Что такое пробный баланс: подробное руководство

Никто не начинает бизнес, потому что любит вести бухгалтерию (если только он не бухгалтер). Но поддержание правильности цифр не подлежит обсуждению. Один из способов обеспечить это — использовать пробный баланс. И хотя пробный баланс не является надежным способом гарантировать отсутствие ошибок в системе бухгалтерского учета компании, он может помочь обнаружить мелкие ошибки и исправить более крупные в главной бухгалтерской книге. Короче говоря, если что-то не так, пробный баланс — это ваш шанс это заметить, прежде чем это станет реальной проблемой.

В этой статье мы объясним, что такое пробные балансы, почему они важны и как составить их максимально просто.

Содержание
Что такое пробный баланс?
Что входит в пробный баланс?
    Пример пробного баланса
Что такое скорректированный пробный баланс?
Основные этапы составления пробного баланса
    1. Сначала сверьте свои цифры.
    2. Не смешивайте личные и деловые деньги.
    3. Используйте бухгалтерское программное обеспечение
    4. Ищите скрытые ошибки
    5. Проведение внутренних аудитов.
Когда предприятиям следует использовать пробный баланс?
Заключение

Что такое пробный баланс?

Проще говоря, пробный баланс — это отчет, в котором перечислены все счета, которыми владеет компания, и их баланс. Цель — убедиться, что общая сумма дебета соответствует общей сумме кредита. В двойной бухгалтерии бухгалтеры регистрируют каждую транзакцию дважды — один раз как дебет на одном счете и один раз как кредит на другом.

Пробный баланс — это ваш способ проверить, правильно ли работает эта система. В то время как главные бухгалтерские книги регистрируют кредитные и дебетовые транзакции отдельно, пробный баланс добавляет их по каждому счету, вычисляя общую сумму. (В бухгалтерской книге без ошибок общая сумма дебета и кредита должна быть такой же, как в пробном балансе.)

Хотя в настоящее время пробные балансы не требуются для проверки кредитных и дебетовых остатков, они по-прежнему удобны для бухгалтеров, желающих перепроверить свою работу, а также для аудиторов, желающих лучше понять счета, которые они собираются проверять.

И хотя в 2025 году проверка дебетовых и кредитовых остатков будет в основном автоматизирована, пробный баланс все равно может помочь предприятиям:

• Выявляйте ошибки до того, как они перерастут в более серьезные проблемы
• Составляйте точные финансовые отчеты (потому что плохие данные = плохие решения)
• Убедитесь, что вы не переплачиваете налоги и не теряете доход
• Избегайте сюрпризов, когда ваш бухгалтер проверяет ваши книги

Помните, что если пробный баланс не совпадает, что-то не так. Лучше исправить это сейчас, чем иметь дело с беспорядком позже.

Что входит в пробный баланс?

Пробный баланс должен представлять все счета из главной книги в двух столбцах: один для исходящих денег, другой для поступающих денег. Обычно он включает в себя следующие шесть частей:

• Названия счетов (каждый счет в вашей главной книге, т. е. касса, аренда, продажи и т. д.)
• Дебетовые остатки (суммы, учтенные в активах и расходах)
• Кредитовые остатки (суммарные суммы обязательств, доходов и капитала)
• Номера счетов
• Даты отчетного периода
• Общая сумма дебета и кредита

Пример пробного баланса

Допустим, Джейк владеет небольшой кофейней. В конце месяца он хочет проверить, все ли в его бухгалтерских книгах выглядит правильно. Его пробный баланс может выглядеть так:

Все сбалансировано — хорошо! Но предположим, он забыл записать расходы в размере 500 долларов США на ингредиенты. Это сбило бы его итоги, и это то, где пробный баланс поймал бы это.

Что такое скорректированный пробный баланс?

Обычный пробный баланс отлично подходит для выявления очевидных ошибок. Но как быть с позициями, которые бухгалтеры не записали в главную книгу или отсутствуют — например, расходы, которые были, но не были оплачены? Вот где предприятия могут использовать скорректированный пробный баланс.

Например, если Джейк, владелец кафе, купил канцелярских товаров на сумму 800 долларов США по личной кредитной карте, у него останется неучтенной сумма в размере 800 долларов США. Однако скорректированный пробный баланс исправит это, добавив расход в раздел дебета.

Кроме того, скорректированные пробные балансы приведут к более точным финансовым отчетам, поскольку они включают расходы, не включенные в исходные записи. Например, предприятия могут добавлять авансы или будущие расходы, которые официально не произошли, но все равно должны быть учтены.

Примечание: Хотя эти корректировки не исправят ошибки в исходном балансе, они позволят владельцам бизнеса правильно учитывать активы и обязательства, что улучшит их финансовую ситуацию.

Основные этапы составления пробного баланса

1. Сначала сверьте свои цифры.

Многие из нас сталкивались с банковской выпиской, которая не соответствовала тому, что, по нашему мнению, было на нашем счете – то же самое часто случается в бизнесе. Если это происходит, лучший способ избежать недостающих расходов – это сравнить книги с фактическими банковскими транзакциями.

2. Не смешивайте личные и деловые деньги.

Одно из важных правил ведения бизнеса — не смешивать личные и рабочие деньги. Например, владелец, использующий свою карту для оплаты продуктов, скорее всего, столкнется с трудностями в поддержании чистоты своего пробного баланса. По этой причине лучше хранить оба фонда на отдельных счетах.

3. Используйте бухгалтерское программное обеспечение

Не хватает средств нанять бухгалтера? Это не значит, что вы должны отслеживать все транзакции вручную. Это долгий и мучительный процесс. Вместо этого используйте бухгалтерское программное обеспечение (например, QuickBooks, Xero или Wave) для автоматизации процесса.

4. Ищите скрытые ошибки

Бухгалтерский учет оставляет много места для ошибок, и даже лучшие компании сталкиваются с ошибками. По этой причине всегда полезно все перепроверять. Вот некоторые небольшие ошибки, на которые стоит обратить внимание:

• Транспонированные числа (ввод 3,200 вместо 2,300)
• Забывание ввода небольших транзакций
• Случайное дублирование записи

Даже маленькая ошибка может сбить с толку весь ваш пробный баланс. Проверьте, перепроверьте, затем проверьте еще раз.

5. Проведение внутренних аудитов.

Раз в несколько месяцев просматривайте записи компании свежим взглядом. Вы можете удивиться тому, что вы поймаете.

Когда предприятиям следует использовать пробный баланс?

Пробный баланс полезен всякий раз, когда владелец бизнеса хочет убедиться в правильности ведения бухгалтерских книг, а также в некоторые особые моменты:

• Конец месяца или квартала (исправьте ошибки, прежде чем они накопится)
• Перед подготовкой финансовой отчетности (убедитесь, что бизнес работает с чистыми данными)
• Перед подачей налоговой декларации (предотвратите проблемы с IRS, обнаружив ошибки на ранней стадии)
• При подаче заявки на кредит или привлечении инвесторов (захламленные книги = красные флажки)
• Перед аудитом (если цифры неверны, аудиторы их обнаружат, поэтому сначала исправьте их)

Заключение

Многие владельцы бизнеса не уделяют много внимания своему пробному балансу. В конце концов, в наши дни все автоматизировано, так что запуск пробного баланса вручную — это просто дополнительная работа, не так ли? Что ж, пробные балансы все еще могут быть чрезвычайно полезны для завершения внутренних проверок, особенно перед предоставлением официальных финансовых отчетов или отслеживанием ошибок.

Владельцы бизнеса также могут использовать пробные балансы для проверки своего финансового положения и обеспечения правильной работы своих систем учета. Никто не любит исправлять ошибки в бухгалтерском учете спустя месяцы, поэтому лучше всего обнаружить их как можно раньше. Если владельцы серьезно настроены на ведение финансово здорового бизнеса, пробный баланс может иметь большое значение.