Kuelewa Mfumo wa Malipo wa Mara kwa mara

Mfumo wa hesabu wa mara kwa mara ni njia ya kufuatilia hesabu ambapo masasisho ya rekodi za hesabu na gharama ya bidhaa zinazouzwa (COGS) hutokea tu mwishoni mwa kipindi cha uhasibu. Mbinu hii inatofautiana na mfumo wa hesabu wa kudumu, ambao husasisha viwango vya hesabu na gharama kwa wakati halisi. Ingawa mfumo wa muda ni rahisi na wa gharama nafuu, unahitaji hesabu halisi za hesabu ili kuhakikisha usahihi.

Jinsi Mfumo wa Malipo wa Mara kwa mara unavyofanya kazi

Chini ya mfumo wa hesabu wa mara kwa mara, biashara hazifuatilii mabadiliko ya hesabu kila wakati. Badala yake, hutegemea hesabu halisi za hesabu zinazofanywa kwa vipindi maalum, kwa kawaida mwishoni mwa kipindi cha uhasibu. Mfumo huhesabu COGS kwa kutumia fomula ifuatayo:

COGS = Malipo ya Mwanzo + Ununuzi wa Mali -Kumaliza hesabu

Mbinu hii inahitaji data sahihi kuhusu orodha ya bidhaa zinazoanza, ununuzi wa orodha katika kipindi hicho, na hesabu ya mwisho ili kubaini mwisho wa hesabu.

Kwa mfano, muuzaji rejareja anayetumia mfumo wa muda atathmini viwango vya hisa mwanzoni mwa mwezi (orodha ya awali), kuongeza ununuzi uliofanywa katika mwezi huo, na kutoa orodha iliyohesabiwa mwishoni mwa mwezi. Mbinu hii huamua ni kiasi gani cha hesabu kiliuzwa katika kipindi hicho.

Faida za Mfumo wa Malipo wa Mara kwa mara

• Ufanisiji
  Mfumo wa muda ni wa gharama nafuu, hasa kwa biashara ndogo ndogo au mashirika yenye kiasi cha chini cha miamala. Haihitaji teknolojia ya hali ya juu kama vile vichanganuzi vya msimbo pau au mifumo ya sehemu ya kuuza (POS), kupunguza gharama za utekelezaji.
• Unyenyekevu
  Biashara zilizo na shughuli za moja kwa moja za orodha hupata mfumo wa hesabu wa mara kwa mara kwa urahisi kudhibiti. Haihitaji masasisho ya mara kwa mara kwa akaunti ya hesabu, kurahisisha utunzaji wa kumbukumbu.
• Kubadilika kwa Biashara Ndogo
  Biashara ndogo mara nyingi huwa na rasilimali chache na zinaweza kufaidika kutokana na gharama ya chini na urahisi wa uendeshaji wa mfumo wa mara kwa mara.
• Inafaa kwa Viwanda Fulani
  Mfumo huu ni bora kwa sekta ambazo mauzo ya hesabu ni ya chini au ambapo bidhaa za orodha haziuzwi mara kwa mara, kama vile maghala ya sanaa au maduka ya kale.

Changamoto za Mfumo wa Malipo wa Muda

Ingawa mfumo wa hesabu wa mara kwa mara unatoa faida, pia una vikwazo vinavyoifanya kuwa haifai kwa biashara zilizo na shughuli nyingi za hesabu.

• Masuala ya Usahihi
  Kwa sababu mfumo hutegemea hesabu halisi za hesabu, hitilafu zinaweza kutokea kutokana na wizi, hasara au makosa ya kibinadamu. Hitilafu hizi zinaweza kupotosha taarifa za fedha na rekodi za hesabu.
• Hesabu za Kimwili zinazotumia Wakati
  Kufanya hesabu halisi ya hesabu inaweza kuchukua muda na kazi kubwa, haswa kwa biashara zilizo na orodha kubwa.
• Maarifa Yanayocheleweshwa
  Mfumo hautoi data ya wakati halisi kuhusu viwango vya hesabu, hivyo kufanya iwe vigumu kwa wamiliki wa biashara kujibu haraka mabadiliko ya mahitaji au usumbufu wa ugavi.
• Kutegemea Vipindi vya Uhasibu
  Mfumo wa muda hutegemea sana mwisho wa kipindi cha uhasibu kwa hesabu sahihi ya hesabu na hesabu ya COGS. Hii inapunguza manufaa yake kwa usimamizi wa hesabu unaobadilika.

Kulinganisha Mifumo ya Mali ya Muda na ya Kudumu

Mfumo wa hesabu wa mara kwa mara hutofautiana sana na mfumo wa kudumu kwa njia kadhaa:

• Mfumo wa Malipo wa Mara kwa mara
  • Inasasisha rekodi za hesabu tu mwishoni mwa kipindi cha uhasibu.
  • Inahitaji hesabu halisi za hesabu ili kubaini viwango vya hisa.
  • Inafaa kwa biashara zilizo na mahitaji rahisi ya hesabu au shughuli ndogo.
• Mfumo wa Malipo ya Kudumu
  • Inasasisha rekodi za hesabu katika muda halisi na kila shughuli.
  • Hutumia teknolojia kama vile vichanganuzi vya msimbo pau na mifumo ya POS kwa usahihi.
  • Inafaa kwa biashara zilizo na idadi kubwa ya miamala au mahitaji changamano ya orodha.

Kila mfumo una sifa zake, na biashara zinapaswa kuchagua kulingana na mahitaji yao mahususi, kiasi cha muamala na rasilimali.

Jukumu la Hesabu za Mali za Kimwili

Hesabu za hesabu halisi ni msingi wa mfumo wa hesabu wa mara kwa mara. Biashara huhesabu bidhaa za hesabu kwa vipindi vilivyopangwa ili kupatanisha rekodi. Ingawa mchakato huu ni wa nguvu kazi kubwa, unahakikisha kwamba viwango vya hesabu na uthamini vinalingana na hisa halisi iliyopo.

Ili kurahisisha mchakato huu, baadhi ya biashara hutumia programu ya usimamizi wa hesabu kutoa ripoti au kupanga hesabu kabla ya kufanya hesabu.

Uhasibu na Mfumo wa Malipo wa Mara kwa mara

Mfumo wa muda hurahisisha vipengele fulani vya uhasibu lakini unahitaji uangalizi wa makini wakati wa kuripoti fedha. Biashara hukokotoa COGS mwishoni mwa kila kipindi cha uhasibu, ambayo huathiri moja kwa moja taarifa ya mapato na faida ya jumla.

Hatua Muhimu katika Uhasibu na Mfumo wa Kipindi:

• Rekodi ununuzi wa hesabu katika akaunti tofauti ya ununuzi badala ya kusasisha akaunti ya orodha.
• Mwishoni mwa kipindi, rekebisha orodha ya kuanzia na malisho ili kukokotoa COGS.
• Sasisha daftari la jumla na uandae taarifa za fedha kwa kutumia data ya hesabu.

Mbinu hii inahitaji maingizo machache ya majarida katika kipindi hicho lakini inahitaji upatanisho wa kina mwishoni mwa kipindi cha uhasibu.

Mbinu za Uthamini wa Mali katika Mfumo wa Muda

Wafanyabiashara wanaotumia mfumo wa hesabu wa mara kwa mara wanaweza kuchagua kutoka kwa mbinu mbalimbali za uthamini wa hesabu, zikiwemo:

• FIFO (Wa kwanza Ndani, Wa Kwanza)
  FIFO inachukulia kuwa bidhaa za kwanza kununuliwa ni za kwanza kuuzwa, kulingana na mtiririko halisi wa hesabu kwa viwanda vingi.
• LIFO (Wa mwisho Ndani, Wa Kwanza)
  LIFO inachukulia kwamba ununuzi wa hivi majuzi zaidi wa orodha huuzwa kwanza, ambayo inaweza kuonyesha vyema bei ya sasa ya soko lakini haitumiki sana nje ya Marekani.
• Uzito Wastani
  Njia hii huhesabu gharama ya wastani ya vitu vya hesabu, kurekebisha kushuka kwa bei na kutoa mbinu ya usawa kwa hesabu ya hesabu.

Kuchagua njia sahihi ya kuthamini orodha huathiri taarifa za fedha na wajibu wa kodi, kwa hivyo biashara zinapaswa kuzingatia malengo yao ya uendeshaji na kifedha wakati wa kufanya maamuzi.

Kwa Nini Baadhi ya Biashara Huchagua Mfumo wa Malipo wa Mara kwa mara

Mfumo wa hesabu wa mara kwa mara unasalia kuwa chaguo maarufu kwa biashara ndogo ndogo na tasnia zilizo na ugumu mdogo wa hesabu. Urahisi na ufanisi wake wa gharama huifanya iweze kufikiwa na biashara ambazo huenda zisihitaji usahihi wa mfumo wa kudumu.

Sababu Muhimu za Kuchagua Mfumo wa Kipindi:

• Kiasi cha chini cha Muamala: Inafaa kwa biashara zilizo na mauzo ya mara kwa mara au mauzo ya hesabu.
• Vikwazo vya Bajeti: Yanafaa kwa mashirika ambayo hayawezi kuwekeza katika mifumo ya juu ya usimamizi wa hesabu.
• Rasilimali chache: Rahisi kutekeleza na kusimamia bila mafunzo maalum au teknolojia.

Kuhama kutoka kwa Mifumo ya Muda kwenda kwa Mifumo ya Kudumu

Biashara zinapokua, zinaweza kuzidi mipaka ya mfumo wa hesabu wa mara kwa mara. Kubadilisha hadi mfumo wa kudumu wa hesabu huruhusu masasisho ya wakati halisi, usahihi ulioimarishwa, na usimamizi bora wa hesabu.

Hatua za Mpito:

1. Wekeza katika mifumo ya POS, vichanganuzi vya misimbopau, au programu ya uhasibu inayoauni masasisho ya hesabu ya wakati halisi.
2. Wafunze wafanyikazi kuendesha mfumo mpya kwa ufanisi.
3. Fanya ukaguzi wa kina wa hesabu ili kupata data sahihi ya kuanzia.

Ingawa mabadiliko yanahitaji uwekezaji na juhudi, faida za muda mrefu mara nyingi hushinda changamoto za awali.

Bottom Line

Mfumo wa kuorodhesha mara kwa mara ni njia iliyonyooka na ya gharama nafuu ya kufuatilia hesabu, hasa inafaa kwa biashara ndogo ndogo au zile zilizo na mauzo kidogo ya hesabu. Kwa kutegemea hesabu halisi za hesabu na masasisho ya mara kwa mara, hurahisisha usimamizi wa hesabu huku ukitimiza mahitaji ya msingi ya uhasibu.

Hata hivyo, biashara lazima zizingatie vikwazo vyake, ikiwa ni pamoja na ukosefu wa data ya wakati halisi na uwezekano wa kutosahihi, wakati wa kuamua ikiwa inafaa muundo wao wa uendeshaji. Kwa wale walio na mahitaji ya hesabu yenye nguvu zaidi, mfumo wa hesabu wa daima hutoa mbadala ya kisasa. Hatimaye, chaguo kati ya mifumo inategemea mambo kama vile kiasi cha ununuzi, upatikanaji wa rasilimali na malengo ya muda mrefu ya biashara.

Chanzo kutoka Vifaa vya DCL

Kanusho: Maelezo yaliyoelezwa hapo juu yametolewa na dclcorp.com bila ya Chovm.com. Chovm.com haitoi uwakilishi na dhamana kuhusu ubora na uaminifu wa muuzaji na bidhaa. Chovm.com inakanusha dhima yoyote kwa ukiukaji unaohusiana na hakimiliki ya yaliyomo.