Vidokezo Muhimu na Hacks kwa Usimamizi Mzuri wa Wakati

Usimamizi wa wakati unaingia katika kila sehemu ya maisha, kutoka kwa kazi na mipango hadi mambo ya kupendeza na mahusiano. Inaweza kuonekana kuwa haifai kuchukua muda kujifunza kuhusu usimamizi wa muda, lakini kama ilivyo kwa kazi nyingi, kuchukua muda mwanzoni kupanga kwa ufanisi kutapunguza muda wa jumla unaotumiwa, kuboresha ufanisi wako.

Pia, kwa kujifunza kuhusu mbinu tofauti za usimamizi wa wakati na kuzisafisha na kuzifanyia mazoezi, utaona kwamba mbinu hizi huanza kuchuja katika sehemu nyingi za maisha yako. Kwa hivyo ikiwa unatazamia kusonga mbele, endelea kusoma kwa njia bora za kudhibiti ratiba yako na kuongeza tija yako.

Orodha ya Yaliyomo
Usimamizi wa wakati ni nini na kwa nini ni muhimu?
Kupata umakini: Vidokezo vya usimamizi wa wakati na udukuzi
Usimamizi wa wakati: Misingi
Hitimisho

Usimamizi wa wakati ni nini na kwa nini ni muhimu?

Kusimamia wakati wako kwa ufanisi, au kuwa na ujuzi mzuri wa usimamizi wa wakati, ni ufunguo katika mafanikio ya mradi wowote. Usimamizi wa muda wa mradi unaweza kumaanisha tofauti kati ya kuwa na kazi yenye mafanikio na maisha ya nyumbani yenye furaha, au kuwa nyuma kila wakati ambako kunakuja na mkazo wa ziada.

Kwa bahati nzuri, kuna njia nyingi ambazo mtu anaweza kuboresha usimamizi wa wakati. Hizi ni pamoja na ujuzi wa kimsingi wa kudhibiti wakati, kama vile orodha za kuandika, kutumia zana za kudhibiti wakati, kama vile programu, au hata kuajiri msaidizi.

Kupata umakini: Vidokezo vya usimamizi wa wakati na udukuzi

Kwa kuzingatia thamani ya usimamizi wa wakati kwa kazi na maisha, hebu tuangalie zana za usimamizi wa wakati na mikakati ambayo inaweza kusaidia mtu kubaki mbele.

1. Tengeneza orodha ya "Cha Kufanya": Mfumo wa daftari

Orodha inaweza kuwa njia iliyo wazi na ya kina ya kupanga siku yako na inaweza kukusaidia kupanga na kupanga majukumu yako ili uweze kufanya mengi kwa muda mfupi. Kwa kuongezea, wanaweza kukusaidia kufahamu ni kiasi gani umefanya.

Mfumo mmoja wa kuorodhesha unaopendekezwa wa kupanga wakati ni mfumo wa notecard. Kabla ya kulala, andika mambo 3-5 ambayo unalenga kufanya siku inayofuata kwenye kadi ya 3x5. Siku iliyofuata, fanya kazi ili kukamilisha kazi hizo - ikiwa unasimamia, basi ilikuwa siku yenye mafanikio. Uchawi, hata hivyo, ni kwamba wakati wa siku hiyo hiyo unapaswa kuandika kila kitu kingine ambacho ulifanya siku hiyo (vitu muhimu pekee) nyuma ya kadi. Mwisho wa siku, angalia orodha na nyuma ya kadi ili kuona ni kiasi gani ulifanya siku hiyo. Hii itakusaidia kuendelea kuhamasika, kwani hata kama hukukamilisha orodha yako ya “Cha Kufanya”, ulikamilisha mambo mengine mengi.

2. Vunja: Njia ya jibini ya Uswizi

Baada ya kuandika orodha, kuweka kipaumbele na kupanga kazi pamoja, na kujiandaa kuanza, unaweza bado kuhisi hamu ya kuahirisha. Hii mara nyingi ni kwa sababu kazi inaonekana kuwa kubwa sana kushughulikia, na hivyo kuunda hamu ya kuikwepa. Ili kuzuia hili kutokea, ligawanye katika kazi ndogo ndogo.

The Njia ya jibini ya Uswisi inawahimiza wafanyakazi kuangalia kazi kama kizuizi cha jibini, ambayo wanaanza kutoboa mashimo kwa kumaliza hatua za haraka na rahisi zinazohusiana na kazi hiyo. Kabla ya kujua, jibini litakuwa limejaa mashimo (kama jibini la Uswisi) na kazi itakamilika.

3. Weka Kipaumbele: Matrix ya Eisenhower

Iliyovumbuliwa na Rais Eisenhower wa Marekani, grafu hii yenye sehemu nne inaruhusu wafanyakazi kuweka kipaumbele na kutenga muda wao kwa busara. The Matumizi ya Eisenhower Matrix hutoa makundi manne:

1. Muhimu na dharura: Kazi hapa zinafaa kufanywa kama kipaumbele, lakini ni muhimu kutoongeza kazi nyingi hapa kwani kategoria zingine pia zinahitaji wakati.
2. Haraka lakini si muhimu: Pia inajulikana kama kisanduku cha "mjumbe", aina hii ni kwa ajili ya kazi ambazo ni za dharura, kama vile kujibu wateja, lakini si muhimu kwa maana kwamba huenda zisiwe na matokeo mazuri. Aina hizi za kazi zinaweza kukabidhiwa, ikiwa kuna uwezekano.
3. Sio dharura lakini muhimu: Kazi hizi zinaweza kuchukuliwa kuwa zenye tija zaidi, kwani unaweza kuchukua muda kuzirekebisha. Walakini, usiwaache hadi mwisho ukifikiria kuwa sio za haraka, kwani vinginevyo watavamia kitengo chako cha "muhimu na cha dharura".
4. Si muhimu na si ya dharura: Kazi hizi zinapaswa kuorodheshwa ili kukusaidia kuona mahali ambapo wakati wako hautumiki kwa njia ifaayo zaidi. Kutakuwa na baadhi ya majukumu muhimu ambayo yanaweza yasionekane kuwa muhimu, kama vile vikao vya kuunganisha timu. Hizi zinaweza kuratibiwa, hata hivyo, mtu anapaswa kuhakikisha zinachukua sehemu ndogo ya wakati wake.

4. Weka mipaka ya muda na mapumziko: Mbinu ya Pomodoro

Mkakati rahisi wa usimamizi wa wakati ambao hufanya kazi vizuri kwa kazi za kuchosha, the Mbinu ya Pomodoro inajumuisha kufanya kazi katika vizuizi vya dakika 25 hadi 30 kwa kazi isiyokatizwa na kufuatiwa na mapumziko mafupi ya dakika 2 hadi 3. Kila wakati kizuizi kinapokamilika, kinawekwa alama ya X kwenye daftari. Mbinu hii sio tu inasaidia watu kuwa makini zaidi, lakini pia husaidia kujua ni muda gani kazi fulani huchukua.

5. Usaidizi wa AI: Programu za kuzuia usumbufu au kuzuia muda wa mapumziko

Kwa wale wanaohitaji baadhi ya programu muhimu kusaidia kuzima vikengeushi na hivyo kuboresha usimamizi wa wakati, Kuwa na Umakini Pro,  Self Control, na Uhuru ni chaguo zinazosaidia kwa kuzima ufikiaji wako kwa programu fulani kwa muda uliowekwa. Kwa wale wanaotaka kuzuia wakati, na kengele na vikumbusho, basi Geuza Wimbo na Kipima muda cha Pomodoro ni chaguzi nzuri. Kutumia programu kunaweza kukuzuia kuangalia simu yako kwa kisingizio cha "kuona tu" ikiwa mtu ametuma ujumbe, au "kuangalia saa."

6 Usijibu mara moja

Muda mwingi unaweza kupotea ikiwa utajibu kila ujumbe au barua pepe inapokuja. Kujibu mara kwa mara siku nzima kutavuruga mtiririko wako wa kazi, kumaanisha kuwa una mwelekeo wa kuahirisha na itabidi urudi kwenye mtiririko wa kazi kila wakati. Ili kuepuka hili, ratibu ukaguzi wa bechi mbili au tatu kwa barua pepe zako kwa siku, ukiongeza majukumu yako mapya kwenye orodha yako, au sehemu ya nyuma ya kadi yako ikiwa unatumia mfumo wa daftari.

7 Kabla ya mikutano, tambua matokeo unayotaka

Weka mikutano yako kwa ufupi na uepuke kupoteza muda wa mikutano mirefu isiyo ya lazima kwa kubainisha matokeo unayotaka kabla ya kuingia. Yaandike kwanza kisha yaweke alama unapoendelea, na ikiwa unahisi kuwa unakotoka, tazama matokeo unayotaka tena na urejeshe mkutano kwenye mada.

8 Tumia vyema nyakati za kungoja

Inaweza kuonekana wazi, lakini fikiria nyakati hizo zote ambazo umetumia kusubiri - je, hukuweza kutumia muda huo vizuri zaidi? Wakati ujao unaposubiri katika chumba cha daktari au daktari wa meno, kwa gari moshi, kwa rafiki, kwenye basi, na matukio mengine mengi, weka alama kwenye mambo kadhaa kutoka kwenye orodha yako - hii inaweza kuwa ni kuendelea kusoma.

Usimamizi wa wakati: Misingi

Kabla ya kulipia programu za usimamizi wa muda au gurus, ni muhimu kwanza kujaribu kuunda muundo wa kimsingi katika maisha yako ya kila siku. Hakuna zana ya kudhibiti wakati inayoweza kusaidia ikiwa hulali au kula vizuri. Kwa hivyo inafaa kukagua baadhi ya vipengele vya msingi zaidi vya tija na usimamizi wa wakati:

1. Ndege wa mapema hukamata mdudu

Kila mtu amesikia hadithi za jinsi Wakurugenzi wakuu wenye uwezo mkubwa zaidi wa kibinadamu, kama vile Elon Musk au Jeff Bezos, wote huamka mapema. Simulizi hii inaakisiwa na watu wengi waliofaulu, na anayejulikana zaidi labda ni Mkurugenzi Mtendaji wa Apple Tim Cook, ambaye anaibuka. 3:45am kila asubuhi kufanya barua pepe zake na kufanya kazi nje. Usikate tamaa, kwani hakuna haja ya kuwa mkali sana, lakini ni wazi kwamba kuanza mapema ni muhimu kwa mafanikio. Kuinuka kabla ya mtu mwingine yeyote kunamaanisha kuwa na wakati zaidi kwa siku, kuruhusu usawa wa afya wa kazi, mazoezi, na muda wa kupumzika. Kumbuka muhimu, hata hivyo, ni kwamba kuamka mapema haipaswi kumaanisha kuacha kulala - akili iliyochoka ni akili polepole na isiyo na tija. Kwa hivyo, kuamka mapema kunamaanisha kulala mapema.

2. Usijitahidi kupata ukamilifu, anza sasa hivi

Changamoto kubwa ni kuanza, iwe ni kwa sababu ya ukosefu wa kujiamini, zana, au motisha - lakini wakati huu wote unaotumiwa kusubiri kuanza ni kupoteza muda.

Kitendo rahisi cha kuanza ndicho kitakachokuandaa na kupata ubunifu wako kutiririka; maadili ya kazi na mpango kamili hautakuja tu unapokaa kwenye sofa. Mafanikio hukamilishwa tu kwa kufanya kazi kwa bidii na ustahimilivu - mambo ambayo huja na ujuzi mzuri wa kudhibiti wakati na mazoezi.

3. Fanya mazoezi mara kwa mara

Mazoezi husaidia kuweka akili iliyochangamka kwani damu huhifadhiwa kuzunguka mwili. Zaidi ya hayo, kuhakikisha kuwa mwili wako umechoka kidogo hukuruhusu kuelekeza nguvu zako za kiakili bila kuhisi kutokuwa na utulivu - na hivyo kukusaidia kutumia wakati wako kwa ufanisi. Mazoezi pia hukusaidia kupata usingizi mzuri zaidi wa usiku, ambayo ni kanuni ya 101 ya udhibiti bora wa wakati.

4. Jifunze kusema hapana

Kusema "hapana" ni mojawapo ya mambo magumu zaidi kufanya, lakini wakati ni wa thamani na unapaswa kupewa kipaumbele. Usichukue mradi au kutoa ahadi kwa jambo ambalo halitakunufaisha wewe au biashara yako ikiwa kuna jambo ambalo unaweza kuwa unafanya wakati huo ambalo lingekufaidi zaidi - na hilo linaweza kuwa wakati wa kupumzika. Kusema hapana ni ufunguo wa mafanikio, sio tu kwa usimamizi wa wakati kazini lakini pia kwa afya yako ya akili.

5. Kuweka muda kwa ajili yako

Kupanga wakati sio kazi tu. Kudumisha ujuzi mzuri wa usimamizi wa wakati pia ni juu ya kuboresha ubora wa maisha. Kwa sababu hii, ni muhimu kupanga kwa wakati kwa ajili ya ukuaji wa kibinafsi, kama vile muda wa mambo unayopenda au kujifunza (na hii si lazima ihusiane na kazi). Zaidi ya hayo, kupanga "wakati usio na muundo," unaojitolea kwa kufikiri au kufuata silika yako inaweza kuwa njia nzuri ya kuja na mawazo mapya. Kupanga ndani ya angalau masaa 2-4 kwa ukuaji wako wa kibinafsi au kama wakati wa kutofanya chochote ni muhimu kwa ukuaji wako wa kibinafsi na wa kazi.

Hitimisho

Usimamizi wa wakati ni muhimu kwa kila mtu, awe anafanya kazi au la. Kupanga wakati wako kwa busara na kutanguliza mzigo wako wa kazi au kazi za kawaida za kila siku kutasaidia kukuongezea wakati na kuongeza tija. Iwapo kuorodhesha rahisi na kuweka vipaumbele kunatosha kwako, au ikiwa zana za usimamizi wa muda na mikakati ya kudhibiti muda ni wito wako zaidi, kupata ujuzi mzuri wa kudhibiti wakati mahali pa kazi au nyumbani kunaweza kuwa rahisi (na kufurahisha!), na itakusaidia kupata zaidi kutoka kwa kila siku.