fazer parecer uma promessa formal.
Como não terminar um e-mail: 10 encerramentos que você deve evitar completamente
Como uma assinatura de e-mail é como o aperto de mão final, ela deve deixar uma boa impressão. Por esse motivo, os remetentes devem evitar algumas assinaturas que podem dar a impressão errada. Aqui estão algumas linhas de encerramento a serem evitadas.
1. Aguardo seu contato (obrigado antecipadamente)
Essa assinatura pode parecer um pouco agressiva ou passiva. É como se o remetente presumisse que o destinatário tem que responder, o que pode não agradar a todos.
2. Atenciosamente
Por que usar essa assinatura se o remetente não "pertence" realmente à pessoa? Pode soar um pouco formal demais e não tão genuíno.
3. Amor ou (XOXO)
Esta assinatura é muito pessoal, a menos que o e-mail seja para alguém super próximo, como um parceiro ou membro da família. É ótimo manter isso amigável, mas não tão amigável.
4. —[Nome] ou —[Inicial]
Se o e-mail não for muito curto e casual, pular uma despedida adequada pode parecer abrupto ou descuidado, como se o remetente não tivesse se dado ao trabalho de terminar a mensagem corretamente.
5. Emoticons
Embora emojis possam funcionar em alguns chats de negócios, o sign-off é onde as coisas devem ficar claras e profissionais. Deixe os emojis de fora (só por segurança).
6. Tenha um dia abençoado
Linguagem religiosa pode parecer deslocada em e-mails profissionais ou casuais, mesmo que seja bem-intencionada. É melhor ficar longe, a menos que seja contextualmente apropriado.
7. Espero que faça sentido
Essa assinatura pode soar inofensiva, mas pode soar como passivo-agressiva. Ela implica que qualquer confusão é culpa do leitor, o que não é bom para construir rapport.
8. Atenciosamente
Esta assinatura é tão formal que parece rígida e quase distante. O objetivo é conectar, não parecer robótico.
9. Tenha um bom dia
Super casual. É melhor em conversas do que em e-mails — pode soar como um bate-papo em uma cafeteria em vez de um e-mail.
10. Boa sorte
“Boa sorte” pode ser um pouco complicado. Pode fazer o destinatário sentir que a tarefa é difícil, ou que ele precisará de sorte para ter sucesso — o que pode parecer desanimador.
Resumindo
Muitos pensam em assinaturas de e-mail como simples formalidade. Elas podem não conter muitas informações extras, mas são essenciais em e-mails comerciais. Ler um e-mail que simplesmente para não é uma ótima experiência. Essa brusquidão pode deixar um gosto ruim, fazendo o leitor sentir que o remetente não se importou o suficiente para terminar corretamente.
Profissionalmente, a maneira como as empresas dizem as coisas é tão importante quanto o que elas dizem. Se as marcas pularem ou se apressarem na aprovação, os leitores podem ir embora, duvidando de sua confiabilidade em um ambiente de negócios. Considere usar qualquer uma das dez aprovações recomendadas para soar como um profissional e evite as outras dez que podem piorar as coisas.
