เคล็ดลับและเทคนิคที่จำเป็นสำหรับการจัดการเวลาที่ดี

การจัดการเวลาแทรกซึมเข้าไปในทุกส่วนของชีวิต ตั้งแต่การทำงานและแผนการ ไปจนถึงงานอดิเรกและความสัมพันธ์ อาจดูขัดแย้งกันที่จะใช้เวลาไปกับการเรียนรู้เกี่ยวกับการจัดการเวลา แต่เช่นเดียวกับงานอื่นๆ การใช้เวลาในช่วงแรกเพื่อวางแผนอย่างมีประสิทธิภาพจะช่วยลดเวลาโดยรวมที่ใช้ไป ซึ่งช่วยเพิ่มประสิทธิภาพให้กับคุณ

นอกจากนี้ การเรียนรู้เทคนิคการจัดการเวลาต่างๆ รวมถึงการฝึกฝนเทคนิคเหล่านี้จะช่วยให้คุณเข้าใจถึงส่วนต่างๆ ในชีวิตได้ดีขึ้น ดังนั้น หากคุณกำลังมองหาวิธีที่จะก้าวไปข้างหน้า โปรดอ่านวิธีดีๆ ในการจัดการตารางเวลาและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของคุณ

สารบัญ
การบริหารเวลาคืออะไร และเหตุใดจึงสำคัญ?
จริงจังกับการจัดการเวลา: เคล็ดลับและเทคนิคต่างๆ
การจัดการเวลา: รากฐาน
สรุป

การบริหารเวลาคืออะไร และเหตุใดจึงสำคัญ?

การจัดการเวลาอย่างมีประสิทธิภาพหรือมีทักษะการจัดการเวลาที่ดีคือ สำคัญ ความสำเร็จของโครงการใดๆ การบริหารเวลาของโครงการอาจหมายถึงความแตกต่างระหว่างการมีอาชีพที่ประสบความสำเร็จและชีวิตครอบครัวที่มีความสุข หรือการล้าหลังอยู่เสมอ ซึ่งมาพร้อมกับความเครียดเพิ่มเติม

โชคดีที่มีวิธีการต่างๆ มากมายที่จะช่วยให้บุคคลสามารถปรับปรุงการจัดการเวลาได้ ซึ่งได้แก่ ทักษะการจัดการเวลาพื้นฐาน เช่น การเขียนรายการ การใช้เครื่องมือจัดการเวลา เช่น แอป หรือแม้แต่การจ้างผู้ช่วย

จริงจังกับการจัดการเวลา: เคล็ดลับและเทคนิคต่างๆ

เมื่อพิจารณาถึงคุณค่าของการบริหารเวลาทั้งในการทำงานและการใช้ชีวิต มาดูเครื่องมือและกลยุทธ์การบริหารเวลาที่สามารถช่วยให้ก้าวไปข้างหน้าได้ดีกว่า

1. สร้างรายการ “สิ่งที่ต้องทำ”: ระบบโน้ตการ์ด

การทำรายการเป็นวิธีที่ชัดเจนและครอบคลุมในการจัดโครงสร้างวันของคุณ และช่วยให้คุณจัดระเบียบและจัดกลุ่มงานต่างๆ เพื่อให้คุณทำงานได้มากขึ้นในเวลาอันสั้น นอกจากนี้ ยังช่วยให้คุณประเมินได้ว่าคุณทำสิ่งต่างๆ สำเร็จไปมากเพียงใด

ระบบรายการที่แนะนำสำหรับการวางแผนเวลาคือ ระบบการ์ดโน้ตก่อนเข้านอน ให้เขียน 3-5 สิ่งที่คุณตั้งเป้าว่าจะทำในวันถัดไปลงในบัตรขนาด 3×5 ในวันถัดมา ให้ทำงานเหล่านั้นให้เสร็จ หากคุณทำสำเร็จ แสดงว่าวันนั้นเป็นวันที่ประสบความสำเร็จ อย่างไรก็ตาม สิ่งมหัศจรรย์ก็คือ ในวันนั้น คุณควรเขียนทุกอย่างที่คุณทำในวันนั้น (เฉพาะสิ่งที่เป็นประโยชน์) ไว้ที่ด้านหลังของบัตร เมื่อสิ้นสุดวัน ให้ดูรายการและด้านหลังของบัตรเพื่อดูว่าคุณทำสำเร็จไปมากแค่ไหนในวันนั้น วิธีนี้จะช่วยให้คุณมีแรงบันดาลใจ เพราะแม้ว่าคุณจะทำรายการ "สิ่งที่ต้องทำ" ไม่เสร็จ แต่คุณก็ทำสิ่งอื่นๆ สำเร็จไปหลายอย่าง

2. แยกแยะ: วิธีการใช้ชีสสวิส

หลังจากเขียนรายการ จัดลำดับความสำคัญและจัดกลุ่มงานต่างๆ เข้าด้วยกัน และเตรียมที่จะเริ่มงาน คุณอาจยังคงรู้สึกอยากผัดวันประกันพรุ่ง ซึ่งมักเป็นเพราะงานดูใหญ่เกินกว่าจะรับมือได้ จึงอยากหลีกเลี่ยงงานนั้น หากต้องการหยุดไม่ให้สิ่งนี้เกิดขึ้น ให้แบ่งงานออกเป็นงานเล็กๆ ง่ายๆ

เทศกาล วิธีการทำชีสสวิส กระตุ้นให้คนงานมองงานเป็นก้อนชีส ซึ่งพวกเขาเริ่มเจาะรูโดยทำสิ่งที่เกี่ยวข้องกับงานนั้นให้เสร็จอย่างรวดเร็วและง่ายดาย ก่อนที่คุณจะรู้ตัว ชีสก็จะเต็มไปด้วยรู (เหมือนชีสสวิส) และงานก็จะเสร็จสมบูรณ์

3. การกำหนดลำดับความสำคัญ: เมทริกซ์ไอเซนฮาวร์

กราฟสี่ส่วนนี้ได้รับการคิดค้นโดยประธานาธิบดีไอเซนฮาวร์แห่งสหรัฐอเมริกา ช่วยให้คนงานสามารถจัดลำดับความสำคัญและจัดสรรเวลาอย่างชาญฉลาด ไอเซนฮาวร์เมทริกซ์ มีสี่หมวดหมู่:

1. สำคัญและเร่งด่วน: งานต่างๆ ที่นี่ควรทำตามลำดับความสำคัญ แต่สิ่งสำคัญคือต้องไม่เพิ่มงานมากเกินไปที่นี่ เนื่องจากหมวดหมู่อื่นๆ ก็ต้องใช้เวลาเช่นกัน
2. เร่งด่วนแต่ไม่สำคัญ: หรือที่เรียกว่ากล่อง "ผู้มอบหมายงาน" หมวดหมู่นี้มีไว้สำหรับงานที่เร่งด่วน เช่น การตอบกลับลูกค้า แต่ไม่สำคัญในแง่ที่ว่างานอาจไม่เกิดประโยชน์มากนัก งานประเภทนี้สามารถมอบหมายได้หากเป็นไปได้
3. ไม่เร่งด่วนแต่สำคัญ: งานเหล่านี้ถือเป็นงานที่มีประสิทธิผลมากที่สุด เนื่องจากคุณสามารถใช้เวลาทำจนเสร็จได้ อย่างไรก็ตาม อย่าปล่อยทิ้งไว้จนคิดว่าไม่เร่งด่วน เพราะมิฉะนั้น งานเหล่านี้จะรุกล้ำหมวดหมู่ "สำคัญและเร่งด่วน" ของคุณ
4. ไม่สำคัญและไม่เร่งด่วน: ควรระบุงานเหล่านี้เพื่อช่วยให้คุณเห็นว่าเวลาของคุณไม่ได้ถูกใช้ไปอย่างมีประสิทธิภาพที่สุดตรงไหน อาจมีงานที่จำเป็นบางอย่างที่ดูไม่สำคัญนัก เช่น เซสชันการสร้างสัมพันธ์ในทีม งานเหล่านี้สามารถจัดกำหนดการได้ แต่ควรแน่ใจว่าใช้เวลาไม่มาก

4. กำหนดเวลาพร้อมพัก: เทคนิค Pomodoro

กลยุทธ์การจัดการเวลาที่ค่อนข้างเรียบง่ายซึ่งใช้ได้ดีกับงานที่น่าเบื่อ เทคนิค Pomodoro ประกอบด้วยการทำงานเป็นช่วงๆ ละ 25 ถึง 30 นาทีโดยไม่มีการรบกวน ตามด้วยช่วงพักสั้นๆ 2 ถึง 3 นาที ทุกครั้งที่ทำงานเสร็จในแต่ละช่วง จะมีการทำเครื่องหมาย X ไว้ในสมุดบันทึก เทคนิคนี้ไม่เพียงช่วยให้แต่ละคนมีสมาธิมากขึ้น แต่ยังช่วยให้คำนวณได้ว่างานแต่ละงานใช้เวลานานแค่ไหนอีกด้วย

5. ความช่วยเหลือจาก AI: แอปที่ช่วยปิดกั้นสิ่งรบกวนหรือปิดกั้นเวลาว่าง

สำหรับผู้ที่ต้องการแอปที่เป็นประโยชน์เพื่อช่วยปิดสิ่งรบกวนและปรับปรุงการจัดการเวลา ถูกโฟกัสอย่างมืออาชีพ,  ควบคุมด้วยตนเองและ เสรีภาพ เป็นตัวเลือกที่ช่วยปิดการเข้าถึงแอปพลิเคชั่นบางตัวในช่วงระยะเวลาหนึ่ง สำหรับผู้ที่ต้องการบล็อกเวลาด้วยการแจ้งเตือนและการเตือนความจำ สลับแทร็ก และ ตัวจับเวลา Pomodoro เป็นตัวเลือกที่ดี การใช้แอปสามารถทำให้คุณไม่ต้องตรวจสอบโทรศัพท์โดยอ้างว่า "แค่ดู" ว่ามีใครส่งข้อความมาหรือไม่ หรือเพียงแค่ "ตรวจสอบเวลา"

6. อย่าเพิ่งตอบทันที

การตอบทุกข้อความหรืออีเมลที่ส่งมาอาจทำให้เสียเวลาไปมาก การตอบอย่างต่อเนื่องตลอดทั้งวันจะรบกวนการทำงานของคุณ ซึ่งหมายความว่าคุณมีแนวโน้มที่จะผัดวันประกันพรุ่งมากขึ้น และคุณจะต้องกลับเข้าสู่การทำงานทุกครั้ง เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหานี้ ให้กำหนดเวลาตรวจสอบอีเมลเป็นชุดสองหรือสามครั้งต่อวัน โดยเพิ่มงานใหม่ของคุณลงในรายการ หรือที่ด้านหลังบัตรของคุณหากใช้ระบบโน้ตการ์ด

7. ก่อนการประชุม ให้กำหนดผลลัพธ์ที่คุณต้องการ

ให้การประชุมของคุณกระชับและหลีกเลี่ยงการเสียเวลาไปกับการประชุมที่ยืดเยื้อโดยไม่จำเป็นโดยกำหนดผลลัพธ์ที่ต้องการก่อนเริ่มการประชุม จดบันทึกผลลัพธ์ที่ต้องการไว้ก่อน จากนั้นจึงทำเครื่องหมายถูกเมื่อดำเนินการต่อไป และหากคุณรู้สึกว่ากำลังออกนอกประเด็น ให้ตรวจสอบผลลัพธ์ที่ต้องการอีกครั้งและนำการประชุมกลับมาที่หัวข้อ

8 ใช้ประโยชน์จากเวลาในการรอคอยให้มากที่สุด

อาจดูชัดเจน แต่ลองนึกถึงเวลาทั้งหมดที่คุณเสียไปกับการรอคอย คุณไม่สามารถใช้เวลาเหล่านั้นให้เกิดประโยชน์มากขึ้นได้หรือ คราวหน้าที่คุณต้องรอในห้องรอของแพทย์หรือทันตแพทย์ รอรถไฟ รอเพื่อน รอรถบัส และอีกหลาย ๆ ครั้ง ลองขีดฆ่ารายการที่คุณสนใจสักสองสามรายการออกไป ซึ่งอาจเป็นเพียงการอ่านหนังสือ

การจัดการเวลา: รากฐาน

ก่อนจะจ่ายเงินซื้อแอปหรือผู้เชี่ยวชาญเรื่องการจัดการเวลา สิ่งสำคัญคือต้องพยายามสร้างโครงสร้างพื้นฐานบางอย่างในชีวิตประจำวันของคุณเสียก่อน ไม่มีเครื่องมือจัดการเวลาใดที่จะช่วยได้หากคุณไม่ได้นอนหลับหรือกินอย่างเหมาะสม ดังนั้น จึงควรทบทวนประเด็นพื้นฐานบางประการเกี่ยวกับประสิทธิภาพการทำงานและการจัดการเวลาด้วย:

1. นกที่ตื่นเช้าจะจับหนอนได้

ทุกคนคงเคยได้ยินเรื่องราวเกี่ยวกับซีอีโอที่เก่งกาจอย่างอีลอน มัสก์หรือเจฟฟ์ เบโซส ที่ตื่นเช้ากันมาบ้างแล้ว เรื่องราวนี้สะท้อนให้เห็นได้จากบุคคลที่ประสบความสำเร็จหลายคน โดยคนที่โดดเด่นที่สุดอาจเป็นทิม คุก ซีอีโอของแอปเปิลที่ตื่นเช้าตั้งแต่หัวค่ำ 3:45am ทุกเช้าต้องเขียนอีเมลและออกกำลังกาย อย่าหมดหวัง เพราะไม่จำเป็นต้องเคร่งเครียดขนาดนั้น แต่เห็นได้ชัดว่าการเริ่มต้นแต่เช้าเป็นกุญแจสำคัญสู่ความสำเร็จ การตื่นเช้าก่อนใครหมายความว่าคุณจะมีเวลาในแต่ละวันมากขึ้น ทำให้มีสมดุลระหว่างการทำงาน การออกกำลังกาย และการพักผ่อนที่ดี อย่างไรก็ตาม ข้อสังเกตสำคัญคือ การตื่นเช้าไม่ควรหมายถึงการเสียสละการนอนหลับ จิตใจที่เหนื่อยล้าคือจิตใจที่เชื่องช้าและไม่สร้างสรรค์. ดังนั้นการตื่นเช้าก็คือการเข้านอนเร็วนั่นเอง

2. อย่ามุ่งมั่นเพื่อความสมบูรณ์แบบ เริ่มตอนนี้เลย

ความท้าทายที่ยิ่งใหญ่ที่สุดคือการเริ่มต้น ไม่ว่าจะเกิดจากการขาดความมั่นใจ เครื่องมือ หรือแรงจูงใจ แต่เวลาทั้งหมดที่เสียไปในการรอคอยการเริ่มต้นนั้นเป็นเวลาที่เสียไปโดยเปล่าประโยชน์

การเริ่มต้นง่ายๆ จะช่วยเตรียมความพร้อมและปลุกความคิดสร้างสรรค์ในตัวคุณ จริยธรรมในการทำงานและแผนงานที่สมบูรณ์แบบจะไม่เกิดขึ้นได้เพียงตอนที่คุณนั่งอยู่บนโซฟาเท่านั้น ความสำเร็จจะเกิดขึ้นได้ก็ต่อเมื่อคุณทำงานหนักและมีความพากเพียรเท่านั้น ซึ่งต้องอาศัยทักษะการจัดการเวลาและการฝึกฝนที่ดี

3.ออกกำลังกายบ่อยๆ

การออกกำลังกายช่วยให้จิตใจแจ่มใสเพราะเลือดจะได้ไหลเวียนไปทั่วร่างกาย นอกจากนี้ การทำให้ร่างกายรู้สึกเหนื่อยล้าเล็กน้อยจะช่วยให้คุณมีสมาธิและใช้พลังงานทางจิตใจได้โดยไม่รู้สึกกระสับกระส่าย ซึ่งจะช่วยให้คุณใช้เวลาได้อย่างมีประสิทธิภาพ การออกกำลังกายยังช่วยให้คุณนอนหลับสบายขึ้น ซึ่งถือเป็นกฎข้อที่ 101 ของการจัดการเวลาอย่างมีประสิทธิภาพ

4 เรียนรู้ที่จะพูดว่าไม่มี

การปฏิเสธเป็นสิ่งที่ทำได้ยากที่สุดอย่างหนึ่ง แต่เวลาเป็นสิ่งมีค่าและควรให้ความสำคัญเป็นอันดับแรก อย่ารับโปรเจ็กต์หรือทำข้อตกลงกับบางอย่างที่ไม่เป็นประโยชน์ต่อคุณหรือธุรกิจของคุณ หากมีบางอย่างที่คุณทำได้ในช่วงเวลาดังกล่าวซึ่งอาจเป็นประโยชน์กับคุณมากกว่า และนั่นอาจเป็นช่วงเวลาว่าง การปฏิเสธเป็นกุญแจสำคัญสู่ความสำเร็จ ไม่เพียงแต่เพื่อการจัดการเวลาในการทำงานเท่านั้น แต่ยังเพื่อสุขภาพจิตของคุณด้วย

5. การจัดสรรเวลาให้กับตัวเอง

การวางแผนเวลาไม่ได้หมายถึงการทำงานเพียงอย่างเดียว การบริหารเวลาให้ดีก็หมายถึงการปรับปรุงคุณภาพชีวิตด้วยเช่นกัน ด้วยเหตุนี้ จึงควรจัดสรรเวลาสำหรับการพัฒนาตนเอง เช่น เวลาสำหรับงานอดิเรกหรือการเรียนรู้ (และไม่จำเป็นต้องเกี่ยวข้องกับการทำงาน) นอกจากนี้ การจัดสรรเวลาอย่างไม่มีกำหนด เพื่อใช้คิดหรือทำตามสัญชาตญาณก็เป็นวิธีที่ดีในการคิดไอเดียใหม่ๆ การจัดสรรเวลาอย่างน้อย 2-4 ชั่วโมงสำหรับการพัฒนาตนเองหรือเพียงแค่เวลาสำหรับการไม่ทำอะไรเลยนั้นมีความสำคัญต่อการพัฒนาตนเองและอาชีพการงานของคุณ

สรุป

การจัดการเวลาเป็นสิ่งสำคัญสำหรับทุกคน ไม่ว่าจะทำงานหรือไม่ก็ตาม การจัดสรรเวลาอย่างชาญฉลาดและจัดลำดับความสำคัญของปริมาณงานหรือภารกิจประจำวันทั่วไปจะช่วยให้คุณมีเวลาว่างมากขึ้นและเพิ่มผลงาน ไม่ว่าการจัดรายการและจัดลำดับความสำคัญอย่างง่ายๆ จะเพียงพอสำหรับคุณหรือไม่ หรือหากเครื่องมือและกลยุทธ์การจัดการเวลาเป็นสิ่งที่คุณถนัดมากกว่า การค้นหาทักษะการจัดการเวลาที่ดีในที่ทำงานหรือที่บ้านก็เป็นเรื่องง่าย (และสนุก!) และจะช่วยให้คุณใช้เวลาแต่ละวันได้อย่างคุ้มค่ามากขึ้น