Кофемашина только что сломалась, и вам нужно отправить своего сотрудника в ближайший магазин за партией горячего кофе. В чем проблема? У сотрудника нет наличных, а его кредитная карта исчерпана. Вот тут-то и пригодятся мелкие наличные.
Мелкие кассовые расходы помогают компаниям справляться с небольшими расходами, которые не требуют использования средств бизнеса. Это может избавить от большого стресса или помочь возместить расходы сотрудников, когда они тратят свои средства от имени бизнеса. Так что если вы готовы создать фонд мелких кассовых расходов для своего бизнеса, чтобы все работало гладко, то вот где пригодится это руководство.
Продолжайте читать, чтобы узнать, как правильно настроить мелкие расходы за пять простых шагов.
Содержание
Что такое мелкие наличные?
Какие существуют виды мелких наличных денег?
5 шагов, которые помогут предприятиям организовать мелкие кассовые операции
Как предприятия могут улучшить управление мелкими денежными средствами
Итог
Что такое мелкие наличные?
Мелкие деньги — это небольшая сумма денег, которую бизнес откладывает на непредвиденные расходы, например, на кофе для встречи или ужин для сотрудника, который работает допоздна. Это удобно, когда предложение формального процесса возмещения или выписывание чека непрактично или занимает много времени.
Пример того, как работает система мелкой наличности и ее преимущества
По дороге на работу Саре звонит ее начальник и просит ее захватить маркеры и стикеры для мозгового штурма в последнюю минуту. Имея в кошельке всего 15 долларов США и не имея кредитной карты, она покупает все необходимое, несмотря на беспокойство о покрытии расходов.
К счастью, в офисе Сары есть фонд мелкой наличности, и ее босс немедленно возмещает ей расходы. Ей не нужно ждать неделями, чтобы получить свои деньги обратно. Вот другие вещи, для которых компании обычно используют мелкую наличность:
- Закуски для офиса
- Кофе бежит
- Советы водителям-экспедиторам
Какие существуют виды мелких наличных денег?
1. Общая мелкая касса
Этот тип представляет собой небольшой пул денег, отложенный на непредвиденные ежедневные расходы. Он удобен для покрытия расходов на офисные принадлежности, почтовые расходы или небольших компенсаций сотрудникам.
2. Авансовые платежи наличными
Подотчетные кассовые остатки — это определенная сумма для текущих нужд, например, возмещение расходов на поездки сотрудников. Предприятия регулярно пополняют эти фонды, чтобы поддерживать тот же баланс, гарантируя, что деньги всегда будут доступны для этих конкретных расходов.
3. Непредвиденные мелкие расходы
Эти фонды обычно представляют собой небольшие денежные запасы, отложенные на случай «на всякий случай», например, если окно неожиданно разобьется или принтер внезапно перестанет работать. Они нужны для покрытия срочных, непредвиденных расходов.
4. Дискреционные мелкие расходы
Этот фонд дает менеджерам большую финансовую гибкость. Они могут использовать эти деньги по своему усмотрению, чтобы вознаградить трудолюбивого сотрудника небольшим угощением или купить что-то незначительное, что не было запланировано в бюджете.
5 шагов, которые помогут предприятиям организовать мелкие кассовые операции
Не знаете, с чего начать при создании фонда мелкой наличности? Выполните эти простые шаги, чтобы подготовить его в кратчайшие сроки. Но сначала предприятия должны решить, где они будут хранить свои экстренные фонды, например, в сейфе, запертом ящике или защищенном счете.
Шаг 1: Установите лимиты аккаунта
Следующее, что должны сделать компании, — это установить сумму, которую они будут хранить в своем фонде мелкой наличности. В то время как большинство офисов начинают с 100–200 долларов США, компании могут корректировать ее в зависимости от своих прогнозируемых потребностей. После этого они должны подумать, как пополнить счет.
Эту точку мы называем «точкой пополнения». Например, предприятие с фондом мелких расходов в размере 100 долларов США может решить пополнить его, как только он станет ниже 15 долларов США. В этот момент они зафиксируют расходы и выпишут чек, чтобы вернуть фонд к его первоначальной сумме.
Шаг 2: Выберите, кто будет управлять средствами
Есть ли у компании офисный менеджер? Если да, то обычно он является лучшим человеком для управления фондом мелких наличных денег. Однако владельцы бизнеса с небольшой командой могут взять эту ответственность на себя.
Независимо от того, какой вариант компании считают лучшим, они должны гарантировать, что только один человек может получить доступ к фонду за раз. Это помогает предотвратить неучтенные изъятия или потенциальную кражу. После того, как вы определитесь, кто будет ответственным, компании могут добавить средства или обналичить чек в свой сейф для мелкой кассы.
Шаг 3: Заведите журнал
Предприятия не могут отслеживать свои мелкие кассовые расходы без журнала. Каждый раз, когда деньги уходят или поступают на счет, ответственное лицо должно записывать это в созданный журнал. Вот почему сотрудники должны иметь квитанцию на любые потраченные деньги из фонда.
Например, если Сара покупает кексы для встречи и хочет получить возмещение, она должна предоставить квитанцию. Затем ответственное лицо использует квитанцию для записи расходов на мелкие расходы в главной книге, гарантируя, что они правильно все учтут. Вот пример того, как может выглядеть журнал:
| Время | Подробнее | Наличные | Вывод денег | Баланс |
| 9-2-2024 | Офисные принадлежности | Долларов США 10 | Долларов США 90.00 | |
Журнал мелкой кассы должен отслеживать следующие ключевые данные: дату транзакции, краткое описание, добавленные наличные, потраченную сумму и оставшийся баланс. Когда баланс падает до установленного уровня пополнения, предприятия могут выписать чек, чтобы восстановить фонд до его первоначальной суммы.
Шаг 4: Запишите и согласуйте мелкие кассовые расходы
Когда запас мелкой наличности становится низким, пришло время пересмотреть его и добавить больше наличности, чтобы пополнить его. Предприятия могут начать со сверки своих чеков с тем, что записано в журнале мелкой наличности, чтобы убедиться, что все складывается. Если есть какие-либо расхождения между физическими наличными и записями в журнале, владельцы бизнеса должны отслеживать любые расхождения. Как только все совпадет, предприятия могут записывать расходы в свою главную книгу и пополнять фонды.
Шаг 5: Периодически пересматривайте лимит наличных денег
Быстро ли бизнес использует мелкие деньги? Тогда пришло время увеличить сумму, внесенную на счет мелких денег. Однако они не должны просто увеличивать сумму, не проверив, на что они ее тратят.
Например, если компания часто покупает кофе для офиса, она может рассмотреть возможность использования регулярного бюджета вместо того, чтобы каждую неделю тратить деньги на мелкие расходы. Таким образом, компании могут сохранить свой фонд мелких расходов для других небольших, непредвиденных расходов.
Как предприятия могут улучшить управление мелкими денежными средствами
Ручные процессы часто сталкиваются с проблемами, которые приводят к плохому бюджетированию и повышению вероятности мошенничества. Однако программное обеспечение для управления расходами может помочь компаниям оптимизировать обработку мелких наличных денег. Они могут помочь автоматизировать эти задачи, сокращая eros и злоупотребления за счет централизации документации, ускорения сверок и упрощения аудита с помощью стандартизированных шаблонов.
А самое лучшее? Предприятия могут настраивать программное обеспечение для разных местоположений. Некоторые сервисы, такие как Happay, даже предлагают предоплаченные карты, которые позволяют отслеживать и управлять средствами в режиме реального времени с облачной платформы. Это отличный способ повысить эффективность и контроль над мелкими денежными расходами.
Итог
К настоящему моменту малые предприятия должны были решить, хотят ли они создать фонд мелкой наличности, и должны иметь хорошее представление о том, как это сделать. Но перед этим у них должны быть четкие указания, чтобы все шло гладко. Не забудьте создать политику мелкой наличности, в которой будет указано, на что сотрудники могут использовать деньги, и установлены лимиты расходов.
Затем они могут погасить все, что превышает лимит, с другого счета. Даже если в компании был только один сотрудник, фонд мелкой наличности может быть полезен для эффективного покрытия непредвиденных расходов.
