Представьте, что вы придумали идеальное письмо — сильное начало, четкое сообщение и призыв к действию, который обязательно вызовет отклик у потенциальных потребителей. Но прежде чем компании нажмут «Отправить», есть один последний штрих, который они не должны пропустить: отличное завершение.
Электронная почта по-прежнему является основным средством общения на рабочем месте, и то, как бренды завершают свои сообщения, имеет такое же значение, как и то, что они хотят сказать. Продуманное завершение электронного письма показывает профессионализм и внимание к деталям, задавая правильный тон. В этой статье будут рассмотрены лучшие и худшие способы, которыми компании могут заканчивать свои электронные письма.
Содержание
Что такое подписи по электронной почте?
Что компании должны включать в каждое электронное письмо-подписание
Типы подписей в электронных письмах
Как закончить электронное письмо: 10 способов звучать профессионально
Как не заканчивать электронное письмо: 10 фраз, которых следует избегать
Подведение итогов
Что такое подписи по электронной почте?
Подпись в электронном письме — это последний штрих в конце сообщения. Обычно это простое слово или короткая фраза, за которой следует имя и подпись. Думайте об этом как о сигнале, который говорит: «Мы закончили здесь».
Компании должны включать подписи практически в каждое отправляемое письмо. Они являются ключевой частью деловой коммуникации, и использование правильной подписи показывает получателю, что бренд понимает основы этикета электронной почты. Кроме того, это помогает оставить профессиональное впечатление.
Что компании должны включать в каждое электронное письмо-подписание
Подписание каждого электронного письма требует трех ключевых моментов:
- Прощание
- Подпись
- Контакты
Прощание — это слово или фраза, которая идет прямо перед именем отправителя, и это важнее, чем думают большинство людей. Раздел прощания задает тон письма и формирует чувства читателя по поводу полученного сообщения. Вот несколько примеров прощаний по электронной почте (в следующем разделе будут показаны дополнительные варианты):
- искренне
- Скоро поговорим
- С наилучшими пожеланиями
Далее следует подпись отправителя. Если у отправителя уже есть профессиональная подпись электронной почты, ему не нужно будет снова вводить свое имя после прощания. Но если у него ее нет, он должен указать свое имя и другие соответствующие контактные данные, такие как номер телефона или имя пользователя в социальных сетях. Таким образом, получатель сможет связаться с отправителем по другим каналам, если это необходимо.
Что такое профессиональная подпись электронной почты?
Подпись электронной почты похожа на цифровую визитную карточку. Отправители могут настроить ее так, чтобы она автоматически появлялась в каждом письме или только для определенных людей, например, тех, кто не работает в компании. Обычно она включает полное имя, должность, номер телефона, профиль LinkedIn и адрес офиса.
Однако отправители тоже могут проявить креативность. Некоторые добавляют вдохновляющую цитату или фотографию, чтобы сделать подпись в электронном письме более личной. Это быстрый и простой способ поделиться дополнительной информацией об отправителе и о том, как люди могут с ним связаться, не печатая ее каждый раз.
Типы подписей в электронных письмах
1. Общие правила подписи по электронной почте
Большинство писем заканчиваются простыми, общими подписями. Эти быстрые фразы не привязаны ни к чему конкретному в отношении цели или содержания письма — это просто дружеский способ завершить все. Вот несколько примеров таких подписей:
- Спасибо за Ваш интерес
- С уважением
- Отличный день
2. Персонализированные подписи по электронной почте
Иногда персонализированная подпись — это выход, особенно когда отправитель отправляет электронное письмо кому-то, кого он уже знает (будь то личные или профессиональные связи). Вместо общих подписей они более продуманы и конкретны для отношений отправителя и получателя.
По этой причине они обычно представляют собой короткие предложения, которые заменяют типичную заключительную фразу. Вот несколько примеров:
- Я с нетерпением жду начала работы над этим проектом вместе с вами.
- Я действительно ценю всю вашу тяжелую работу.
- Большое спасибо за эту возможность.
Как закончить электронное письмо: 10 способов звучать профессионально
Подписи по электронной почте для официальных предприятий
Хорошее завершение — ключ к завершению профессионального электронного письма. Эти завершающие фразы идеально подходят, когда отправители обращаются к людям за пределами своей организации (например, потенциальным клиентам, поставщикам или другим партнерам).
Они также отлично подходят для коллег, если компания или отрасль склоняются к более формальной атмосфере. Вот несколько вариантов:
1. С уважением
Этот классический вариант пользуется популярностью, поскольку завершает разговор на позитивной, но формальной ноте.
2. С уважением
Будь то «С наилучшими пожеланиями», «С наилучшими пожеланиями» или просто «С наилучшими пожеланиями», каждое из них вежливо, ясно и остается безупречно профессиональным.
3. С наилучшими пожеланиями
Немного более дружелюбная, чем другие, эта подпись показывает, что отправитель искренне желает получателю всего наилучшего, не теряя при этом профессионального тона.
Подписи по электронной почте для неформального бизнеса
Когда отправители отправляют электронные письма коллегам, которых они хорошо знают, или занимаются менее официальными делами, эти подписи работают идеально:
4. ура
Дружелюбный и разговорный способ завершить электронное письмо — что-то вроде «С наилучшими пожеланиями», но более непринужденно.
5. Лучшее
Коротко, просто и подходит практически для любой ситуации. Прямо и выполняет свою работу.
6. Береги себя
Эта подпись показывает теплоту, не выходя за рамки. Это хороший баланс для дружеского, но профессионального завершения.
Подписи по электронной почте для благодарностей и запросов
Когда отправители хотят попросить что-то по электронной почте или выразить благодарность за услугу, рекомендацию, направление или возможность, их подпись может помочь красиво оформить это. Вот что они могут использовать:
7. спасибо
Прямолинейно, просто и доносит сообщение. Не нужно ничего усложнять.
8. Я ценю ваш [вклад, помощь, вклад и т. д.]
Эта подпись добавляет немного тепла. Это как сказать: «Эй, я действительно ценю то, что ты для меня делаешь..” Идеально подходит для последующих сообщений или напоминаний, чтобы поддерживать дружескую атмосферу и при этом подталкивать к ответу.
Подписи по электронной почте для неформального общения
Персонализация подписи часто кажется естественной в неформальных разговорах. Но отправителям не всегда нужно приукрашивать. Они могут использовать несколько отличных готовых подписей, которые идеально подходят для дружеских писем, в том числе:
9. Поговори скорее
Если отправитель планирует вскоре встретиться с кем-то из близких, он может сказать это в качестве завершения. Это непринужденно и просто, и поддерживает легкую атмосферу.
10. Увидимся позже
Что-то вроде «Talk soon», но немного более непринужденно. Это забавный способ сказать «We will talk again soon», не создавая при этом ощущения формального обещания.
Как не заканчивать электронное письмо: 10 фраз, которых следует избегать
Поскольку подпись по электронной почте подобна последнему рукопожатию, она должна оставлять хорошее впечатление. По этой причине отправителям следует избегать некоторых подписей, которые могут вызвать неприятные ассоциации. Вот несколько заключительных строк, которых следует избегать.
1. С нетерпением жду вашего ответа (заранее спасибо)
Такое завершение может показаться немного назойливым или пассивно-агрессивным. Это как будто отправитель предполагает, что получатель должен ответить, что может не всем понравиться.
2. Искренне Ваш
Зачем использовать эту подпись, если отправитель на самом деле не «принадлежит» человеку? Это может показаться слишком формальным и не таким уж искренним.
3. Любовь или (XOXO)
Эта подпись слишком личная, если только письмо не адресовано кому-то очень близкому, например, партнеру или члену семьи. Здорово, если оно будет дружелюбным, но не настолько.
4. —[Имя] или —[Инициалы]
Если электронное письмо не очень короткое и неформальное, пропуск надлежащей подписи может показаться резким или небрежным, как будто отправитель не потрудился как следует закончить свое сообщение.
5. Смайлы
Хотя эмодзи могут работать в некоторых деловых чатах, подпись — это то, где все должно оставаться ясным и профессиональным. Оставьте эмодзи (просто для безопасности).
6. Желаю вам благословенного дня.
Религиозный язык может показаться неуместным в деловых или повседневных электронных письмах, даже если он написан с благими намерениями. Лучше держаться подальше, если только он не соответствует контексту.
7. Надеюсь, это имеет смысл.
Это заключение может показаться безобидным, но оно может показаться пассивно-агрессивным. Оно подразумевает, что любая путаница — вина читателя, что не очень хорошо для построения взаимопонимания.
8. С уважением
Это подписание настолько формально, что кажется жестким и почти отстраненным. Цель — установить связь, а не чувствовать себя роботом.
9. Желаю удачи
Очень неформально. Лучше в разговоре, чем в электронных письмах — это может звучать как беседа в кофейне, а не электронное письмо.
10. Удачи
«Удачи» может быть немного коварным. Это может заставить получателя почувствовать, что задача сложная, или что ему понадобится удача, чтобы добиться успеха, — что может расстроить.
Подведение итогов
Многие считают, что подписи в электронных письмах — это просто формальность. Они могут не содержать много дополнительной информации, но они необходимы в деловых электронных письмах. Чтение письма, которое просто обрывается, — не лучший опыт. Такая внезапность может оставить неприятный осадок, заставляя читателя чувствовать, что отправитель не позаботился о том, чтобы закончить как следует.
С профессиональной точки зрения, то, как компании говорят, так же важно, как и то, что они говорят. Если бренды пропускают или торопятся с подписью, читатели могут уйти, усомнившись в их надежности в деловой обстановке. Подумайте об использовании любой из десяти рекомендуемых подписей, чтобы звучать как профессионал, и избегайте остальных десяти, которые могут ухудшить ситуацию.
