Umewahi kujiuliza kwa nini kazi ambayo inapaswa kuchukua saa chache tu wakati mwingine husonga mbele milele? Uwezekano unaendelea kuiahirisha hadi dakika ya mwisho. Lakini kuchelewesha kama hii kunaweza kutatiza utendakazi wako, tija na matokeo.
Kwa hivyo ikiwa hii inaonekana kama hali inayojulikana, endelea kusoma jinsi unavyoweza kutumia Sheria ya Parkinson kushinda kuahirisha na kufanya mengi kwa muda mfupi.
Meza ya yaliyomo
Sheria ya Parkinson ni nini
Njia 3 za kutumia sheria ya Parkinson kuongeza tija
Vifungu muhimu
Sheria ya Parkinson ni nini
Sheria ya Parkinson inasema hivyo kazi hupanuka ili kujaza muda uliopangwa kukamilika.
Cyril Northcote Parkinson alitunga sheria hii kwa mara ya kwanza katika insha iliyochapishwa katika The Economist mwaka wa 1955. Tangu wakati huo, sheria ya Parkinson imepata sifa kubwa.
Wacha tuangalie hii inamaanisha nini kwa maneno ya vitendo zaidi na tuangalie mifano michache:
Maana ya Sheria ya Parkinson
Ukijipa muda zaidi unaohitajika kukamilisha kazi, utaliburuta hadi tarehe ya mwisho inayotarajiwa, bila kujali kama inaathiri ubora wa kazi. Taarifa hii ni ya kweli na inatumika kwa maisha kwa ujumla na tija ya biashara haswa.
Mifano ya Sheria ya Parkinson
Kwa mfano wa haraka, wanafunzi wanaweza kukamilisha kazi zao kabla tu ya tarehe ya mwisho. Bila shaka, kazi hii inaweza kuwachukua siku ikiwa wataiwekea migongo, lakini inaweza kuendelea kwa muhula mzima bila tarehe ya mwisho.
Vile vile, meneja wa ununuzi wa kampuni ya rejareja inaweza kuchukua muda mrefu zaidi kuliko inavyohitajika kununua vifaa kwa robo inayofuata. Kwa nini? Huenda watatumia muda mwingi kujadili vipimo vya bidhaa na mahitaji mengine na mauzo na uuzaji wakati mjadala unaweza kuwa wa haraka zaidi ukipewa kikomo cha muda.
Kutoka kwa mifano yote miwili, kunaweza kuwa na athari zaidi zinazotokana na mbinu hii. Kwa mfano, mwanafunzi anaweza siku moja kukosa tarehe ya mwisho kwa sababu amekua vizuri kuacha mambo hadi dakika ya mwisho. Na hatua za msimamizi wa ununuzi zinaweza kuathiri tija ya jumla ya timu na usimamizi wa shirika.
Hii ndiyo sababu usimamizi bora wa wakati unahitajika sio tu kupunguza hatari za kurudi nyuma kwa dakika ya mwisho lakini pia kuongeza ufanisi wa jumla.
Njia 3 za Kutumia Sheria ya Parkinson Kuongeza Tija
Kwa kuwa sasa unaelewa sheria ya Parkinson na uhusiano wake na kuahirisha mambo, hizi hapa ni nyakati tatu za sheria za Parkinson. mikakati ya usimamizi kuondoa vikwazo vya uzalishaji katika biashara yako.
1. Unda na ushikamane na tarehe za mwisho
Kuunda na kushikamana na tarehe za mwisho kunakupa nidhamu. Badala ya kungoja muda uliowekwa ili kukamilisha kazi, weka tarehe ya mwisho iliyo ngumu zaidi. Hii inahakikisha kwamba unakamilisha mradi au kazi kwa wakati.
Hapa kuna vidokezo vichache vya kuweka tarehe ya mwisho ngumu zaidi:
- Tambua ni muda gani unapaswa kuchukua ili kukamilisha kazi.
- Unda orodha ya kazi, na uzivunje kulingana na wakati uliopangwa mapema.
- Sasa, punguza muda uliowekwa kwa kila kazi kwa nusu ili kukimbia dhidi ya saa.
- Hatimaye, jitahidi kushinda kikomo hiki cha muda kilichowekwa bila kuruka ubora.
Kwa kuzingatia mambo haya, hebu tuzingatie mfano huu hapa chini:
Fikiria unapanga kutafuta bidhaa mpya kwa duka lako la mtandaoni baada ya wiki nne.
Ikiwa wiki tatu kati ya nne ni za utafiti wa soko pekee, kata hadi mbili. Makataa haya magumu hukupa muda wa kutosha wa kurekebisha masuala yasiyotarajiwa yanapoendelea na bado kufikia tarehe yako ya uzinduzi.
Kuweka makataa halisi na yanayobana ni muhimu ili kushinda kuahirisha mambo. Kujitolea kufanya utafiti ndani ya wiki mbili kunasaidia kushinda saa na kuendelea mbele. Na shinikizo linalotokana na hili hukutupa katika mawazo ya ushindani yanayokusukuma kufikia changamoto.
Jaribu mbinu zifuatazo ili kuunda makataa yako:
- Mbinu ya Pomodoro:
Mbinu ya Pomodoro hutumia sheria ya Parkinson ya usimamizi wa wakati. Inahusisha kuchukua mapumziko mafupi wakati wa kazi ya muda mfupi, yenye kuzingatia. Lengo ni kuongeza tija huku tukihakikisha ubora wa kazi hauathiriwi.
Mbinu ya Pomodoro hufanya kazi kwa kanuni rahisi: pata mapumziko ya dakika tano kwa kila kipindi cha kazi cha dakika 25. Kwa hivyo, ukishaweka kikomo hiki cha muda, huwezi kuchukua mapumziko unapofanya kazi hadi baada ya dakika 25.
Ncha ya Pro: Ikiwa unatatizika kuunda tarehe ya mwisho ya kweli, tumia knobDoneApp kujiwekea tarehe za mwisho na kukamilisha kazi zako kwa wakati.
- Mbinu ya kuweka saa:
Mbinu hii inaunda muda maalum ambao lazima ukamilishe kazi. Mbinu ya kuweka saa ni muhimu unapofanya kazi kwenye miradi muhimu, kama vile kufunga bidhaa kwa mkono au kuendesha orodha.
Kwa mbinu hii, utagawanya kazi moja kubwa katika visanduku vya saa (vipindi), ambayo lazima ukamilishe kabla ya kuhamia mpya.
Kwa hivyo ikiwa una mradi unaohitaji saa nne kukamilisha, unaweza kugawanya mradi wako katika visanduku vitatu vya saa; Kazi A, Kazi B na C. Kulingana na uzito wa kila kazi, unaweza kugawa Kazi A - saa mbili, Kazi B - saa na dakika 30, na Kazi C - dakika 30.
Kufanya hivi hukusaidia kutanguliza kazi kulingana na umuhimu, ukubwa na juhudi.
Manufaa ya kutumia Mbinu ya Pomodoro na mfumo wa kuweka masanduku ya saa ni kuepuka kuahirisha mambo, kufanya kazi nyingi kupita kiasi na kutoa kazi ya ubora wa chini. Zinakusaidia kukaa makini, kufikia tarehe za mwisho, na kuwa na muda wa kutosha wa kufanya kazi kwenye mambo mengine, kuendesha uzalishaji katika biashara yako.
2. Tumia zana za kufuatilia muda
Zana za kufuatilia muda ni zana zinazosaidia katika kupima tija. Wanatathmini na kurekodi muda uliotumika kufanya kazi fulani, ili uweze kuhakikisha ni muda gani kila kazi inahitaji.
Tumia zana rahisi za kufuatilia wakati kama actTIME na Wimbo wa saa kurekodi wakati na kupambana na visumbufu wakati wa kufanya kazi kwenye miradi. Zana hizi hukuruhusu kufuatilia mwenyewe au kiotomatiki maendeleo yako. Iwapo huna uhakika ni muda gani umesalia kutimiza makataa yako, weka ukumbusho wa zana ili kukuarifu kupitia arifa au barua pepe.
Usimamizi wa muda na zana za kufuatilia muda utakujulisha kuhusu njia bora zaidi za kupanga na kuratibu makataa yako ya kazi zijazo, na hatimaye, kuondokana na ucheleweshaji na kuongeza tija yako.
3. Kuondoa usumbufu
Kuangalia arifa za mitandao ya kijamii na arifa zingine za simu katikati ya kazi huhimiza kuahirisha na huongeza muda wa kukamilisha kazi zako.
Ili kuondoa usumbufu, washa simu yako kwenye hali ya usisumbue. Zima arifa zote na uhakikishe kuwa simu yako mahiri iko mbali na eneo lako la kazi au kituo cha kazi. Ikiwa vikengeushi hivi vinatoka mahali pengine, ni muhimu kutambua mambo muhimu ambayo yanakukengeusha na kuyaondoa ipasavyo.
Vifungu muhimu
Sheria ya Parkinson inaweza kuongeza tija ya biashara, haswa kwa kuzipa majukumu vikomo vya muda. Kwa upande mwingine, kutenga muda zaidi kuliko muhimu kwa kazi kunaweza kusababisha ucheleweshaji katika kukamilisha.
Ni muhimu kupanga tarehe za mwisho bora kwa kila kazi na kushikamana nazo. Pia, tumia zana za kufuatilia muda ili kupima maendeleo. Na unapoona kupungua kwa tija, tathmini na uondoe vikengeushio ili uendelee kulenga na kufanya mengi kwa muda mfupi.
Ikiwa uko tayari kuboresha usimamizi wako wa wakati, fuata vidokezo hivi na utaona ongezeko la papo hapo katika tija ya biashara yako.
