Kuchukua Muhimu
Uchanganuzi wa mchakato wa biashara (BPA) husaidia kampuni kutambua kutofaulu katika shughuli za ndani
Biashara zinazozindua bidhaa mpya au kufanyiwa marekebisho ya shirika mara nyingi hutumia BPA
Utafiti wa sekta unaweza kutumika kutambua vipimo muhimu vya utendakazi
Uchambuzi wa Mchakato wa Biashara (BPA) ni mbinu inayotumiwa kuchanganua maeneo yanayohusiana na mchakato wa biashara na kuboresha ufanisi. Hasa, BPA husaidia makampuni kuchunguza michakato ya ndani ili kuboresha mapato na kupunguza gharama. Ingawa uchanganuzi wa biashara (BA) na BPA hutofautiana kulingana na upeo wa uchanganuzi wao, BPA kwa kawaida hutolewa kwa wachambuzi wa biashara au wasanifu wa mchakato, au zote mbili. Wachambuzi wa biashara mara nyingi huchanganua muktadha unaozunguka shida na kutoa maarifa ya data, wakati wasanifu wa mchakato wanahusika moja kwa moja katika kutekeleza michakato. Walakini, BPA inahitaji zaidi ya mchambuzi wa biashara tu au mbunifu wa mchakato. Ili kubadilisha mchakato wa biashara, kampuni pia zinahitaji kushirikisha usimamizi, IT na wataalamu wengine. Kabla ya kuvunja BPA, tuanze na mambo ya msingi.
Mchakato wa biashara ni nini?
Mchakato wa biashara ni kundi lililopangwa la shughuli zinazobadilisha pembejeo kuwa matokeo, na zinaweza kuwa rasmi au zisizo rasmi. Michakato rasmi hurekodiwa na kufuatwa mara nyingi. Michakato isiyo rasmi hutumika kwa sababu ya ukosefu wa nyaraka rasmi au kwa sababu ya hitaji la kupotoka kutoka kwa michakato rasmi katika hali isiyo ya kawaida.
Je, ni wakati gani makampuni yanapaswa kutumia Uchambuzi wa Mchakato wa Biashara?
Mara nyingi, makampuni hutumia BPA wakati wa kuzindua teknolojia mpya au mchakato mpya. Kabla ya teknolojia mpya kuzinduliwa, usimamizi wa biashara unahitaji kuelewa uzembe wowote unaosababishwa na teknolojia ya zamani au mchakato. Ukosefu huu unaweza kujumuisha ucheleweshaji wa usafirishaji, usaidizi duni wa wateja au asilimia kubwa ya bidhaa zenye kasoro. Kwa kufanya uchanganuzi wa faida ya gharama, kampuni zinaweza kuamua ikiwa zitatekeleza teknolojia mpya au kuzingatia maeneo mengine ambayo yanaweza kuleta faida kubwa kwenye uwekezaji.
Makampuni yana inazidi kugeukia BPA katika miaka ya hivi karibuni, kwani janga la COVID-19 liliongeza mahitaji ya bidhaa fulani na kupunguza uhitaji wa bidhaa zingine. Makampuni yalikuwa na muda mfupi wa kuzoea mazingira mapya ya uendeshaji, ambayo yalifanya BPA kuwa muhimu katika kusaidia mashirika kubadilisha mwelekeo wao kwa ufanisi. Kwa mfano, mashirika mengi yametumia BPA kupanua utoaji wao wa kidijitali. Kampuni zingine zilitumia BPA kumaliza athari mbaya zinazohusiana na usumbufu wa ugavi. Hivi majuzi, shinikizo kubwa la mfumuko wa bei na kutokuwa na uhakika wa kiuchumi kumesababisha mashirika mengi kutumia BPA kudhibiti gharama na kuondoa ukosefu wa ufanisi.
Mashirika mara nyingi hugeukia BPA kama sehemu ya kubwa zaidi mipango ya kimkakati juhudi. Kwa mfano, shirika linaweza kutumia BPA kuelewa vyema michakato yake ya ndani kama hatua moja kuelekea lengo pana.
Ni faida gani za uchambuzi wa mchakato wa biashara?
Labda tayari unaweza kuona kuwa BPA inasaidia katika anuwai ya hali. Hapa kuna baadhi ya faida za kutumia uchambuzi wa mchakato wa biashara:
- Kuboresha ufanisi: Kwa mfano, BPA inaweza kupunguza muda na rasilimali zinazohitajika matarajio ya mauzo yenye tija, wafanyakazi wa ndani, bidhaa maendeleo au kuunda kampeni za uuzaji.
- Punguza gharama: BPA inaweza kupunguza gharama za wafanyikazi kwa kupunguza muda unaotumika kwenye kazi au kuondoa upunguzaji wa kazi katika michakato. BPA inaweza pia kuangazia uokoaji wa gharama kwa rasilimali na nyenzo.
- Kufafanua na kuboresha sera na utawala: Kwa mfano, BPA inaweza kuboresha usimamizi wa hatari na uangazie ambapo sera za sasa za Teknolojia ya Habari na Usalama za kifaa zinahitaji kuboreshwa.
- Kuondoa au kupunguza vikwazo: BPA inaweza kusaidia shirika lako kuboresha mawasiliano na utekelezaji wa mchakato, ili hatua moja, kama vile uidhinishaji, isilete kumbukumbu.
- Boresha michakato ya kuasili: BPA inaweza kuangazia mambo machungu katika kutumia teknolojia mpya au michakato na kutoa maboresho kwa programu za mafunzo, hatimaye kuongeza viwango vya kuasili.
- Boresha taratibu za kutolewa au kusambaza: Sote tunataka uenezaji wa kampeni na matoleo ya bidhaa yaendeshwe vizuri - BPA inaweza kufanya kazi kupitia uzembe katika michakato hii na kukusaidia kuweka maboresho.
- Kusaidia katika mabadiliko ya kuzingatia: BPA inaweza kusaidia shirika lako kushindana katika ulimwengu unaozidi kuwa wa kidijitali. Kwa mfano, BPA inaweza kusaidia katika kuboresha michakato ya kila siku ya kutumia teknolojia mahususi, kuhamia miundo ya mbali ya kazi au kulainisha mpito wa kutoa bidhaa na huduma mtandaoni.
- Kuboresha utamaduni wa kampuni: Michakato iliyoboreshwa huboresha uzoefu wa wafanyikazi mahali pa kazi.
- Ongeza ushiriki: Huduma bora kwa wateja, mwingiliano wa tovuti au michakato ya dukani huimarisha sifa na ushirikiano wa shirika lako.
Wadau wenye furaha, wafanyakazi wenye furaha, wateja wenye furaha - siku za furaha!
Hatua muhimu katika Uchambuzi wa Mchakato wa Biashara
Kwa hiyo, hiyo ndiyo misingi. Je, ni hatua gani zinazohusika katika BPA?
1. Amua malengo
Hatua ya kwanza ni kuamua ni nini kinapaswa kupatikana. Kuendesha a Uchambuzi wa SWOT, uchambuzi wa hatari au hata rasmi uchambuzi wa ushindani inaweza kukusaidia kutambua maeneo ya kuboresha katika shirika lako. Kuangalia kwa karibu utendaji wa shirika lako kwa kutumia uwiano wa kifedha inaweza pia kuwa mahali pa kuanzia. Katika kiwango cha jumla, lengo lako linaweza kuwa kuongeza mapato au kupunguza gharama, lakini kumbuka kuwa BPA inazingatia maboresho yanayohusiana na mchakato. Hii ina maana kwamba lengo lako lazima lizingatie uboreshaji wa mchakato badala ya mabadiliko makubwa ya biashara. Kwa mfano, lengo la BPA linaweza kuwa kuboresha ufanisi wa kazi. Kazi zinazorudiwa sana mara nyingi zinaweza kuendeshwa kiotomatiki, na hivyo kusababisha wakati bora wa kukamilisha na makosa machache. Katika mchakato wa mauzo, kwa mfano, ufuatiliaji unaweza kujiendesha kwa kutumia programu ya ufuatiliaji wa mauzo. Kwa upande wa mchakato wa mauzo, lengo linaweza kuwa kupunguza muda unaotumika kuandika barua pepe za ufuatiliaji, kuboresha kiwango cha majibu, au zote mbili. Njia moja ya kuhakikisha kuwa lengo limefafanuliwa vyema ni kutumia mbinu ya SMART, ambayo inasimamia mahususi, inayoweza kupimika, inayoweza kufikiwa, inayofaa na kulingana na wakati.
2. Eleza mchakato
Mara tu lengo limedhamiriwa, unahitaji kufafanua mchakato unaosababisha kutofaulu. Katika mchakato wa mauzo, kwa mfano, ufuatiliaji unaweza kuhusisha hatua kadhaa, kama vile kujenga kiolezo cha barua pepe za ufuatiliaji, kurekebisha kiolezo kulingana na taarifa zilizopatikana kutoka kwa wateja, kusahihisha barua pepe, na kutuma barua pepe dakika tano baada ya mazungumzo.
Wakati wa kufafanua mchakato, hakikisha kuwa wigo wa mchakato sio mkubwa sana. Wataalam wengine wa mchakato hutumia neno hilo Mwisho-mwisho kufafanua mipaka ya michakato mikubwa, muhimu. Muundo wa mwisho hadi mwisho unajumuisha shughuli zote ambazo lazima zitokee ili kupata dhana ya bidhaa. Njia moja ya kuvunja michakato hii zaidi ni kutumia uongozi wa mchakato. Utaratibu wa uongozi huanza katika ngazi ya shirika zima na kuelekea kwenye michakato ya punjepunje zaidi. Chombo cha kawaida kinachotumiwa na wachambuzi na wasanifu wa mchakato wakati wa hatua hii ni SIPOC, ambayo inawakilisha Wasambazaji, Pembejeo, Mchakato, Matokeo na Wateja. Zana hii husaidia kufanya muhtasari wa pembejeo na matokeo ya mchakato mmoja au zaidi katika fomu ya jedwali.
3. Kuchambua mchakato
Una mbinu kadhaa za uchanganuzi wa mchakato wa biashara za kuchagua, kulingana na lengo lililobainishwa. Mbinu ya kawaida ya uchanganuzi ni uchanganuzi wa thamani, ambao unaonyesha vipengele vikuu na vidogo vya mchakato kulingana na thamani iliyoongezwa. Thamani ni uwiano wa utendaji kazi na gharama. Kwa hiyo, thamani inaweza kubadilishwa ama kwa kuboresha kazi au kupunguza gharama. Wakati wa kufanya uchanganuzi wa thamani, wachambuzi kwa kawaida huunda orodha ya kazi na gharama kwa utaratibu wa kushuka. Uwiano wa gharama na faida mara nyingi hutumika kwa orodha kama hizi ili kukadiria thamani halisi ya kila shughuli.
Tukirejea kwa mfano wetu wa mchakato wa ufuatiliaji wa mauzo, hatua zilizo na thamani ya juu zaidi zinaweza kupangwa kwa mpangilio ufuatao: kurekebisha kiolezo cha mauzo kulingana na maelezo yaliyopatikana kutoka kwa mteja, kusahihisha barua pepe, kutuma barua pepe dakika tano baada ya mazungumzo, na kuunda kiolezo cha barua pepe za ufuatiliaji. Katika mfano huu, kuunda kiolezo cha ufuatiliaji ndicho kipengele cha chini kabisa cha ongezeko la thamani kwani kinatumia muda mwingi na kinahitaji marekebisho kila mara taarifa mpya inapotokea.
Mbinu nyingine maarufu za uchanganuzi ni pamoja na uchanganuzi wa pengo, ambao unalinganisha utendaji halisi na utendakazi unaowezekana, na uchanganuzi wa sababu kuu, ambao unalenga kubainisha kwa nini tatizo hutokea kwanza, na kutafuta suluhu kwa chanzo kikuu.
4. Tambua nyongeza
Baada ya mchakato kuchambuliwa na kugunduliwa kwa ufanisi, hatua inayofuata ni kujua ni nini nyongeza muhimu. Mara nyingi, uboreshaji huzingatia vipengele kama vile kuondoa vikwazo, kuboresha michakato ya thamani ya juu au kuboresha mwingiliano na wateja. Kwa mfano, ili kuongeza thamani ya kuunda barua pepe ya ufuatiliaji, muuzaji anaweza kutumia zana za nje zinazosaidia kuunda barua pepe zinazoweza kugeuzwa kukufaa kwa haraka zaidi kulingana na sehemu za mteja au maelezo mengine.
Katika hatua hii, utahitaji kuhakikisha kuwa unazingatia mambo yoyote ya nje yanayoweza kutokea. Bidhaa za Nje ni gharama zisizo za moja kwa moja au manufaa yanayosababishwa na biashara yako ambayo yanaathiri washirika wengine, ambayo yanaweza kujumuisha watu binafsi au mashirika - au hata jamii kwa ujumla. Kwa mfano, uboreshaji wa kasi unaweza kusababisha ubora wa bidhaa na huduma fulani kudorora, ambayo ni gharama kwa watumiaji au watumiaji wa chini. Vile vile, uwekaji otomatiki wa michakato fulani unaweza kuondoa uwezo wa kubinafsisha bidhaa au huduma, na hivyo kupunguza mahitaji ya bidhaa na huduma hizi. Kwa hivyo, wachambuzi lazima pia wafanye uchanganuzi wa kina wa faida ya gharama kabla ya kurekebisha au kuanzisha michakato mpya.
5. Tekeleza mchakato
Utekelezaji mara nyingi huhusisha wataalamu katika idara mbalimbali, kuanzia usimamizi hadi wachambuzi na wataalamu wa TEHAMA. Utahitaji kuhakikisha kuwa timu ya utekelezaji ina nyenzo za kutosha kufanya mabadiliko yanayofaa. Masahihisho kwa kawaida huanza kwa kiwango kidogo, ikifuatiwa na mabadiliko katika kazi zilizounganishwa. Kwa mfano, ili kuongeza thamani ya kuunda kiolezo cha barua pepe za ufuatiliaji, idara ya mauzo inaweza kusakinisha programu nyingine zinazochanganua barua pepe zote zilizopita na kutoa mapendekezo kwa kutumia takwimu za ubashiri.
6. Fuatilia matokeo
Hatua ya mwisho ni kufuatilia na kudhibiti viwango na taratibu mpya. Je, michakato mipya husababisha KPIs bora zaidi? Je, taratibu hizi husababisha mambo ya nje? Kwa mfano, programu ya wahusika wengine inaweza kupunguza muda unaohitajika kuandika barua pepe ya ufuatiliaji, lakini pia inaweza kupunguza kiwango cha majibu ya barua pepe. Kwa maneno mengine, tunapaswa kuhakikisha kwamba tunazingatia mambo ya nje. Zaidi ya hayo, fursa za ziada za uboreshaji zinaweza kutokea katika hatua hii, kwa hivyo ni muhimu kufuatilia kila mara michakato mipya badala ya kuchukua mbinu ya 'kuweka na kusahau'.
Uchunguzi wa BPA
Kwa kuwa sasa tumefafanua mambo ya msingi, acheni tuangalie mifano ya ulimwengu halisi ya uchanganuzi wa mchakato wa biashara.
Mfano wetu wa kwanza unahusiana na mrundikano wa kampuni ya vipodozi ya Ufaransa, Yves mkali, uzoefu wakati wa kuchakata wagombea wapya. Baada ya kufanya BPA, Yves Rocher aligundua kuwa walikuwa wakiajiri wagombeaji mara mbili katika msimu wa kilele. Ili kupunguza rudufu, kampuni iliwekeza katika programu inayojaza kiotomatiki na kuthibitisha data kiotomatiki, hivyo kupunguza muda unaotumika ndani kuchakata waombaji wapya.
Benki ya Howard, benki ya jamii inayomilikiwa na nchi yenye makao yake makuu katika eneo la Greater Baltimore, ilitaka kuboresha huduma kwa wateja na tija kwa wafanyakazi. Baada ya kufanya uchambuzi wa mchakato wa biashara, benki iligundua kwamba inachukua wateja wapya karibu saa moja na nusu kufungua akaunti mpya, kupunguza kuridhika kwa wateja na kuongeza mafunzo yanayohitajika kwa wafanyakazi wapya. Benki iliweza kupunguza muda huu kwa 75% kwa kutumia programu mpya ya kifedha, kuwezesha wafanyakazi kutumia muda mwingi na wateja wapya na kuboresha kuridhika kwa wateja.
Utafiti wa tasnia unawezaje kuboresha BPA?
Utafiti wa tasnia inaruhusu makampuni benchmark utendaji wao dhidi ya washindani wao na vipimo vya tasnia. Vipimo hivi ni pamoja na mapato kwa kila taasisi, mapato kwa kila mfanyakazi, gharama za mishahara na faida. Aidha, uchambuzi wa tasnia ni zana nzuri ya kufuatilia mienendo ya jumla ya mapato ya tasnia. Kampuni zinazokua kwa kasi zaidi kuliko kampuni zingine kwa kawaida huwa na faida ya kiushindani kama vile uuzaji thabiti, wateja waaminifu au bidhaa tofauti. Kwa kulinganisha, makampuni ambayo yanakua kwa kasi ya polepole kuliko wastani wa sekta inaweza kutumia uwekaji alama wa sehemu kama sehemu ya kuanzia kuchambua michakato ya ndani inayosababisha kutofaulu. Uwekaji alama wa kampuni hukupa mtazamo wazi wa washindani wako, wakati utafiti wa sekta ya ngazi ya serikali hutoa safu ya ziada ya habari kwa kampuni zinazotaka kulinganisha utendaji wao na tasnia pana.
Utafiti wa tasnia umekuwa muhimu sana kufuatia kuzuka kwa janga la COVID-19, ambalo lilisababisha kampuni nyingi kurekebisha michakato ya ndani kwa sababu ya hatua za kutengwa kwa jamii, vikwazo vya ugavi na kuimarisha mazingira ya udhibiti. Kwa mfano, biashara kote Marekani zimeongeza uwekezaji wao katika shughuli za mtandaoni ili kukidhi mabadiliko ya mahitaji ya watumiaji. Kwa kuwa na ufahamu wazi wa mienendo inayoendelea, kampuni zilizo na ufikiaji wa data ya tasnia ziliweza kugundua kwa urahisi michakato ya juu ya ongezeko la thamani.
Mwisho mawazo
Uchanganuzi wa mchakato wa biashara husaidia kampuni kuboresha michakato yao ya ndani ili hatimaye kupunguza gharama, kuongeza mapato, au zote mbili. BPA kwa kawaida huhusisha wataalamu katika idara mbalimbali wanaofanya kazi pamoja ili kuhakikisha mchakato mpya unapita vizuri katika vipimo tofauti. Pindi mchakato mpya unapotungwa, wachanganuzi wanaendelea kufuatilia utendakazi wa kiwango kipya dhidi ya KPI iliyoanzishwa hapo awali. Biashara zinaweza kutumia utafiti wa tasnia kupata manufaa zaidi kutoka kwa BPA, kwa kutumia vipimo vya kiwango cha sekta kama vile mapato kwa kila biashara na gharama za mishahara.
Chanzo kutoka IBISWorld
Kanusho: Maelezo yaliyoelezwa hapo juu yametolewa na IBISWorld bila ya Chovm.com. Chovm.com haitoi uwakilishi na dhamana kuhusu ubora na uaminifu wa muuzaji na bidhaa.
