ประเด็นที่สำคัญ
การเขียนเชิงธุรกิจที่มีประสิทธิภาพจะต้องแบ่งส่วน ชัดเจน และเข้าถึงได้ จะช่วยให้ผู้อ่านประหยัดเวลาและซึมซับข้อความสำคัญของงานของคุณได้
การใช้แหล่งข้อมูลที่มีชื่อเสียงจะช่วยเพิ่มความน่าเชื่อถือให้กับการเขียนและการนำเสนอทางธุรกิจของคุณ
สามารถใช้รูปแบบการเขียนทางธุรกิจที่แตกต่างกันได้สำหรับผลงานส่งมอบแต่ละประเภท ช่วยให้คุณรับมือกับโครงการต่างๆ ได้หลากหลาย ตั้งแต่การวิเคราะห์อุตสาหกรรมไปจนถึงบทความความคิดเห็น
การเขียนเชิงธุรกิจคืออะไร?
การเขียนเชิงธุรกิจเป็นวิธีการสื่อสารที่ใช้เพื่อให้ความรู้และแจ้งข้อมูลแก่ลูกค้า เพื่อนร่วมงาน และผู้ฟังในแวดวงวิชาชีพอื่นๆ ในรูปแบบลายลักษณ์อักษร การเขียนเชิงธุรกิจมักจะตรงไปตรงมา จัดระเบียบได้ดี และแบ่งส่วนเพื่อให้อ่านง่ายขึ้น การเขียนเชิงธุรกิจที่มีประสิทธิภาพช่วยประหยัดเวลาของผู้อ่านและทำให้พวกเขามีแนวโน้มที่จะจดจำข้อความหลักของงานของคุณได้มากขึ้น ตัวอย่างเช่น เมื่อใช้การเขียนเชิงธุรกิจในการวิเคราะห์อุตสาหกรรม ข้อมูลและข้อมูลเชิงลึกจะต้องครอบคลุมลักษณะเฉพาะของอุตสาหกรรมจำนวนมากให้กระชับที่สุด
ทำไมการเขียนทางธุรกิจจึงมีความสำคัญ?
การเขียนเชิงธุรกิจที่ดีที่สุดนั้นสามารถสื่อสารข้อความของคุณได้อย่างมีประสิทธิภาพ คุณสามารถพัฒนาทักษะการเขียนเชิงธุรกิจได้ด้วยหลักสูตรและข้อเสนอแนะจากเพื่อนร่วมงาน และสนับสนุนทักษะเหล่านี้ได้ด้วยการใช้เทมเพลตการเขียนเชิงธุรกิจสำหรับผลงานที่เป็นลายลักษณ์อักษรประเภทต่างๆ การเชี่ยวชาญศิลปะการเขียนอย่างกระชับและชัดเจนจะช่วยให้คุณก้าวล้ำหน้าคู่แข่ง ปรับปรุงการสื่อสารภายในและภายนอกองค์กร และช่วยให้คุณโดดเด่นในสายตาหัวหน้าแผนก
เนื่องจากการทำงานทางไกลกำลังได้รับความนิยมมากขึ้น จึงมีความสำคัญมากกว่าที่เคยที่จะต้องสามารถสื่อสารความคิด การตัดสินใจ หรือมุมมองของคุณอย่างชัดเจนผ่านการเขียน การเขียนเชิงธุรกิจที่มีประสิทธิภาพจึงมีความสำคัญอย่างยิ่ง เราคิดเรื่องนี้อยู่บ่อยครั้งที่ IBISWorld และเรากำลังเตรียมพร้อมที่จะเปิดตัวรูปแบบการเขียนใหม่เพื่อสื่อสารกับลูกค้าได้ดีขึ้น การเขียนเชิงธุรกิจคืออะไร และทำอย่างไรจึงจะทำได้ดี มาเริ่มกันเลย
ผู้ฟังของคุณต้องการอะไร?
ผู้อ่านต้องการทราบทันทีว่าทำไมจึงควรอ่านต่อ พวกเขาต้องการวิธีแก้ปัญหาที่กระตุ้นความคิด ในการทำเช่นนี้ คุณต้องเขียนให้ตรงประเด็นเพื่อเพิ่มมูลค่าให้กับลูกค้าและเพื่อนร่วมงาน ช่วยให้พวกเขาเข้าใจว่าทำไม ธุรกิจ แนวคิดและการวิจัยที่สนับสนุนแนวคิดเหล่านี้มีบทบาทในธุรกิจ ตัวอย่างเช่น การเขียนแผนธุรกิจ การจะกู้เงินนั้น คุณต้องอธิบายเหตุผลของคุณอย่างชัดเจนและเป็นมืออาชีพ พร้อมทั้งอ้างอิงหลักฐานสนับสนุนด้วย
งานเขียนที่ดีมีประโยชน์เพิ่มเติมคือเป็นแหล่งบันทึกที่เชื่อถือได้ เนื่องจากงานเขียนที่ดีที่สุดควรแบ่งส่วนอย่างมีเหตุผลและกระชับ เพื่อไม่ให้ดูรกรุงรัง ดังนั้นผู้อ่านจึงอ่านงานเขียนเหล่านี้ได้ง่ายและค้นหาประเด็นสำคัญได้อย่างมั่นใจ
นักเขียนจะได้ประโยชน์อย่างไร?
จากมุมมองของนักเขียน การเขียนเชิงธุรกิจที่มีประสิทธิภาพจะช่วยให้คุณสื่อสารแนวคิดของคุณได้ และให้ความรู้แก่ผู้อื่นเพื่อให้สามารถตัดสินใจได้อย่างชัดเจนและรวดเร็ว การสร้างชื่อเสียงที่ดีด้วยการสื่อสารอย่างชัดเจนผ่านการเขียนของคุณจะช่วยให้คุณได้รับความเคารพในที่ทำงาน และอาจเปิดโอกาสใหม่ๆ ให้กับคุณด้วย
นอกจากนี้ การวิเคราะห์อุตสาหกรรม ควรใช้เพื่อสนับสนุนการเขียนทางธุรกิจด้วยแหล่งข้อมูลที่เกี่ยวข้องและน่าเชื่อถือ เพื่อแสดงให้เห็นถึงความถูกต้องและความน่าเชื่อถือ การเขียนที่มีการอ้างอิงอย่างน่าเชื่อถือยังมีศักยภาพในการมีอิทธิพลต่อการตัดสินใจทางธุรกิจในภายหลังได้มากกว่า
คุณควรใช้รูปแบบการเขียนทางธุรกิจเมื่อใดและเพราะเหตุใด?
เกี่ยวกับข้อมูล
คุณควรใช้การเขียนเชิงข้อมูลทางธุรกิจเพื่อให้ผู้อ่านได้รับข้อมูลเชิงลึก โดยให้ความสำคัญกับความชัดเจนและประสิทธิภาพของเอกสาร การเขียนเชิงข้อมูลทางธุรกิจมักจะนำเสนอข้อเท็จจริงเกี่ยวกับหัวข้อจากมุมมองที่เป็นกลาง
การเขียนเชิงข้อมูลทางธุรกิจที่มีประสิทธิภาพจะช่วยให้ผู้อ่านสามารถค้นหาและเข้าใจข้อมูลที่สำคัญที่สุดเกี่ยวกับหัวข้อนั้นๆ ได้ การจัดรูปแบบเนื้อหาอย่างมีตรรกะถือเป็นสิ่งสำคัญที่จะช่วยให้สามารถถ่ายทอดข้อมูลเชิงลึกที่สำคัญได้ เนื้อหาที่มีคุณค่าที่สุดมักจะเริ่มต้นด้วยส่วนสรุปที่ครอบคลุมประเด็นสำคัญของการสื่อสาร จากนั้นจึงค่อยเจาะจงมากขึ้นในส่วนที่มีรายละเอียดในภายหลัง
มาดูตัวอย่างการวิเคราะห์อุตสาหกรรมกัน สรุปข้อมูลที่ชัดเจนและกระชับจะช่วยให้สามารถนำเสนอข้อมูลที่สำคัญได้ตั้งแต่ต้น อย่างไรก็ตาม ไม่ได้หมายความว่าคุณควรละเว้นข้อมูลหรือข้ามส่วนเจาะลึก การปรับแต่งการวิเคราะห์อุตสาหกรรมของคุณให้สะท้อนถึงความต้องการของกลุ่มเป้าหมายจะช่วยให้ผู้อ่านจดจำข้อความของคุณได้และสามารถนำไปใช้ในงานของตนได้อย่างมั่นใจ
ลองถามตัวเอง: ผู้อ่านของคุณต้องการทราบอะไร คุณจะเพิ่มมูลค่าให้กับงานเขียนทางธุรกิจของคุณได้อย่างไร บางทีผู้อ่านของคุณอาจต้องการมุมมองของผู้เชี่ยวชาญเกี่ยวกับการวิเคราะห์เฉพาะเรื่อง หรืออีกทางหนึ่ง พวกเขาอาจต้องการศูนย์รวมข้อมูล ซึ่งเป็นงานเขียนที่ครอบคลุมข้อมูลทั่วไปทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับหัวข้อนั้นๆ
ตัวอย่างการเขียนเชิงธุรกิจเชิงข้อมูล:
- การวิเคราะห์อุตสาหกรรม
- รายงานทางการเงิน
- บทวิจารณ์รายไตรมาส
- กระดาษสีขาว
- เอกสารการประชุม
- ข่าวสารธุรกิจและเหตุการณ์ปัจจุบัน
- วาระการประชุม
- รายงานการวิจัยอุตสาหกรรม
- ศูนย์กลางข้อมูล
โน้มน้าวใจ
บางครั้งคุณต้องโน้มน้าวผู้อ่านให้เชื่อในข้อเสนอของคุณ การเขียนเชิงธุรกิจที่น่าเชื่อถือจะช่วยให้คุณสามารถนำเสนอแนวคิดของคุณได้ ไม่ว่าจะต่อลูกค้า เพื่อนร่วมงาน หรือผู้ลงทุนของคุณก็ตาม การเขียนในลักษณะนี้ต้องมีความรู้เกี่ยวกับผู้ฟังเป็นอย่างดี เนื่องจากคุณต้องโน้มน้าวให้พวกเขาเปิดใจยอมรับข้อเสนอของคุณ
นอกจากนี้ การเขียนเชิงธุรกิจที่มีประสิทธิภาพของคุณจะแข็งแกร่งขึ้นด้วยข้อมูลที่แม่นยำและไม่มีอคติซึ่งนำเสนอตลอดงานของคุณ ตัวอย่างเช่น ลองดู บทความนี้จาก MacroBusiness ที่ใช้ IBISWorld เพื่อสนับสนุนการเรียกร้องของตน
เมื่อดำเนินการจากเทมเพลตการเขียนเชิงธุรกิจที่น่าเชื่อถือ คุณต้องรวมคำอุทธรณ์ที่น่าเชื่อถือ มีอารมณ์ และมีเหตุผล ตัวอย่างเช่น ทีมพัฒนาผลิตภัณฑ์ในอุตสาหกรรมการผลิตเครื่องดื่มอัดลมจำเป็นต้อง ใช้การวิจัยอุตสาหกรรม เพื่อให้ทันต่อความเร็ว การกำหนดขนาดตลาดกระบวนการนี้จะช่วยให้เข้าใจความต้องการของผู้บริโภคมากขึ้น และช่วยให้สามารถนำเสนอข้อโต้แย้งที่น่าเชื่อถือที่สุดต่อซูเปอร์มาร์เก็ตและร้านขายของชำได้ การนำเสนอที่ดีที่สุดควรนำเสนอตามข้อเท็จจริง อ้างอิงแหล่งข้อมูลที่มีชื่อเสียง และนำเสนอแนวทางแก้ไขตามความต้องการหรือความกังวลของผู้อ่าน
ลองถามตัวเอง: อะไรที่ทำให้แนวคิดของคุณแตกต่าง? อาจเป็นแนวคิดหรือผลิตภัณฑ์ใหม่ที่เกี่ยวข้องกับแนวโน้มที่เปลี่ยนแปลงไปของสภาพแวดล้อมแบบไดนามิกของคุณโดยเฉพาะ หรืออาจเป็นกลยุทธ์ที่ได้รับการพิสูจน์แล้วซึ่งใช้โดยคู่แข่งของคุณ ซึ่งสามารถปรับให้เหมาะกับธุรกิจของคุณและตอบสนองความต้องการของผู้อ่านได้
ตัวอย่างการเขียนเชิงธุรกิจที่มีประสิทธิภาพ:
- เนื้อหาการตลาด
- เนื้อหาการขาย
- สำเนาสินค้า
- ให้ข้อเสนอ
- ข้อเสนอทางธุรกิจ
- ข่าวประชาสัมพันธ์
- จดหมายข่าวภายนอก
- บทความแสดงความคิดเห็น
ที่แนะนำ
คุณเคยทำตามสูตรอาหารขณะทำอาหารแล้วรู้สึกสับสนเกี่ยวกับลำดับของงานหรือวิธีดำเนินการตามขั้นตอนบางอย่างหรือไม่ หากเคย แสดงว่าคุณต้องเขียนคำแนะนำเพิ่มเติมเล็กน้อย และคุณจะรู้ว่าความชัดเจนมีความสำคัญเพียงใดเมื่อต้องวางคำแนะนำให้ผู้อ่านปฏิบัติตาม
รูปแบบการเขียนเชิงธุรกิจนั้นใช้เมื่อคุณต้องการชี้แนะผู้อ่านให้ทำภารกิจให้เสร็จสิ้น การเขียนเชิงธุรกิจที่ดีที่สุดสามารถสร้างแบรนด์ของธุรกิจของคุณให้น่าเชื่อถือได้ คุณควรให้คำแนะนำที่ชัดเจนและกระชับ โดยในอุดมคติ ผู้อ่านไม่ควรต้องการบริบทเพิ่มเติมเพื่อทำภารกิจให้สำเร็จลุล่วง การเขียนเชิงธุรกิจมักจะประกอบด้วยรายการแบบมีหมายเลขและตัวอย่างภาพที่แสดงความคืบหน้าทีละขั้นตอน และอาจมีลิงก์ไปยังสื่อสนับสนุนอื่นๆ นอกจากนี้ คุณยังสามารถช่วยผู้อ่านได้โดยการแจ้งปัญหาที่พวกเขาอาจประสบล่วงหน้า และเสนอวิธีแก้ไข
ลองถามตัวเอง: คุณต้องการให้ผู้อ่านใช้ข้อมูลที่คุณให้ไว้อย่างไร คุณจะแนะนำผู้อ่านได้ดีที่สุดอย่างไร ตัวอย่างเช่น คุณสามารถเขียนแนวทางปฏิบัติที่เข้มงวดเพื่อให้ผู้อ่านปฏิบัติตาม เช่น ในคู่มือผู้ใช้ นอกจากนี้ คุณยังสามารถให้คำแนะนำที่ยืดหยุ่นเพื่อใช้เป็นจุดอ้างอิงเท่านั้น ซึ่งสามารถพบได้ในเว็บสัมมนา
ตัวอย่างการเขียนเชิงธุรกิจเพื่อการให้คำแนะนำ:
- webinars
- คู่มือ
- คู่มือผู้ใช้
- บันทึกข้อตกลง
- การสื่อสารการบริการลูกค้า
- โปรแกรมการฝึกอบรม
การทำธุรกรรม
เรียกอีกอย่างว่าการเขียนเชิงธุรกิจแบบสนทนา คุณควรใช้รูปแบบการสื่อสารนี้กับเพื่อนร่วมงาน ในระดับบริหาร และในบางครั้งกับการดำเนินธุรกิจภายนอก
การเขียนทางธุรกิจรูปแบบนี้มักเป็นที่นิยมกันมากที่สุด จึงถือได้ว่าเป็นรูปแบบที่สำคัญที่สุดที่ต้องเรียนรู้ การเขียนทางธุรกิจแบบมีปฏิสัมพันธ์มีความยืดหยุ่นและสามารถใช้ได้ในหลายสถานการณ์ เช่น เพื่อแจ้งข่าวดีและข่าวร้าย หรือเพื่อสรุปข้อตกลง
น้ำเสียงในการเขียนเกี่ยวกับธุรกรรมทางธุรกิจนั้นแตกต่างกันออกไป และคุณจะต้องปรับเปลี่ยนน้ำเสียงตามบริบทของการสื่อสาร ตัวอย่างเช่น อีเมลที่คุณส่งถึงเพื่อนร่วมงานอาจดูเป็นกันเองมาก อย่างไรก็ตาม คุณควรใช้โทนเสียงที่เป็นทางการมากขึ้นสำหรับทุกอย่างที่คุณส่งไปยังผู้อ่านภายนอก หรือสำหรับเอกสารที่อาจมีการอ้างอิงในภายหลัง เช่น ข้อตกลงหรือสัญญา อาจดูเป็นทางการมากเกินไป แต่สิ่งสำคัญคือบันทึกการทำธุรกรรมเหล่านี้จะต้องเหลือไว้สำหรับการตีความให้น้อยที่สุด
ลองถามตัวเอง: คุณมักจะตั้งสมมติฐานอย่างมืออาชีพโดยอิงจากการสื่อสารของผู้อื่นบ่อยเพียงใด การเขียนนี้สร้างความประทับใจให้กับผู้อ่านอย่างไร ความประทับใจแรกจากการสื่อสารทางอีเมลสามารถคงอยู่ได้ยาวนาน ที่สำคัญ จดหมายข้อเสนอทางธุรกิจที่ดูไม่เป็นมืออาชีพอาจส่งผลเสียต่อโอกาสในการบรรลุข้อตกลงทางธุรกิจของคุณได้อย่างมาก
ตัวอย่างการเขียนเชิงธุรกิจ:
- อีเมล
- หนังสือเลิกจ้างและลาออก
- จดหมายเสนองาน
- จดหมายเสนอธุรกิจ
- ใบแจ้งหนี้
- รายรับ
- เอกสารการชำระเงิน
- สัญญา
วิธีการผลิตงานเขียนทางธุรกิจที่ดี
- ตัดสินใจเลือกรูปแบบการเขียนทางธุรกิจที่ต้องการ (เป้าหมายของคุณคืออะไร)
- ระบุข้อมูลสำคัญที่กลุ่มเป้าหมายของคุณต้องการ (ใคร อะไร เมื่อไร และที่ไหน)
- ร่างและกล่าวถึงประเด็นสำคัญ รวมทั้งให้หลักฐานที่เหมาะสม
- แก้ไขและปรับแต่งการเขียนของคุณให้แม่นยำยิ่งขึ้น
- ทบทวนกระบวนการเขียนธุรกิจของคุณอย่างสม่ำเสมอ เพื่อให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น (ตัวอย่างเช่น สร้างเทมเพลตสำหรับรูปแบบต่างๆ)
ทักษะการเขียนเชิงธุรกิจ
การปรับปรุงทักษะการเขียนเชิงธุรกิจเพื่อรวมการวิเคราะห์อุตสาหกรรมที่น่าเชื่อถือสามารถปรับปรุงการสื่อสารและหลีกเลี่ยงการสอบถามหรือการแก้ไขที่เสียเวลา
การปรับปรุงการเขียนทางธุรกิจของคุณต้องอาศัยการฝึกฝนและเคล็ดลับหลายๆ อย่าง
สิ่งสำคัญพื้นฐานบางประการที่ต้องคำนึงถึง:
- เขียนจากมุมมองของผู้อ่าน ถามตัวเองว่าคุณอยากอ่านอะไรแล้วค่อยเริ่มเขียนจากตรงนั้น
- สร้างเทมเพลตการเขียนและรวบรวมตัวอย่างจากผู้นำทางความคิดและแหล่งข้อมูลที่มีชื่อเสียงอื่น ๆ
- ระบุคำที่เป็น "ปัญหา" หรือ "ท้อแท้" ที่อาจทำลายเป้าหมายการเขียนของคุณ จากนั้นรวบรวมเป็นรายการตรวจสอบให้นักเขียนทุกคนอ้างอิงและเพิ่มเข้าไป
- การสามารถอ้างอิงรายการตรวจสอบคำที่ท้อแท้หรือมีปัญหาได้อย่างง่ายดายจะช่วยให้แน่ใจว่าภาษาของคุณน่าดึงดูดและเหมาะกับผู้ฟังของคุณ
- แม้ว่าความกระชับจะมีความสำคัญ แต่ก็ไม่ควรละทิ้งคุณภาพเพื่อความสั้นกระชับ การให้หลักฐานที่เพียงพอเพื่อสนับสนุนข้อเสนอของคุณจะช่วยให้คุณมุ่งสู่ผลลัพธ์ ไม่ใช่ทำให้ผลลัพธ์นั้นแย่ลง
ความคิดสุดท้าย
การเขียนเชิงวิชาชีพมีความสำคัญสำหรับสถานการณ์ทางธุรกิจที่หลากหลาย เราทำเช่นนี้ทุกวัน เพื่อผลลัพธ์ที่ดีที่สุด ควรเน้นการเขียนอย่างชัดเจนโดยอาศัยการวิเคราะห์อย่างถี่ถ้วน ใช้เคล็ดลับการเขียนเชิงธุรกิจเหล่านี้เพื่อปรับปรุงการเขียนของคุณ เพื่อให้กระบวนการง่ายขึ้นสำหรับคุณ และเพิ่มมูลค่าของงานของคุณสำหรับผู้อ่าน
ที่มาจาก ไอบิสเวิลด์
ข้อสงวนสิทธิ์: ข้อมูลที่ระบุไว้ข้างต้นจัดทำโดย IBISWorld ซึ่งเป็นอิสระจาก Chovm.com Chovm.com ไม่รับรองหรือรับประกันคุณภาพและความน่าเชื่อถือของผู้ขายและผลิตภัณฑ์
