Содержание
- Вступление
– Оценка текущей ситуации и целей.
– Разработка четкого заявления о видении.
– Определение ваших требований к TMS
– Установление критериев принятия решений при выборе поставщика.
– Разработка комплексного плана реализации.
– Расчет общей стоимости владения и рентабельности инвестиций.
- вывод

Введение

Современная система управления транспортировкой (TMS) является важнейшим инструментом для предприятий, стремящихся оптимизировать свои логистические операции, сократить расходы и повысить удовлетворенность клиентов. Однако получение необходимых инвестиций от высшего руководства может оказаться непростой задачей. Чтобы получить поддержку и финансирование, важно создать убедительное экономическое обоснование, демонстрирующее ценность и потенциальную окупаемость инвестиций (ROI) внедрения TMS.

В этой статье мы обсудим семь ключевых элементов, которые необходимо включить при составлении убедительного бизнес-кейса TMS. Решив эти важные компоненты, вы будете лучше подготовлены к тому, чтобы донести преимущества TMS до лиц, принимающих решения в вашей организации, и обеспечить поддержку, необходимую для успешного внедрения.

Оценка текущей ситуации и целей.

Прежде чем приступить к внедрению TMS, крайне важно провести тщательную внутреннюю оценку текущих транспортных процессов, болевых точек и целей вашей организации. Эта оценка заложит основу для построения надежного экономического обоснования и обеспечения соответствия выбранной вами TMS вашим конкретным потребностям.

Проведение внутренней оценки

Чтобы эффективно рассмотреть текущую ситуацию, начните с привлечения ключевых заинтересованных сторон из различных отделов, включая транспорт, складирование, финансы и ИТ. Соберите их мнение о текущем состоянии ваших транспортных операций, включая области, которые могут нуждаться в улучшении. Определите любые ручные процессы, которые можно автоматизировать, узкие места, которые снижают эффективность, или пробелы в видимости, которые ограничивают принятие обоснованных решений.

Затем оцените существующий стек технологий. Оцените, с какими системами ваша TMS потребуется интегрироваться, например с вашей ERP, WMS или системой управления заказами. Определите, требуются ли какие-либо из этих систем обновления или модификации для обеспечения плавной интеграции с новой TMS.

Определение четких целей для внедрения TMS

Имея четкое представление о текущей ситуации, вы теперь можете определить конкретные цели и задачи, которых хотите достичь с помощью внедрения TMS. Эти цели должны соответствовать общим стратегическим приоритетам вашей организации и устранять болевые точки, выявленные в ходе внутренней оценки.

Некоторые общие цели внедрения TMS включают в себя:

– Сокращение транспортных расходов за счет лучшей оптимизации маршрута и выбора перевозчика.

– Повышение своевременности доставки и удовлетворенности клиентов.

– Повышение прозрачности статуса доставки в режиме реального времени, производительности перевозчика и расходов на транспортировку.

– Оптимизация коммуникации и сотрудничества с перевозчиками и другими торговыми партнерами.

– Автоматизация ручных процессов для повышения эффективности и производительности.

Четкое определение целей поможет вам создать более целенаправленное и убедительное экономическое обоснование. Это также обеспечит основу для оценки потенциальных решений и поставщиков TMS, чтобы убедиться, что они могут удовлетворить ваши конкретные потребности.

Создание четкого заявления о видении

Заявление о видении — это краткое, желательное описание того, чего ваша организация надеется достичь путем внедрения TMS. Он должен четко сформулировать цель и ценность проекта, служа путеводной звездой на протяжении всего процесса реализации и за его пределами.

Цель заявления о видении

Основная цель заявления о видении — донести до сведения ключевых заинтересованных сторон, включая высшее руководство, межфункциональные группы и конечных пользователей, стратегическую важность проекта TMS. Хорошо продуманное видение помогает:

– Объединить заинтересованные стороны вокруг общей цели.

– Развивать энтузиазм и поддержку проекта.

– Обеспечить основу для принятия решений и расстановки приоритетов.

– Поддерживать фокус и динамику на протяжении всего процесса реализации.

Ключевые элементы, которые следует включить в ваше видение

Чтобы создать эффективное заявление о видении, рассмотрите возможность включения следующих элементов:

1. Основная цель внедрения TMS (например, оптимизация транспортных операций, снижение затрат или улучшение обслуживания клиентов)

2. Ключевые преимущества, которых вы ожидаете достичь (например, повышение эффективности, повышение прозрачности или улучшение сотрудничества).

3. Как TMS соответствует стратегическим целям и ценностям вашей организации (например, поддержка роста, повышение конкурентоспособности или содействие устойчивому развитию)

4. Сроки реализации видения (например, в течение следующих 12–18 месяцев)

Излагайте свое видение кратко, обычно не более 2–3 предложений, и используйте ясный, убедительный язык, который находит отклик у вашей целевой аудитории.

Пример эффективного заявления о видении

Вот пример эффективного заявления о видении TMS:

«Внедряя современную TMS в течение следующих 12 месяцев, мы превратим наши транспортные операции в стратегическое преимущество, снизив затраты на 15%, улучшив показатели своевременной доставки до 98% и улучшив сотрудничество с нашими перевозчиками и партнерами. Это позволит нашей организации достичь наших целей роста и обеспечить исключительную ценность для наших клиентов».

В этом заявлении о видении четко сформулированы основная цель (трансформация транспортных операций), ключевые преимущества (снижение затрат, повышение производительности и расширение сотрудничества), соответствие стратегическим целям (достижение целей роста и создание ценности) и временные рамки (в течение 12 месяцев). ).

Определение ваших требований к TMS

Чтобы создать убедительное экономическое обоснование для TMS, важно четко определить свои требования. Это включает в себя определение конкретных функций, возможностей и возможностей, которые необходимы вашей организации в решении TMS для достижения ваших целей и устранения болевых точек.

Определение основных функций и возможностей.

Начните с создания полного списка функций и возможностей, которые вам необходимы в TMS. Учитывайте свои текущие транспортные процессы, поставленные цели и отзывы, полученные от ключевых заинтересованных сторон на этапе внутренней оценки. Некоторые общие функции и возможности TMS включают в себя:

– Оптимизация маршрута и планирование загрузки

– Выбор и управление перевозчиком

– Отслеживание и видимость доставки

— Аудит и оплата грузовых перевозок

– Отчетность и аналитика

– Интеграция с другими системами (например, ERP, WMS)

– Мобильная доступность для водителей и других пользователей

Обязательно укажите любые отраслевые или уникальные требования, которые имеют решающее значение для вашего бизнеса.

Приоритезация требований на основе потребностей бизнеса

Когда у вас будет полный список требований, расставьте их по приоритетности в зависимости от их важности для потребностей вашего бизнеса. Классифицируйте каждое требование как «обязательное», «желательно иметь» или «рассматриваемое в будущем». Такая расстановка приоритетов поможет вам сосредоточиться на наиболее важных функциях при оценке решений TMS и будет определять процесс принятия решений.

Рассматриваем возможность интеграции с существующими системами.

Также крайне важно подумать о том, как TMS будет интегрироваться с существующим стеком технологий. Определите конкретные системы, с которыми TMS необходимо будет взаимодействовать, например, вашу ERP, WMS или систему управления заказами. Определите, потребуются ли какие-либо специальные интеграции или модификации для обеспечения беспрепятственного обмена данными и автоматизации рабочих процессов.

Установление критериев принятия решений при выборе поставщика

После того как вы определили свои требования к TMS, следующим шагом будет установление четких критериев принятия решений для оценки и выбора поставщика TMS. Эти критерии помогут вам выбрать партнера, который сможет удовлетворить конкретные потребности вашей организации и обеспечить успешное внедрение.

Определение «обязательных» качеств поставщика

Начните с определения качеств, которые вы ищете в поставщике TMS. Они могут включать в себя:

– Подтвержденный опыт успешного внедрения TMS в вашей отрасли.

– Сильная финансовая стабильность и долгосрочная жизнеспособность.

– Надежная поддержка клиентов и ресурсы для обучения.

– Гибкая и масштабируемая архитектура решения

– Стремление к инновациям и постоянному совершенствованию.

– Соответствие ценностям и культуре вашей организации.

Эти «обязательные» качества должны отражать приоритеты вашей организации и толерантность к риску, помогая сузить круг потенциальных поставщиков.

Описание процесса торгов и отбора

Затем определите этапы процесса торгов и отбора. Это может включать в себя:

1. Выпуск запроса предложений (RFP) для получения предложений от квалифицированных поставщиков.

2. Проведение первичных проверок поставщиков и демонстраций продуктов.

3. Запрос и оценка отзывов клиентов и тематических исследований.

4. Участие в детальных обсуждениях и переговорах с поставщиками, включенными в короткий список.

5. Проведение итоговой оценки и принятие решения об отборе

Определение ожиданий от управления проектом

Наконец, определите свои ожидания от управления проектом на этапе реализации. Учитывайте такие факторы, как:

– Методология и подход поставщика к управлению проектами

– Ожидаемый уровень сотрудничества и коммуникации между поставщиком и вашей организацией.

– Наличие выделенных проектных ресурсов, включая менеджера проекта и технических экспертов.

– Частота и формат обновлений статуса проекта и отчетов о ходе реализации.

Разработка комплексного плана реализации

Хорошо продуманный план внедрения является важнейшим компонентом вашего экономического обоснования TMS. Это демонстрирует лицам, принимающим решения, что вы тщательно продумали шаги, необходимые для успешного развертывания новой системы, и имеете четкий план достижения своих целей.

Создание общего обзора процесса внедрения

Начните с предоставления общего обзора процесса реализации. Это должно включать ключевые этапы и этапы, такие как:

1. Начало и планирование проекта

2. Сбор требований и разработка решения.

3. Конфигурация и настройка системы.

4. Миграция и интеграция данных

5. Тестирование и гарантия качества

6. Обучение пользователей и управление изменениями

7. Ввод в эксплуатацию и поддержка после внедрения.

Этот обзор даст заинтересованным сторонам четкое представление о ходе комплексной реализации и поможет установить реалистичные ожидания в отношении сроков проекта и требований к ресурсам.

Разбивка реализации на ключевые этапы

Далее дайте более подробное описание каждого этапа процесса реализации. Для каждого этапа укажите:

– Конкретные виды деятельности и задачи, связанные с этим.

– Результаты и этапы, которые необходимо достичь.

– Требуемые ресурсы, включая внутренний персонал и внешних консультантов.

– Предполагаемая продолжительность и сроки для каждого этапа

– Зависимости и риски, связанные с каждым этапом

Устранение потенциальных рисков и вызовов

Наконец, активно выявляйте и устраняйте любые потенциальные риски и проблемы, которые могут возникнуть в процессе реализации. Они могут включать в себя:

– Качество данных и проблемы миграции

– Проблемы интеграции с существующими системами

– Сопротивление изменениям со стороны пользователей или заинтересованных сторон.

– Ограничения ресурсов или конкурирующие приоритеты

– Технические проблемы или проблемы с производительностью системы

Для каждого выявленного риска или проблемы разработайте стратегию смягчения последствий и план действий в чрезвычайных ситуациях. Это может включать дополнительные меры по тестированию и обеспечению качества, целевые действия по управлению изменениями или резервные ресурсы для устранения потенциальных задержек или проблем.

Расчет общей стоимости владения и рентабельности инвестиций

Одним из наиболее важных компонентов вашего экономического обоснования TMS является подробный финансовый анализ, который демонстрирует общую стоимость владения (TCO) и ожидаемую рентабельность инвестиций (ROI). Этот анализ поможет лицам, принимающим решения, понять финансовые последствия внедрения TMS и долгосрочную ценность, которую она принесет организации.

Оценка общей стоимости владения

Начните с оценки совокупной стоимости владения реализации TMS. Сюда должны быть включены все прямые и косвенные затраты, связанные с проектом, такие как:

– Плата за лицензирование программного обеспечения и подписку

– Затраты на оборудование и инфраструктуру

– Внедрение и консалтинговые услуги

– Внутренние трудозатраты членов проектной команды

– Расходы на обучение и управление изменениями

– Текущие расходы на обслуживание и поддержку.

Обязательно учтите как единовременные, так и периодические затраты в течение ожидаемого жизненного цикла решения TMS, обычно 3–5 лет.

Расчет ожидаемой доходности инвестиций

Затем рассчитайте ожидаемую рентабельность инвестиций в внедрение TMS. Это предполагает количественную оценку финансовых выгод и экономии средств, которых организация ожидает достичь в результате внедрения новой системы. Некоторые общие области рентабельности инвестиций в TMS включают в себя:

– Снижение транспортных расходов за счет лучшей оптимизации маршрута и выбора перевозчика.

– Повышение производительности труда за счет автоматизации процессов и оптимизации рабочих процессов.

– Повышение удовлетворенности и удержания клиентов за счет повышения своевременности доставки.

– Снижение затрат на хранение запасов за счет улучшения прозрачности и планирования спроса.

– Сокращение административных расходов за счет автоматизированного аудита грузовых перевозок и процессов оплаты.

Оцените эти преимущества количественно, используя сочетание исторических данных, отраслевых показателей и консервативных предположений. Обязательно учитывайте как твердую экономию в долларах, так и мягкие выгоды, такие как повышение конкурентоспособности и улучшение процесса принятия решений.

Разработка прогноза движения денежных средств и финансового отчета

Используя оценки совокупной стоимости владения и рентабельности инвестиций, разработайте прогноз движения денежных средств, показывающий ожидаемый финансовый эффект от внедрения TMS в течение следующих 3–5 лет. Это должно включать:

– Первоначальные инвестиции, необходимые для реализации

– Текущие расходы, связанные с системой

– Ожидаемая экономия затрат и увеличение доходов в результате внедрения TMS.

– Чистый денежный поток и совокупная рентабельность инвестиций с течением времени.

Представьте эту информацию в четком и кратком финансовом обзоре, в котором будут выделены ключевые показатели и убедительно доказано финансовая жизнеспособность проекта TMS.

Заключение

В сегодняшней быстро меняющейся и высококонкурентной логистической среде современная система управления транспортировкой больше не роскошь, а необходимость для компаний, стремящихся оптимизировать операции своей цепочки поставок и оставаться на шаг впереди. Внедряя TMS, организации могут оптимизировать процессы, сократить расходы, повысить уровень обслуживания и получить решающее конкурентное преимущество.

Однако создание убедительного экономического обоснования внедрения TMS требует тщательного планирования, тщательного анализа и эффективной коммуникации. Выполнив семь ключевых шагов, описанных в этой статье, вы сможете разработать сильное и убедительное экономическое обоснование, демонстрирующее стратегическую ценность и финансовую жизнеспособность инвестиций в TMS.