Mpango Mkakati ni Nini?

Mpango Mkakati ni nini?

Mpango mkakati ni mchakato ambao mashirika kufanya na ibadilika utume wao. Kama unavyojua, biashara zinahitaji kuchambua na kuelewa malengo yao na michakato ya ndani. Hapo ndipo mipango bora ya kimkakati inapokuja.

Ikiwa unataka kutambua malengo ya shirika lako, unahitaji upangaji mkakati thabiti.

Ikiwa unataka ramani ya jinsi malengo ya shirika lako yanapaswa kufikiwa, unahitaji mipango madhubuti ya kimkakati.

Je! SI Upangaji Mkakati?

Kunaweza kuwa na aina nyingi za kupanga kuliko visanduku kwenye lahajedwali. Mipango ya kimkakati. Mipango ya biashara. Mipango ya uendeshaji. Unahitaji kupanga kiasi gani? Ingawa si mipango ya kimkakati kabisa, tunaangazia michakato kadhaa hapa ambayo mara nyingi hupishana. Hizi hutoa masuluhisho tofauti kidogo ya kukaribia pembe mbalimbali za matatizo ya shirika lako.

Mpango wa biashara inaelezea kazi ya sasa ya biashara yako, umiliki na muundo. Aina hii ya upangaji inaweza kutumika kupata ufadhili. Inaweza pia kutumika kama sehemu ya hatua mbili za kwanza za mchakato wa kupanga mkakati wa jumla wa shirika lako.

Mipango ya kiutendaji ni mchakato wa kuunda na kutekeleza miradi ya mtu binafsi. Mara nyingi ni mchakato mdogo unaohitajika ili kufikia ajenda yako ya jumla ya kupanga mikakati.

Kwa nini Upangaji Mkakati ni Muhimu?

Mafanikio ni ujuzi wa asilimia 20 na mkakati wa asilimia 80. Unaweza kujua jinsi ya kusoma, lakini muhimu zaidi,una mpango gani wa kusoma? 

- Jim Rohn, Mjasiriamali

Viongozi wa biashara wanatamani upangaji mkakati wa kiwango cha kwanza.

Upangaji wa kimkakati wenye mafanikio huweka mashirika katika nafasi bora zaidi ili kukamilisha ajenda zao na kutumia fursa. Inapofanywa kwa mbinu bora, upangaji kimkakati huratibu viwango vya usimamizi nyuma ya lengo lililo wazi, huchochea ubunifu na kukuza uwiano kati ya mawazo ya mradi.

Hatua Tano za Mchakato wa Mpango Mkakati

1. Weka Malengo na Maono

Bainisha maono yako. Weka malengo wazi na muhimu katika viwango vyote vya shirika lako.

Uliza:

- Je, ungependa kuleta thamani gani kwa watumiaji wako? 

- Je, malengo ya shirika lako yanaonekanaje? Je, ni makubwa, ya muda mrefu au yanayoonekana? 

- Je, utawezaje kupima ikiwa maono ya kampuni yako bado yanafaa na yanafaa?

2. Kufanya Uchambuzi

Kwa kuwa sasa una dhamira inayolengwa, unahitaji mtazamo sahihi wa jinsi biashara yako inavyoingiliana na tasnia yako ya karibu na tasnia zinazohusiana. Kwa maneno mengine, sasa unahitaji kutumia zana bora za kupanga mkakati. Katika hatua hii ya mchakato, wapangaji mikakati wakuu huunda uwakilishi sahihi wa mazingira ya sasa na ya baadaye ya biashara ya shirika lao kwa kushiriki katika uchanganuzi wa tasnia.

Hii ndiyo hatua muhimu zaidi. Mashirika mengi sana hukosea mkakati wao na kuzingatia maeneo yasiyo sahihi kwa sababu hayafanyi uchanganuzi wa tasnia.

Uliza:

- Biashara yako ni nini? Je, inafanyaje kazi kwa sasa? 

- Je, ni sekta gani zinazoibuka ni muhimu? 

- Je, ni mawazo gani unayofanya kwa sasa kuhusu mazingira yako ya biashara na mwelekeo wake wa siku zijazo? 

- Ni mawazo gani unaweza kufanya kwa usalama? Je, ni mbinu gani za utafiti wa soko unapaswa kutumia? Nani anaweza kusaidia?

3. Miradi ya Kubuni

Hatua ya mchakato wa kupanga mikakati ya kipekee zaidi kwa biashara yako mahususi ni kuamua jinsi kuhamasisha rasilimali zako ili kufikia maono yako (operational planning). Hii ni kwa sababu kila shirika ni tofauti. Kwa mfano, mipango ya kimkakati katika huduma ya afya inahitaji kuhusisha mipango mbalimbali ya uendeshaji ikilinganishwa na biashara ndogo na za kati.

Walakini, vitu vingine havibadiliki. Vyote  mipango ya kimkakati inapaswa kuhusisha miradi iliyoundwa ili kuboresha mawasiliano na ushirikiano, kuongeza ufanisi wa utendaji kazi na kutumia au kuunda fursa za siku zijazo. Fanya a ramani ya mkakati. Katika hatua hii, lazima ufanye kazi na viongozi wa timu ili kupanga na kuoanisha miradi, rasilimali, wafanyikazi na muda chini ya maono yako ya umoja. Usisahau kubuni metriki muhimu ambayo unaweza kupima mafanikio ya mpango mkakati wako.

Uliza:

- Je, wasimamizi wote wa timu husika wamepewa maagizo yaliyo wazi? 

- Je, utapima vipi ikiwa miradi hii inaunga mkono ajenda yako ya kupanga mikakati? 

- Je, ni miradi gani unaweza kuipa kipaumbele ikiwa hali muhimu za tasnia zitabadilika? 

- Je, kila mtu anakubaliana na manufaa ya mapendekezo yako?

4. Chukua hatua

Sawa, ni wakati wa kuweka jambo hili katika mwendo.

Upangaji wa kimkakati huwa bora zaidi wakati mashirika yanafanya kazi pamoja na kujitolea kwa mipango yao ya utekelezaji, kukataa faraja ya hali ilivyo. Mawasiliano ni ufunguo wa mafanikio. Usimamizi wa juu unahitaji kutekeleza mabadiliko kwa vipaumbele vya timu. Hili linaweza kupatikana kwa kubadilisha na kufafanua malengo mahususi na kubadilisha ya shirika lako mgao wa rasilimali. Hakikisha timu inasapoti kila mmoja kufikia malengo yake na hakikisha washiriki wote wa timu wanawajibishwa.

Uliza:

- Je, unafuatilia? Je, unaendeleza ajenda yako? 

- Je, unavuruga mtindo wako wa msingi wa biashara? 

Je, unahitaji kutoa mafunzo kwa timu yako kwa miradi mipya? 

- Je, utachukua hatua gani kutekeleza mipango mkakati yako ya muda mrefu? 

5. Kufuatilia na Kurekebisha

Lazima uangalie utendaji wa mtindo wako wa kupanga mkakati. Lazima ubadilike kulingana na matokeo ya mpango mkakati wako. Hizi ni dhahabu mbinu bora za upangaji kimkakati. Moja ya ujuzi bora wa kupanga mkakati ni kutambua zaidi hatua muhimu za kimkakati na utumie maoni kutoka kwa haya kurekebisha mpango. Pata raha kwa kubadilisha mpango.

Mchakato wa kupanga mkakati unapaswa kuzingatiwa kuwa wa mviringo. Unapaswa kuchunguza kwa kina mpango mkakati wako kila mwaka isipokuwa biashara yako ina nguvu. Katika kesi hiyo, kufuatilia na kurekebisha mara kwa mara.

Uliza:

- Ni nini kinachohitaji marekebisho: michakato au vipimo vya kipimo? 

- Je, kuna maono bora zaidi ambayo kampuni inapaswa kuzingatia? 

- Je, sekta za nje zimebadilika? 

- Je, kila kitu kinawasilishwa ipasavyo miongoni mwa wanachama wakuu wa shirika lako?

Aina za Miundo ya Upangaji Mkakati

Sasa kwa kuwa unajua jinsi ya kufanya mpango mkakati, unahitaji kufahamu mifano maarufu ya upangaji wa kimkakati. Zifuatazo ni baadhi ya violezo muhimu vya kupanga mikakati. Je, utachagua yupi?

• Mfano wa Msingi - Bora kwa mashirika madogo au yasiyo na uzoefu

Ikiwa ulikuwa unafikiria kufanya kazi bila mpango mkakati, sahau!

• Weka dhamira yako kuu
• Tengeneza malengo yako na upe majukumu
• Unda mpango rahisi wa ufuatiliaji

Mfano huu ni kima cha chini cha mahitaji ya mashirika yenye mafanikio. Ni njia nzuri ya kuingia katika upangaji mkakati wa biashara ndogo ndogo, kama vile zile za tasnia ya mikahawa na huduma za chakula. Waanzilishi, viwanda vinavyoibukia na sekta nyinginezo za huduma zisizo na fedha taslimu wanapaswa kutumia modeli hii kwa mpango mkakati wao wa kwanza. Biashara ndogo ndogo zinaweza kupata manufaa kuweka malengo yao ngazi ya serikali uchambuzi.

• Muundo Kulingana na Masuala (Mfano unaotegemea Malengo) - Bora kwa mashirika yanayotaka mpango wa kina

Je, mchakato wako wa kupanga kimkakati unawezaje kurasimishwa hata zaidi?

• Unda mpango wa ratiba ya kimkakati ya mzunguko, iliyopangwa
• Shirikiana ndani ya shirika lako ili kuunda maono wazi yenye umoja
• Fanya uchambuzi wa ndani, wa nje, wa sasa na wa siku zijazo kwa kutumia mifumo muhimu
• Tengeneza mipango ya uendeshaji
• Tanguliza rasilimali kwa masuala muhimu zaidi
• Dumisha tathmini thabiti kupitia Viashiria Muhimu vya Utendaji (KPI), uchambuzi wa sekta na mikutano ya meneja
• Rekebisha ajenda yako ya kupanga mikakati kufuatia maoni muhimu

Mtindo huu ndio mbinu ya upangaji mkakati iliyopangwa zaidi. Makampuni na viwanda vilivyoanzishwa katika maeneo kama vile fedha, viwanda, madini na hata biashara ndogo ndogo zilizodumu kwa muda mrefu zinapaswa kufahamu mtindo huu. Kwa mfano, modeli hii inatumika katika upangaji wa kimkakati katika huduma ya afya ili kuboresha michakato na kuoanisha mipango ya utendaji ya shirika na dhamira zake muhimu.

• Muundo wa Kulinganisha (Upangaji wa Pengo) - Bora kwa mashirika ambayo bado hayaendi yanakotaka

Unakosa nini?

• Tathmini vipimo na vigezo vyako
• Fanya uchambuzi wa kina wa biashara yako na mazingira yake
• Wasiliana na wasimamizi na ugundue matatizo yanayoweza kutokea
• Rejesha au urekebishe maono yako
• Tengeneza mipango mipya ya utekelezaji
• Tekeleza mipango mipya ya utekelezaji
• Fuatilia kwa karibu mipango mipya ya utekelezaji

Kuna wanaojulikana; haya ni mambo tunayoyajua tunayoyajua.

Kuna wasiojulikana; yaani kuna mambo ambayo tunajua hatuyajui.

Lakini pia kuna haijulikani haijulikani; kuna mambo hatuyajui hatuyajui.

- Donald Rumsfeld

Mashirika mara nyingi yanahitaji ujuzi wa kupanga mkakati kuhusiana na mtindo huu maalum. Kugundua na kuelezea mapungufu kati ya utendaji na malengo kunaweza kusaidia kuokoa mashirika ambayo hayafanyi kazi. Mtindo huu pia unaweza kusaidia kutambua maeneo ya kuboresha katika mashirika ambayo tayari yamefanikiwa. Inaweza kutumika, kwa mfano, kutambua marekebisho muhimu kwa makampuni ya utengenezaji wa chakula ili kukidhi mahitaji yao ya udhibiti.

Uchanganuzi wa mapungufu pia unaweza kutumika katika ulimwengu wa fedha, kama vile kampuni zinapotafuta mapungufu katika zao mizani ya uendeshaji. Inaweza kusaidia kuoanisha shughuli za biashara yako na taarifa ya dhamira yako.

• Mfano wa Wakati Halisi - Bora kwa mashirika katika mazingira ya kasi

Upangaji wa kimkakati ni mchakato wenye muundo na thabiti. Mpaka sivyo.

• Unda maono ya pamoja, yenye muhtasari wa jinsi ya kukabiliana kihalisi mwelekeo unaochukuliwa
• Fanya majadiliano na uchambuzi kwa uwazi na mara kwa mara
• Tafuta kwa bidii kutambua nini inabadilika ndani ya mazingira yako na kufuatilia jinsi inabadilika
• Badilisha na urekebishe mipango mara kwa mara ili kupata faida yako ya ushindani

Mipango mingi ya uendeshaji inahitaji kuwa ya muda mfupi, hasa katika sekta zinazobadilika haraka, kama vile nishati, vyombo vya habari au uhandisi wa kiufundi. Unahitaji kusanidi timu na michakato kwa bidii ili uweze kujibu mabadiliko ya ghafla. Jifunze na ufundishe ujuzi mpya unaohitajika kwa michakato tofauti ambayo shirika lako litahitaji kupitisha. Muundo mdogo haimaanishi uwajibikaji mdogo.

Mifumo Bora ya Upangaji Mkakati

Mpango wa kimkakati njia bora ni muhimu. Mifumo muhimu ifuatayo ya kupanga mikakati ni zana bora zaidi unazoweza kutumia na, mara nyingi, ni muhimu kabisa. Kwa kweli, nyingi ya mifumo hii inakamilishana so vizuri kwamba ni muhimu kuzitumia pamoja!

• Uwiano Scorecard

Kwa ubishi, mfumo huu ndio unaosaidia zaidi wakati muundo mpango mkakati. Kadi ya alama iliyosawazishwa inafaa sana kwa kuunda ramani ya mkakati. Mbinu hii inachambua vipengele vinne muhimu (au mitazamo) ya mazingira ya jumla ya biashara:

• Utendaji wa kifedha
• Wadau na wateja
• Michakato ya biashara ya ndani
• Kujifunza na Ukuaji

Kampuni za ndege, kwa mfano, zinahitaji mchakato wa kupanga mkakati wa pande zote ambao unashughulikia vipengele vyote vya mkakati wa biashara kama muhimu. Ili kusaidia kampuni yao vyema zaidi katika mtazamo wa kifedha, mipango mkakati ya mashirika ya ndege inahitaji kuboresha utendaji wa kifedha na kuboresha ugawaji wa rasilimali. Ili kuboresha zaidi mtazamo wao wa wateja, mashirika ya ndege yanahitaji kuongeza thamani na kuridhika kwa watumiaji. Ili kuboresha shirika lao kwa ujumla, ni muhimu mashirika ya ndege kuboresha udhibiti wao wa ubora na utendakazi wa mchakato. Hatimaye, ili kusaidia ukuaji wa biashara zao vyema zaidi, mashirika ya ndege lazima yawekeze tena katika biashara zao kupitia teknolojia na mipango ya ujuzi wa wafanyikazi.

Mfano huu wa ramani ya kimkakati unashughulikia mitazamo yote muhimu. Aikoni za hali ya mradi zinaweza kufuatilia utendaji wa kila mradi. Kwa mfano, hapa vishale na aikoni zenye rangi zinawakilisha mwelekeo wa utendaji wa kila mradi, ambapo kishale cha kijani kibichi 'juu' kinawakilisha uboreshaji. (Isome kuanzia chini kwenda juu).

• Kuweka alama

Kuweka alama inahakikisha kuwa mipango yako ya kimkakati inabaki msingi. Mfumo huu unalinganisha vipimo muhimu vya utendakazi na michakato ya biashara na washindani na mbinu bora za tasnia. Ni muhimu sana kwa kugundua mapungufu katika mipango yako ya kimkakati na pia kwa kutambua fursa zaidi. 

Mpango mkakati wa kituo cha simu, kwa mfano, utahusisha kwa ujumla viwango vya ushindani. Wanafanya hivi kwa kukusanya data kutoka ndani ya biashara zao na kulinganisha na washindani wa moja kwa moja au vituo vya kupiga simu katika tasnia zingine. Utaratibu huu utabainisha mapungufu muhimu katika utendakazi wa kituo cha simu, kama vile viwango vya ubadilishaji wa mauzo. Inaweza pia kusaidia kutambua tofauti katika michakato muhimu ya ndani ya washindani wao na miundo ya muundo wa biashara. Kulingana na mapungufu na tofauti hizi, kituo cha simu kinaweza kufahamisha uundaji wao wa kielelezo cha upangaji mkakati.

• Malengo na Matokeo Muhimu (OKRs)

Mfumo wa OKRs huimarisha mchakato wa kuweka malengo ya upangaji mkakati. Mbinu ya OKR inaweza kurahisisha mpango mkakati wa shirika lako kwa kuangazia malengo muhimu na kutambua vipimo muhimu vya matokeo muhimu, ya kweli na ya kuwajibika. Malengo huwa ya muda mrefu, hata hivyo, unaweza kurekebisha matokeo yako muhimu ili kuendana na mabadiliko ya mazingira ya biashara au kulingana na maoni kutoka kwa tathmini zako za mchakato.  

OKR ni muhimu katika tasnia ambazo zina KPI zinazopimika kwa urahisi. Hii ni pamoja na tasnia ya rejareja, ushauri na utengenezaji. Ukiweza kufuatilia matokeo yako muhimu kiotomatiki, OKR zinaweza kutekelezwa na kuendeshwa kote kwa gharama ya chini kiasi. Mfumo huu wa upangaji wa kimkakati ni muhimu sana kwa waanzishaji na mashirika katika tasnia zinazobadilika haraka.

Mifumo Mingine ya Upangaji Mkakati

• Vikosi Tano vya Porter

Kutumia hii mfumo kuchambua viwanda. Inagawanya habari ili kuzingatia nguvu kuu tano:

• Tishio la washiriki wapya wanaowezekana
• Tishio la bidhaa/huduma mbadala
• Ushindani kati ya washindani waliopo
• Uwezo wa kujadiliana wa wauzaji
• Uwezo wa kujadiliana wa wanunuzi

• Uchambuzi wa SWOT

Tumia mfumo huu katika kila mpango mkakati isipokuwa kama una sababu nzuri ya kutofanya hivyo. Vipengele vinne vinahimiza mbinu za upangaji wa kimkakati kutoka kwa pembe za ndani na nje, za zamani, za sasa na zijazo:

• Uwezo
• Udhaifu
• fursa
• Vitisho

• PESTELE

Mfumo huu ni muhimu kwa kupata uelewa thabiti wa viwanda vinavyozunguka na mambo ya nje ambayo yanaweza kuathiri mpango wako wa kimkakati. Kuchanganua vipengele hivi vya nje hukuruhusu kutanguliza miradi na kupata fursa:

• Kisiasa
• Uchumi
• Kijamii
• Teknolojia
• Mazingira
• kisheria
• Kimsingi

Nani Muhimu katika Upangaji Mkakati?

Ili mbinu ifanikiwe, washiriki wote wa timu lazima wajipange chini ya ajenda wazi ya kupanga mikakati. Ni bora ikiwa kuna timu iliyoteuliwa ya kupanga inayoongozwa na Afisa Mkuu wa Mikakati au Mkurugenzi wa Mikakati. ya shirika Timu ya watendaji anahitaji kufahamishwa na kuwezeshwa kufanya maamuzi. Hakikisha kuwa hutasahau mchango muhimu sana kutoka kwa wasimamizi wa ngazi za chini.

Muhimu, wataalam wa nje walio na maoni yasiyopendelea wanaweza kukusaidia kuepuka mitego mingi ya kawaida ya kupanga mikakati. Wachambuzi wa sekta, kwa mfano, wanaweza kutambua hitimisho wazi la mazingira ya biashara na mashirika ya usaidizi katika uchambuzi wao. Kwa ujumla, washauri wa kupanga mikakati huongoza biashara kupitia njia bora zaidi za utekelezaji. Washauri wa kimkakati wanaweza kubobea katika nyanja mbalimbali, kwa hivyo ni muhimu kutambua ni matatizo gani unahitaji usaidizi wa kitaalamu. Kufanya kazi na washauri wakuu kunaweza kuboresha ugawaji wa rasilimali zako za kifedha, kutambua maeneo makubwa yasiyofaa na kukupa makali juu ya washindani wako.

Njia kali za mawasiliano weka mipango mikakati madhubuti.

Upangaji Mkakati wa Pamoja wa Kufanya na Usifanye

• Usipuuze mipango mkakati, hata kama una muda mfupi na rasilimali
• Jifunze kuacha. Baadhi ya mipango haifanyi kazi. Wakati mbaya, makosa na hata bahati mbaya ni sehemu ya mchakato wa kupanga mkakati
• Usifanye vipimo vya maoni yako kuwa ngumu sana. Inaweza kuwa vigumu kutanguliza taarifa zinazoingia na inaweza kuwa rahisi sana kuhalalisha mipango mibaya
• Hakikisha kuwa rasilimali zinapatikana au ununuzi wa rasilimali unaendelea kwa mipango ya utekelezaji ya siku zijazo
• Usiruhusu malengo ya muda mfupi ya bajeti kuamuru pekee mipango yako ya uendeshaji au kukuzuia kufikia maono yako ya muda mrefu.
• Jifunze kujisikia vizuri na haijulikani. Usichanganye zaidi utabiri wa siku zijazo. Kuridhika sana na jinsi mpango mkakati wako utakavyotokea ni ishara ya upangaji mkakati mbaya
• Usipuuze malengo ya bajeti ya muda mfupi
• Hakikisha timu yako inafuata muda uliowekwa wa ajenda ya kupanga mikakati
• Usipoteze umuhimu wa mtazamo unaozingatia mteja, wa kuongeza thamani wakati wa kubuni miradi yako.
• Jihadhari! Wakati mwingine mabadiliko bora hayana mabadiliko hata kidogo. Usijishughulishe na mabadiliko kwa ajili ya mabadiliko na kuwa mwangalifu na miradi kabambe ya wanyama vipenzi ambayo sio muhimu kwa biashara yako kwa ujumla.

Mifano Mbili ya Upangaji Mkakati

Chanzo kutoka Ibisworld

Kanusho: Maelezo yaliyoelezwa hapo juu yametolewa na Ibisworld bila ya Chovm.com. Chovm.com haitoi uwakilishi na dhamana kuhusu ubora na uaminifu wa muuzaji na bidhaa.