Как создать пробный баланс за 5 шагов -

Иногда финансы бизнеса могут казаться бесконечной головоломкой. Представьте себе, что вы отслеживаете доходы, оплачиваете расходы и следите за тем, чтобы все складывалось, а потом обнаруживаете ошибку в своих книгах, которая все портит.

Согласно исследовании из Университета Индианы, 60% ошибок в бухгалтерском учете происходят из-за элементарных ошибок в бухгалтерском учете. Но именно здесь многие компании используют пробный баланс. Это простой, но мощный инструмент, который помогает вам обнаружить ошибки до того, как они станут большими проблемами.

Думайте об этом как о финансовом контрольном пункте, гарантирующем, что каждый доллар учтен, прежде чем двигаться дальше. Хотите глубже понять, что такое пробный баланс? Продолжайте читать, чтобы узнать больше о том, как работает пробный баланс и почему он должен вас волновать (даже если вы используете бухгалтерское программное обеспечение).

Что такое пробный баланс?

Пробный баланс — это финансовый отчет, в котором перечислены все счета в вашей главной книге, показаны их дебетовые и кредитовые остатки. Это не официальный финансовый отчет (отсюда и слово «пробный»), а внутренний инструмент для проверки сбалансированности ваших книг.

Если ваши общие дебеты равны общим кредитам, поздравляем! Ваши счета сбалансированы. Если нет, это сигнал для поиска и исправления ошибки, прежде чем вы подготовите финансовую отчетность или столкнетесь с аудитом.

Почему пробный баланс имеет значение?

Выявляет ошибки в бухгалтерском учете до того, как они станут снежным комом

Обеспечивает точность ваших финансовых отчетов

Помогает обнаружить отсутствующие или дублирующиеся транзакции

Снижает стресс перед проверками или подачей налоговых деклараций

Как работает пробный баланс?

Если вы используете двойную запись, каждая транзакция состоит из двух частей — дебета и кредита, — которые всегда должны балансироваться. Например, вы сначала регистрируете транзакцию, когда она происходит, и обновляете ее снова, когда получаете платеж. Помните, что все счета в этой записи должны балансироваться до нуля.

Если общие дебеты и кредиты не совпадают, у вас есть проблема, которую нужно исправить. Что еще важнее, пробный баланс — это отдельная сводка всех транзакций из вашей главной книги, помогающая вам проверить, что все складывается правильно с точными записями.

Что включает в себя пробный баланс?

Отчет о пробном балансе состоит из трех основных столбцов:

Имена счетов: Перечисляет все счета, например, активы, обязательства, доходы и расходы.

Дебетовые остатки: Показывает общие дебеты по каждому счету.

Кредитовые остатки: Показывает общие кредиты для каждого счета.

Оборотно-сальдовая ведомость и бухгалтерский баланс: в чем разница?

Слова «ПРОБНЫЙ БАЛАНС» в коричневом конверте

Люди часто путают пробный баланс с балансовым отчетом, но они служат разным целям. Пробный баланс — это внутренний инструмент для проверки сбалансированности счетов. В отличие от него, балансовый отчет — это ключевой финансовый отчет, который дает моментальный снимок общего экономического здоровья компании.

Предприятия должны ежегодно составлять балансы и делиться ими с инвесторами финансовых учреждений, что делает их необходимыми для управления финансами. С другой стороны, пробный баланс просто помогает во внутренних проверках.

Как часто следует составлять пробный баланс?

Рассмотрите возможность подготовки как минимум одного пробного баланса за каждый отчетный период (ежемесячно или ежеквартально).

Составляйте пробный баланс всякий раз, когда вы подозреваете ошибку в бухгалтерском учете.

Пробные балансы могут быть полезны перед подготовкой финансовой отчетности или налогов.

Примечание: Чем чаще вы составляете пробный баланс, тем меньше вероятность накопления ошибок.

Кто использует пробный баланс?

Бухгалтерская книга пробного баланса на столе

Специалисты по бухгалтерскому учету и отчетности используют пробный баланс для проверки финансовых записей компании. Хотя современное бухгалтерское программное обеспечение помогает сократить количество ошибок, пробные балансы по-прежнему ценны для внутренних проверок.

Например, высшее руководство может посчитать отчеты о пробном балансе полезными, поскольку они помогают показать ключевую финансовую информацию. Аналогичным образом, бухгалтерские команды полагаются на них для регулярных проверок или для выявления потенциальных ошибок.

Как подготовить пробный баланс (шаг за шагом)

Шаг 1: Рассчитайте остатки на счетах

Предприятия регистрируют все свои транзакции в главной бухгалтерской книге, присваивая каждой из них запись в журнале и связывая их с нужным счетом. Именно оттуда берется большая часть информации для пробного баланса.

В зависимости от вашей системы учета вам может потребоваться сгруппировать различные расходы и источники доходов. Например, ваша кредиторская задолженность может включать несколько небольших транзакций, которые нужно сложить, прежде чем перенести общую сумму в пробный баланс.

Кроме того, предприятия должны закрывать каждый баланс, чтобы сосредоточиться на определенных временных рамках, обычно на своем учетном цикле (ежемесячно или ежеквартально). Однако они также могут просматривать свой баланс за более короткие периоды, когда это необходимо.

Шаг 2: Перенос остатков в пробный баланс

Затем переместите остатки на конец периода в вашей главной книге в пробный баланс, убедившись, что все счета совпадают между собой. Запишите общий кредит в левом столбце (рядом с названиями счетов), а общий дебет в крайнем правом столбце.

Будьте здесь особенно внимательны! Легко записать суммы в неправильную колонку или под неправильным счетом. Даже небольшая ошибка может сбить весь ваш пробный баланс, тратя время на поиск и исправление ошибки.

Шаг 3: Сложите столбцы дебета и кредита.

Сложите все ваши кредитные и дебетовые остатки. Если вы правильно выполнили шаги, это должен быть быстрый и простой процесс. Если вы используете программное обеспечение для работы с электронными таблицами, например Microsoft Excel, вы также можете использовать формулу, которая автоматически выполнит сопоставление.

Затем проверьте ваши окончательные итоги. Кредитовые и дебетовые балансы должны совпадать. Если это так, это означает, что ваши книги сбалансированы. Предположим, что это не так; не волнуйтесь. Весь смысл пробного баланса в том, чтобы обнаружить эти различия на ранней стадии, чтобы вы могли найти и исправить любые ошибки, прежде чем они станут большими проблемами.

Шаг 4: Проверьте наличие ошибок, если итоговые значения не совпадают.

Вам нужно будет выяснить, почему ваши числа не совпадают. Поэтому начните с поиска распространенных ошибок, таких как ввод данных в неправильный столбец или счет, неправильные десятичные точки и забывание ввести транзакцию. Как только вы найдете ошибку, вернитесь к шагам с третьего по пятый и проверьте, сбалансированы ли ваши итоги.

Примечание: Продолжайте повторять этот процесс, пока все не выстроится правильно.

Шаг 5: Закройте пробный баланс

После завершения процесса вы можете закрыть пробный баланс и сохранить документ. Это может пригодиться, если вам понадобится просмотреть или продлить период позже. Если вы используете программное обеспечение для электронных таблиц, рассмотрите возможность сохранения шаблона со встроенными формулами, чтобы сделать будущие пробные балансы быстрее и проще.

Советы по обеспечению точности пробного баланса

Используйте бухгалтерское программное обеспечение: Рассмотрите возможность инвестирования в такие инструменты, как QuickBooks, Xero и FreshBooks, которые автоматически генерируют пробные балансы. Эти инструменты помогут сократить количество ошибок, часто встречающихся при ручном вводе данных. Некоторые даже автоматизируют процесс, извлекая данные из счетов-фактур и других финансовых документов.

Регулярно создавайте записи: Чем чаще вы составляете пробные балансы, тем легче обнаружить небольшие ошибки, прежде чем они перерастут в более серьезные проблемы.

Оптимизация потока информации: Не смешивайте данные бухгалтерского учета. Вы можете использовать электронные системы для улучшения потока информации и организации всего в одном месте.

Округления

В то время как многие рассматривают пробный баланс как бухгалтерское упражнение, другие видят в нем важнейший инструмент, помогающий компаниям поддерживать финансовую точность, предотвращать дорогостоящие ошибки и обеспечивать сбалансированность бухгалтерских книг.

Независимо от того, являетесь ли вы владельцем малого бизнеса или бухгалтером, регулярное выполнение пробного баланса может сэкономить вам время, стресс и деньги в долгосрочной перспективе. Даже если вам не нравится идея ручного ввода данных, вы всегда можете автоматизировать этот процесс с помощью бухгалтерских платформ.

Продажи и маркетинг

Как создать пробный баланс за 5 шагов