Без внутреннего аудита невозможно эффективное управление цепочками поставок. Мы можем рассматривать аудит как проверку работоспособности цепочек поставок, чтобы гарантировать, что они работают максимально бесперебойно и экономически эффективно, от поиска сырья до доставки продукции конечному потребителю.
Систематически анализируя цепочки поставок, организации могут выявить потенциальные риски и неэффективность в закупках сырья, производственных процессах, отношениях с поставщиками, управление запасами, и удовлетворенность клиентов.
Итак, как компании могут проводить внутренний аудит? Какие аспекты цепочки поставок им следует учитывать? И как им следует документировать выводы и корректирующие действия? Продолжайте читать, чтобы узнать, как разумно проводить аудит цепочки поставок!
Содержание
1. Подготовьтесь к проверке
2. Соберите данные
3. Провести аудит
4. Сообщите о результатах аудита
5. Аудит цепочки поставок — это непрерывный цикл.
Подготовьтесь к аудиту
Как мы не можем заложить первый кирпич дома без архитектурного проекта, так и мы не можем провести аудит без плана. Прежде чем действовать как детективы в поиске рисков и уязвимостей цепочки поставок, нам необходимо четко понимать:почему(цели), «в котором(объем) и «КАК(фактический план).
Определить объем аудита
Без четко определенного объема аудит цепочки поставок будет длиться вечно (представьте, сколько времени и ресурсов будет потрачено впустую). При аудите цепочек поставок следует учитывать множество аспектов, но компаниям следует сосредоточить свои усилия там, где это важно.
Например, если в прошлом наблюдались проблемы с качеством продукции, при аудите следует уделять первоочередное внимание производственным процессам и системам контроля качества. Предприятия могут даже ограничить объем аудита, включив в него определенные линейки продуктов, в которых ранее наблюдались возрастающие проблемы с качеством.
Определить цели аудита
После определения объема аудита важно установить SMART цели. Точно так же, как нет смысла начинать рисовать портрет, не зная, кого или что вы рисуете, так и проведение внутреннего аудита без четких целей нелогично.
SMART цели должны быть Конкретный, Измеримый, Достижимый, Соответствующийи Ограниченный по времени. Например, целью аудита может быть оценка того, поддерживают ли существующие системы контроля качества уровень дефектов ниже 5% в течение года.
Разработать план аудита
После уточнения целей аудита и определения того, какие части цепочки поставок должны быть проверены, компании должны завершить этот шаг, разработав подробный план аудита (как).
Думайте о плане аудита как о схеме, в которой указаны члены команды (аудиторы), методологии (как они будут проводить оценки) и необходимые им ресурсы (например, контрольные списки, опросы, программное обеспечение для анализа данных и т. д.).
Соберите данные
Без данных аудит цепочек поставок похож на поиск с завязанными глазами иголки в стоге сена. Аудиторам необходимо собирать данные, чтобы получить четкое представление о текущем состоянии процессов цепочки поставок. Данные также обеспечивают основу для сравнения цепочек поставок с лучшими отраслевыми практиками. Ниже приведены некоторые примеры источников данных:
1. Внутренние документы и записи:
Внутренняя документация является основным источником данных для любой организации. Эти документы включают в себя заказыконтракты с поставщиками, инвентарные записи и отчеты о прошлых результатах деятельности. Например, аудиторы могут использовать KPI логистики для оценки времени цикла, своевременности доставки и времени выполнения заказа поставщиком.
2. Интервью с персоналом:
Еще одним основным источником данных является общение с ключевыми сотрудниками, такими как менеджеры складов, производственные специалисты и координаторы по логистике. Например, менеджеры склада могут выявить несоответствия между физическим количеством запасов и инвентарными записями или выявить узкие места, которые замедляют выполнение заказов.
3. Опросы и анкеты:
Другой способ сбора данных — распространение опросов и форм вопросов среди оперативных сотрудников, поставщиков и клиентов. Например, аудиторы могут получить представление о текущей удовлетворенности клиентов, собирая отзывы о наличии продуктов, сроках доставки и скорости обработки возвращенных заказов.
4. Посещения объектов:
Нет ничего лучше, чем увидеть операции из первых рук, чтобы выявить несоответствия, которые могут быть упущены при бумажном аудите. Физические проверки позволяют аудиторам оценить условия работы и хранения, техническое обслуживание помещений и оборудования, а также выполнение протоколов обеспечения качества.
5. Отраслевые ориентиры и стандарты:
Хотя аудиторы могут оценивать собранные внутренние данные по заранее установленным ключевым показателям эффективности, также важно иметь некую внешнюю базу. Без отраслевых показателей предприятия не могут быть уверены в том, что их цепочка поставок работает хорошо.
Например, если внутренний аудит выявит, что уровень возврата клиентов составляет 5%, компания может счесть его положительным согласно своему внутреннему KPI. Однако если у конкурентов доходность составляет всего 2%, это явно указывает на то, что что-то не так.
6. Отчеты сторонних аудиторов:
Предприятия также могут использовать аудиторские отчеты, проводимые внешними органами, чтобы получить беспристрастный взгляд на текущее состояние своих цепочек поставок. Например, если компания получила сертификат системы менеджмента качества (СМК), такой как ISO 9001, она может использовать отчет об аудите в качестве отправной точки для оценки текущей неэффективности в своей цепочке поставок, от производства до доставки.
Провести аудит
После того, как предприятия определили, какие части своих цепочек поставок они хотят проверить (определенная область действия) и собрали всю информацию о том, чего они надеются достичь (поставленные цели) и как все выглядит на самом деле (данные текущего состояния), пришло время надеть шляпу детектива и начать одитинг.
Мы можем обобщить процесс аудита в следующих вопросах дерева решений:
- Все ли идет по плану?
- Если да, Есть ли возможности улучшить эффективность цепочки поставок?
- Если нет, какие действия нам следует предпринять для устранения выявленных проблем?
Давайте рассмотрим несколько примеров аудитов, которые компания может проводить на разных этапах своей цепочки поставок:
1. Поиск и закупки:
Отличной отправной точкой для аудита цепочек поставок является анализ полного жизненного цикла Процесс закупок. После разработки блок-схемы, подробно описывающей каждый этап цикла закупок, аудиторы могут оценить следующие аспекты для выявления неэффективности:
- Производительность поставщика: Аудит поставщиков Помогите определить, являются ли поставщики и субподрядчики источником потерь, проблем с качеством и медленных сроков поставки. Аудиторы могут оценивать поставщиков, используя матрица рисков который разделяет поставщиков по таким ключевым показателям эффективности, как своевременность доставки, кредитный рейтинг и норма прибыли.
- Прием и проверка товара: Предприятия должны проверять, что товары (особенно сырье) принимаются только в том случае, если они соответствуют требуемым стандартам качества и количества. Аудиторы могут анализировать процесс проверки, включая критерии принятия и отклонения, процедуры отбора проб и методологии тестирования.
- Выставление счета и оплата: Важно подтвердить, что оплата производится только за принятый товар. Например, аудиторы могут проверить, что квитанции о доставке и счета-фактуры регистрируются и сопоставляются с заказами на поставку. Также рекомендуется обеспечить своевременную оплату (чтобы воспользоваться скидками за досрочную оплату и избежать штрафов за просрочку платежа).
2. Производство и изготовление
Этапы производства и производства должны быть в контрольном списке каждого аудита цепочки поставок. В конце концов, мы не хотим, чтобы в руки покупателей попала неисправная или некачественная продукция. Вот несколько способов аудита этих этапов цепочки поставок:
- Пример тестирования: Самый интуитивный способ аудита производства и производства — это тестирование случайной выборки. Как правило, аудиторы случайным образом отбирают образцы с производственных линий через определенные промежутки времени, а затем проводят различные тесты, чтобы проверить, соответствуют ли образцы заранее установленным стандартам. Эти тесты могут включать проверки качества и безопасности, такие как внешний вид, вес и токсичность.
- Стандартные операционные процедуры (СОП): При посещении объектов аудиторы могут наблюдать и проверять, соблюдаются ли различные этапы производства и изготовления в точности так, как описано в СОП. Например, необъявленный визит может выявить, что сотрудники не управляют машиной в соответствии с действиями, предписанными СОП. Возможно, они не выполняют предварительную проверку безопасности перед запуском машины.
3. Складирование и управление запасами
Если есть какие-либо расхождения между физическими запасами и зарегистрированными запасами в базе данных компании, это может привести к дефициту или избытку запасов. Инвентарь влияет на стоимость проданных товаровпоэтому мы должны проводить регулярные внутренние аудиты для выявления потенциальной неэффективности в складские операции. Вот несколько способов, как предприятия могут проводить аудит управление запасами:
- Количество инвентаря: Самый простой способ аудита запасов — регулярно планировать физические инвентаризации, а затем сравнивать их с тем, что записано в инвентаре. система управления складом. Физический подсчет может производиться вручную, при этом операторы подсчитывают каждый товар на складе. Однако ручной подсчет трудоемкий, поэтому предприятия могут использовать сканирование штрих-кода или RFID-метки для отслеживания каждого товара, перемещающегося на склад, внутри него и со склада.
- Показатели производительности и отслеживание KPI: Предприятия также могут проверять эффективность своего складирования, отслеживая ключевые показатели эффективности по сравнению с заранее установленными уровнями и контрольными показателями (пришло время использовать собранные данные!). Например, мы можем проверить уровень точности заказов, измеряя процент заказов, отправленных без ошибок (правильный продукт, количество и правильному клиенту). Мы также можем проверить балансовую стоимость запасов, которая включает хранение, страхование и устаревание.
- Пошаговое описание процесса инвентаризации: Взгляд на землю — всегда лучший инструмент одитинга. Аудиторы могут физически следить за движением товарно-материальных запасов от получения до отгрузки. Например, они могут наблюдать за циклом комплектации и упаковки, чтобы оценить, оптимизирован ли путь и затраченное время, а также достаточно ли упаковочных материалов. Это также прекрасная возможность проверить, проверяются ли товары по прибытии и как они регистрируются в системе управления складом.
4. Логистика и дистрибуция
Аудит цепочки поставок не будет полным без оценки транспортных маршрутов и логистических операций. Настало время оценить эффективность маршрутов распределения и выявить любые затраты на перевозку, не добавляющие стоимости. Вот несколько практических способов аудита этих частей цепочки поставок:
- Аналитика данных и показатели производительности: Аудиторы могут анализировать данные GPS и телематики транспортных средств, а также графики доставки и журналы, чтобы выявить отклонения во времени и стоимости доставки. Например, предприятия могут оценить, близко ли использование грузового пространства (отношение используемого грузового пространства к общему доступному пространству в транспортных средствах) к 100%.
- Таинственные поставки: Еще один способ аудита торговых сетей — отправлять посылки в качестве «тайного покупателя», не сообщая об этом отделу логистики. Аудиторы имитируют типичный заказ клиента и фиксируют точное время отправки и прибытия. Это позволит предприятиям оценить, находится ли время доставки в ожидаемом диапазоне.
5. Удовлетворенность клиентов
Оценивая эффективность глобальных цепочек поставок, мы должны помнить, что конечным показателем успеха является уровень удовлетворенности клиентов. Как мы видели на этапе «сбора данных», отзывы клиентов могут стать кладезем информации. Давайте рассмотрим некоторые способы аудита удовлетворенности клиентов в цепочках поставок:
- Чистая оценка промоутера (NPS): При проверке удовлетворенности клиентов аудиторы обычно используют NPS для измерения лояльность клиентов. Компании используют опросы, анкеты и фокус-группы, чтобы спросить клиентов, насколько вероятно, что они порекомендуют компанию другим. Показатель NPS (по шкале от 0 до 10) делит клиентов на сторонников, пассивников и недоброжелателей.
- Анализ жалоб клиентов: Еще один прямой способ аудита удовлетворенности клиентов — это анализ характера и частоты жалоб клиентов и поиск отклонений от контрольных показателей или базовых показателей. Например, предприятия могут просмотреть количество полученных жалоб по одной и той же проблеме, чтобы выявить повторяющиеся закономерности. Аудиторы также могут измерить среднее время, необходимое для разрешения жалобы, чтобы определить, находится ли оно в пределах приемлемого заранее определенного диапазона.
6. Соблюдение требований, риски и устойчивость
Предприятия, которые хотят провести комплексный аудит своих цепочек поставок, также могут проверить, соответствуют ли их операции и процессы нормативным требованиям и нормам устойчивого развития. Это также возможность провести аудит бизнеса. устойчивость к потенциальным рискам цепочки поставок, такие как стихийные бедствия, политическая нестабильность и угрозы кибербезопасности. Вот два способа проверки соответствия и устойчивости цепочек поставок:
- Управление экологическими ресурсами: Предприятиям следует проверять свое воздействие на окружающую среду, особенно если они хотят получить или сохранить сертификат экологического менеджмента, такой как ISO 14001. Аудиторы могут оценить, использует ли компания и закупает ли она сырье, полученное из устойчивых источников. Еще один способ аудита воздействия на окружающую среду — расчет общего углеродного следа, включая прямые и косвенные выбросы, от всех видов деятельности в цепочке поставок.
- Стресс-тестирование и сценарный анализ: Стресс-тестирование — это крайний способ оценить способность цепочки поставок продолжать функционировать в условиях различных рисков. Предприятия могут моделировать различные риски (например, политические волнения, экономические потрясения, кибератаки) и наблюдать, насколько быстро и эффективно может отреагировать цепочка поставок. Например, компания может смоделировать сценарий, в котором тайфун на месяц нарушает производство ключевых поставщиков. Затем они проверяли, смогут ли они обеспечить поставки продукции клиентам.
Сообщите о результатах проверки
Шаг после аудита, очевидно, представляет собой отчет о результатах ключевым заинтересованным сторонам. Но обнаружить, где обнаружены проблемы, недостаточно. Нам также нужен план действий по устранению проблем. Вот что обычно должно быть включено в аудиторский отчет:
- Управляющее резюме: Краткое описание объема и целей аудита, графика аудита, использованных методологий и наиболее важных обнаруженных проблем.
- Методологии: В отчете должно быть описано, как были собраны данные, и перечислены все инструменты и методы, использованные в процессе аудита. В этом разделе аудиторы должны объяснить, как они определили, хорошо ли работает операция или процесс цепочки поставок.
- Подробные выводы: В этом разделе должны быть перечислены все проблемы и отклонения, обнаруженные в процессе аудита. Для облегчения интерпретации отчета выявленные проблемы следует классифицировать в соответствии с их приоритетностью и/или уровнями риска с точки зрения воздействия и вероятности повторения.
- Рекомендации: Именно решения, а не проблемы, ведут к улучшению. Аудиторский отчет без плана корректирующих действий подобен указанию на то, что сломано и не исправлено. В отчете должны быть предложены корректирующие действия по каждой выявленной проблеме. Даже если проблем нет, в отчете следует рекомендовать улучшения (например, обновление программного обеспечения для лучшего управления запасами).
- План реализации: Чтобы убедиться, что ключевые заинтересованные стороны реализуют рекомендуемые меры, в отчете следует расставить приоритеты в списке корректирующих действий, исходя из их воздействия и осуществимости. Не менее важно указать график реализации рекомендаций и определить, кто несет ответственность за каждую часть плана действий.
Аудит цепочки поставок — это непрерывный цикл
Представление результатов аудита не является завершением процесса аудита. Мы не можем просто оценить эффективность цепочки поставок, порекомендовать план действий и двигаться дальше. Предприятиям необходимо проводить регулярные последующие аудиты, чтобы убедиться, что корректирующие действия реализованы, подтвердить, действительно ли они устранили проблемы, и определить, улучшили ли они эффективность цепочки поставок.
Трудно сказать, как часто предприятиям следует проводить внутренние аудиты, поскольку это зависит от сложности цепочки поставок, результатов прошлых аудитов и нормативных требований. Например, если предыдущие внутренние аудиты выявили множество критических проблем, возможно, потребуется увеличить частоту проверок. Однако, как правило, малый и средний бизнес должен проводить аудит цепочки поставок не реже одного раза в год.
При аудите глобальных цепочек поставок важно понимать, что делает их уязвимыми. Проверьте Пять главных проблем цепочки поставок в 2024 году и убедитесь, что они включены в ваш следующий внутренний аудит!
Ищете логистическое решение с конкурентоспособными ценами, полной прозрачностью и легкодоступной поддержкой клиентов? Проверьте Торговая площадка логистики Chovm.com прямо сейчас
