Salio la Jaribio ni nini: Mwongozo wa Kina

Hakuna mtu anayeanzisha biashara kwa sababu anapenda uwekaji hesabu (isipokuwa, labda, wao ni mhasibu). Lakini kuweka nambari zako sawa hakuwezi kujadiliwa. Njia moja ya kuhakikisha hii ni kutumia salio la majaribio. Na ingawa salio la majaribio si njia ya kipumbavu ya kuhakikisha kuwa mfumo wa uhasibu wa biashara hauna makosa, inaweza kusaidia kugundua kasoro ndogo na kurekebisha zile kubwa zaidi kwenye leja ya jumla. Kwa kifupi, ikiwa kuna kitu kibaya, salio la jaribio ni fursa yako ya kulikamata kabla halijawa tatizo.

Katika makala haya, tutaelezea mizani ya majaribio ni nini, kwa nini ni muhimu, na jinsi ya kukamilisha moja kwa njia rahisi iwezekanavyo.

Orodha ya Yaliyomo
Usawa wa majaribio ni nini?
Ni nini kinachoingia kwenye salio la majaribio?
    Mfano wa usawa wa majaribio
Salio la majaribio lililorekebishwa ni lipi?
Hatua muhimu katika kukamilisha salio la jaribio
    1. Patanisha takwimu zako kwanza
    2. Usichanganye pesa za kibinafsi na za biashara
    3. Tumia programu ya uhasibu
    4. Tafuta makosa yaliyofichwa
    5. Fanya ukaguzi wa ndani
Je, ni wakati gani biashara zinapaswa kutumia salio la majaribio?
Mwisho mawazo

Usawa wa majaribio ni nini

Kwa maneno rahisi, salio la majaribio ni ripoti inayoorodhesha kila akaunti ambayo biashara inamiliki na salio lake. Lengo ni kuhakikisha kuwa jumla ya madeni yanalingana na jumla ya mikopo. Katika uhasibu wa kuingiza mara mbili, wahasibu hurekodi kila shughuli mara mbili - mara moja kama debit katika akaunti moja na mara moja kama mkopo katika nyingine.

Salio la majaribio ni njia yako ya kuangalia kama mfumo huo unafanya kazi ipasavyo. Ingawa leja za jumla hurekodi miamala ya mkopo na utozaji kando, salio la majaribio huwaongeza kulingana na kila akaunti badala yake, kukokotoa jumla. (Kwenye leja isiyo na hitilafu, jumla ya madeni na mikopo inapaswa kuwa sawa na salio la majaribio.)

Ingawa salio la majaribio halihitajiki ili kuangalia salio la mikopo na debit siku hizi, bado linafaa kwa akaunti zinazotarajia kukagua kazi zao na kwa wakaguzi ambao wanaweza kutaka kuelewa vyema akaunti watakazokagua.

Na ingawa kuangalia salio la malipo na mikopo mara nyingi hujiendesha kiotomatiki mwaka wa 2025, salio la majaribio bado linaweza kusaidia biashara:

• Doa makosa kabla ya theluji kuwa matatizo makubwa zaidi
• Weka taarifa za fedha kwa usahihi (kwa sababu data mbaya = maamuzi mabaya)
• Hakikisha haulipi kodi kupita kiasi au unakosa mapato
• Epuka mshangao mhasibu wako anapotazama vitabu vyako

Kumbuka kwamba ikiwa salio la jaribio halilingani, kuna tatizo. Ni bora kulirekebisha sasa kuliko kushughulikia fujo baadaye.

Ni nini kinachoingia kwenye salio la majaribio?

Laha ya mizania ya majaribio inapaswa kuweka akaunti zote kutoka kwenye leja ya jumla katika safu wima mbili: moja kwa pesa zinazotoka na nyingine kwa pesa zinazoingia. Kwa kawaida, inajumuisha sehemu hizi sita:

• Majina ya akaunti (kila akaunti katika leja yako ya jumla, yaani, pesa taslimu, kodi, mauzo, n.k.)
• Salio la deni (kiasi kilichorekodiwa chini ya mali na gharama)
• Salio la mkopo (Jumla ya dhima, mapato na usawa)
• Nambari za Akaunti
• Tarehe za kipindi cha uhasibu
• Jumla ya deni na mikopo

Mfano wa usawa wa majaribio

Tuseme Jake anamiliki duka dogo la kahawa. Mwishoni mwa mwezi, anataka kuangalia ikiwa kila kitu katika vitabu vyake kinaonekana sawa. Salio lake la majaribio linaweza kuonekana kama hii:

Kila kitu kinasawazisha - nzuri! Lakini tuseme amesahau kuweka gharama ya USD 500 kwa viungo. Hii ingetupa jumla yake, na hapa ndipo salio la jaribio lingepatikana.

Salio la majaribio lililorekebishwa ni lipi?

Usawa wa kawaida wa majaribio ni mzuri kwa kupata makosa dhahiri. Lakini vipi kuhusu vitu ambavyo wahasibu hawajarekodi kwenye leja ya jumla au wanakosekana - kama gharama zilizotokea lakini hazijalipwa? Hapo ndipo biashara zinaweza kutumia salio la majaribio lililorekebishwa.

Kwa mfano, ikiwa Jake, mmiliki wa mkahawa, alinunua vifaa vya kuandikia vya thamani ya USD 800 kwenye kadi ya kibinafsi ya mkopo, atakuwa na USD 800 bila kujulikana zilipo. Hata hivyo, salio la jaribio lililorekebishwa litarekebisha kwa kuongeza gharama kwenye sehemu ya malipo.

Zaidi ya hayo, salio la majaribio lililorekebishwa litapelekea ripoti sahihi zaidi za kifedha kwa kuwa zinajumuisha gharama ambazo hazijajumuishwa katika rekodi asili. Kwa mfano, biashara zinaweza kuongeza gharama za kulipia kabla au gharama za siku zijazo ambazo hazijafanyika rasmi lakini bado zinahitaji kuzingatiwa.

Kumbuka: Ingawa marekebisho haya hayatarekebisha hitilafu katika salio la awali, yatahakikisha kuwa wamiliki wa biashara wanarekodi ipasavyo mali na madeni, na kuboresha taswira yao ya kifedha.

Hatua muhimu katika kukamilisha salio la jaribio

1. Patanisha takwimu zako kwanza

Wengi wetu tutakuwa tumekumbana na taarifa ya benki ambayo hailingani na tulichofikiri kuwa katika akaunti yetu - jambo lile lile mara nyingi hutokea katika biashara. Hili likitokea, njia bora ya kuepuka gharama zinazokosekana ni kulinganisha vitabu na miamala halisi ya benki.

2. Usichanganye pesa za kibinafsi na za biashara

Sheria moja muhimu ya biashara sio kuchanganya pesa za kibinafsi na za kazi. Kwa mfano, mmiliki akitelezesha kidole kadi yake kwa ajili ya mboga anaweza kuwa na ugumu wa kuweka salio la jaribio lake safi. Kwa sababu hii, ni bora kuweka fedha zote mbili katika akaunti tofauti.

3. Tumia programu ya uhasibu

Je, huna fedha za kutosha kuajiri mhasibu? Hiyo haimaanishi kwamba unapaswa kufuatilia shughuli zote kwa mikono. Ni mchakato mrefu na wa mateso. Badala yake, tumia programu ya uhasibu (kama QuickBooks, Xero, au Wave) ili kubinafsisha mchakato.

4. Tafuta makosa yaliyofichwa

Uhasibu huacha nafasi nyingi kwa makosa, na hata biashara bora hukutana na makosa. Kwa sababu hii, daima ni wazo nzuri kuvuka-angalia kila kitu. Baadhi ya makosa madogo ya kuzingatia ni pamoja na:

• Nambari zilizopitishwa (kuandika 3,200 badala ya 2,300)
• Kusahau kuingiza shughuli ndogo
• Kuiga ingizo kwa bahati mbaya

Hata kosa dogo linaweza kutupa salio lako lote la jaribio. Angalia, angalia mara mbili, kisha uangalie tena.

5. Fanya ukaguzi wa ndani

Mara moja kila baada ya miezi michache, pitia rekodi za biashara kwa macho mapya. Unaweza kushangazwa na kile unachokamata.

Je, ni wakati gani biashara zinapaswa kutumia salio la majaribio?

Salio la majaribio ni muhimu wakati wowote mmiliki wa biashara anapotaka kuhakikisha kuwa vitabu vyao ni sahihi, na vile vile wakati fulani mahususi:

• Mwisho wa mwezi au robo (rekebisha makosa kabla ya kuunda)
• Kabla ya kuandaa taarifa za fedha (hakikisha biashara inafanya kazi na data safi)
• Kabla ya kuwasilisha kodi (zuia maumivu ya kichwa ya IRS kwa kupata makosa mapema)
• Wakati wa kuomba mikopo au kuwachunga wawekezaji (vitabu vilivyochafuka = ​​bendera nyekundu)
• Kabla ya ukaguzi (ikiwa nambari sio sahihi, wakaguzi watazipata, kwa hivyo zirekebishe kwanza)

Mwisho mawazo

Wamiliki wengi wa biashara hawazingatii sana salio lao la majaribio. Baada ya yote, kila kitu ni kiotomatiki siku hizi, kwa hivyo kuendesha usawa wa jaribio la mwongozo ni kazi ya ziada, sawa? Kweli, salio la majaribio bado linaweza kuwa muhimu sana kukamilisha ukaguzi wa ndani, hasa kabla ya kutoa taarifa rasmi za fedha au kufuatilia makosa.

Wamiliki wa biashara wanaweza pia kutumia salio la majaribio kuangalia hali yao ya kifedha na kuhakikisha kuwa mifumo yao ya uhasibu inafanya kazi ipasavyo. Hakuna mtu anayependa kurekebisha makosa ya uhasibu miezi kadhaa baadaye, kwa hivyo ni bora kuyapata mapema. Ikiwa wamiliki wana nia ya dhati kuhusu kuendesha biashara yenye afya njema, kufanya salio la majaribio kunaweza kuleta mabadiliko makubwa.