Система непрерывного учета запасов — это метод управления запасами, который обеспечивает непрерывные обновления в режиме реального времени по уровням запасов по мере совершения транзакций. В отличие от периодической системы учета запасов, которая обновляет записи запасов только через определенные интервалы, система непрерывного учета запасов позволяет компаниям отслеживать запасы мгновенно, по мере продажи или покупки товаров. Этот подход в режиме реального времени помогает компаниям эффективнее управлять запасами, сокращать несоответствия и принимать обоснованные решения на основе точных данных.
Используя такие технологии, как сканеры штрих-кодов, системы точек продаж (POS) и программное обеспечение для управления запасами, система постоянного учета запасов упрощает ведение записей и предоставляет самую последнюю информацию об уровнях запасов, ценах и других важных показателях. Эта система стала незаменимой для предприятий всех размеров, особенно в отраслях с высокой оборачиваемостью запасов и сложными цепочками поставок.
Как работает система постоянного учета запасов
Система непрерывного учета инвентаря работает посредством непрерывного отслеживания уровня запасов. Каждый раз, когда товар продается или принимается, система регистрирует транзакцию в режиме реального времени. Это немедленное отслеживание облегчается с помощью технологии штрих-кода или RFID, которая автоматизирует процесс обновления, поскольку продукты сканируются в точке продажи или во время получения. Использование сканеров штрих-кода не только повышает точность, но и значительно сокращает ручной труд и вероятность человеческой ошибки.
Каждая транзакция влияет на счет инвентаризации и другие финансовые аспекты бизнеса, включая себестоимость проданных товаров (COGS) и расчет валовой прибыли. Это позволяет компаниям иметь точную и актуальную картину своего финансового благополучия в любой момент времени. В отличие от периодической системы инвентаризации, где COGS рассчитывается в конце отчетного периода, система непрерывной инвентаризации непрерывно обновляет COGS с каждой транзакцией.
Основные различия между системами постоянного и периодического учета запасов
Основное различие между системой постоянного учета запасов и системой периодического учета запасов заключается в том, как часто они обновляют записи об инвентаризации. Система постоянного учета запасов обеспечивает обновления в режиме реального времени при перемещении запасов, в то время как система периодического учета требует проведения физических подсчетов запасов через определенные интервалы времени, например ежемесячно, ежеквартально или ежегодно.
Другое отличие заключается в том, как эти системы рассчитывают COGS. В постоянной системе COGS обновляется с каждой транзакцией, отражая немедленное сокращение запасов. Напротив, периодическая система рассчитывает COGS только в конце отчетного периода с использованием формулы: начальный запас + закупки – конечный запас = COGS.
В то время как система периодической инвентаризации может подойти для небольших предприятий с ограниченным запасом, система непрерывной инвентаризации обеспечивает явные преимущества с точки зрения точности, автоматизации и эффективности, особенно для предприятий, имеющих дело с большими объемами запасов или несколькими товарными единицами.
Преимущества системы постоянного учета запасов
Отслеживание запасов в режиме реального времени
Одним из наиболее существенных преимуществ системы постоянного учета запасов является ее способность предоставлять обновления запасов в режиме реального времени. Как только происходит продажа или покупка, система автоматически корректирует счет запасов, позволяя компаниям оставаться на верхних уровнях запасов и избегать таких проблем, как затоваривание или дефицит.
Повышенная точность
Используя сканирование штрих-кодов или RFID, компании могут снизить риск человеческой ошибки при отслеживании запасов. Каждый товар точно регистрируется по мере его перемещения по цепочке поставок, гарантируя, что записи инвентаризации отражают фактические имеющиеся запасы. Это также может помочь компаниям устранить любые расхождения между зарегистрированными и фактическими запасами во время аудитов или физических подсчетов запасов.
Улучшенный контроль инвентаря
Система постоянного учета запасов обеспечивает лучший контроль запасов, позволяя менеджерам внимательно отслеживать уровни запасов, точки повторного заказа и общее состояние запасов. Этот уровень контроля приводит к более эффективному управлению запасами, где предприятия могут оптимизировать уровни запасов для удовлетворения спроса, минимизируя при этом избыточные запасы.
Экономия затрат и повышение эффективности
Автоматизация снижает необходимость ручного подсчета и постоянных сверок, освобождая время сотрудников для сосредоточения на других задачах. Более того, данные в реальном времени помогают компаниям принимать более быстрые и точные решения относительно заказов на закупку и их выполнения. Это может привести к снижению эксплуатационных расходов и повышению удовлетворенности клиентов, гарантируя, что нужные продукты всегда будут доступны.
Информированное принятие решений
С данными в режиме реального времени по запасам и финансам компании могут принимать более обоснованные решения относительно ценообразования, прогнозирования спроса и управления цепочкой поставок. Система предоставляет ключевые сведения о том, какие продукты продаются хорошо, а какие могут нуждаться в более стратегическом управлении, что позволяет компаниям корректировать свою тактику на лету.
Система непрерывного учета запасов и методы оценки запасов
Предприятия, использующие систему непрерывного учета запасов, по-прежнему могут применять различные методы оценки запасов для расчета себестоимости проданных товаров и конечных запасов, включая FIFO (первым пришел — первым ушел), LIFO (последним пришел — первым ушел) и средневзвешенную стоимость.
- Метод FIFO предполагает, что в первую очередь продаются самые старые товары, что часто встречается в отраслях, связанных со скоропортящимися товарами или товарами с истекающим сроком годности.
- Метод LIFO предполагает, что в первую очередь продаются самые новые запасы, что может быть полезно в отраслях, где приоритет отдается новейшим продуктам, хотя он менее распространен из-за ограничений, накладываемых определенными стандартами бухгалтерского учета.
- Средневзвешенная стоимость рассчитывает среднюю стоимость товарных позиций за определенный период. Этот метод может сгладить колебания стоимости и полезен для предприятий, имеющих дело с постоянным ценообразованием на продукцию.
Объединив систему непрерывного учета запасов с этими методами оценки, предприятия могут гарантировать, что их учетные записи по запасам являются точными и соответствуют стандартам финансовой отчетности.
Прогнозирование и оптимизация запасов
Система постоянного учета запасов играет решающую роль в прогнозировании спроса и оптимизации уровней запасов. Поскольку она обеспечивает видимость в режиме реального времени уровней запасов и тенденций продаж, компании могут использовать эти данные для более точного прогнозирования будущего спроса. Это позволяет компаниям поддерживать оптимальные уровни запасов, сокращать расходы на хранение и предотвращать дефицит или затоваривание.
Например, программное обеспечение для управления запасами, интегрированное с системой постоянного учета запасов, может помочь компаниям анализировать данные о прошлых продажах, чтобы определить точки повторного заказа для отдельных продуктов. Система также может помочь в управлении сезонными колебаниями или подготовке к периодам высокого спроса, гарантируя, что у компании будет необходимое количество запасов для удовлетворения спроса клиентов.
Роль автоматизации в постоянном управлении запасами
Автоматизация является основой успеха системы постоянного учета запасов. Сканеры штрихкодов, технология RFID и системы точек продаж являются одними из ключевых инструментов, автоматизирующих отслеживание запасов. Эти технологии гарантируют автоматическое обновление данных при получении, продаже или перемещении запасов между локациями.
Более того, программное обеспечение для управления запасами позволяет компаниям оптимизировать различные процессы, такие как создание заказов на закупку, пополнение запасов и управление складом. Благодаря автоматизации система может оповещать менеджеров о низком уровне запасов, предотвращая дефицит и обеспечивая своевременное пополнение запасов.
Проблемы систем постоянного учета запасов
Хотя система постоянного учета запасов предлагает многочисленные преимущества, она сопряжена с трудностями, особенно для малого бизнеса. Одной из проблем является первоначальная стоимость внедрения системы, особенно при ее интеграции с передовыми технологиями, такими как RFID или сканирование штрихкодов. Однако эти затраты часто могут быть компенсированы долгосрочными преимуществами от повышения точности, сокращения трудозатрат и лучшего контроля запасов.
Еще одна проблема — обеспечение корректного обслуживания системы. Даже при автоматизации может возникнуть человеческая ошибка, если сотрудники не следуют надлежащим процедурам сканирования или если технология не обновляется регулярно. Регулярные физические инвентарные подсчеты по-прежнему необходимы для обеспечения соответствия записей постоянной системы фактическому инвентарю.
Итог: будущее управления запасами
Система непрерывного учета запасов преобразует то, как компании управляют запасами, предлагая информацию в реальном времени, большую точность и улучшенный контроль. Внедряя эту систему вместе с автоматизацией и интегрируя ее с передовыми технологиями, такими как RFID и сканеры штрихкодов, компании могут значительно улучшить свои процессы управления запасами, сократить расходы и повысить удовлетворенность клиентов.
Поскольку электронная коммерция и сложные цепочки поставок продолжают расти, внедрение системы постоянного учета запасов становится необходимым для предприятий, стремящихся оставаться конкурентоспособными. Имея под рукой данные в режиме реального времени, предприятия могут принимать более обоснованные решения, оптимизировать уровни запасов и оптимизировать всю цепочку поставок. Будь то снижение себестоимости, улучшение управления складом или повышение удовлетворенности клиентов, система постоянного учета запасов является ценным инструментом, который приносит долгосрочные выгоды.
Источник из Логистика ДКЛ
Отказ от ответственности: информация, изложенная выше, предоставлена dclcorp.com независимо от Chovm.com. Chovm.com не делает никаких заявлений и не дает никаких гарантий относительно качества и надежности продавца и продукции. Chovm.com категорически отказывается от какой-либо ответственности за нарушения авторских прав на контент.
