Столкнувшись с трудным годом с медленным ростом и множеством других проблем, умные ритейлеры внедряют автоматизацию, чтобы оставаться впереди.
Аналитики прогнозируют медленный рост розничного сектора в этом году после того, как объемы продаж в 2023 году окажутся ниже уровня 2019 года. После роста онлайн-торговли во время пандемии многие отмечают, что потребители возвращаются в обычные магазины, что усложняет задачу ритейлеров, стремящихся стратегически планировать и управлять выгодным балансом между своими обычными и интернет-предложениями. Действительно, в этом году сектор борется с пожарами на многих фронтах, борясь с нехваткой рабочей силы, кризисом стоимости жизни и его влиянием на ценообразование, ростом арендной платы, энергии и эксплуатационных расходов, а также усилением конкуренции со стороны новых онлайн-каналов.
При низкой рентабельности в процессах оплаты счетов практически нет места ошибкам: переплаты и дублирование могут стать последней каплей для ритейлеров, испытывающих нехватку денежных средств. Обострять отношения с вендорами тоже нецелесообразно. В нынешних экономических условиях предприятиям необходимо беречь своих поставщиков и цепочку поставок. В розничной торговле это особенно актуально, поскольку бизнес не может продать то, что не может получить.
В эти нестабильные времена защита отношений с поставщиками и обеспечение устойчивости цепочки поставок имеют решающее значение. Поэтому внедрение наиболее эффективных процессов в отношении кредиторской задолженности (AP) и сверки отчетов является ключевым моментом.
Дальновидные ритейлеры все больше доверяют цифровым системам, которые ускоряют, упрощают и оптимизируют многие их бизнес-процессы. Электронные ценники, автоматизированное отслеживание запасов и запасов, персонал, вооруженный планшетами для получения информации о продуктах, и многое другое.
Тем не менее, критические бэк-офисные процессы, такие как процессы кредиторской задолженности, часто являются последним, во что нужно инвестировать. Внедрение лучшего в своем классе решения для такой функции, как AP, формирует прочную основу, так что другие цифровые решения могут быть добавлены и используется для обеспечения того, чтобы ритейлеры покупали как стиль, так и содержание.
Более эффективное управление финансами с самого начала означает, что, даже когда прибыль становится все меньше, эффективные процессы оплаты защищают прибыль, поддерживая продуктивные и гармоничные отношения с поставщиками.
Экономия затрат
Одна из ключевых задач для розничной торговли в 2024 году — найти способы сократить расходы без ущерба для качества продукции и удовлетворенности клиентов. Выявление и внедрение цифровых решений может помочь снизить затраты внутри бизнеса.
Например, внедрение решения для электронного выставления счетов позволяет поставщикам обмениваться цифровыми счетами, которые автоматически вводятся в их собственную финансовую систему, что значительно снижает риски, связанные с человеческими ошибками, и устраняет традиционные задержки при доставке для команды AP. Некоторые из лучших могут также обеспечить дополнительное трехстороннее сопоставление и авторизацию рабочего процесса вместе с полной интеграцией в остальную финансовую систему.
Результатом интеграции является автоматизация переноса счетов непосредственно в ERP, создавая непрерывный поток информации на протяжении всего процесса выставления счетов, дополняющий существующие инвестиции в ERP. Этот единый источник достоверных данных о счетах обеспечивает точность данных для внутренних финансовых отделов и цепочки поставок, обеспечивая прозрачный сквозной процесс.
Обеспечение наиболее эффективных процессов сверки отчетов означает, что предприятия имеют более жесткий контроль над своими расходами, что значительно снижает риск переплаты по счетам или отправки дублирующих платежей. Это включает в себя точный учет кредит-нот для большей прозрачности, что позволяет в реальном времени понять ситуацию с наличными деньгами в любое время.
Решения для автоматической сверки выписок позволяют сравнивать счета-фактуры и кредит-ноты с соответствующими строками выписок без необходимости выполнения трудоемких ручных процессов, что экономит часы времени и человеческие ресурсы. Они также могут снизить риск недоплаты, которая может вызвать разногласия в отношениях с поставщиками, а также лишить возможности получения скидок при досрочной оплате.
Защита отношений с поставщиками
Если пандемия нас чему-то и научила, так это тому, что последствия неожиданных сбоев в цепочке поставок могут вызвать серьезные финансовые потрясения для бизнеса. Стоит позаботиться о ключевых стратегических поставщиках, которые могут буквально спасти ваше бекон. Когда поставщики могут рассчитывать на то, что их клиенты будут платить им точно и вовремя, они с большей вероятностью прекратят работу при возникновении неожиданных проблем, таких как внезапный дефицит или прерывание цепочки поставок ключевого продукта.
Построив продуктивные отношения со стратегическими поставщиками, важно защитить их, помня, что МСП могут очень быстро выйти из бизнеса, если движение денежных средств будет слишком медленным и затрудненным. Если это произойдет, розничному бизнесу придется изменить ситуацию, запустив такие процессы, как поиск поставщиков на замену, оценка качества продукции, налаживание отношений с новыми поставщиками, согласование затрат и контрактов и многое другое.
Использование автоматизированной и точной системы сверки отчетов демонстрирует прозрачность для поставщиков – тем более, когда она является частью общей цифровой системы AP, что значительно упрощает взаимодействие по запросам. Это важно для существующих поставщиков и, конечно же, облегчает построение отношений с новыми поставщиками. Ваша кредитная история и репутация имеют значение.
Интеграция систем с поставщиками является одним из самых больших препятствий для ритейлеров, стремящихся внедрить новые технологии. Однако такие решения, как автоматизированное выставление счетов-фактур Open ECX AP, не требуют от базы поставщиков изменения способа передачи счетов-фактур и кредит-нот.
Подобные решения могут поддерживать множество форматов данных, включая .pdf, .csv, XML и EDI, а бизнес-правила могут быть определены для обогащения входящих данных и добавления информации на основе требований системы ERP или для поддержки сопоставления на уровне строки.
Кодекс оперативных платежей Великобритании (PPC) регулирует соблюдение условий оплаты поставщиками и другие вопросы оплаты. Это может быть добровольным, но становится все более важным для обеспечения стабильных, надежных и последовательных отношений с поставщиками, а клиенты, которые могут продемонстрировать соответствие ответственным процессам оплаты, получат выгоду от расширенной базы поставщиков.
Лучшие бизнес-результаты
Данные являются ключевым компонентом в достижении бизнес-целей, предоставляя пользователям точную информацию в режиме реального времени для принятия более эффективных решений. Хотя это должно быть на 100% точным. Точная и своевременная сверка отчетов дает точные финансовые данные, которые можно с большей уверенностью использовать для планирования, прогнозирования и составления бюджета.
Устаревшая информация, дополненная ошибками, делает это практически невозможным: каждое решение будет основано на ненадежных, зыбучих песках, а успех ключевых решений, таких как реинвестирование в кирпичи и раствор или развитие альтернативных онлайн-каналов, зависит от точных данных.
Автоматизированные процессы исключают риск нажатия клавиш и других человеческих ошибок, поскольку данные вводятся один раз с использованием автоматизированного процесса. Хотя некоторые программы исключают человеческий компонент с помощью OCR (оптического распознавания символов), поддерживаемого искусственным интеллектом для уменьшения ошибок, лучшие автоматизированные решения AP с самого начала точны на 100%.
Внедрение эффективного AP и сверки счетов сокращает трудоемкие процессы исправления, когда финансовые команды тратят часы на проверку, сравнение и сопоставление счетов вручную, чтобы выявить ошибки или дублирования. Организации нередко нанимают команды из 10 или более профессионалов, сосредоточенных исключительно на сверке отчетов, а это полностью предотвратимое и дорогостоящее использование ресурсов. Команды могут работать над более важными задачами, такими как стратегия и отношения с поставщиками, в то время как автоматизация выполняет тяжелую работу.
Лучшие автоматизированные решения AP могут иметь встроенные правила проверки, которые помогают обнаружить и выявить потенциально мошенническую деятельность, которая является потенциальным минным полем для любого бизнеса и представляет собой значительный финансовый, репутационный и законодательный риск. Некоторые автоматизированные системы AP и сверки выписок включают в себя отчеты о состоянии выписок, гарантируя, что финансовая команда будет предупреждена о любых несоответствиях и сможет уверенно работать с балансом выписок в режиме реального времени. Они также могут предоставить полную историю документов для поддержки требований внешнего аудита.
Программное обеспечение для автоматизации AP — это гомогенизация процессов и методов, помогающая гарантировать, что все сотрудники AP и во всей организации находятся на одной странице, ссылаясь на одни и те же версии одних и тех же данных в режиме реального времени. Использование единообразных, предписанных рабочих процессов значительно упрощает совместное использование задач, поэтому, даже если владелец задачи заболеет или уйдет из бизнеса, ее сможет взять на себя любой коллега.
Время автоматизировать
Сейчас настало время перевести процессы AP на цифровую платформу. Размещение в облаке означает повышенную безопасность, доступ к данным в реальном времени и более эффективный анализ данных.
Существует ряд доступных решений, и лучшие из них используют уникальную технологию преобразования для извлечения основного физического текста из исходного документа, предоставляя возможность обогащать данные и определять бизнес-правила обработки входящего документа и связанного с ним содержимого данных. Эта технология гарантирует 100% точность, передавая счета и кредит-ноты непосредственно в ERP организации, обеспечивая эффективный, сквозной цифровой процесс, который соответствует целям нулевой чистой прибыли и поддерживает практику оперативных платежей.
Управление цепочкой поставок и запасами в современной розничной торговле является сложной задачей: автоматизация AP оптимизирует и упрощает один из наиболее важных процессов в этой сфере. Без надежного функционального управления счетами все остальное, от эффективного контроля запасов до продаж, рушится.
Эти решения не только помогают предприятиям построить более прочные отношения с поставщиками, но и помогают оптимизировать эффективность управления платежами и финансами, позволяя командам AP достигать большего за меньшее время, а автоматизированные процессы, которые занимают небольшую часть времени, обеспечивают большую точность и меньшее количество ошибок. 2024 год — год внедрения автоматизированных точек доступа, иначе вы рискуете остаться позади в условиях растущей конкуренции в розничной торговле.
Об авторе: Натан Оллиер — генеральный директор компании-разработчика программного обеспечения Open ECX.
Источник из Розничная информационная сеть
Отказ от ответственности: информация, изложенная выше, предоставлена розничной торговлей-insight-network.com независимо от Chovm.com. Chovm.com не делает никаких заявлений и не дает никаких гарантий относительно качества и надежности продавца и продукции.
